Les factures jouent un rôle essentiel pour garder les opérations de votre espace organisées et transparentes. Elles fournissent un enregistrement clair des charges, aident à maintenir des pratiques de facturation cohérentes et garantissent que vous et vos membres disposez d'informations financières à jour.
Personnaliser les factures dans Cobot
Tous les paramètres liés aux factures se trouvent dans Configurer » Paramètres de facturation. Toutes les informations que vous ajoutez ici apparaîtront sur les factures envoyées automatiquement aux membres et sur les factures en format libre que vous créez manuellement.
Adresse de l'expéditeur de la facture
Ajoutez les coordonnées de facturation de VOTRE espace, votre numéro d'identification fiscale et votre logo dans cette section.
Cobot remplira automatiquement les données du membre, donc aucune information de membre ne doit être ajoutée ici.
Paramètres de facture
Identifiant fiscal des membres
Ce champ n'est pas utilisé pour définir les taux de taxe. Il sert uniquement à recueillir les numéros d'identification fiscale de vos membres.Par exemple, en Allemagne, chaque personne possède un numéro "Steuer‑ID". Pour collecter ce numéro, vous devez saisir "Steuer‑ID" dans ce champ. Vous pouvez choisir d'afficher ce champ dans votre formulaire d'inscription sous Personnaliser » Fonctionnalités » Inscription.
Une fois rempli, ce numéro apparaîtra dans le profil du membre ainsi que sur ses factures.Pour configurer les noms et taux de taxe, allez dans Configurer » De Base » Paramètres de facturation.
Jour de facturation par défaut
Ce paramètre détermine le jour du mois utilisé par Cobot lorsqu'une nouvelle adhésion commence — que le membre s'inscrive via la page d'inscription ou que vous ajoutiez l'adhésion manuellement.Par exemple, si le jour par défaut est défini sur 1, les membres seront facturés le 1er de chaque mois. Leur première facture sera au prorata, calculée entre leur date d'inscription et la prochaine date de facturation.
Modifier ce paramètre n'a pas d'effet rétroactif sur les membres existants.
Si vous souhaitez modifier le jour de facturation pour les membres actuels, effectuez un changement de forfait en masse vers un forfait avec la nouvelle date.
Envoyer les factures à l'avance
Si vous entrez un nombre dans ce champ, Cobot générera et enverra les factures ce nombre de jours avant leur échéance.
Par exemple, si vous entrez 5, chaque membre recevra sa facture 5 jours avant la date de facturation. Ces factures envoyées à l'avance sont des aperçus uniquement : les membres ne sont pas prélevés à ce moment‑là.
NOTES IMPORTANTES
L'ENVOI ANTICIPÉ DES FACTURES
Si des modifications surviennent entre la date d'envoi anticipé et la date de facturation — comme une réservation annulée — la facture en aperçu ne sera pas mise à jour.
Cobot n'envoie pas de nouvelles factures anticipées.
Tous les frais supplémentaires ajoutés pendant cette période apparaîtront sur le cycle de facturation suivant.
Les membres qui s'inscrivent après la date d'envoi anticipée mais avant la date de facturation ne recevront pas de facture anticipée.
Les membres dont les comptes ne sont pas encore actifs (par exemple, un début d'abonnement futur) ne recevront pas de factures anticipées.
Marquer une facture comme en retard
Spécifiez le nombre de jours après la date d'échéance à partir duquel une facture est considérée comme "en retard" afin d'activer les rappels de paiement. Cliquez ici pour en savoir plus sur les rappels de paiement.
Copier les factures par e‑mail
Envoyez une copie de chaque facture aux adresses e‑mail que vous spécifiez.
Utilisez uniquement des adresses e‑mail d'administrateurs ou de gestionnaires d'espace. Si vous devez envoyer à plusieurs destinataires, séparez les adresses avec un espace.
Commutateurs de fonctionnalités supplémentaires
Améliorez encore davantage vos paramètres de facturation en activant certaines fonctionnalités optionnelles.
Cliquez sur les liens mis en évidence dans l'interface pour découvrir ce que chaque option fait et comment elle peut soutenir votre flux de facturation.
Personnaliser le format de la facture
Cliquez ici pour apprendre à ajouter des images, définir des numéros de facture personnalisés, et inclure un texte personnalisé sur vos factures.
Facturation automatisée
Cliquez ici pour découvrir comment Cobot génère et envoie automatiquement des factures récurrentes à vos membres, en garantissant une facturation régulière, précise et sans stress.
Cliquez ici pour comprendre comment Cobot automatise la facturation des non‑membres (comme les visiteurs ou utilisateurs de ticket de coworking) — sans travail manuel supplémentaire.
Prochaine étape
Voici comment configurer vos modes de paiement.
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Besoins de facturation complexes ?
Nos experts sont là pour vous aider à configurer Cobot.