L'une des choses essentielles dans votre espace est de tenir vos membres informé·e·s. Nous avons automatisé les e-mails transactionnels les plus courants pour aider à alléger la charge de travail liée aux actions critiques telles que la confirmation de l'adhésion, la facturation, et plus encore.
Vous pouvez également utiliser Cobot pour envoyer des e-mails directement à vos membres concernant des choses comme les heures d'ouverture pendant les vacances ou de nouveaux évènements.
Ce guide couvrira:
E-mails automatisés
Cobot a automatisé les e-mails transactionnels les plus courants pour alléger la charge de travail liée à des actions cruciales telles que la confirmation d'adhésion, la facturation, et plus encore.
Modèles disponibles
Modifiez et personnalisez les modèles suivants sous Personnaliser » E-mails.
TOUS LES E-MAILS AUTOMATISÉS PEUVENT ÊTRE DÉSACTIVÉS
en décochant la case "Send this Email" ("Envoyer cet e-mail") en bas de chaque modèle.
Modèles disponibles
Modifiez et personnalisez les modèles suivants sous Personnaliser » E-mails:
Envoyé aux membres après que l'administrateur les a confirmé·e·s, ou s'ils·elles se sont inscrit·e·s avec succès. | |
Nouvelle facture | Envoyé au membre chaque fois qu'une nouvelle facture est envoyée. |
(Paiement automatisé) Échec de paiement | Envoyé au membre après qu'un paiement automatique de facture a échoué une ou deux fois. |
(Paiement automatisé) Échec de paiement définitif | Envoyé au membre après que le paiement automatique d'une facture a échoué trois fois (nous arrêtons les tentatives après cela). |
Paiement d'adhésion en attente d'authentification | Envoyé au membre lorsque le paiement de l'adhésion est en attente d'authentification. |
Notification d'anniversaire | Envoyé à votre membre le jour de son anniversaire. Cela ne sera envoyé que si le commutateur de fonction correspondant (sous Personnaliser » Fonctionnalités » Autres) a été activé. |
Commentaire sur un problème de service d'assistance | Envoyé à l'administrateur lorsqu'un membre laisse un commentaire sur le service d'assistance. |
Connecter l'adhésion au compte utilisateur | Envoyé lorsque l'administrateur invite manuellement un membre à se connecter à son portail de membre. |
Profil de la communauté mis à jour | Envoyé au membre lorsque l'administrateur met à jour son profil de communauté. |
Profil de la communauté publié | Envoyé au membre lorsque l'administrateur publie son profil de communauté. |
Profil de la communauté défini comme privé | Envoyé au membre lorsque l'administrateur définit son profil de communauté comme privé. |
Nouvelle réservation externe | Envoyé au visiteur lorsqu'il·elle effectue une nouvelle réservation via la page d'acceuil. |
Confirmation d'annulation de réservation externe | Envoyé au visiteur lorsque l'annulation de sa réservation a été demandée par lui-même ou par un tiers. |
Réservation externe annulée par l'administrateur | Envoyé au visiteur lorsque sa réservation externe a été annulée par un administrateur. |
Réservation (externe) modifiée par l'administrateur | Envoyé au visiteur si un administrateur modifie sa réservation externe. |
Réservation externe annulée par le visiteur | Envoyé au visiteur après qu'il·elle a annulé sa réservation externe. |
Rappel de réservation (externe) | Envoyé au visiteur 24 heures avant le début de sa réservation. |
Modifier les modèles
Vous pouvez modifier chaque e-mail et ajouter des personnalisations de base en surlignant le mot. Vous pouvez mettre en gras, en italique, souligner, ajouter des liens hypertexte, des titres de niveau 2 (H2), des titres de niveau 3 (H3) et des citations.
Chaque modèle récupère des informations clés de Cobot avec une programmation de "short-code" simple (indiquée sous chaque boîte de modèle d'e-mail). Les mots entourés de {{crochets}} sont remplacés par des données + provenant de Cobot et du profil du membre.
Par exemple:
Le placeholder {{first_name}} sera automatiquement remplacé par le prénom du membre recevant cet e-mail. Si vous supprimez ces short-codes, Cobot ne tirera pas ces données.
Exemple 1:
Le numéro de facture est {{number}} résulte en: Le numéro de facture est 123.
Exemple 2:
La facture {{#paid}}a été payée{{/paid}}{{^paid}}n'a pas été payée{{/paid}} résulte en La facture a été payée si paid est vrai; sinon, La facture n'a pas été payée.
Une liste complète de tous les placeholders disponibles par type d'e-mail est disponible sous chaque boîte de texte.
