L'une des choses essentielles dans votre espace est de tenir vos membres informé·e·s. Nous avons automatisé les e-mails transactionnels les plus courants pour aider à alléger la charge de travail liée aux actions critiques telles que la confirmation de l'adhésion, la facturation, et plus encore.
Vous pouvez également utiliser Cobot pour envoyer des e-mails directement à vos membres concernant des choses comme les heures d'ouverture pendant les vacances ou de nouveaux évènements.
E-mails automatisés
Cobot a automatisé les e-mails transactionnels les plus courants pour alléger la charge de travail liée à des actions cruciales telles que la confirmation d'adhésion, la facturation, et plus encore.
Modèles disponibles
Modifiez et personnalisez les modèles suivants sous Personnaliser » E-mails.
TOUS LES E-MAILS AUTOMATISÉS PEUVENT ÊTRE DÉSACTIVÉS
en décochant la case "Envoyer cet e-mail" en bas de chaque modèle.
Type | Nom du Modèle | Description |
Automatisé | E-mail de bienvenue à l'adhésion | Envoyé après l'inscription d'un nouveau membre ne nécessitant pas de confirmation de l'admin. |
Automatisé | E-mail de bienvenue à l'adhésion non confirmée | Envoyé si un nouveau membre s'inscrit mais nécessite une confirmation de l'admin. |
Automatisé | Envoyé aux membres après que l'administrateur les a confirmé·e·s, ou s'ils·elles se sont inscrit·e·s avec succès. | |
Automatisé | Annulation d'adhésion | Envoyé au membre lorsque son adhésion est annulée. |
Automatisé sauf désactivation | Nouvelle facture | Envoyé au membre chaque fois qu'une nouvelle facture est envoyée.
Pour désactiver : Aller à Configurer » Paramètres de facturation » Décocher "Envoyer les factures aux membres par e-mail". |
Automatisé | Envoyé au membre après qu'un paiement automatique de facture a échoué une ou deux fois. | |
Automatisé | Envoyé au membre après que le paiement automatique d'une facture a échoué trois fois (nous arrêtons les tentatives après cela). | |
Automatisé | Paiement d'adhésion en attente d'authentification | Envoyé au membre lorsque le paiement de l'adhésion est en attente d'authentification. |
Automatisé une fois activé | Notification d'anniversaire | Envoyé à votre membre le jour de son anniversaire. Cela ne sera envoyé que si le commutateur de fonction correspondant (sous Personnaliser » Fonctionnalités » Autres) a été activé. |
Automatisé sauf désactivation | Commentaire sur un problème de service d'assistance | Envoyé à l'administrateur lorsqu'un membre laisse un commentaire sur le service d'assistance, sauf si la notification est désactivée dans les paramètres admin (sous Configurer » Administrateurs). |
Manuel | Connecter l'adhésion au compte utilisateur | Envoyé lorsque l'administrateur invite manuellement un membre à se connecter à son portail de membre. |
Automatisé | Profil de la communauté mis à jour | Envoyé au membre lorsque l'administrateur met à jour son profil de communauté. |
Automatisé | Profil de la communauté publié | Envoyé au membre lorsque l'administrateur publie son profil de communauté. |
Automatisé | Profil de la communauté défini comme privé | Envoyé au membre lorsque l'administrateur définit son profil de communauté comme privé. |
Manuel | Rappel de paiement | Option pour envoyer un e-mail individuel lorsqu'un paiement est en retard. |
Manuel | Second rappel de paiement | Option pour envoyer un second rappel de paiement. |
Manuel | Troisième rappel de paiement | Option pour envoyer un troisième rappel de paiement. |
Automatisé | Nouvelle réservation externe | Envoyé au visiteur lorsqu'il·elle effectue une nouvelle réservation via la page d'acceuil. |
Automatisé après activation | Nouvelle rèservation externe en attente | Envoyé lorsqu'une réservation externe est effectuée.
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Automatisé après activation | Réservation externe approuvée | Envoyé lorsqu’un admin approuve une réservation externe.
Uniquement envoyé si "Approbation requise pour les visiteurs" est activée dans les paramètres des ressources. |
Automatisé | Confirmation d'annulation de réservation externe | Envoyé au visiteur lorsque l'annulation de sa réservation a été demandée par lui-même ou par un tiers. |
Automatisé | Réservation externe annulée par l'administrateur | Envoyé au visiteur lorsque sa réservation externe a été annulée par un administrateur. |
Automatisé | Réservation (externe) modifiée par l'administrateur | Envoyé au visiteur si un administrateur modifie sa réservation externe. |
Automatisé | Réservation externe annulée par le visiteur | Envoyé au visiteur après qu'il·elle a annulé sa réservation externe. |
Automatisé | Rappel de réservation (externe) | Envoyé au visiteur 24 heures avant le début de sa réservation. |
Automatisé | Achat d'un ticket de coworking | Envoyé lorsqu'un visiteur achète un ticket de coworking. |
Automatisé | Achat d'un billet d'évènement | Envoyé lorsqu'un visiteur achète un billet pour un évènement via le calendrier des évènements. |
Modifier les modèles
Les modèles d’e-mails Cobot sont déjà formatés avec toutes les informations essentielles pour vos membres et visiteurs. Vous pouvez les modifier pour ajouter des détails personnalisés comme l’adresse de votre espace ou ce que les visiteurs doivent prévoir.
