Organisez des évènements publics et privés, vendez des billets aux membres et aux visiteurs, gérez les participants et gérez les paiements.

Ce guide couvre :

Pour créer un nouvel évènement, allez dans Gérer » Évènements » Nouvel évènement.

Sous Paramètres de base, vous pouvez :

Une fois que vous avez personnalisé vos paramètres de base, vous pouvez maintenant choisir si :

L'activation de l'option Page publique vous permet de générer un lien que les administrateurs et les membres peuvent utiliser pour l'intégrer ou le partager en dehors de Cobot. L'évènement sera également affiché publiquement sur la page Évènements de la page d'accueil de Cobot.
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L'étape suivante consiste à ajouter une image, ainsi qu'une description. Vous pouvez également créer des Tags pour permettre à vos membres de trouver des évènements similaires.

Votre évènement se déroulera dans des salles de réunion ou des espaces évènementiels ? Assurez-vous qu'ils sont bloqués dans le calendrier de réservation! Il vous suffit de sélectionner la ressource et l'heure de l'évènement sera automatiquement bloquée dans le calendrier.
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Vos membres reçoivent un e-mail de confirmation automatique lorsqu'ils s'inscrivent à un évènement. Vous pouvez ajouter un message personnalisé à cet e-mail.

Une fois le formulaire rempli, vous pouvez enregistrer l'évènement en tant que projet à compléter ou à modifier ultérieurement, ou vous pouvez enregistrer et publier l'évènement. L'évènement sera alors visible par les visiteurs, les membres ou les deux, selon que vous l'avez rendu public ou non.
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Si vous le souhaitez, vous pouvez obtenir un aperçu de tous les évènements que vous avez créés sous Gérer » Évènements:

Les évènements apparaîtront dans un onglet distinct du portail des membres. Ils peuvent y voir les évènements à venir, les évènements auxquels ils ont confirmé leur participation et tous les évènements passés.
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Ils peuvent consulter les détails de l'évènement en cliquant sur le titre de l'évènement.

Tous les évènements rendus publics apparaîtront sur une page d'évènements publique sur votre page d'accueil Cobot :

Cette page répertorie tous les évènements ayant une page publique, y compris les évènements réservés aux membres. Comme pour les Passes drop-in et les Réservations Externes, un visiteur peut sélectionner l'évènement auquel il souhaite assister et passer à la caisse pour acheter un billet.

Une fois qu'il a cliqué sur l'évènement auquel il souhaite assister, il peut sélectionner le nombre de billets :

Lorsqu'une personne achète un billet, elle peut sélectionner le mode de paiement qu'elle souhaite utiliser :

Si le paiement est effectué, un message de réussite s'affiche :

Les visiteurs recevront un email de confirmation. Vous pouvez personnaliser le message dans le formulaire des évènements. Les administrateurs recevront également un email de confirmation de la nouvelle inscription.
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Les détails de l'achat sont gardés dans la fonction Contacts de Cobot.

Vous pouvez autoriser différents modes de paiement pour les visiteurs lors d'évènements en mettant à jour leurs paramètres respectifs sous Configurer » Modes de paiement.
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Pour ce faire, il vous suffit de cliquer sur le mode de paiement que vous souhaitez modifier et de cocher la case "Activer pour les non-membres" :

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Une fois que vous l'aurez fait, les visiteurs pourront le sélectionner comme mode de paiement dans la rubrique "Entrer les détails du paiement", comme suit :
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Vous pouvez intégrer de nombreux évènements publics en dehors de Cobot. Allez dans Gérer » Évènements » Code d'intégration. Copiez et collez le code dans n'importe quelle page web où vous pouvez éditer le HTML comme Wordpress et Wix.

Lorsque les visiteurs cliquent sur les liens du widget, ils sont dirigés vers la page publique de l'évènement sur lequel ils ont cliqué.
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À ce stade, les visiteurs peuvent acheter le billet.
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Vous pouvez personnaliser son design en modifiant le CSS (dans la section supérieure du code du widget)

Vous pouvez consulter la liste des participants à un évènement en cliquant sur l'évènement en question dans la rubrique Évènements:

Vous accéderez alors à la page d'aperçu de l'évènement en question et verrez vos participants dans une liste au bas de la page :

En cliquant sur leur nom, vous accéderez soit à leur page Membre (si leur statut est Membre), soit à leur page Contact (si leur statut est Contact). De là, vous pourrez gérer d'autres détails.

Cette fonction premium est incluse de manière transparente dans votre abonnement de base, sans coût supplémentaire. Nous appliquons uniquement des frais de traitement de 3 % pour les billets visiteurs, jamais pour les billets membres.
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Les événements gratuits pour les visiteurs n'ont pas de frais de traitement.
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Vous trouverez le détail de tous les paiements de frais de traitement sous Cobot Invoices » Processing Fees.

Mettez en place un service d'assistance pour aider vos membres à optimiser le temps qu'ils passent dans votre espace.