La fonctionnalité de rappels de paiement de Cobot aide à gérer les factures en retard plus efficacement. Cet outil vous permet de notifier les membres par e-mail des paiements en retard et de personnaliser les messages de rappel pour une meilleure communication.
Ce guide couvrira:
Statuts de paiement
Les factures de Cobot ont deux statuts de paiement principaux :
De plus, le statut supplémentaire de :
En retard : Appliqué uniquement si vous avez activé le paramètre.
Quand et comment une facture est-elle marquée comme "Payée" ?
Les factures sont marquées comme "Payées" une fois qu'elles sont réglées. Cela se produit de deux manières :
Vous avez configuré des modes de paiement automatiques et le membre a l'un de ces modes de paiement enregistré. Une fois la facture générée automatiquement, son mode de paiement est débité et la facture est marquée "Payée".
Cliquez ici pour en savoir plus sur ce qui se passe lorsqu'un paiement automatique échoue.
Si seuls les modes de paiement manuels sont disponibles, vous devez alors marquer manuellement vos factures comme payées. Une fois que vous le faites, elle sera marquée comme "Payée".
Vous pouvez trouver plus de détails sur la facturation automatique des membres ici.
Quand et comment une facture est-elle marquée comme "Ouverte" ?
Une facture est marquée comme "Ouverte" si elle n'a pas encore été payée. Cela se produit généralement lorsque les factures sont générées et envoyées avant leur date de facturation ou lorsqu'une facture est payée manuellement, mais que le paiement n'a pas encore été enregistré.
Comme indiqué ci-dessus, les factures générées automatiquement sont débitées automatiquement si un membre configure un mode de paiement automatique dans son profil.
Quand et comment une facture est-elle marquée comme "En retard" ?
En plus des états principaux "Ouverte" et "Payée", vous pouvez également choisir quand marquer une facture comme "En retard" en ajoutant cette information dans les paramètres de votre facture sous Configurer » Paramètres de facturation » "Marquer la facture comme en retard x jours après la date d'échéance."
Par exemple, si vous entrez le chiffre "3" dans le champ, la facture sera marquée en retard 3 jours après sa date de facturation.
Envoi de rappels de paiement
Une fois qu'un statut de facture change de "Ouverte" à "En retard", la fonctionnalité de rappel de facture est activée. Les rappels de paiement ne sont pas envoyés automatiquement lorsque cela se produit.
Le statut de vos rappels est affiché pour chaque facture en retard. Pour voir cela, allez à Gérer » Factures » Cliquez sur la facture.
Une fois là, cliquez sur "Envoyer un rappel de paiement".
En cliquant sur "envoyer un rappel", un formulaire d'e-mail avec un modèle de texte pré-rempli apparaît ainsi que des informations sur le nombre de jours de retard de la facture.
Continuez à lire pour apprendre à personnaliser le modèle.
Personnalisation du modèle d'e-mail de rappel
Personnalisez le texte du rappel de facture sous Personnaliser » E-mails.
Le message de rappel par défaut sera pré-rempli, mais peut être modifié au besoin avant d'envoyer le message. Cette flexibilité vous permet d'adapter le ton et le contenu du rappel en fonction du destinataire.
Par exemple, vous pouvez inclure un ton plus formel pour certains membres ou ajouter un BCC pour un avocat si nécessaire.
Une fois personnalisé et envoyé, le membre recevra le rappel de facture par e-mail et sur son tableau de bord membre, l'incitant à régler le paiement en souffrance
Visualisation et gestion des rappels
Suivez et gérez vos rappels de paiement dans votre tableau de bord administrateur sous Gérer » Factures.
Pour chaque facture en retard, vous verrez :
Si un rappel a été envoyé.
La date d'envoi du rappel.
Une option pour renvoyer le rappel.
Cette visibilité vous permet de suivre les paiements en retard et d'agir en conséquence.
Si vous avez des questions ou avez besoin d'aide supplémentaire, veuillez contacter notre équipe de support.
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