Crédits de réservation
Si vous utilisez le calendrier des réservations et faites payer les membres pour les réservations dans vos ressources, cette section vous permet d'inclure un certain nombre d'heures d'utilisation gratuite - c'est-à-dire des crédits de réservation inclus dans un forfait d'adhésion.
Par exemple, un membre à temps plein peut bénéficier de 10 heures d'utilisation gratuite de la salle de réunion. Une fois ces 10 heures épuisées, vous pouvez choisir d'offrir un tarif réduit aux membres de ce forfait ou laisser le prix/h vide pour que les frais habituels s'appliquent (comme indiqué dans les paramètres des ressources).
Vous pouvez également ajouter un montant monétaire que les membres peuvent appliquer à une ou plusieurs ressources.
Ce montant expire/se recharge à la fin de chaque cycle de facturation mensuel.
Tickets de réservation prépayés (n'est plus disponible)
Cette fonction a été discontinuée. Si elle n'apparaît pas dans les paramètres de votre forfait, consultez plutôt la rubrique Réservations Externes ou l'accès aux ressources spécifiques aux membres.
Si vous voyez des tickets de réservation prépayés dans les paramètres de votre forfait, vous pouvez toujours les utiliser. Continuez à lire pour en savoir plus sur leur fonctionnement.
Lorsqu'un membre réserve une ressource dans le calendrier de réservation, il ou elle est facturé(e) avec sa prochaine facture. Avec les tickets de réservation prépayés, vous pouvez faire payer à l'avance les réservations, ce qui est idéal pour les non-membres qui souhaitent simplement utiliser une salle de réunion ou pour les personnes que vous ne reverrez peut-être jamais.
Lorsqu'il est activé, le membre doit acheter (et payer immédiatement) un ticket de réservation prépayé. Chaque ticket contient un nombre d'heures que vous avez fixé et peut être valable pour une ou plusieurs salles. Si vous proposez un ticket d'une heure, par exemple, vos membres peuvent effectuer des réservations par tranches de temps plus petites jusqu'à ce qu'ils aient épuisé leur ticket. Cela signifie qu'un ticket d'une heure peut être utilisé non seulement pour effectuer une réservation d'une heure, mais aussi deux réservations de 30 minutes, quatre réservations de 15 minutes ou six réservations de 10 minutes. Le plus petit incrément de temps pris en charge par notre calendrier de réservation est de 5 minutes.
Vous pouvez combiner les crédits de réservation et les tickets de réservation prépayés en les incluant dans un forfait. Lorsqu'un membre effectue une réservation, ses crédits de réservation sont utilisés en premier. Lorsqu'il n'a plus de crédits, il ou elle est invité(e) à acheter des tickets de réservation prépayées.
Le membre doit être connecté(e) à son portail et disposer d'un moyen de paiement automatisé enregistré, tel qu'une carte de crédit ou de débit, pour pouvoir acheter des tickets de réservation prépayés.
NOTES IMPORTANTES :
Si vous avez activé les tickets de réservation prépayés, Cobot bloquera l'accès du membre à toute ressource pour laquelle un crédit de réservation ou un ticket de réservation prépayé n'a pas été appliqué.
Si les crédits de réservation et les tickets de réservation prépayés sont tous les deux remplis pour une ressource, assurez-vous de laisser le champ 'prix/heure' sur le crédit de réservation vide. Lorsque vous ajoutez un crédit de réservation avec un prix attaché, ainsi qu'un ticket de réservation prépayé, le système choisira toujours par défaut les tickets de réservation prépayés.
Configuration
Pour configurer les tickets de réservation prépayés, allez à Configurer » Forfaits et ajoutez un nouveau forfait ou modifiez un forfait existant. Allez maintenant dans l'onglet Réservations.
Cliquez sur "Ajouter des tickets de réservation" et saisissez le prix d'un ticket, la durée de validité du ticket (vous pouvez utiliser des décimales pour indiquer des durées inférieures à une heure) et les ressources pour lesquelles il est valable.
