Vous pouvez utiliser Cobot comme un CRM de base pour suivre vos prospects et vos membres. Toutefois, si vous utilisez déjà un CRM plus puissant (ou si vous prévoyez d'en utiliser un), l'intégration Zapier de Cobot vous permet d'envoyer les données des membres directement de Cobot vers ce CRM — vous évitant ainsi les doublons de travail.
Comment cela fonctionne
Lorsqu'elle est correctement configurée, l'automatisation fonctionne comme suit :
Une nouvelle adhésion (ou un autre évènement déclencheur) se produit dans Cobot.
Zapier envoie les données pertinentes de Cobot vers le CRM de votre choix.
Selon la manière dont vous définissez votre workflow :
Si la personne est un prospect, votre CRM devient la source principale de ses données.
Si la personne devient un membre à part entière, Cobot conserve les informations d'adhésion.
Si l'adhésion prend fin, vous pouvez renvoyer ces données vers votre CRM pour un suivi ou de futurs prospects.
NOTE IMPORTANTE
L'intégration fonctionne dans un seul sens : de Cobot → CRM (via Zapier).
Cobot ne peut pas importer ni mettre à jour des données depuis le CRM via cette intégration.
Configurer l'intégration
Voici comment commencer :
Créez un compte Zapier.
Dans votre compte Zapier, connectez Cobot en allant dans My Apps et en recherchant Cobot.
OU connectez-vous via Cobot sous Modules » Modules disponibles » Zapier. Consultez ce guide pour plus de détails.
Ensuite, recherchez votre CRM et connectez-le.
Créer des workflows
Toutes les configurations se font depuis votre tableau de bord Zapier, qui propose des instructions simples, étape par étape. C'est vraiment aussi simple que cela.
Créez plusieurs Zaps pour différents cas d'usage (par exemple : lorsqu'un membre résilie, mettre à jour sa fiche CRM ; lorsqu'une nouvelle réservation est créée, ajouter une note ou un prospect). Cela vous permet de tirer davantage de valeur de l'intégration.
Exemples de déclencheurs pris en charge par Cobot :
"Membership Confirmed" (Adhésion confirmée)
"Membership Cancelled" (Adhésion annulée)
"Membership Plan Change Date Reached" (Date de changement de forfait d'adhésion atteinte)
"Booking Created" (Réservation créée)
"External Booking Created" (Réservation externe créée)
ASTUCES PRO
Définissez clairement ce qui constitue un "prospect" par rapport à un "membre" dans votre processus, puis mappez-les correctement dans votre CRM afin d'éviter les doublons ou les conflits.
Auditez régulièrement vos Zaps : si vous modifiez un champ dans Cobot ou le schéma de votre CRM, vous devrez mettre à jour le mapping.
Testez soigneusement lors de la première mise en place : créez un membre fictif, déclenchez l'événement et vérifiez la fiche CRM créée ou mise à jour.
Gardez à l'esprit que l'intégration étant unidirectionnelle (Cobot → CRM), un processus distinct est nécessaire pour les mises à jour CRM → Cobot.
Utilisez des conventions de nommage dans Zapier (par exemple : "Cobot → CRM – Membre confirmé") pour gérer et dépanner facilement de nombreux Zaps.
Documentez votre workflow : quels déclencheurs Cobot correspondent à quelles actions CRM, et qui est responsable de la maintenance.
Intégrations CRM disponibles
Zapier prend en charge des centaines de CRM (et des milliers d'applications) pouvant s'intégrer à Cobot via Zapier.
Si votre CRM préféré n'est pas listé, vous pouvez demander sa prise en charge à Zapier (ou créer un workflow personnalisé à l'aide d'un webhook ou d'une API).