Le calendrier de réservation de Cobot est une fonction puissante qui permet les réservations à partir du portail d'administration et du portail des membres. Vous pouvez facturer les réservations, permettre aux membres de réserver gratuitement, ou personnaliser les forfaits des membres pour permettre des crédits de réservation.

Consultez notre fonction "Réservations Externes" si vous souhaitez permettre aux non-membres ou aux visiteurs de réserver vos ressources.

Cobot permet plusieurs vues de votre calendrier. Allez dans Calendrier » Calendrier pour afficher la vue calendrier classique, qui vous permet de basculer entre trois perspectives principales : jour, semaine et mois.

Basculez ensuite vers la vue chronologique en allant dans Calendrier » Timeline pour obtenir une représentation linéaire du planning de votre espace, affichant la séquence chronologique des évènements.

Survolez une réservation pour voir les détails, comme les produits ou services supplémentaires réservés par le membre. Cliquez ici pour découvrir comment configurer les produits & services.

Avant que les administrateurs ou les membres puissent effectuer une réservation, vous devez d'abord remplir vos ressources. Après avoir fait cela, allez dans Calendrier » Calendrier :

Pour effectuer une réservation, double-cliquez sur le jour et l'heure auxquels vous souhaitez que la réservation commence ou cliquez sur "Nouvelle réservation" dans le coin supérieur droit.

Dans le formulaire qui s'affiche, vous pouvez sélectionner :

Créez des réservations récurrentes pour vos membres afin d'augmenter les revenus et la rétention. Pour créer une réservation récurrente, cliquez sur "Répéter" dans le formulaire de réservation avant de cliquer sur "Réserver maintenant".
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Dans le menu déroulant, choisissez la fréquence à laquelle vous souhaitez que la réservation soit effectuée :

Vous pouvez choisir combien de fois cette réservation doit avoir lieu et la date de fin. Les frais éventuels ne seront appliqués qu'une fois la réservation effectuée.

Cobot vérifiera automatiquement toutes les autres réservations dans votre calendrier. Vous pourrez créer des réservations pour toutes les dates où il n'y a pas de réservation conflictuelle et vous verrez une liste de toutes les dates qui ont déjà une réservation.

**Les réservations récurrentes ne peuvent être créées que par les administrateurs pour le moment.

En tant qu’administrateur de l’espace, vous pouvez annuler n’importe quelle réservation à tout moment. Les membres peuvent uniquement annuler leurs propres réservations avant le début de la période sélectionnée.

Pour annuler une réservation, cliquez dessus puis cliquez sur "Supprimer la réservation". Les nouveaux tarifs seront appliqués au compte du membre.

Les réservations uniques peuvent être supprimées qu'il s'agisse de réservations récurrentes ou ponctuelles ; cependant, il n'est actuellement pas possible de modifier une réservation individuelle dans une série de réservations récurrentes. Vous devez supprimer la ou les réservations (si elles sont récurrentes) puis en créer une nouvelle avec les modifications souhaitées.

Les membres peuvent effectuer des réservations à partir de leur portail, sous l'onglet "Réservations". Ils verront :

Vous pouvez personnaliser les forfaits des membres pour permettre des crédits de réservation qui sont automatiquement appliqués lorsque vos membres effectuent des réservations.

Les membres ne pourront créer des réservations qu'en fonction des paramètres des ressources. Consultez ce guide pour en savoir plus.

En tant qu'administrateur d'espace, vous pouvez voir la liste des réservations récentes d'un membre dans son profil de membre sous Réservations » Voir les réservations passés.

Des statistiques générales concernant les réservations et l'utilisation de vos ressources sont disponibles sous l'onglet Analyser » Réservations.

Bloquez votre calendrier pour les jours fériés à venir, les rénovations ou les dates de fermeture, et assurez-vous que vos membres ainsi que les visiteurs externes soient informé·e·s. Affichez clairement vos heures d'ouverture afin que personne ne se retrouve devant une porte fermée.

Cliquez ici pour apprendre comment les configurer.
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Vous pouvez restreindre l'accès à des ressources spécifiques pour les membres dans leur profil. Cela est utile si vous avez du matériel que seuls certains membres sont autorisé·e·s à utiliser ou des salles de réunion réservées aux membres premium.

Pour configurer cela, allez dans Gérer » Membres » Cliquez sur le nom du membre » Réservations » Gérer l'accès aux ressources » Cochez "Le membre n'a accès qu'aux ressources sélectionnées."

Une fois sur place, désélectionnez toutes les ressources auxquelles vous ne souhaitez PAS que votre membre puisse accéder pour effectuer des réservations. Elles seront ensuite masquées dans leurs options de réservation dans le portail membre.

Imprimez et affichez un code QR à l'extérieur de vos salles de réunion ou de vos ressources si vous souhaitez permettre aux membres de réserver des espaces sur place. Vous devrez le relier à votre page de réservation destinée aux membres :

Vous pouvez facilement bloquer votre calendrier pour les jours fériés, rénovations ou jours de fermeture en ajoutant des blocages de calendrier.

De plus, vous pouvez facilement informer tout le monde de vos horaires d’ouverture à un seul endroit.

Découvrez ici comment configurer ces deux fonctionnalités.