Les paramètres de votre espace sont l'endroit où vous pouvez vous installer :
Paramètres de base - pour modifier le nom de votre espace, votre pays, votre fuseau horaire et l'adresse électronique que vous utilisez pour les communications destinées aux membres
Contact - indiquez publiquement votre adresse postale, votre numéro de téléphone, votre adresse e-mail et vos liens vers les réseaux sociaux sur votre page d'accueil et dans le portail des membres.
Taille et capacité - ajoutez les caractéristiques de votre espace afin de préciser sa taille et sa capacité.
Paiements - modifiez le taux de taxe de votre espace, la devise et la manière dont vous souhaitez que vos prix soient affichés
Profil - indiquez votre statut d'ouverture, vos coordonnées et les liens vers les médias sociaux de vos membres
Conditions générales - ajoutez les conditions générales que vous souhaitez que tous les nouveaux membres qui s'inscrivent acceptent lors de l'inscription à un forfait.
Pour commencer, connectez-vous à la partie admin de votre compte Cobot et cliquez sur Configurer » De Base.
Paramètres de base
Dans cette section, vous pouvez mettre à jour les informations suivantes :
Changer le nom de votre espace
Lorsque vous avez créé votre compte Cobot, vous avez ajouté un nom. La mise à jour de votre nom ici changera cela.
Changer votre sous-domaine assigné par Cobot
Cobot vous attribue un sous-domaine lors de l'enregistrement de votre compte. Il s'agit du nom de votre espace, suivi de .cobot.me. comme https://votreespace.cobot.me.
Si vous changez votre sous-domaine ici, il sera toujours suivi de .cobot.me. Si vous souhaitez un sous-domaine entièrement personnalisé sans .cobot.me, consultez ce guide.
Changer votre pays
Cela indiquera dans quelle devise vos produits et services seront affichés.
Changer votre fuseau horaire
Cela indiquera les dates affichées sur votre calendrier.
Changer votre langue
La langue par défaut que vous choisissez est la langue que vos administrateurs verront dans leurs portails administratifs et que les membres verront dans leurs portails membres. Ils·Elles peuvent choisir une langue différente dans le menu déroulant de sélection de langue s'ils·elles souhaitent voir Cobot dans une autre langue.
La langue par défaut ne s'applique qu'au produit principal. Si vous avez ajouté du texte dans les descriptions de forfaits ou de ressources, ceux-ci n'apparaîtront que dans la langue que vous avez ajoutée. Si vous souhaitez afficher deux langues, vous devez ajouter le texte dans les deux langues.
E-mail pour la communication sortante avec les membres
Ajoutez l'e-mail que vous souhaitez utiliser pour les communications sortantes avec les membres. Les e-mails envoyés aux membres à partir de n'importe quelle fonction Cobot, tels que les e-mails automatisés, les messages manuels et les factures, seront également envoyés depuis cette adresse et ce sera l'adresse à laquelle les membres répondront.
Contact
Les informations ajoutées dans cette section apparaîtront en bas de page de votre page d'accueil, de vos formulaires de réservation et du portail membre.
Page d'accueil
Les détails apparaissent en bas de votre page d'accueil. Pour définir vos heures d'ouverture, allez dans Configurer » Heures d'ouverture.
Formulaires de réservation
Les visiteurs achetant un ticket de coworking, effectuant une réservation externe, ou achetant un ticket d'évènement verront vos coordonnées sur la première page du formulaire de réservation, afin qu'ils sachent comment vous trouver.
Les horaires d'ouverture que vous définissez sous Configurer » Heures d'ouverture déterminent ce que le visiteur voit sur le formulaire de réservation/d'achat, ouvert ou fermé, en fonction de l'heure actuelle au moment où il effectue sa réservation. Cela ne reflète pas le créneau horaire pour lequel il réserve réellement.
La capture d'écran ci-dessous montre un exemple où l'espace apparaît comme ouvert alors que le visiteur achète son ticket de journée d'essai.
Portail membre
Le portail membre n'est accessible qu'aux personnes ayant souscrit une adhésion à votre espace. Les coordonnées de votre espace leur sont visibles sous Informations dans leur menu de navigation.
Taille et capacité
Dans cette section, ajoutez les informations suivantes :
Surface
La superficie totale de votre espace, en pieds carrés ou en mètres carrés.
