Facturer des frais avant la prochaine date de facturation

Le système de facturation de Cobot offre de la flexibilité en générant automatiquement une facture pour vos membres une fois par mois (ou une fois tous les X mois) pour leurs frais d'adhésion, les frais de salle de conférence, les tickets de coworking et tous les frais supplémentaires. De plus, vous avez la liberté de créer une facture de forme libre à tout moment, ce qui peut être particulièrement utile pour gérer des frais imprévus.

Ce guide vous montrera comment émettre une facture basée sur les frais actuels d'un membre, éliminant ainsi la nécessité d'attendre la prochaine date de facturation. Par exemple, si quelqu'un a réservé une salle de réunion aujourd'hui, vous pouvez lui envoyer une facture à tout moment, ce qui vous fait gagner du temps et des efforts.

Pour établir une facture pour les frais courants, allez dans le profil du membre » Facturation » Facturer les frais actuels.

Capture d'écran de la section "Facturation" dans Cobot, affichant la prochaine facture (1 septembre 2025, 476,00 EUR) et un menu déroulant avec des options comme "Factures passées" et "Facturer les frais actuels" (surligné en rouge). Les informations client et fiscales y figurent également.

Sur la page suivante, vous verrez tous les frais que vous pouvez facturer avant la prochaine date de facturation du membre. Il vous suffit de sélectionner les éléments que vous souhaitez lui facturer.

Tous les éléments non sélectionnés seront inclus dans sa prochaine facture automatisée.

Capture d'écran de la page de création de facture dans Cobot, présentant une liste d'éléments facturables tels que "8h Salon Exclusif: 1 oct.", chacun avec une colonne pour la quantité, le montant et le taux de TVA. Les éléments sélectionnés sont cochés, et un bouton bleu "Créer la facture", encadré en rouge, se trouve en bas à droite.

NOTES IMPORTANTES

Les réservations avec crédits appliqués ne peuvent pas être facturées à l'avance.
"Facturer les frais actuels" s'applique uniquement aux frais autres que les frais d'adhésion. Les frais d'adhésion ne peuvent pas être facturés avant la prochaine date de facturation du membre.

Après avoir créé la facture, celle-ci sera publiée dans le profil du membre sur le portail administrateur, dans la section facturation de son portail membre, ainsi que dans votre propre section factures.

La facture ne sera PAS traitée automatiquement, vous devrez donc effectuer une action supplémentaire :

Cliquez sur "Facturer" si un mode de paiement automatisé est présent sur son compte.
Cliquez sur "Envoyer rappel de paiement" s'il a payé via un mode manuel, comme en espèces.
Cliquez sur "Envoyer" pour envoyer la facture par e-mail au membre.

Capture d'écran d’une page de facture dans Cobot, affichant les détails de la facture "Espace25-8-1155", pour un total de 4855,20 €. Les boutons d'action en haut incluent des options comme "PDF", "Envoyer", "Facturer" et "Envoyer rappel de paiement". Le panneau de droite indique que la facture est "non envoyée" avec un bouton "Envoyer", et qu'aucun paiement n'a été enregistré. La section principale liste les frais détaillés pour des services comme la restauration et les réservations de salles, incluant quantités, montants et taxes.

Vous souhaitez en savoir plus sur la facturation des membres ? Consultez ce guide.