L'envoi d'e-mails personnalisés depuis Cobot
La fonction d'e-mail intégrée de Cobot est conçue pour des e-mails courts et transactionnels. Il s'agit d'e-mails rédigés pour une personne spécifique ou un groupe de personnes de manière non récurrente. Cobot n'est pas destiné aux newsletters ou aux e-mails au format plus long.
Ce qui est autorisé | Ce qui n'est pas autorisé |
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Comment envoyer des e-mails à des individus
Il y a plusieurs façons d'envoyer des messages à des individus:
Peu importe la manière dont vous envoyez des messages, Cobot enverra un e-mail directement au membre et affichera le message dans son fil d'activité sur son portail de membre. Vous pouvez consulter l'historique de leurs messages depuis leur profil de membre et sous Gérer » Messages.
Envoyer des messages individuels aux membres
Allez dans Gérer » Membres » Cliquez sur le nom du membre pour accéder à son Profil de membre, puis cliquez sur Envoyer un message.
Envoyer des messages aux membres par recherche
Sous Gérer » Messages » Nouveau message, vous trouverez un champ d'e-mail vide où vous pouvez rechercher des noms de membres pour envoyer des e-mails individuels ou de groupe.
Comment envoyer des e-mails de groupe
Envoyez un e-mail à l'ensemble d'une liste de membres, telle que tout le monde sur votre liste de "Membres annulés", ou utilisez le filtre de "Recherche" pour créer une liste d'e-mails spécifique. Effectuez une recherche avec des éléments tels que le nom d'un forfait, d'une entreprise ou du statut de confirmation.
1. Allez dans Gérer » Membres et saisissez quelque chose dans le champ de recherche.
2. Cliquez sur Actions groupées » Envoyer un message à la liste. Le nombre à côté du bouton 'Envoyer un message à la liste' s'ajustera en fonction de vos filtres.
3. Vous serez redirigé·e vers le composeur d'e-mails. Supprimez les adresses e-mail supplémentaires en cliquant sur la croix à côté du nom du membre. Mettez en surbrillance le texte pour voir les options de mise en forme.
Tous les membres et administrateurs inclus dans un e-mail seront en copie cachée (bbc). Cela signifie que les autres membres ne verront pas qui d'autre a reçu l'e-mail, et personne ne recevra de réponse sauf l'expéditeur/administrateur d'origine.
Si vous voyez un message d'erreur tel que "Impossible d'envoyer des e-mails à...", cela signifie que Cobot a tenté d'envoyer un e-mail à cette adresse mais a rencontré une erreur. Une fois le problème résolu, nous devrons réactiver manuellement votre adresse, alors veuillez contacter le support.
4. Lorsque votre e-mail est prêt, cliquez sur le bouton Envoyer l'e-mail!
NOTES IMPORTANTES
Cobot publiera tous les e-mails dans le fil d'activité du membre sur son portail de membre. Vous pouvez consulter l'historique de leurs messages depuis leur profil de membre et sous Gérer » Messages.
Envoyer des newsletters
Cobot n'est pas conçu pour les newsletters ou les e-mails au format plus long. Nous vous recommandons d'utiliser Mailchimp ou un service similaire pour l'envoi de newsletters et d'autres matériels marketing. Les applications de newsletters garantissent la livraison de vos e-mails, et elles vous permettent également de suivre le succès de vos campagnes d'e-mails.
Consultez notre extension Mailchimp sous Extensions » Newsletters Mailchimp. Lorsqu'elle est activée, elle ajoute immédiatement vos membres à votre liste de diffusion Mailchimp.
Consultez ce guide pour plus de détails. Ou, consultez Zapier pour connecter Cobot à une autre application de newsletter.
E-mails de rappel
Si vous souhaitez envoyer des e-mails de rappel à vos membres, vous pouvez le faire avec l'extension "Rappels". Consultez ce guide pour plus de détails.
Les e-mails de rappel sont utiles si vous souhaitez informer vos membres que leur facture est due dans x jours.
Envoyer des factures par e-mail
Cobot automatise la tâche de facturation de vos membres pour leur adhésion, les ressources réservées, les forfaits de temps supplémentaire et d'autres types de frais. Lorsqu'il est activé, tous les membres reçoivent un e-mail avec leur facture détaillée à la fin de leurs périodes de facturation.
By default, this feature is not active. To auto-send members invoices, go to Setup » Invoice Settings » Check the 'Send invoices by email' box » save.
Par défaut, cette fonctionnalité n'est pas active. Pour envoyer automatiquement les factures aux membres, rendez-vous dans Configurer » Paramètres de facturation » Cochez la case "Envoyer les factures par e-mail" » Enregistrez.
Pour en savoir plus sur les paramètres de facturation, consultez ce guide.
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