NOTES IMPORTANTES AVANT DE MODIFIER
Chaque modèle contient des "short-codes" entourés de {{accolades}}, qui sont remplacés par les données de Cobot et du profil du membre.
Une liste des short-codes utilisables s’affiche sous chaque modèle.
Par exemple:
Le placeholder {{first_name}} sera automatiquement remplacé par le prénom du membre recevant cet e-mail. Si vous supprimez ces short-codes, Cobot ne tirera pas ces données.
Le texte entouré de {{#condition}}comme ceci{{/condition}} est uniquement affiché si la condition est vraie. {{^condition}}ne pas afficher ceci{{/condition}} fait l’inverse.
Exemple 1:
Le numéro de facture est {{number}} résulte en: Le numéro de facture est 123.
Exemple 2:
La facture {{#paid}}a été payée{{/paid}}{{^paid}}n'a pas été payée{{/paid}} résulte en La facture a été payée si paid est vrai; sinon, La facture n'a pas été payée.
Maintenant que nous avons couvert cela, parlons de la façon dont vous pouvez rendre vos e-mails plus personnels. Une fois dans votre modèle, ajoutez toutes les informations supplémentaires que vous souhaitez partager.
CONSEIL PRO
Gardez vos modèles neutres, car ils seront envoyés à tous les destinataires configurés pour recevoir cet e-mail. Il n'est pas possible de créer des e-mails différents selon le forfait. Pour partager des informations spécifiques à un forfait, incluez-les dans les paramètres de forfait.
Vous pouvez personnaliser davantage vos e-mails en mettant votre texte en gras, en italique ou en souligné. Vous pouvez également ajouter des titres, des citations et des liens pour rediriger facilement vos membres et visiteurs vers votre site web ou d'autres documents en ligne.
Il suffit de surligner un mot et de choisir parmi les options du menu contextuel.
NOTE IMPORTANTE : ENREGISTREZ VOTRE TRAVAIL !!
Une fois vos e-mails rédigés et optimisés, descendez en bas de la page du modèle et cliquez sur "Enregistrer". Si vous ne le faites pas, vos modifications seront perdues.
E-mails de rappel pour le renouvellement d’adhésion
Cobot propose un add-on gratuit qui permet de configurer des e-mails de rappel pour vos membres. Ces e-mails automatisés sont envoyés un certain nombre de jours avant la date de facturation afin de rappeler aux membres leurs frais à venir.
Consultez ce guide pour plus de détails.
L'envoi d'e-mails personnalisés depuis Cobot
La fonction d'e-mail intégrée de Cobot est conçue pour des e-mails courts et transactionnels. Il s'agit d'e-mails rédigés pour une personne spécifique ou un groupe de personnes de manière non récurrente.
Cobot n'est pas destiné aux newsletters ou aux e-mails au format plus long. Pour cela, nous recommandons l'intégration avec Mailchimp ou Zapier.
Ce qui est autorisé | Ce qui n'est pas autorisé |
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Envoyer des e-mails aux membres
Quel que soit le mode d’envoi, Cobot enverra l’e-mail directement à l’adresse enregistrée du membre (généralement celle utilisée lors de l’inscription) et publiera le message dans son flux d’activité dans le portail membre.
Il y a plusieurs façons d'envoyer des messages à des individus:
Envoyer des e-mails individuels aux membres
Allez dans Gérer » Membres » Cliquez sur le nom du membre pour accéder à son Profil de membre, puis cliquez sur Envoyer un message.
Vous pouvez également voir tous les messages envoyés à ce membre depuis cet écran.
Ou bien, allez à Gérer » Messages » Nouveau message et recherchez le nom du membre dans le champ de recherche.
Envoyer des e-mails de groupe
Vous pouvez envoyer des e-mails groupés de plusieurs manières :
Depuis l’onglet "Messages" - utilisez cette option pour envoyer un e-mail à une liste générale de membres.
Depuis l’onglet "Membres" - utilisez cette option pour envoyer un e-mail à un groupe spécifique, comme tous les membres d’un même forfait.
Envoyer un e-mail groupé depuis l'onglet "Messages"
Allez dans Gérer » Messages » Nouveau message et entrez les noms des membres à inclure dans le champ de recherche. Cliquez sur autant de noms que nécessaire.
