Pour personnaliser vos factures, allez dans Configurer » Paramètres de facturation. Tous les détails que vous ajoutez dans cette section apparaîtront sur les factures envoyées à vos membres ou sur les factures en format libre que vous créez.
Adresse d'expéditeur de facture
Ajoutez les détails de facturation et le logo de votre société. Ces informations apparaîtront en haut de la facture.
Astuce : Si vous souhaitez également ajouter des informations supplémentaires, comme le numéro d'identification fiscale de votre entreprise, ajoutez-le au champ Adresse.
Format de facture:
Par défaut, Cobot commencera votre séquence de facturation au numéro 1 :
La séquence de numéros se poursuivra en conséquence, de sorte que la prochaine facture que vous créerez sera la facture 2, puis la 3 et ainsi de suite.
Vous pouvez faire preuve de créativité et modifier ce format comme bon vous semble. Peut-être souhaitez-vous que le nom de votre espace et l'année apparaissent avant le numéro de facture. Voici un exemple de ce que cela pourrait donner :
Si vous ne partez pas du numéro 1, vous pouvez commencer votre facturation dans Cobot avec la même séquence que vous utilisez dans un autre programme. De cette façon, votre comptabilité sera transparente.
Consultez l'explication sous ce champ dans Cobot pour plus de détails sur la façon de procéder.
Vous pouvez également ajouter un texte de facture. Ce texte apparaîtra au bas de vos factures, c'est donc un endroit idéal pour ajouter un remerciement, votre e-mail ou vos conditions de paiement.
Paramètres de facturation :
Champ de la taxe sur la valeur ajoutée :
Ajoutez le nom de la taxe sur la valeur ajoutée que vous facturez à vos membres dans ce champ.
Par exemple, "MwsT." en Allemagne ou "Sales Tax" aux États-Unis. Vous pouvez définir le taux de votre taxe sous Configurer » De Base » Paiements » Taux de taxe.
Si vous avez plusieurs taux d'imposition, comme la "GST" et la "PST" au Canada, veuillez contacter le service d'assistance, et nous les ajouterons pour vous. Tout taux de taxe supplémentaire sera ajouté automatiquement à vos factures.
Champ de l'identifiant fiscal des membres :
Ce champ n'apparaîtra PAS sur vos factures comme un taux d'imposition. Ce champ vous permet de collecter les informations relatives à l'identification fiscale de vos membres.
Par exemple, en Allemagne, chaque personne a un numéro d'identification fiscale appelé "Steuer-ID". Vous devez donc indiquer "Steuer-ID" dans ce champ.
Vous pouvez choisir de faire apparaître ce champ dans votre formulaire d'inscription en activant l'option "Afficher le numéro fiscal lors de l'inscription des membres" sous Personnaliser » Fonctionnalités » Inscription.
S'il est fourni, ce numéro figurera dans le profil du membre et apparaîtra sur ses factures.
Jour de facturation par défaut :
Il s'agit du jour du mois auquel le système se réfère par défaut lorsqu'un membre s'inscrit (soit via la page d'inscription, soit manuellement par vos soins). Si vous mettez la valeur 1, les membres sont facturés le 1er de chaque mois. Leur première facture sera calculée au prorata du jour de l'inscription au 1er du mois suivant.
Générer et envoyer des factures :
En ajoutant un nombre à ce champ, les factures sont générées et envoyées le nombre donné de jours avant leur échéance.
Par exemple, si vous ajoutez un 5 ici, toutes les factures des membres seront envoyées 5 jours avant leur échéance. Ils ne seront PAS facturés.
Lorsque des changements sont apportés, comme l'annulation par le membre d'une réservation pour laquelle il aurait été facturé, la facture sera automatiquement mise à jour entre la date d'envoi de l'aperçu de la facture et la date à laquelle elle doit être facturée. Il n'y aura PAS d'envoi d'une facture anticipée supplémentaire avec les modifications.
Si un membre s'inscrit entre la date de facturation anticipée et la date de la première facture récurrente, il ne recevra pas de facture anticipée.
Par exemple : si votre "Jour de facturation par défaut" est le 1er et que vous souhaitez générer et envoyer des factures 5 jours à l'avance, toute personne qui s'inscrit moins de 5 jours avant le 1er ne recevra pas de facture anticipée.
Les membres qui n'ont pas de compte actif, comme ceux qui se sont inscrit(e)s, mais dont la date de début est à venir, ne recevront pas de facture anticipée. Seuls les membres ayant un compte actif en recevront une.
Par défaut, les membres peuvent voir leurs factures via leur portail de membre. Si vous souhaitez les masquer, cochez la case "Cacher les factures aux membres".
Les membres ne reçoivent PAS de factures par e-mail, sauf si vous indiquez que vous souhaitez que cela se produise. Pour ce faire, cochez la case "Envoyer les factures par e-mail". Une fois cette option activée, toutes les factures créées automatiquement, telles que celles générées par les cycles de facturation récurrents, seront envoyées par e-mail à vos membres dès leur génération.
Conseil de pro :
Les factures en format libre ou les factures créées avant la date de facturation récurrente des membres ne seront PAS automatiquement envoyées par e-mail à vos membres. Une fois créées, cliquez sur "Envoyer" pour passer à l'étape suivante.
Créer une nouvelle facture
Vous pouvez créer des factures pour vos membres à tout moment en allant dans Gérer » Factures et en cliquant sur le bouton Nouvelle facture.
Voir les factures des membres
Pour consulter la liste des factures d'un membre individuel, accédez à son profil de membre et cliquez sur Factures passées dans le menu déroulant sous Facturation :
Prochaine étape
Configurez vos modes de paiements.