La fonctionnalité Frais/Crédits de Cobot vous offre un moyen simple de gérer tous les petits extras qui surviennent dans un espace de coworking — qu'il s'agisse d'une tasse de café, d'une caution pour une clé ou d'une remise bien méritée.

Tout ce que vous ajoutez apparaît sur la prochaine facture du membre, sauf si vous choisissez de le facturer plus tôt. C'est une façon simple de rester organisé, de garder des enregistrements clairs et de s'assurer que rien n'est oublié.

Pour émettre un frais unique pour des services, comme la location d'un équipement ou une tasse de café, allez dans le profil de votre membre » Frais/Crédit » Ajouter des frais/crédits.

Utilisez les frais ponctuels pour tout ce qui ne fait pas partie du forfait habituel d'un membre, comme la location d'équipement ou une tasse de café.

Ajouter un frais :

Saisissez une description du service, le montant, la quantité et la date à laquelle vous souhaitez que le crédit soit appliqué à la facturation des membres. Laissez la date par défaut si vous souhaitez qu'il soit appliqué à la prochaine facture du membre. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Régler. Le crédit apparaîtra alors sur la prochaine facture du membre.

Les crédits vous permettent d'appliquer une réduction ou de compenser la prochaine facture d'un membre.
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Pour ajouter un crédit, suivez les mêmes étapes que ci-dessus, mais saisissez un montant négatif :

Par défaut, un crédit s'applique une seule fois, uniquement à la prochaine facture. Si le crédit est supérieur au montant de cette facture, la part non utilisée expire. Cochez 'Reporter le crédit restant sur les prochaines factures' pour modifier ce comportement : le montant non utilisé est alors reporté et s'applique à la ou aux factures suivantes, jusqu'à ce que le crédit soit entièrement utilisé.

Le champ Taux de taxe détermine si le crédit inclut la taxe. Il est prérempli à partir des paramètres de taxe de votre espace, ou vide si aucun n’est défini. Si un taux de taxe est présent, ce pourcentage est ajouté au montant du crédit. Effacez le champ si vous souhaitez que le crédit s'applique sans taxe.

Sélectionnez la date à laquelle vous souhaitez l'appliquer. Conservez la date par défaut si vous souhaitez qu'il figure sur la prochaine facture.

Si vous ajoutez souvent les mêmes frais, vous pouvez préparer à l'avance vos éléments récurrents. Il peut s'agir de snacks, de remises de parrainage ou même d'une 'taxe stress' chaque fois qu'un membre vous demande comment fonctionne la machine à café. Cela permet de garder une facturation cohérente et de gagner du temps.

Configurez-les sous Produits » Produits & services ou en cliquant sur l'icône en forme d'engrenage 'Ajouter produit / service' dans le formulaire Frais/Crédits.

Cliquez ici pour en savoir plus sur Produits & services.

Pour avoir un aperçu des frais récemment facturés à un membre (avant qu'ils ne soient facturés), allez dans son profil de membre » Facturation » Facturer les frais actuels.

Vous verrez une liste de tous les frais/crédits à venir qui ont été ajoutés au compte du membre. Si vous souhaitez facturer l'un d'entre eux avant la prochaine date de facturation du membre, choisissez les services pour lesquels vous souhaitez créer une facture » Créer la facture.