Espace ouvert / flex
Capacité d'accueil : indiquez le nombre maximal de membres pouvant être présents dans votre espace en même temps.
Nombre maximal d'adhésions : indiquez le nombre maximal d'adhésions pouvant être vendues simultanément. Laissez ce champ vide s'il ne s'applique pas à votre cas.
Bureaux
Cochez cette case si vous proposez également des bureaux privés en plus des espaces flexibles, comme les postes en libre accès.
NOTES IMPORTANTES
Les données ajoutées dans cette section ne sont actuellement liées à aucune fonctionnalité. Ajouter des informations ici n'imposera aucune limite aux adhésions, aux réservations, aux inscriptions ou à toute autre partie de Cobot.
Ces informations ne sont pas visibles publiquement par les membres ou les visiteurs. Elles sont destinées à un usage interne, réservé aux administrateurs.
Paiements
Dans cette section, vous pouvez mettre à jour les informations suivantes :
Taux de taxe
Dans le champ 'Taux de taxe', ajoutez le taux de taxe standard de votre région. Tout taux ici sera appliqué à tout ce qui a un prix, comme les forfaits d'adhésion, les extras mensuels, les frais ponctuels, etc.
Taux de taxe personnalisés
Si vous souhaitez appliquer différents taux de taxe, par exemple 10 % pour les forfaits et les ressources mais 7 % pour les frais de service, alors activez 'Taux de taxe personnalisés.'
Une fois activé, vous verrez un champ de taxe supplémentaire partout où un prix peut être ajouté, comme sur les forfaits d'adhésion ou les ressources. Si vous n'ajoutez pas de taux de taxe personnalisé, le taux de taxe principal sera appliqué par défaut.
Si vous laissez le champ du taux de taxe principal vide, aucune taxe ne sera ajoutée.
Devises multiples
Activer 'Devises multiples' vous permettra d'appliquer différentes devises pour les ressources, forfaits et frais. Vous verrez un menu déroulant avec toutes les devises listées partout où vous ajoutez un prix.
Afficher les prix
Les boutons de bascule 'Net' et 'Brut' afficheront vos prix avec ou sans taxe dans le portail admin, le portail membre et la page d'inscription.
Si 'Net' est sélectionné et que vous avez des taxes appliquées, la taxe sera visible lorsque vous survolerez un prix.
Si 'Brut' est sélectionné et que vous avez des taxes appliquées, la taxe sera incluse dans le prix.
Profil
Ajoutez tous vos liens de réseaux sociaux et de localisation ici. Cela apparaîtra sur le tableau de bord du portail membre de vos membres :
C'est également ici que les membres verront vos heures d'ouverture, que vous pouvez apprendre à renseigner ici.
Conditions générales
Ajoutez les Conditions Générales pour votre espace dans cette section.
Une fois ajoutées, elles seront appliquées à tous les forfaits comme CG par défaut. Vos membres seront invité·e·s à accepter ces conditions lors de leur inscription.
Les non-membres ou les visiteurs dans votre espace seront également invité·e·s à accepter lorsqu'ils·elles feront un achat dans votre espace, comme une réservation via votre portail de réservation externe.
NOTES IMPORTANTES
Vous pouvez facilement mettre à jour vos Conditions Générales pour tous les membres en les modifiant dans cette section et en cochant cette case.
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En cochant cette case, TOUS les membres seront invité·e·s à réaccepter, même s'ils·elles ont des Conditions Générales personnalisées dans leur forfait. Voici ce qu'ils·elles verront :
Si vous souhaitez créer des Conditions Générales personnalisées pour vos forfaits d'adhésion, vous pouvez le faire dans la section 'Paramètres de base' de la configuration de votre forfait. Une fois ajoutées à la configuration du forfait, elles remplaceront les Conditions publiées dans cette section.
Export de données et historique des approbations
L'export CSV de l'historique des approbations des membres, disponible sous Configurer » Confidentialité » Historique des approbations des membres » Export CSV, enregistre les moments où les membres et visiteurs acceptent vos conditions générales.
L'export inclut les approbations données lors d'achats ponctuels tels que les réservations externes, les tickets de coworking et les achats de tickets d'évènements, en plus des inscriptions de membres et des changements de forfait.
Une colonne Contexte identifie où chaque approbation a été donnée, ce qui permet de voir facilement quand et comment un membre ou visiteur a consenti à vos conditions.
