Intégrez votre communauté dans Cobot en une seule étape fluide et organisée. Si vous avez déjà une liste de membres dans un autre outil, il vous suffit de copier-coller leurs informations dans notre modèle d'importation.
Suivez les étapes ci-dessous et notre équipe support vous aidera à rendre le processus aussi simple que possible.
Étape 1: Demander le modèle d'importation de données
Envoyez-nous un message à support@cobot.me et demandez le modèle d'importation des données membres.
Ce tableau est la base de votre importation et garantit que tout atterrisse au bon endroit dans Cobot.
Étape 2: Remplir le modèle
Ajoutez vos membres dans le modèle, en vous assurant que tout est exact et complet en lisant les informations ci-dessous. Quelques minutes supplémentaires ici vous éviteront bien des maux de tête plus tard !
Chaque membre aura les champs listés ci-dessous. Ceux marqués d'un (*) sont obligatoires — impossible d'y échapper.
*Nom
Ajoutez le nom de vos membres dans l'importation tel que vous souhaitez qu'il apparaisse dans Cobot.
Entreprise
Si vous incluez des noms d'entreprise, utilisez toujours la même orthographe et le même format. Évitez les abréviations ou variations.
Des noms cohérents garantissent que votre importation les reconnaît comme une seule entreprise et non plusieurs différentes.
Adresse
Il peut s'agir de leur adresse postale ou de facturation. Elle sera ajoutée à leurs factures.
Utilisez l'adresse e-mail associée à leur adhésion. C'est à cette adresse que seront envoyées les demandes de connexion, les factures et toutes les communications liées à Cobot.
*Nom du forfait
Dans la colonne "Nom du forfait", indiquez le nom du forfait auquel le membre doit être associé dans Cobot. Assurez-vous donc d'avoir configuré vos forfaits d'adhésion dans Cobot avant de commencer.
Les noms des forfaits dans l'importation doivent correspondre exactement aux noms existants dans Cobot.
Par exemple : si vous indiquez le nom du forfait dans le modèle comme "Premium Office Plan", mais qu'il est appelé "Premium Plan" dans Cobot, l'importation ne fonctionnera pas.
Vous pouvez les consulter sous Configurer » Modèles de forfaits dans votre compte Cobot.
*Date de début
C'est la date à laquelle vous souhaitez que leur adhésion commence.
S'ils ont déjà une adhésion active dans un autre système, vous pouvez ajouter une date dans le passé.
S'ils n'ont pas encore commencé, ou commenceront plus tard, ajoutez cette date.
*Prochaine date de facturation
C'est la date à laquelle vous souhaitez que leur prochaine facture soit générée. Elle peut correspondre à leur date de début ou être complètement différente — c'est vous qui décidez.
Par exemple : Imaginons qu'aujourd'hui soit le 1er août 2025. Votre membre a commencé son adhésion le 1er décembre 2022 : c'est donc la date que vous indiquerez comme "Date de début". La prochaine facture que vous souhaitez que Cobot génère est pour le 1er septembre 2025 — c'est donc la date que vous indiquerez comme "Prochaine date de facturation".
Payé par
Si vous utilisez la colonne "Payé par", assurez-vous que la personne ou l'entreprise indiquée figure également comme membre dans le tableau.
Si elle n'y figure pas encore, ajoutez-la en tant que membre.
L'orthographe de son nom doit correspondre exactement au profil membre.
Cela garantit que les relations de facturation sont correctement établies lors de l'importation.
Cliquez ici pour en savoir plus sur cette fonctionnalité et son utilité.
Champs personnalisés
Besoin d'importer des informations supplémentaires comme des numéros de plaque d'immatriculation ou d'autres données personnelles ? Vous pouvez ajouter ce type d'information via les champs personnalisés.
Ajoutez simplement une nouvelle colonne pour chaque champ personnalisé que vous souhaitez inclure et remplissez-la pour les membres concernés.
NOTES IMPORTANTES
Certaines informations ne peuvent pas être importées dans Cobot :
factures passées
modes de paiement
historiques de réservation
Étape 3: Envoyez-nous votre modèle complété
Lorsque votre modèle est prêt et que toutes les informations semblent correctes, enregistrez-le en fichier CSV ou XLSX. Envoyez-le par e-mail à support@cobot.me.
Notre équipe examinera les données et importera vos membres pour vous.
Étape 4: Envoyer des invitations aux membres
Une fois que vos membres ont été importés, vous les verrez apparaître dans votre aperçu des membres. Vos nouveaux membres ne recevront aucun e-mail ni invitation automatiquement une fois ajoutés.
Envoyez-leur une invitation pour qu'ils puissent se connecter à Cobot. Consultez ce guide pour en savoir plus.
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