Si vous souhaitez envoyer un e-mail à un groupe spécifique de personnes, comme les membres d’un forfait particulier, faites défiler vers le bas pour découvrir comment.
Envoyer un e-mail groupé depuis l'onglet "Membres"
Envoyez facilement un e-mail à un groupe de membres, comme tous ceux d’un forfait spécifique ou tous ceux de votre liste de membres annulés en une seule fois.
Allez à Gérer » Membres et saisissez quelque chose dans le champ de recherche. Utilisez des filtres comme le nom d’un forfait, d’une entreprise ou le statut de confirmation.
Cliquez sur Actions groupées » Envoyer un message à la liste. Le nombre affiché à côté du bouton "Envoyer un message à la liste" s’ajustera en fonction de votre filtrage.
Une fois votre e-mail prêt, cliquez sur Envoyer l’e-mail !
ASTUCES ET CONSEILS
Supprimez toute adresse que vous ne souhaitez pas inclure en cliquant sur le x à côté du nom du membre.
Surlignez n’importe quel texte pour voir les options de mise en forme.
Tous les membres et administrateurs inclus dans un e-mail seront en bcc. Les autres membres ne verront pas qui d’autre a reçu l’e-mail, et personne ne recevra de réponse à part l’expéditeur/admin d’origine.
Si vous voyez un message d’erreur comme "Impossible d’envoyer un e-mail à...", cela signifie que Cobot a tenté d’envoyer un e-mail à cette adresse mais a rencontré une erreur. Une fois le problème corrigé, nous devrons activer l’adresse manuellement, alors veuillez contacter le support.
Tous les e-mails qu’un membre reçoit seront également publiés dans son flux d’activité sur son portail membre. Vous pouvez voir un historique de ses messages dans son profil membre et sous Gérer » Messages.
Envoyer des e-mails aux non-membres/invités/visiteurs
La plupart des e-mails envoyés aux non-membres sont liés à l’une de nos fonctionnalités externes géniales. Cliquez sur les liens ci-dessous pour en savoir plus sur le flux d’envoi des e-mails pour chaque cas :
Lorsqu’un non-membre utilise l’une des fonctionnalités ci-dessus, il est ajouté en tant que Contact. Vous pouvez envoyer un e-mail manuellement à n’importe quel non-membre depuis votre liste de contacts. Il suffit de cliquer sur son nom, puis sur l’adresse e-mail indiquée sur sa fiche contact.
Cliquez ici pour en savoir plus sur le fonctionnement de la liste de contacts.
Vous pouvez voir un historique de tous les messages envoyés à vos non-membres sous Gérer » Messages.
Envoi des factures par e-mail
Cobot automatise la facturation de vos membres pour leur adhésion, les ressources réservées, les tickets de coworking supplémentaires et d’autres types de frais.
Il automatise également la facturation des non-membres lorsqu’une action, comme une réservation via votre Portail de réservation externe, est effectuée.
Lisez la suite pour en savoir plus sur ces fonctionnalités.
Factures des membres
Par défaut, Cobot génère des factures pour tous les frais de vos membres. Cela inclut les frais d’adhésion, les frais de réservation, les tickets de coworking et les options supplémentaires. Les factures sont publiées dans le portail membre de chaque utilisateur pour un accès facile.
Les factures ne sont PAS, cependant, envoyées automatiquement par e-mail à vos membres.
Pour activer cette option, allez à Configurer » Paramètres de facturation, cochez la case "Envoyer les factures par e-mail" » enregistrez. Maintenant, tous les membres recevront un e-mail avec leur facture détaillée à la fin de leur période de facturation (il n’est pas possible d’activer cette option uniquement pour certains membres).
Pour en savoir plus sur les paramètres de facturation et le fonctionnement de la facturation des membres, consultez ce guide.
Factures des non-membres/invités/visiteurs
Il existe plusieurs façons pour vos non-membres de recevoir des factures par e-mail. Celles-ci sont généralement envoyées automatiquement après un achat ou une réservation.
Consultez ce guide pour en savoir plus sur le fonctionnement de la facturation des non-membres.
Envoyer des newsletters
Cobot n'est pas conçu pour les newsletters ou les e-mails au format plus long. Nous vous recommandons d'utiliser Mailchimp ou un service similaire pour l'envoi de newsletters et d'autres matériels marketing. Les applications de newsletters garantissent la livraison de vos e-mails, et elles vous permettent également de suivre le succès de vos campagnes d'e-mails.
Consultez notre extension Mailchimp sous Extensions » Newsletters Mailchimp. Lorsqu'elle est activée, elle ajoute immédiatement vos membres à votre liste de diffusion Mailchimp.
Consultez ce guide pour plus de détails. Ou, consultez Zapier pour connecter Cobot à une autre application de newsletter.
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