Les tickets de réservation prépayés permettent aux membres de payer à l'avance pour réserver du temps. Ils doivent acheter et payer un pass avant de pouvoir effectuer une réservation dans le calendrier.
Cette fonctionnalité a été abandonnée. Si vous ne la voyez pas dans les paramètres de votre compte Cobot, consultez plutôt les réservations externes.
Si vous voyez toujours les tickets de réservation prépayés dans les paramètres de votre compte Cobot, vous pouvez continuer à les utiliser. Continuez à lire pour comprendre leur fonctionnement.
Configurer les tickets de réservation prépayés
Allez dans Produits » Forfaits d'adhésion » Ajouter un forfait ou modifier un forfait existant » Ouvrir l'onglet Réservations » Cliquer sur "Ajouter des tickets de réservation".
Saisissez le prix par ticket, la durée de validité du ticket et les salles ou ressources auxquelles il peut s'appliquer.
Vous pouvez utiliser des valeurs décimales pour les durées inférieures à une heure. Chaque ticket inclut un nombre d'heures défini et peut s'appliquer à une ou plusieurs salles.
Les membres peuvent utiliser un pass par petits créneaux horaires jusqu'à ce que la durée totale soit utilisée. Par exemple, un pass d'une heure peut être utilisé pour deux réservations de 30 minutes. Le plus petit incrément de réservation est de cinq minutes.
NOTE IMPORTANTE
Les membres doivent être connecté·e·s à leur portail membre et avoir un moyen de paiement automatique enregistré, comme une carte de crédit ou de débit, afin de pouvoir acheter des passes.
Fonctionnement des tickets prépayés avec les crédits de réservation
Vous pouvez inclure à la fois des crédits de réservation et des tickets de réservation prépayés dans le même adhésion. Lorsque les deux sont disponibles pour une ressource, les crédits de réservation sont toujours utilisés en premier.
Une fois que le membre a utilisé tous ses crédits, il lui sera demandé d'acheter un ticket de réservation prépayé avant d'effectuer une nouvelle réservation.
Si les tickets de réservation prépayés sont activés pour un forfait d'adhésion, les membres ne peuvent pas réserver de ressource sauf si l'une des conditions suivantes est remplie :
La ressource dispose d'un crédit de réservation ou d'un ticket de réservation prépayé
La ressource a un prix normal par heure défini à 0
Si les crédits de réservation et les tickets prépayés sont configurés pour la même ressource, assurez-vous que le champ prix par heure du crédit de réservation reste vide.
Si vous ajoutez un prix au crédit de réservation et proposez également des tickets prépayés, Cobot utilisera toujours les tickets prépayés par défaut.
Lorsque le crédit de réservation n'a pas de prix associé, les crédits seront utilisés en premier. Une fois les crédits utilisés, les membres devront acheter un ticket de réservation prépayé.
Mettre à jour des tickets dans les forfaits d'adhésion
Si vous mettez à jour un forfait d'adhésion existant, les modifications ne s'appliqueront qu'aux nouveaux membres qui s'inscrivent après la mise à jour. Les membres existants resteront avec leurs paramètres actuels. Pour appliquer les modifications aux membres actuels, vous devrez effectuer un modification de forfaits en masse.
Comment les membres achètent et utilisent les tickets de réservation prépayés
1. Devenir membre
Chaque personne doit premièrement s'inscrire à un forfait d'adhésion pour pouvoir acheter des tickets de coworking dans le portail de membre.
2. Configurer un mode de paiement
Sans mode de paiement automatisé, les membres ne peuvent pas acheter de tickets.
Votre espace doit avoir PayPal ou les paiements automatisés par carte activés pour que cela fonctionne.
3. Se connecter et acheter des tickets de réservation dans le portail membre
Les membres ayant un forfait d'adhésion incluant des tickets de réservation verront un bouton "Acheter des tickets de réservation" sur la page d'accueil de leur portail membre.
Note Importante : Si aucun moyen de paiement automatique n'est enregistré, les membres devront en ajouter un avant de finaliser l'achat.
