Le calendrier de réservation de Cobot est une fonction puissante qui permet les réservations à partir du portail d'administration et du portail des membres. Vous pouvez facturer les réservations, permettre aux membres de réserver gratuitement, ou personnaliser les forfaits des membres pour permettre des crédits de réservation.
Consultez notre function "Réservations Externes" si vous souhaitez permettre aux non-membres ou aux visiteurs de réserver vos ressources.
Effectuer une réservation en tant qu'administrateur
Avant que les administrateurs ou les membres puissent effectuer une réservation, vous devez d'abord remplir vos ressources. Après avoir fait cela, allez dans Calendrier » Calendrier :
Pour effectuer une réservation, double-cliquez sur le jour et l'heure auxquels vous souhaitez que la réservation commence ou cliquez sur "Nouvelle réservation" dans le coin supérieur droit.
Dans le formulaire qui s'affiche, vous pouvez sélectionner :
La date de la réservation.
L'heure à laquelle la réservation doit commencer.
La durée de la réservation.
La ressource dans laquelle se trouve la réservation.
Le nom de l'administrateur ou du membre.
Les administrateurs doivent également être ajouté·e·s en tant que membres pour pouvoir effectuer des réservations en leur nom. Consultez ce guide pour savoir comment procéder.
Si vous effectuez une réservation au nom d'un membre, le coût de la réservation (le cas échéant) sera automatiquement ajouté au compte du membre.
Si vous ne joignez pas le nom d'un membre, le temps et la ressource seront bloqués (gratuitement), et aucune autre action ne sera entreprise.
Vous pouvez également ajouter un titre à la réservation ou des commentaires visibles publiquement qui apparaîtront dans la réservation complétée sur le calendrier:
Réservations récurrentes
Créez des réservations récurrentes pour vos membres afin d'augmenter les revenus et la rétention. Pour créer une réservation récurrente, cliquez sur "+Répéter" dans le formulaire de réservation avant de cliquer sur "Réserver maintenant" :
Dans le menu déroulant, choisissez la fréquence à laquelle vous souhaitez que la réservation soit effectuée :
Quotidiennement
Chaque semaine
Mensuellement
Annuellement
Vous pouvez choisir combien de fois cette réservation doit avoir lieu et la date de fin. Les frais éventuels ne seront appliqués qu'une fois la réservation effectuée:
Cobot vérifiera automatiquement toutes les autres réservations dans votre calendrier. Vous pourrez créer des réservations pour toutes les dates où il n'y a pas de réservation conflictuelle et vous verrez une liste de toutes les dates qui ont déjà une réservation :
**Les réservations récurrentes ne peuvent être créées que par les administrateurs pour le moment.
Modifier ou annuler une réservation
En tant qu'administrateur d'espace, vous pouvez annuler toute réservation à tout moment. Les membres peuvent uniquement annuler leurs propres réservations avant le début de la période qu'ils ont sélectionnée.
Pour annuler une réservation, cliquez dessus dans le calendrier des réservations, puis cliquez sur "Supprimer la réservation". Pour modifier la réservation, cliquez sur "Modifier" et apportez les modifications nécessaires » Enregistrer la réservation. Les nouveaux prix seront appliqués au compte du membre.
Effectuer une réservation en tant que membre
Les membres peuvent effectuer des réservations à partir de leur portail, sous l'onglet "Réservations". Ils verront :
Un aperçu de leurs réservations à venir et passées.
Un portail pour créer une réservation ; tous les prix reflètent les paramètres du forfait du membre.
Vous pouvez personnaliser les forfaits des membres pour permettre des crédits de réservation qui sont automatiquement appliqués lorsque vos membres effectuent des réservations.
Les membres ne pourront créer des réservations qu'en fonction des paramètres des ressources. Consultez ce guide pour en savoir plus.
Suivre les réservations
En tant qu'administrateur d'espace, vous pouvez voir la liste des réservations récentes d'un membre dans son profil de membre sous Réservations »Voir les réservations :
Des statistiques générales concernant les réservations et l'utilisation de vos ressources sont disponibles sous l'onglet Analyser » Réservations.
💡 Options avancées
Définir les heures d'ouverture et les bloqueurs de calendrier
Bloquez votre calendrier pour les jours fériés à venir, les rénovations ou les dates de fermeture, et assurez-vous que vos membres ainsi que les visiteurs externes soient informé·e·s. Affichez clairement vos heures d'ouverture afin que personne ne se retrouve devant une porte fermée.
Cliquez ici pour apprendre comment les configurer.
Restreindre l'accès des membres aux ressources
Vous pouvez restreindre l'accès à des ressources spécifiques pour les membres dans leur profil. Cela est utile si vous avez du matériel que seuls certains membres sont autorisé·e·s à utiliser ou des salles de réunion réservées aux membres premium.
Pour configurer cela, allez dans Gérer » Membres » Cliquez sur le nom du membre » Réservations » Gérer l'accès aux ressources » Cochez "Le membre n'a accès qu'aux ressources sélectionnées."
Une fois sur place, désélectionnez toutes les ressources auxquelles vous ne souhaitez PAS que votre membre puisse accéder pour effectuer des réservations. Elles seront ensuite masquées dans leurs options de réservation dans le portail membre.
Vous pouvez contourner ces restrictions et créer des réservations pour tous les membres dans le portail administrateur sous Calendrier » Calendrier. La réservation apparaîtra sur le calendrier, dans l'historique de réservation du membre, et sera facturée si applicable
Réservation des salles sur place avec un code QR
Imprimez et affichez un code QR à l'extérieur de vos salles de réunion ou de vos ressources si vous souhaitez permettre aux membres de réserver des espaces sur place. Vous devrez le relier à votre page de réservation destinée aux membres :
