Le calendrier de réservation de Cobot est une fonction puissante qui permet les réservations à partir du portail d'administration et du portail des membres. Vous pouvez facturer les réservations, permettre aux membres de réserver gratuitement, ou personnaliser les forfaits des membres pour permettre des crédits de réservation.
Consultez notre fonction Réservations Externes si vous souhaitez permettre aux non-membres ou aux visiteurs de réserver vos ressources.
Vues du calendrier
Cobot permet plusieurs vues de votre calendrier. Allez dans Calendrier » Calendrier pour afficher la vue calendrier classique, qui vous permet de basculer entre trois perspectives principales : jour, semaine et mois.
Basculez ensuite vers la vue chronologique en allant dans Calendrier » Timeline pour obtenir une représentation linéaire du planning de votre espace, affichant la séquence chronologique des évènements.
Survolez une réservation pour voir les détails, comme les produits ou services supplémentaires réservés par le membre.
Cliquez ici pour découvrir comment configurer les produits & services.
Effectuer une réservation en tant qu'administrateur
En tant qu'administrateur, vous pouvez créer une réservation pour un membre, pour un visiteur ou pour vous-même.
Booking for a Member
Allez dans Calendrier » Calendrier, puis double-cliquez sur le jour et l'heure où vous souhaitez que la réservation commence, ou cliquez sur Nouvelle réservation dans le coin supérieur droit.
Dans le formulaire, vous pouvez :
Définir la date, l'heure de début et la durée.
Choisir la ressource.
Ajouter le nom du membre. Si aucun membre n'est associé, Cobot bloque simplement l'horaire et la ressource, sans générer de frais. Si un membre est associé, les frais éventuels sont ajoutés à sa prochaine facture.
Ajouter un titre et un commentaire que les membres pourront voir sur le calendrier une fois la réservation confirmée.
Ajouter des extras de réservation, comme la restauration ou des services ponctuels. Ceux-ci n'apparaissent que s'ils ont été renseignés dans les paramètres de la ressource.
Inviter d'autres personnes à la réservation, comme des collègues ou des amis du membre.
💡 Astuce Pro : Petite remarque à l'attention des administrateurs qui souhaitent effectuer une réservation sous leur propre nom : vous devez d'abord vous connecter à un compte membre. Cliquez ici pour savoir comment faire.
Réservation pour un visiteur
Si vous utilisez le module complémentaire Réservations externes, vous pouvez créer une réservation pour un visiteur depuis le tableau de bord des réservations externes. Cela s'avère utile lorsque :
Un visiteur appelle ou se présente et souhaite réserver une salle de réunion sur-le-champ.
Vous avez convenu d'un tarif personnalisé avec un visiteur ou un partenaire.
Une conversation commerciale se termine par « réservez-le-moi directement », et vous souhaitez le confirmer.
Un visiteur externe régulier, comme un partenaire commercial local, préfère que vous gériez ses réservations pour lui.
Vous configurez une réservation pour un visiteur organisant un évènement ou un atelier.
Pour en créer une, allez dans Calendrier » Réservations Externes et cliquez sur Nouvelle réservation externe. Choisissez une ressource, une date et une durée, et Cobot calcule automatiquement le prix en fonction des paramètres de votre ressource.
💡 Astuce pro : Si vous avez convenu d'un prix ponctuel avec ce visiteur, sélectionnez Tarif personnalisé plutôt que d'utiliser votre tarification par défaut.
Ajoutez les extras de réservation souhaités, comme la restauration ou l'équipement. Ajoutez ensuite les coordonnées du visiteur, soit en les saisissant, soit en sélectionnant un contact existant dans le menu déroulant, qui renseigne automatiquement son nom, son e-mail et son adresse de facturation.
Cliquez sur Créer la réservation et Cobot l'ajoute à votre calendrier et génère la facture. En savoir plus sur les Réservations externes ici.
Réservations récurrentes
Les réservations récurrentes constituent un excellent moyen de générer des revenus réguliers, car les membres qui réservent le même espace chaque semaine reviennent régulièrement.