Après avoir cliqué sur Acheter, les membres verront un aperçu de tous les tickets de réservations prépayés qu'ils peuvent acheter dans le cadre de leur forfait d'adhésion, ainsi que leur prix.
Une fois le ticket(s) acheté(s)
Une facture est automatiquement générée et marquée Déjà payée.
La facture est immédiatement ajoutée au compte du membre.
Aucun enregistrement de paiement n'apparaît sur la facture, car le paiement est traité instantanément lors du paiement.
💡 Les tickets de réservation prépayés n'expirent pas. Les membres peuvent les utiliser jusqu'à ce que toutes les heures soient utilisées ou jusqu'à ce que vous les supprimiez manuellement du compte.
Utiliser des tickets de réservations pour les réservations
Les membres peuvent voir combien de tickets ils ont disponibles directement sur le tableau de bord de leur portail membre.
Ils verront également combien il leur en reste lors de la réservation d'une ressource pour laquelle des tickets sont disponibles.
Lorsqu'ils effectuent une réservation, les membres voient combien d'heures il leur reste.
Vous verrez la même information lorsque vous effectuez une réservation au nom d'un membre dans le portail administrateur.
Factures mensuelles et reçus
À la fin du mois, les membres ayant acheté des tickets reçoivent une facture indiquant ces tickets comme déjà payés. Cette facture sert de reçu.
Si vous souhaitez que le membre reçoive une facture immédiatement, générez une facture basée sur des frais.
Annulations
Tout délai d'annulation configuré pour une ressource s'applique également aux réservations effectuées avec des passes prépayés.
Si un membre tente d'annuler pendant la période d'annulation restreinte, il ne pourra pas annuler la réservation et ne recevra ni remboursement ni crédit pour le ticket utilisé. Ils verront apparaître cette fenêtre contextuelle :
Pour réserver à nouveau, il devra utiliser un autre ticket disponible ou en acheter d'autres.
Attribution et suppression des tickets de réservation par un administrateur
En bas de cette section, vous verrez un aperçu indiquant combien de tickets de réservation sont actuellement attribués au forfait du membre.
Vérifiez toujours cet aperçu avant d'ajouter ou de supprimer des tickets afin d'éviter les erreurs.
Attribution de tickets
Pour attribuer des tickets à un membre, allez dans Gérer » Membres » Cliquez sur un membre » ouvrir le menu déroulant dans la section Réservations et Accès » sélectionner "Attribuer/Supprimer des tickets de réservation" (Assign/Delete Booking Passes).
Le forfait du membre doit inclure des tickets prépayés configurés pour que cette option soit disponible.
Ajoutez le nombre de tickets que vous souhaitez attribuer. Si plusieurs types de tickets existent, vous pouvez les sélectionner dans le menu déroulant.
Lorsque vous ajoutez manuellement des tickets, le membre n'est pas automatiquement facturé, contrairement à un achat effectué via son portail membre. Les tickets n'apparaîtront pas non plus sur une facture future.
Pour facturer le membre, vous pouvez ajouter des frais uniques à sa prochaine facture, ou créer une facture libre séparée pour le montant.
Suppression de tickets
Pour supprimer des tickets attribués à un membre, allez dans Gérer » Membres » Cliquez sur un membre » ouvrir le menu déroulant dans la section Réservations et Accès » sélectionner "Attribuer/Supprimer des tickets de réservation" (Assign/Delete Booking Passes).
Le forfait du membre doit avoir au moins un ticket prépayé configuré pour que cette option soit disponible.
Choisissez le nombre de tickets et le type de ticket dans le menu déroulant, puis cliquez sur "Supprimer les tickets de réservation".
Supprimer un ticket ne rembourse pas et ne crédite pas automatiquement le montant payé au membre. Pour cela, vous devez ajouter un crédit à son compte.
Vous pouvez supprimer uniquement des tickets complets et seulement s'ils n'ont été utilisés pour aucune réservation.
