La fonctionnalité Frais/Crédits de Cobot vous offre un moyen simple de gérer tous les petits extras qui surviennent dans un espace de coworking — qu'il s'agisse d'une tasse de café, d'une caution pour une clé ou d'une remise bien méritée.
Tout ce que vous ajoutez apparaît sur la prochaine facture du membre, sauf si vous choisissez de le facturer plus tôt. C'est une façon simple de rester organisé, de garder des enregistrements clairs et de s'assurer que rien n'est oublié.
Des frais uniques
Pour émettre un frais unique pour des services, comme la location d'un équipement ou une tasse de café, allez dans le profil de votre membre » Frais/Crédit » Ajouter des frais/crédits.
Utilisez les frais ponctuels pour tout ce qui ne fait pas partie du forfait habituel d'un membre, comme la location d'équipement ou une tasse de café.
Ajouter un frais :
Gérer » Cliquez sur le nom du membre » Frais/Crédits » Ajouter des frais/crédits
Saisissez la description du frais, le montant, la quantité et la date d'application souhaitée. Conservez la date par défaut si vous souhaitez qu'il apparaisse sur la prochaine facture.
Une fois terminé, cliquez sur Frais/Crédits. Le frais apparaît automatiquement sur la prochaine facture du membre.
Saisissez une description du service, le montant, la quantité et la date à laquelle vous souhaitez que le crédit soit appliqué à la facturation des membres. Laissez la date par défaut si vous souhaitez qu'il soit appliqué à la prochaine facture du membre. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Régler. Le crédit apparaîtra alors sur la prochaine facture du membre.
ASTUCE PRO
Vérifiez que les frais sont correctement appliqués en allant dans Facturation » Prévisualiser la prochaine facture. Vous pouvez modifier ou supprimer le frais à tout moment avant la création de la facture.
Des crédits uniques
Les crédits vous permettent d'appliquer une remise ou de compenser la prochaine facture d'un membre.
Pour ajouter un crédit, suivez les mêmes étapes que ci-dessus, mais saisissez un montant négatif. Le crédit est déduit du total de la prochaine facture.
NOTES IMPORTANTES
Les crédits ne sont appliqués qu'une seule fois.
Les crédits ne sont pas reportés. Si un crédit est supérieur au montant de la prochaine facture, le montant non utilisé expire.
Pour répartir un crédit important sur plusieurs factures, créez plusieurs crédits avec des dates d'application futures.
Par exemple : si vous appliquez un crédit de 100 $ et que la prochaine facture du membre s'élève à 50 $, les 50 $ restants ne seront pas appliqués automatiquement à la prochaine facture. Vous pouvez y parvenir en ajoutant plusieurs crédits avec des dates d'application futures.
Pré-remplissage des frais de service
Si vous ajoutez souvent les mêmes frais, vous pouvez préparer à l'avance vos éléments récurrents. Il peut s'agir de snacks, de remises de parrainage ou même d'une "taxe stress" chaque fois qu'un membre vous demande comment fonctionne la machine à café. Cela permet de garder une facturation cohérente et de gagner du temps.
Configurez-les sous Produits » Produits & services ou en cliquant sur l'icône en forme d'engrenage "Add Product/Service" dans le formulaire Frais/Crédits.
Cliquez ici pour en savoir plus sur Produits & services.
Facturation anticipée des services récemment facturés
Pour avoir un aperçu des frais récemment facturés à un membre (avant qu'ils ne soient facturés), allez dans son profil de membre » Facturation » Facturer les frais actuels.
Vous verrez une liste de tous les frais/crédits à venir qui ont été ajoutés au compte du membre. Si vous souhaitez facturer l'un d'entre eux avant la prochaine date de facturation du membre, choisissez les services pour lesquels vous souhaitez créer une facture » Créer la facture.
NOTES IMPORTANTES
Les factures créées de cette manière ne seront PAS automatiquement facturées, vous devrez donc procéder manuellement au paiement en cliquant sur "Facturer maintenant".
Si vous laissez les frais sur le compte du membre, ils seront automatiquement appliqués à la prochaine facture du membre ou à la facture suivant la date que vous avez fixée.
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