Quand utiliser une facture de correction
Utilisez une facture de correction pour corriger des erreurs sur des factures déjà émises, sans supprimer ni modifier directement l'originale. Cette méthode vous permet de garder des registres comptables précis.
Créez une facture de correction lorsque :
Vous avez saisi un montant, un taux de taxe ou un service incorrect sur la facture d'origine.
Vous devez annuler ou ajuster une facture, qu'elle ait été payée ou non.
Vous souhaitez enregistrer une modification sans affecter l'historique du rapprochement.
Corriger une facture vs. annuler une facture
Annuler une facture signifie que vous n'attendez plus de paiement. Le statut de la facture passe de non payée à annulée.
Corriger une facture signifie que vous attendez toujours un paiement, mais pour un montant ou un poste différent. La facture d'origine reste dans vos registres, et Cobot crée une facture de correction supplémentaire pour refléter les modifications.
Comment créer une facture de correction
Pour corriger une facture déjà émise dans Cobot :
Allez dans Gérer » Factures.
Cliquez sur la facture que vous souhaitez corriger.
Cliquez sur Corriger la facture.
Cela ouvrira un nouveau modèle de facture de correction pré-rempli avec les détails de la facture d'origine. Le montant de la facture apparaîtra en valeur négative, annulant ainsi le montant initial.
Annuler la facture d'origine
Si vous souhaitez annuler complètement la facture d'origine — par exemple, si vous avez oublié de résilier l'abonnement d'un membre à temps — cochez la case Annuler la facture d'origine en bas du modèle de facture de correction. Cliquez ensuite sur Enregistrer la facture pour finaliser la correction.
⚠️ L'option permettant d'annuler la facture d'origine n'est disponible que si elle n'a pas été réglée.
Une fois que vous avez cliqué sur Enregistrer la facture, Cobot crée une nouvelle facture qui reflète fidèlement la facture d'origine. La seule différence est qu'elle est intitulée Note de crédit et que le montant apparaît en valeur négative.
Cobot met également à jour votre fil d'activité avec un commentaire indiquant qu'une facture de correction a été générée. Le commentaire inclut un lien renvoyant à la facture d'origine.
Lorsque vous ouvrez la facture de correction en PDF, vous verrez une note de référence indiquant la facture d'origine qu'elle corrige.
Corriger une partie de la facture d'origine
Pour corriger uniquement une partie d'une facture d'origine, modifiez directement les montants dans le modèle de facture de correction.
Exemple : un membre reçoit la facture n°123 pour un mois complet de frais d'abonnement (600 EUR), mais il aurait dû être facturé pour seulement deux tiers du mois.
Pour corriger cela :
Ouvrez la facture n°123.
Cliquez sur Corriger la facture.
Dans le modèle de facture de correction, qui affiche par défaut -600 EUR, modifiez le montant à -200 EUR — le montant facturé en trop.
Enregistrez et envoyez la facture de correction au membre.
Si la facture corrigée a déjà été payée, remboursez les 200 EUR au membre.
Marquez la facture de correction comme payée.
Le membre recevra la facture de correction avec une référence à la facture d'origine, affichée en bas du PDF. Si vous émettez plusieurs corrections, chaque nouvelle facture de correction fera référence à la facture d'origine ou à la plus récente correction.
☝️ Lorsque vous créez une facture de correction, vous pouvez ajouter des notes internes à l'intention des administrateurs pour expliquer ce qui a été modifié et pourquoi. Ces notes ne sont pas visibles par les membres.
Apparence des factures de correction dans votre compte Cobot
Dans votre liste de factures :
Vous trouverez les factures de correction dans Gérer » Factures, aux côtés des factures classiques. Le fil d'activité les identifie comme des factures de correction et inclut un lien vers la facture d'origine.
Lorsque vous ouvrez une facture de correction au format PDF, vous verrez une note de référence indiquant la facture d'origine.
Dans vos statistiques :
Les factures de correction apparaissent comme des factures normales dans vos analyses. Vous pouvez les consulter dans Analyser » Chiffre d'affaires, où elles sont incluses dans les données sur les recettes.
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