Pour vendre des abonnements récurrents, des forfaits de bureau ou des sièges dans Cobot, vous devrez ajouter vos invité·e·s en tant que membres. Les membres pourront accéder à un portail de membre où ils·elles recevront des factures récurrentes, pourront effectuer des réservations et bien plus encore !
Comment ajouter des membres
Pour ajouter des membres, vous devez avoir au moins un forfait de membre configuré. Si vous ne souhaitez pas ajouter quelqu'un·e à un forfait mais voulez qu'il·elle fasse partie de votre liste de contacts, apprenez comment le faire ici.
Après avoir ajouté vos forfaits, ajouter des membres à Cobot est simple. Cela peut se faire de deux manières : en les ajoutant vous-même depuis votre portail administrateur ou en les laissant s'inscrire eux-mêmes via votre page d'accueil.
Ajout manuel des membres depuis le portail administrateur
Connectez-vous à votre portail administrateur et allez dans Gérer » Membres et cliquez sur Ajouter un membre.
Remplissez le formulaire avec les informations pertinentes des membres » choisissez le forfait auquel vous souhaitez les ajouter » sélectionnez la date de début et la date de facturation (NOTES IMPORTANTES CI-DESSOUS) » ajoutez le membre.
Vous serez immédiatement dirigé vers le profil du nouveau membre et il sera répertorié sous "Actuel" dans votre aperçu des membres. De là, envoyez au nouveau membre une demande de connexion pour qu''il·elle puisse compléter le processus d'inscription, définir un mot de passe et accéder à son portail membre.
Cliquez ici pour apprendre comment envoyer une demande de connexion au nouveau membre.
NOTES IMPORTANTES
'DATE DE DÉBUT & DATE DE LA PREMIÈRE FACTURE RÉCURRENTE'
La date de début est la date à laquelle vous souhaitez que l'abonnement devienne actif et que cette personne ait accès à votre espace. C'est également la date à laquelle le membre pourra accéder à son portail membre.
Cela peut être fixé à une date future ou à la date à laquelle vous les enregistrez. Il n'est pas possible de définir cela à une date passée.
La date de la première facture récurrente est la date à laquelle vous souhaitez générer la première facture complète des membres. Voici quelques scénarios possibles :
Votre date de facturation récurrente est le 1er de chaque mois. Un nouveau membre s'inscrit en milieu de mois, comme le 15 octobre, et vous souhaitez lui envoyer une facture proratisée pour ce mois, vous pouvez :
1. Fixer la "Date de la première facture récurrente" au 1er novembre.
2. Cocher "Envoyer une facture proratisée à la date de début."
Cela génère une facture partielle pour octobre et fixe les frais d'abonnement complets pour être facturés le 1er novembre. Les futures factures seront générées le 1er de chaque mois.
Alternativement, si vous souhaitez que le membre soit facturé le montant total à sa date d'inscription :
1. Gardez la "Date de début" et la "Date de la première facture récurrente" identiques.
2. Décochez "Envoyer une facture proratisée à la date de début."
Pour définir un jour spécifique du mois comme jour par défaut pour les factures :
1. Allez dans Configurer » Paramètres de facturation.
2. Définissez le "jour de facturation par défaut."
Ce jour apparaîtra automatiquement dans le formulaire des membres sous "Date de la première facture récurrente."
Inscription des membres via votre page d'accueil
L'autre moyen d'inscrire des membres est de les laisser s'inscrire eux-mêmes via votre page d'accueil.
Seuls les forfaits visibles au public apparaîtront sur cette page. Vous pouvez modifier les paramètres de chaque forfait individuel sous Produits » Forfaits d'adhésion » Modifier le forfait » Paramètres de base.
Vous pouvez prendre l'initiative supplémentaire de cocher la case "Les nouveaux membres doivent être approuvés" si vous souhaitez examiner chaque nouveau membre avant de les confirmer.
Pour masquer tous les forfaits de votre page d'accueil en une seule fois, allez dans Personnaliser » Fonctionnalités » Cacher les fonctionnalités » Cacher les prix du public.
Pour en savoir plus sur la page d'accueil et les formulaires d'inscription spécifiques aux forfaits, cliquez ici. Pour en savoir plus sur la façon d'intégrer l'un de ces éléments sur votre site web, cliquez ici.
Processus d'inscription
Le visiteur arrive sur votre page d'accueil et choisit le forfait qu'il·elle souhaite.
Il·Elle remplit le formulaire spécifique au forfait avec ses détails.
Si activé, il·elle remplit un questionnaire d'adhésion.
Il·Elle arrive sur le tableau de bord de son portail membre.
