Lorsque les besoins d'un membre évoluent, vous pouvez le faire passer à un forfait mieux adapté. Le nouveau forfait modifie ce qu'il paie et ce qu'il peut réserver, y compris ses crédits de réservation et ses tickets de coworking. Vous pouvez effectuer le changement immédiatement, à son prochain cycle de facturation ou à une date ultérieure.
Changer le forfait d'un membre
Ouvrez le profil du membre.
À côté de Forfait, ouvrez le menu déroulant et sélectionnez Changer de forfait.
Choisissez le nouveau forfait.
En bas du formulaire, définissez la date de modification et la date de première facture.
La date de changement correspond au début du nouveau forfait.
La première facture correspond à la date à laquelle Cobot envoie la première facture du nouveau forfait.
Les deux dates sont par défaut celle de la prochaine facture prévue du membre. Vous pouvez modifier l’une ou l’autre pour la fixer à aujourd’hui ou à n’importe quelle date ultérieure.
Conservez les deux dates par défaut pour rester sur le cycle de facturation habituel du membre. L'ancien forfait se termine et le nouveau commence à la prochaine facture, il n'y a donc rien à ajuster. Si vous choisissez d'autres dates, Cobot n'ajuste pas les montants que le membre a déjà payés.
Par exemple, si un membre a payé tout le mois de mars et change de forfait le 15 mars, il a quand même payé l'ancien forfait jusqu'à la fin du mois. Vous pouvez ajouter un crédit pour compenser.
Cliquez sur Changer de forfait. Le nouveau forfait commence à la date de changement.
NOTE IMPORTANTE
Cobot ne compense pas automatiquement les factures au prorata ou les frais facturés en double si vous ne restez pas sur le cycle de facturation habituel du membre.
Vérifier la prochaine facture
L'aperçu de facture dans le profil du membre et dans votre liste de factures indique le forfait dont le membre bénéficiera à la création de la facture, y compris tout changement de forfait que vous avez programmé.
Allez dans le profil du membre » Facturation » Aperçu de la prochaine facture.
Chaque membre a un seul forfait à la fois : l'aperçu utilise donc toujours le forfait actif à la date de la facture, et non celui qu'il a aujourd'hui.
Cela compte surtout pour les crédits de réservation. L'aperçu montre comment les réservations du membre sont couvertes par les crédits de réservation de son nouveau forfait, ce qui vous permet de confirmer les montants avant l'envoi de la facture.
Ajouter un crédit pour un changement de forfait
Cobot ne compense pas automatiquement la facturation au prorata ni les frais facturés en double si vous ne restez pas sur le cycle de facturation habituel du membre. Si vous modifiez ce cycle, vous pouvez donc émettre un crédit à appliquer sur sa prochaine facture (ou à une date ultérieure).
Allez dans Profil du membre » Frais/Crédits » Ajouter des frais/crédits.
Sous description, écrivez par exemple "crédit pour changement de forfait".
Saisissez un montant négatif pour accorder un crédit.
Sélectionnez la même date que le changement de forfait.
Cliquez sur Frais/Crédit.
Le crédit apparaîtra alors sur la même facture que le changement de forfait.
Les membres qui changent eux-mêmes de forfait
Les membres peuvent programmer un changement de forfait depuis l'onglet Adhésion de leur portail membre. Lorsqu'ils cliquent sur Modifier, ils voient tous vos forfaits visibles publiquement.
Après avoir choisi un forfait et cliqué sur Changer de forfait, un écran de confirmation affiche leur forfait actuel, le nouveau forfait et la date d'entrée en vigueur du changement.
NOTES IMPORTANTES
Si le nouveau forfait a des conditions générales différentes, le membre les accepte avant de revenir à son tableau de bord.
Pour supprimer cette option afin que vos membres doivent vous contacter pour changer de forfait, allez dans Personnaliser » Fonctionnalités » Autre » Activer "Les membres ne peuvent pas changer de forfait".
Les membres voient également le même aperçu de facture dans leur portail, ce qui leur permet de vérifier leur prochaine facture après un changement de forfait. Si vous avez activé Masquer les factures aux membres dans vos paramètres de facturation, ils ne la verront pas.
Étape suivante
Si un membre quitte, voici comment annuler son inscription.