Pour en configurer une, cliquez sur Répéter dans le formulaire de réservation avant de cliquer sur Réserver maintenant. Choisissez la fréquence de répétition (quotidienne, chaque semaine, mensuelle ou annuelle), puis définissez le nombre de fois où elle doit avoir lieu ou la date à laquelle elle doit prendre fin.
Cobot vérifiera automatiquement toutes les autres réservations dans votre calendrier. Vous pourrez créer des réservations pour toutes les dates où il n'y a pas de réservation conflictuelle et vous verrez une liste de toutes les dates qui ont déjà une réservation.
Les frais ne s'appliquent qu'une fois que chaque réservation a effectivement été effectuée. Pour l'instant, seuls les administrateurs peuvent créer des réservations récurrentes.
Modifier ou annuler une réservation
En tant qu'administrateur, vous pouvez annuler n'importe quelle réservation à tout moment. Les membres peuvent uniquement annuler leurs propres réservations avant le début de la période sélectionnée.
Pour annuler une réservation, cliquez dessus puis cliquez sur Supprimer la réservation.
Pour le modifier, cliquez sur Modifier. Cobot met à jour le compte du membre afin d'y faire apparaître le nouveau montant total.
Annulation d'une réservation dans une série récurrente
Vous pouvez annuler une seule date d'une série récurrente sans affecter le reste de la série, ou supprimer la série entière en une seule fois.
Modification d'une réservation dans une série récurrente
Il est possible de modifier certains détails d'une réservation récurrente, comme les commentaires, mais il n'est pas possible de modifier une réservation au sein d'une séquence. Vous devez plutôt supprimer la réservation (ou la date concernée, ou la série entière) et en créer une nouvelle avec les modifications souhaitées.
Effectuer une réservation en tant que membre
Les membres réservent eux-mêmes leurs ressources depuis l'onglet Réservations de leur portail membre. Ils peuvent y consulter un aperçu de leurs réservations à venir et passées, et en créer de nouvelles.
Les prix affichés sur l'écran de réservation tiennent automatiquement compte de leur forfait, y compris des crédits de réservation dont ils disposent.
Les membres ne peuvent réserver que les ressources autorisées par leur forfait et leurs paramètres.
Gérer les réservations
En tant qu'administrateur d'espace, vous pouvez voir la liste des réservations récentes d'un membre dans son profil de membre sous Réservations » Voir les réservations passés.
Des statistiques générales concernant les réservations et l'utilisation de vos ressources sont disponibles sous l'onglet Analyser » Réservations.
Options avancées
Définir les heures d'ouverture et les bloqueurs de calendrier
Bloquez votre calendrier pour les jours fériés à venir, les rénovations ou les dates de fermeture, et assurez-vous que vos membres ainsi que les visiteurs externes soient informé·e·s. Affichez clairement vos heures d'ouverture afin que personne ne se retrouve devant une porte fermée.
Cliquez ici pour apprendre comment les configurer.
Restreindre l'accès des membres aux ressources
Vous pouvez restreindre l'accès à des ressources spécifiques pour les membres dans leur profil. Cela est utile si vous avez du matériel que seuls certains membres sont autorisé·e·s à utiliser ou des salles de réunion réservées aux membres premium.
Pour configurer cela, allez dans Gérer » Membres » Cliquez sur le nom du membre » Réservations » Gérer l'accès aux ressources » Cochez "Le membre n'a accès qu'aux ressources sélectionnées."
Une fois sur place, désélectionnez toutes les ressources auxquelles vous ne souhaitez pas que votre membre puisse accéder pour effectuer des réservations. Elles seront ensuite masquées dans leurs options de réservation dans le portail membre.
En tant qu'administrateur, vous pouvez toujours réserver n'importe quelle ressource pour n'importe quel membre depuis Calendrier » Calendrier, même celles auxquelles il n'a pas accès lui-même. La réservation apparaîtra sur le calendrier, dans l'historique de réservation du membre, et sera facturée si applicable
Réservation des salles sur place avec un code QR
Imprimez et affichez un code QR à l'extérieur de vos salles de réunion ou de vos ressources si vous souhaitez permettre aux membres de réserver des espaces sur place. Vous devrez le relier à votre page de réservation destinée aux membres :
Guides connexes