La fonctionnalité de rappels de paiement de Cobot aide à gérer les factures en retard plus efficacement. Cet outil vous permet de notifier les membres par e-mail des paiements en retard et de personnaliser les messages de rappel pour une meilleure communication.
Afficher et gérer les rappels
Pour gérer et suivre les rappels, accédez à Gérer » Factures depuis votre tableau de bord administrateur. En plus des données de facturation, vous verrez également :
Le statut de paiement de la facture
Si un rappel a été envoyé
La date du dernier rappel
Une option pour renvoyer le rappel si nécessaire
Cette fonctionnalité vous permet d'avoir une visibilité claire sur les factures en retard et de faciliter le suivi pour une meilleure gestion financière.
Pour mieux comprendre la fonctionnalité de rappel, il est important de connaître le statut de chaque facture et ce qu'il signifie.
Statuts de paiement
Les factures de Cobot ont deux statuts de paiement principaux :
Quand et comment une facture est-elle marquée comme "Payée" ?
Les factures sont marquées comme "Payée" une fois qu'elles sont réglées. Cela se produit de deux manières :
Modes de paiement automatisé : Si un membre dispose d'un mode de paiement automatisé enregistré, son compte est débité et la facture est marquée comme "Payée".
Cliquez ici pour en savoir plus sur ce qui se passe lorsqu'un paiement automatisé échoue.
Modes de paiement manuels : Si un membre utilise un mode de paiement manuel, vous devez alors marquer la facture comme "Payée" manuellement.
Quand et comment une facture est-elle marquée comme "En retard" ?
Par défaut, les factures sont marquées comme "En retard" trois jours après la date de facturation. Cela s'explique par le fait que Cobot tente de prélever le montant jusqu'à trois fois sur trois jours consécutifs. Si le paiement échoue lors de la troisième et dernière tentative, la facture est marquée en retard.
Si vous souhaitez que les factures soient marquées en retard après un autre délai, vous pouvez ajuster ce paramètre sous Configurer » Paramètres de facturation » "Marquer la facture comme en retard x jours après la date d'échéance".
ASTUCE PRO
Définir un nombre élevé (par ex. 60) empêchera efficacement les factures d’être marquées comme "En retard" si vous préférez ne pas utiliser cette fonctionnalité. Si vous constatez que le paramètre par défaut ne s'applique pas, veuillez contacter notre équipe d'assistance.
Envoi de rappels de paiement
La fonctionnalité de rappels de paiement devient active dès qu'une facture passe du statut "Ouverte" à "En retard".
Les rappels ne sont pas envoyés automatiquement, ils doivent être déclenchés manuellement.
Pour envoyer un rappel :
Accédez à Gérer » Factures et sélectionnez la facture.
Cliquez sur Envoyer un rappel de paiement.
Vous pouvez également utiliser le menu hamburger sur le tableau de bord de vos factures pour envoyer des rappels :
Personnalisation des modèles d'e-mails de rappel
En cliquant sur "Envoyer un rappel", un formulaire d'e-mail avec un modèle de texte pré-rempli apparaît. Cobot propose trois modèles d'e-mails de rappel, que vous pouvez personnaliser en termes de ton et de contenu sous Personnaliser » E-mails.
Chaque rappel (Premier, Deuxième, Troisième) a son propre modèle :
Premier rappel : "Rappel de paiement"
Deuxième rappel : "Deuxième rappel de paiement"
Troisième rappel : "Troisième rappel de paiement"
Cobot sait combien de rappels ont été envoyés pour chaque facture et sélectionne automatiquement le modèle approprié (1er, 2e ou 3e) chaque fois que vous cliquez sur "Envoyer un rappel".
Vous pouvez également apporter des ajustements avant l'envoi, ce qui vous permet d'adapter le message à chaque membre ou d'ajouter des informations personnalisées si nécessaire.
Compteur de rappels
Seules les factures marquées comme "En retard" peuvent faire l'objet de rappels, et le compteur est basé uniquement sur la date du dernier rappel.
Chaque fois qu'un rappel est envoyé, Cobot réinitialise le compteur de rappels de cette facture à zéro.
Si une semaine s'écoule sans nouvelle action, le compteur devient rouge, indiquant qu’un suivi supplémentaire peut être nécessaire, comme l'envoi d'un deuxième e-mail de rappel.
Tous les rappels envoyés sont également enregistrés dans le flux d’activités de votre tableau de bord.
Si vous avez des questions ou avez besoin d'aide supplémentaire, veuillez contacter notre équipe de support.
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