Les extras de réservation permettent aux visiteurs d'ajouter des produits ou des services à une réservation externe, comme un service de restauration, un projecteur ou du matériel supplémentaire. Cobot ajoute automatiquement le coût au total du paiement.
Pour configurer les extras de réservation, suivez trois étapes : créez vos produits et services, organisez-les, puis activez-les sur les ressources que les visiteurs peuvent réserver.
ℹ️ Note : vous avez besoin du module complémentaire Réservations Externes pour autoriser les réservations de visiteurs. Premiers pas avec les Réservations Externes.
Étape 1 : Créer vos extras de réservation
Accédez à Produits » Produits et services.
Cliquez sur Ajouter un produit/service.
Remplissez les Paramètres de base :
Nom – affiché aux visiteurs lors du paiement.
Description – affichée uniquement dans le formulaire de Réservations Externes, pas sur les factures.
Catégorie – regroupe l’extra pour que les visiteurs puissent filtrer par type lors du paiement.
Sous Qui peut réserver, sélectionnez Peut être réservé par les visiteurs. Sans cela, vous ne pouvez pas ajouter l'extra à une ressource à l'étape 3.
Paramètres de tarification
Choisissez comment le prix de l’extra de réservation est calculé. Dans la liste déroulante à côté du prix, sélectionnez l’une de ces options :
Prix fixe : un prix unique, quel que soit le nombre de personnes ou d’articles réservés.
Par personne : le prix est multiplié par le nombre de personnes de la réservation.
Par article : le prix est multiplié par le nombre d’articles réservés.
Tarification à l'heure
Définissez le prix des réservations à l'heure. Saisissez le montant sous Prix, puis choisissez la fréquence de facturation :
Une fois : facturé une seule fois par réservation.
Chaque heure : facturé pour chaque heure de la réservation.
Tarification à la journée
Définissez le prix des réservations à la journée. Saisissez le montant sous Réservations à la journée, puis choisissez la fréquence de facturation :
Une fois : facturé une seule fois par réservation.
Chaque jour : facturé pour chaque jour de la réservation.
⚠️ Important : les réservations à la journée ne sont actuellement disponibles que pour les Réservations Externes, la tarification à la journée ne s’applique donc qu'à celles-ci. Si vous ne définissez pas de tarif à la journée, les visiteurs ne peuvent pas sélectionner cet extra pour les réservations à la journée.
Si cela s'applique, définissez également :
Code de facturation - permet de suivre les revenus par supplément de réservation. En savoir plus.
Taux de taxe personnalisé - uniquement si vous avez configuré des taux de taxe personnalisés sous Configuration » Général » Paiements.
6. Enregistrez.
Exemples de tarification
Produit ou service | Tarification | Réservation | Total |
Projecteur | 10 $, Prix fixe, Chaque heure | 3 heures | 30 $ |
Café | 3 $, Par personne, Une fois | 3 heures, 8 personnes | 24 $ |
Ordinateur portable | 5 $, Par article, Chaque heure | 2 heures, 2 ordinateurs portables | 20 $ |
Déjeuner | 15 $, Par personne, Chaque jour | 2 jours, 10 personnes | 300 $ |
Aménagement de la salle | 50 $, Prix fixe, Une fois | 3 jours | 50 $ |
💡 Astuce : utilisez Une fois pour ce que les invités utilisent une seule fois, comme un café de bienvenue ou l’aménagement de la salle. Utilisez Chaque heure ou Chaque jour pour ce qui est utilisé pendant toute la réservation, comme la location de matériel.
Étape 2 : Organiser vos Extras
Dans Produits » Produits et services, faites glisser les extras vers le haut ou vers le bas pour modifier leur ordre. Les visiteurs voient les produits et services dans cet ordre lors du paiement, regroupés par la catégorie que vous avez choisie à l’étape 1.
Placez vos extras les plus populaires en haut pour que les visiteurs ne les manquent pas.
Étape 3 : Activer les extras sur une ressource
Les produits et services restent masqués pour les visiteurs tant que vous ne les avez pas activés sur une ressource. Les extras pour les membres et pour les visiteurs se configurent séparément : activer un extra pour les membres ne le rend donc pas automatiquement disponible pour les visiteurs.
Pour activer un extra pour les réservations des visiteurs :
Accédez à Produits » Ressources.
Cliquez sur Modifier sur la ressource pour laquelle vous souhaitez proposer des extras.
Faites défiler jusqu'à Extras disponibles.
Cliquez sur Personnaliser pour les visiteurs.
[Image]Alt: Section "Extras disponibles" pour les membres sur la page de modification d'une ressource, avec le bouton "Personnaliser pour les visiteurs" mis en évidenceDans la section Extras disponibles pour les visiteurs qui apparaît sous les extras des membres, activez chaque extra que les visiteurs peuvent réserver.
6. Cliquez sur Enregistrer.
Répétez cette opération pour chaque ressource qui doit proposer des extras. Chaque ressource peut avoir sa propre sélection.
Ce que voient les visiteurs
Les visiteurs voient les produits et services disponibles pour une ressource dans le récapitulatif de la ressource, sous Services optionnels.
Lors du paiement, les visiteurs arrivent à l'étape Visiteurs et extras. Ils y saisissent le nombre d'invités et choisissent parmi les extras que vous avez activés. Le total se met à jour immédiatement pour inclure tout ce qu'ils ajoutent.
⚠️ Note importante : pour les réservations à la journée, les visiteurs ne voient que les extras dont le tarif est défini à la journée.
Où apparaissent les frais
Lorsqu'un visiteur termine une réservation avec des extras, le montant total (ressource et extras de réservation) apparaît dans le Tableau de bord des Réservations Externes, sous Calendrier » Réservations Externes. La section Réservations du tableau de bord liste aussi les extras réservés à côté de chaque réservation de ressource.
Chaque extra apparaît sur une ligne distincte de la facture du visiteur, avec le nom et l'unité de l’extra.
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