L'utilisation de la fonction Frais/Crédits de Cobot vous permet d'ajouter des charges uniques, des crédits, des remboursements et des remises uniques.
Des frais uniques
Pour émettre un frais unique pour des services, comme la location d'un équipement ou une tasse de café, allez dans le profil de votre membre » Frais/Crédit » Ajouter des frais/crédits.
Saisissez une description du service, le montant, la quantité et la date à laquelle vous souhaitez que le crédit soit appliqué à la facturation des membres. Laissez la date par défaut si vous souhaitez qu'il soit appliqué à la prochaine facture du membre. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Régler. Le crédit apparaîtra alors sur la prochaine facture du membre.
Conseil de pro : Vérifiez que les frais sont correctement appliqués en allant dans le profil du membre » Facturation » Prévisualiser la prochaine facture. Vous pouvez toujours revenir en arrière et la modifier si vous avez besoin d'apporter des changements.
Des crédits uniques
Il est facile d'ajouter un crédit. Il suffit d'entrer tous les détails décrits ci-dessus, mais avec un montant négatif à la place. Cette somme sera alors déduite de la prochaine facture. Ceci est utile si vous souhaitez accorder une réduction à vos membres ou si vous souhaitez compenser leur prochaine facture s'ils ont payé à l'avance.
NOTES IMPORTANTES :
Les crédits ne sont appliqués qu'une seule fois.
Les crédits ne sont pas reportés sur la prochaine facture du membre si le crédit dépasse le prochain montant facturable du membre.
Par exemple : si vous appliquez un crédit de 100 $ et que la prochaine facture du membre s'élève à 50 $, les 50 $ restants ne seront pas appliqués automatiquement à la prochaine facture. Vous pouvez y parvenir en ajoutant plusieurs crédits avec des dates d'application futures.
Pré-remplissage des frais de service :
Vous pouvez prédéfinir les services fréquemment facturés sous Configurer » Frais de service, ou cliquer sur le bouton "Frais de service" dans le formulaire des frais/crédits.
Vous pouvez ajouter des éléments tels que les frais de nourriture et de boisson, les remises pour recommandation, les frais de dépôt, etc.
Facturation anticipée des services récemment facturés :
Pour avoir un aperçu des frais récemment facturés à un membre (avant qu'ils ne soient facturés), allez dans son profil de membre » Facturation » Facturer les frais actuels.
Vous verrez une liste de tous les frais/crédits à venir qui ont été ajoutés au compte du membre. Si vous souhaitez facturer l'un d'entre eux avant la prochaine date de facturation du membre, choisissez les services pour lesquels vous souhaitez créer une facture » Créer la facture
Les factures créées de cette manière ne seront pas automatiquement facturées, vous devrez donc procéder manuellement au paiement en cliquant sur "facturer maintenant".
Si vous laissez les frais sur le compte du membre, ils seront automatiquement appliqués à la prochaine facture du membre ou à la facture suivant la date que vous avez fixée.
Étape suivante
Si vous voulez qu'ils paient tout de suite, utilisez une facture en format libre.