Il·Elle sera tenu de saisir un mode de paiement si "Tous les membres doivent configurer un mode de paiement" (sous Personnaliser » Fonctionnalités » Paiements) est activé. Le membre pourra accéder uniquement au tableau de bord, et à aucune autre page, jusqu'à ce qu'un mode de paiement soit choisi.
Pour en savoir plus sur le fonctionnement du portail membre, cliquez ici.
Pour en savoir plus sur la façon de configurer les paiements automatisés, cliquez ici.
Une fois inscrit et approuvé, tous les membres seront répertoriés sous "Actuel·e(s)" dans votre aperçu des membres.
Vous n'avez PAS besoin de les connecter à leur portail membre car ils·elles sont déjà connectés. Une chose de moins à faire!
Importation de membres
Si vous avez déjà une base de membres existante, nous pouvons les importer pour vous soit directement depuis votre compte Stripe, soit depuis un autre logiciel.
Importation de membres depuis Stripe
Si vos membres sont dans Stripe, connectez votre compte à Cobot en allant dans Configurer » Paiements automatisés » Ajouter un mode de paiement puis envoyez-nous votre demande à support@cobot.me.
Si vous utilisez des abonnements Stripe, faites-nous savoir si vous souhaitez que nous les annulions lors de l'importation, car Cobot n'en a pas besoin.
Importation de membres depuis un autre logiciel
Nous ne pouvons pas importer directement les membres existants depuis un autre logiciel, vous devrez d'abord télécharger vos membres dans un fichier .csv ou .xlsx et nous pourrons les importer à partir de là.
VEUILLEZ NOTER que nous avons besoin de ces informations dans un format très spécifique. Le moyen le plus simple de nous envoyer vos données est de remplir ce modèle : Modèle d'importation de membres Cobot.xlsx
Les champs Nom, Nom du forfait, Date de début et Date de la prochaine facture doivent être remplis pour chaque membre à importer. Ils ont été marqués en jaune pour vous.
Le champ "Nom du forfait" correspond aux noms de vos forfaits tels qu'ils apparaissent dans Cobot sous Produits » Forfaits de membre.
Nous ne pourrons pas importer vos membres dans Cobot à moins qu'ils·elles n'aient un forfait correspondant auquel les assigner.
Ajoutez le nom du forfait à la feuille de calcul exactement comme il apparaît dans votre compte Cobot.
Si vous ajoutez des noms d'entreprises, veuillez les ajouter uniformément pour chaque membre (pas d'abréviations ou de changements d'orthographe), sinon l'importation les identifiera comme des entreprises distinctes.
Si vous ajoutez un nom ou une entreprise dans la colonne "payé par", assurez-vous qu'ils existent également en tant que "membre" (vous pouvez les ajouter à la feuille également) et que le nom est orthographié exactement comme il apparaît sur leur profil de membre.
Les champs personnalisés peuvent être des informations supplémentaires telles que les numéros de plaque d'immatriculation ou d'autres données personnelles que vous souhaitez attacher au profil du membre. Ajoutez une colonne par champ personnalisé.
Ce que nous ne pouvons pas importer, ce sont les factures passées de vos membres, leurs modes de paiement ou leurs historiques de réservation.
Une fois terminé, envoyez-le à support@cobot.me et nous nous occuperons du reste !
Nous n'enverrons aucun email à vos membres, et vous pourrez toujours utiliser toutes les fonctionnalités de gestion. Lorsque vous serez prêt, vous pourrez connecter vos membres à leurs portails membres à une date ultérieure.
Nous pouvons également déclencher l'envoi de l'email de connexion à tous les membres pour vous faire gagner du temps lors de l'importation, alors faites-nous savoir ce que vous préférez.
Ajouter des visiteurs en tant que contacts au lieu de membres
La fonctionnalité Contacts de Cobot vous permet de gérer facilement les visiteurs et les non-membres qui accèdent à votre espace, faisant de Cobot un CRM de base. Cette fonctionnalité enregistre automatiquement les coordonnées des personnes qui achètent un Pass drop-in ou réservent une ressource listée publiquement. Vous pouvez également ajouter des contacts manuellement, télécharger une liste de membres ou convertir des contacts en membres. Cliquez ici pour en savoir plus.
Si vous souhaitez que les gens puissent réserver une salle sans être membres, alors notre fonctionnalité de réservations externes robuste est ce dont vous avez besoin. Cliquez ici pour en savoir plus sur le fonctionnement de cette fonctionnalité.
Étape suivante
Apprenez comment facturer et collecter des fonds de tous vos nombreux nouveaux membres ici !
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