Les tickets de réservation prépayés permettent aux membres de payer à l'avance pour réserver du temps. Ils doivent acheter et payer un pass avant de pouvoir effectuer une réservation dans le calendrier.

Cette fonctionnalité a été abandonnée. Si vous ne la voyez pas dans les paramètres de votre compte Cobot, consultez plutôt les réservations externes ou l'accès aux ressources spécifiques aux membres.

Si vous voyez toujours les tickets de réservation prépayés dans les paramètres de votre compte Cobot, vous pouvez continuer à les utiliser. Continuez à lire pour comprendre leur fonctionnement.

Configurer les tickets de réservation prépayés

Allez dans Produits » Forfaits d'adhésion » Ajouter un forfait ou modifier un forfait existant » Ouvrir l'onglet Réservations » Cliquer sur Ajouter des tickets de réservation.

Indiquez un nom pour le ticket, le prix par ticket, le nombre d'heures qu'il inclut, les salles ou ressources pour lesquelles il peut être utilisé, ainsi qu'un code de facturation si vous en utilisez un.
Vous pouvez utiliser des décimales pour des durées inférieures à une heure. Chaque ticket inclut un nombre d'heures défini et peut s'appliquer à une ou plusieurs salles.

Les membres peuvent utiliser un pass par petits créneaux horaires jusqu'à ce que la durée totale soit utilisée. Par exemple, un pass d'une heure peut être utilisé pour deux réservations de 30 minutes. Le plus petit incrément de réservation est de cinq minutes.

NOTE IMPORTANTE

Les membres doivent être connecté·e·s à leur portail membre et avoir un moyen de paiement automatique enregistré, comme une carte de crédit ou de débit, afin de pouvoir acheter des passes.

Fonctionnement des tickets prépayés avec les crédits de réservation

Vous pouvez inclure à la fois des crédits de réservation et des tickets de réservation prépayés dans le même adhésion. Lorsque les deux sont disponibles pour une ressource, les crédits de réservation sont toujours utilisés en premier.

Une fois que le membre a utilisé tous ses crédits, il lui sera demandé d'acheter un ticket de réservation prépayé avant d'effectuer une nouvelle réservation.

Si les tickets de réservation prépayés sont activés pour un forfait d'adhésion, les membres ne peuvent pas réserver de ressource sauf si l'une des conditions suivantes est remplie :

La ressource dispose d'un crédit de réservation ou d'un ticket de réservation prépayé
La ressource a un prix normal par heure défini à 0

Si les crédits de réservation et les tickets prépayés sont configurés pour la même ressource, assurez-vous que le champ prix par heure du crédit de réservation reste vide.

Cette image montre la section des paramètres d'une ressource dans Cobot. Elle indique que cinq heures par mois sont incluses, avec un champ permettant de définir un prix par heure, ainsi qu’une note précisant que le champ du prix doit être laissé vide si un ticket de réservation prépayé est déjà configuré.

Si vous ajoutez un prix au crédit de réservation et proposez également des tickets prépayés, Cobot utilisera toujours les tickets prépayés par défaut.

Lorsque le crédit de réservation n'a pas de prix associé, les crédits seront utilisés en premier. Une fois les crédits utilisés, les membres devront acheter un ticket de réservation prépayé.

Mettre à jour des tickets dans les forfaits d'adhésion

Si vous mettez à jour un forfait d'adhésion existant, les modifications ne s'appliqueront qu'aux nouveaux membres qui s'inscrivent après la mise à jour. Les membres existants resteront avec leurs paramètres actuels. Pour appliquer les modifications aux membres actuels, vous devrez effectuer un modification de forfaits en masse.

Comment les membres achètent et utilisent les tickets de réservation prépayés

Configurer un mode de paiement

Sans mode de paiement automatisé, les membres ne peuvent pas acheter de tickets.

Votre espace doit avoir PayPal ou les paiements automatisés par carte activés pour que cela fonctionne.

Acheter des tickets de réservation

Les membres ayant un forfait d'adhésion incluant des tickets de réservation verront un bouton Acheter des tickets de réservation sur la page d'accueil de leur portail membre.

Si aucun mode de paiement automatique n'est enregistré, les membres devront en ajouter un avant de finaliser l'achat.

Cette image montre la section tickets de réservation dans Cobot indiquant que le membre ne possède actuellement aucun ticket de réservation. Une notification en haut précise que PayPal ou une carte de crédit doit être configuré pour pouvoir acheter des tickets de réservation, avec un lien pour ajouter un moyen de paiement.

