Cobot vous permet de rembourser les paiements effectués sur des factures, en renvoyant les fonds sur le compte du payeur. Cela peut se faire automatiquement (avec Stripe) ou manuellement, si vous utilisez d'autres modes de paiement.

Actuellement, les remboursements automatiques ne sont possibles que si vous utilisez Stripe. Pour les autres modes de paiement, les remboursements doivent être traités manuellement (mais Cobot peut les enregistrer pour votre suivi).

Remboursements automatiques (via Stripe)

Avec Stripe, vous pouvez effectuer des remboursements automatiquement depuis Cobot.

Allez dans Gérer » Factures » Trouvez la facture à rembourser » Enregistrements de paiement » Ajouter » Refund.

Écran de facturation dans Cobot, avec la section remboursement entourée en rouge à droite.

Vous serez automatiquement redirigé·e vers un écran prérempli avec le montant initial et le mode de paiement (Stripe) utilisé pour régler la facture.

💡 Vous pouvez rembourser la totalité ou une partie du montant, par exemple si un membre a accidentellement payé trop cher sa facture.

2. Cliquez sur Rembourser.

Modale Web dans Cobot, affichant l'écran « Enregistrer le remboursement » pour le montant de la facture (60) et le menu déroulant « Sélectionner le mode de paiement », avec « Carte de crédit » sélectionné. En bas à droite, il y a un bouton « rembourser ».

C'est tout ! Le montant sera remboursé sur le mode de paiement initial de votre membre via Stripe en quelques secondes. Vous verrez également une notification dans le flux d'activité ainsi que sur votre tableau de bord.

⚠️ Stripe ne rembourse pas ses frais de transaction lorsqu'un remboursement est effectué. Pour en savoir plus, veuillez consulter la page d'assistance de Stripe.

REMARQUE IMPORTANTE

Si vous avez activé l'option Obligatoire de payer des tickets de coworking instantanément dans Personnaliser » Fonctionnalités » Paiements, les remboursements pour les tickets de coworking achetés par carte de crédit ne sont actuellement pas pris en charge.
Cette fonctionnalité sera bientôt disponible.

Remboursements manuels (ou paiements hors Stripe)

Si vos clients utilisent d'autres modes de paiement que Stripe (par exemple PayPal ou des modes de paiement manuels), vous devrez effectuer le remboursement manuellement via le service externe concerné.

Vous pouvez toutefois enregistrer le remboursement dans Cobot pour une comptabilité précise.

Allez dans Gérer » Factures » Trouvez la facture à rembourser » Enregistrements des paiement » Ajouter » Remboursement.
Le mode de paiement utilisé pour régler la facture sera sélectionnée par défaut.
Cliquez sur Enregistrer le remboursement.

Capture d'écran d'une fenêtre modale affichant l'écran « Enregistrer le remboursement » pour le montant obligatoire et le menu déroulant de sélection du mode de paiement, qui affiche également un avertissement en cas de sélection manuelle du mode de paiement.

⚠️ Enregistrer un remboursement dans Cobot pour un paiement effectué en dehors de Stripe ne renvoie pas d’argent. Vous devrez effectuer le remboursement manuellement.

Mise à jour du statut de paiement après remboursement

Une fois un remboursement effectué — qu’il soit automatique ou manuel — le statut de la facture dans Cobot sera mis à jour en conséquence.

Le statut de la facture reflétera l’une des situations suivantes :

Non payée – La facture avait été entièrement payée et le montant total a été remboursé.
Partiellement payée – La facture avait été entièrement payée et seul un montant partiel a été remboursé.
Payé – La facture avait été surpayée et seul le montant excédentaire a été remboursé.

Supprimer des enregistrements de paiement

La suppression d’un enregistrement de paiement n’annule pas le remboursement et ne le rétablit pas. Elle ne modifie pas non plus le statut de la facture ni le montant payé ou à payer.

Créer de factures de correction pour les paiements remboursés

En fonction de vos méthodes comptables, vous pouvez également créer des factures de correction pour vos paiements remboursés.