REMARQUE IMPORTANTE :
Si vous mettez à jour un forfait existant, les modifications n'affecteront pas les membres déjà inscrit(e)s à ce forfait, mais uniquement ceux qui s'y inscriront après que vous aurez effectué les modifications. Si vous souhaitez que les modifications apportées à un forfait directeur soient appliquées aux membres existant(e)s, vous devrez procéder à une modification globale du forfait.
Il y a deux façons pour les membres d'obtenir des tickets de réservation prépayés : Les acheter via Cobot ou les faire attribuer par un administrateur.
Les membres achètent de tickets de réservation prépayés
Pour que cela fonctionne, votre espace doit avoir configuré des paiements par Paypal ou par carte, sinon il n'y a aucun moyen pour eux de payer immédiatement les tickets de réservation prépayés.
Les membres dont le forfait comprend des tickets de réservation prépayés auront un bouton Acheter des tickets de réservation sur leur page d'accueil. Si aucune méthode de paiement ne figure sur leur compte, ils seront invité(e)s à en ajouter une avant d'acheter des tickets de réservation prépayés. Vous êtes ainsi assuré(e) de recevoir le paiement avant toute réservation.
Une facture sera générée, marquée comme "déjà payée" et sera immédiatement postée sur leur compte une fois qu'un ticket de réservation prépayé aura été acheté avec succès. Aucun enregistrement de paiement n'est réinscrit sur la facture car, techniquement, le processus a déjà été achevé.
NOTE IMPORTANTE :
Les tickets de réservation prépayés n'expirent PAS. Le membre y aura accès jusqu'à ce qu'il ou elle les ait utilisés ou que vous les ayez supprimés manuellement de son compte.
Attribuer des tickets de réservation prépayés en tant qu'administrateur
Si vous souhaitez attribuer des tickets de réservation prépayés à un membre, vous pouvez le faire en cliquant sur son nom dans la liste des membres.
Ensuite, ouvrez le menu déroulant dans la case Réservations et sélectionnez Attribuer des tickets de réservation prépayés. Des tickets de réservation prépayés doivent être configurés dans leur forfait pour que cette option soit disponible.
REMARQUE IMPORTANTE : Lorsque vous ajoutez manuellement des tickets de réservation prépayés, le membre ne sera pas automatiquement facturé(e) pour ceux-ci comme il ou elle le ferait en les achetant sur son portail de membre, et ils n'apparaîtront pas sur une future facture. Si vous souhaitez facturer à votre membre les tickets de réservation prépayés que vous lui avez attribués, créez une facture libre.
Réservations avec des tickets de réservation prépayés
Lors d'une réservation, les membres verront combien d'heures il leur reste. Si vous effectuez une réservation pour un membre, vous verrez les mêmes informations. S'il ou elle n'a plus de tickets de réservation prépayés, ce message apparaîtra avec un lien vers son tableau de bord pour acheter d'autres tickets de réservation prépayés :
À la fin du mois, les membres qui ont acheté des tickets de réservation prépayés recevront une facture indiquant que les tickets de réservation prépayés ont déjà été payées, afin qu'ils disposent d'un reçu de leur achat. Si vous souhaitez qu'ils reçoivent la facture immédiatement, vous pouvez générer une facture payante.
NOTE IMPORTANTE :
Si une notification d'annulation est insérée dans une ressource, elle s'appliquera également aux membres qui effectuent des réservations avec des tickets de réservation prépayés.
S'ils tentent d'annuler la réservation dans ce délai, 24 heures par exemple, ils ne pourront pas le faire et ne recevront pas de remboursement ou de crédit sur leur compte pour le ticket appliqué à cette réservation. Il devra soit utiliser un autre ticket de réservation prépayé existant, soit acheter d'autres tickets pour effectuer une autre réservation.
Voici un exemple de l'écran que le membre verra lorsqu'il tentera d'annuler :
Étape suivante
Voyons maintenant comment effectuer des réservations dans le calendrier des réservations.