Une fois le ticket(s) acheté(s)

Une facture est automatiquement générée et marquée Déjà payée.
La facture est immédiatement ajoutée au compte du membre.
Aucun enregistrement de paiement n'apparaît sur la facture, car le paiement est traité instantanément lors du paiement.

Les tickets de réservation prépayés n'expirent pas. Les membres peuvent les utiliser jusqu'à ce que toutes les heures soient utilisées ou jusqu'à ce que vous les supprimiez manuellement du compte.

Utiliser des tickets de réservations pour les réservations

Les membres peuvent voir combien de tickets ils ont disponibles directement sur le tableau de bord de leur portail membre.

Ils verront également combien il leur en reste lors de la réservation d'une ressource pour laquelle des tickets sont disponibles.

Cette image montre l'écran Compléter la réservation pour la ressource Salle de réunion dans Cobot. Elle indique qu'il reste 5 sur 5 crédits de réservation mensuels ainsi que quatre heures de réservation prépayées.

Lorsqu'ils effectuent une réservation, les membres voient combien d'heures il leur reste. Vous verrez la même information lorsque vous effectuez une réservation au nom d'un membre dans le portail administrateur.

Comment les réservations modifiées utilisent les tickets

Un ticket de réservation ne s'applique qu'aux réservations qui commencent à la date à laquelle vous avez attribué ce ticket au membre, ou après. Cobot se base sur la date de début actuelle de la réservation, et non sur sa date de création initiale.

Par exemple, si vous attribuez un nouveau ticket à un membre le 15 août, puis déplacez l'une de ses réservations existantes du 10 au 16 août, le nouveau ticket s'applique désormais à cette réservation, car elle commence après l'attribution du ticket.

Si la réservation d'origine avait déjà utilisé un autre ticket, son déplacement libère ces heures. Les heures libérées restent sur le compte du membre et s'appliquent à toute autre réservation commençant à la date d'attribution de ce ticket, ou après.

Factures mensuelles et reçus

À la fin du mois, les membres ayant acheté des tickets reçoivent une facture indiquant ces tickets comme déjà payés. Cette facture sert de reçu.

Si vous souhaitez que le membre reçoive une facture immédiatement, générez une facture basée sur des frais.

Annulations

Tout délai d'annulation configuré pour une ressource s'applique également aux réservations effectuées avec des passes prépayés.

Cette image montre le paramètre Notification d'annulation dans Cobot avec une valeur de vingt-quatre heures. Il explique que les membres ne peuvent pas annuler une réservation dans le nombre d'heures spécifié avant le début de la réservation.

Si un membre tente d'annuler pendant la période d'annulation restreinte, il ne pourra pas annuler la réservation et ne recevra ni remboursement ni crédit pour le ticket utilisé. Ils verront apparaître cette fenêtre contextuelle :

Cette image montre l'écran de détails d'une réservation dans Cobot, affichant la date, l'heure, la ressource, la durée, le nom du membre et le prix payé avec des tickets de réservation. En bas, un message indique que les réservations ne peuvent être modifiées que jusqu'à 24 heures avant l'heure de début, ce qui signifie qu'aucune modification n'est possible dans ce délai.

Pour réserver à nouveau, il devra utiliser un autre ticket disponible ou en acheter d'autres.

Attribuer et supprimer des tickets de réservation par un administrateur

Vous pouvez facilement attribuer et supprimer des tickets sur le profil d'un membre depuis votre portail admin, sous Gérer » Membres » Cliquer sur le nom du membre » Réservations & Accès » Attribuer/Supprimer des tickets de réservation.

Vous pouvez y attribuer des tickets, en supprimer, et voir une vue d'ensemble des tickets restants sur le compte du membre.

NOTES IMPORTANTES

Lorsque vous ajoutez des tickets manuellement, le membre n'est pas automatiquement facturé, contrairement à un achat effectué via son portail membre. Ces tickets n'apparaissent pas non plus sur une facture future.

Pour facturer le membre, ajoutez soit un frais unique à sa prochaine facture, soit une facture libre distincte pour le montant correspondant.

Supprimer des tickets

Le forfait du membre doit avoir au moins un ticket prépayé configuré pour que cette option soit disponible.

Vous ne pouvez supprimer que des tickets complets, et uniquement s'ils n'ont été appliqués à aucune réservation. Cela inclut les réservations futures, pas seulement les réservations passées.

Par exemple, si un membre dispose de 3 heures de tickets et que 2 heures sont appliquées à une réservation commençant demain, vous ne pouvez supprimer que l'heure restante. Pour supprimer les 2 heures appliquées, la réservation doit d'abord être supprimée. Cela libère ces heures sur le compte du membre, où vous pouvez ensuite les supprimer.