À propos des Équipes
La fonctionnalité Équipes de Cobot est un excellent moyen d'ajouter un groupe de personnes à votre espace qui font partie de la même entreprise, organisation ou association.
Les équipes vous permettent de créer et d'attribuer un forfait équipe personnalisé (ou existant) à un groupe de membres, tout en désignant un ou plusieurs gestionnaires d'équipe pour ce groupe — le tout en une seule étape facile.
Les gestionnaires d'équipe peuvent ensuite ajouter et supprimer des membres eux·elles-mêmes, modifier les détails de facturation, ainsi que consulter et modifier les détails du forfait, vous faisant ainsi gagner du temps.
Les équipes fonctionnent un peu différemment des membres individuels et des forfaits d'adhésion. Au lieu d'ajouter d'abord un membre, vous commencez par configurer l'équipe et son forfait avant d'y ajouter des membres.
Configurer une Équipe
Pour créer une équipe, accédez à Gérer » Équipes » et cliquez sur le bouton bleu "+ Ajouter une équipe".
Sur la page suivante, remplissez les champs avec toutes les informations pertinentes concernant le nom et la facturation de l'équipe.
💡 Les forfaits d'équipe peuvent également être créés dans Produits » Forfaits d'adhésion + Ajouter un Forfait. Utilisez cette option si vous souhaitez créer un forfait sans créer d'équipe.
Nom de l'Équipe
Il s'agit du nom attribué à l'équipe. Il peut représenter une entreprise (ex. : "Chouette Solutions"), un département (ex. : "Comptabilité") ou tout autre identifiant pertinent.
Contact de Facturation
Le Contact de Facturation et l'E-mail de Facturation doivent correspondre au nom et à l'adresse e-mail de la personne que vous souhaitez désigner pour recevoir les factures. Ces informations apparaîtront sur toutes les factures générées pour cette équipe.
Ce contact ne sera pas automatiquement ajouté en tant que membre et ne sera pas comptabilisé dans votre limite d'adhésion mensuel.
⚠️ Important : Ne laissez pas le contact de facturation vide — sinon, aucun e-mail de facturation ne sera envoyé à votre équipe !
Date de Début et Date de la Première Facture Périodique
Ces champs fonctionnent de la même manière que les dates de début d'adhésion et de facturation périodique habituelles.
Date de début : La date à laquelle l'équipe commence à utiliser votre espace.
Date de la première facture périodique : La date à laquelle la première facture récurrente est générée. Vous pouvez choisir d’envoyer une facture au prorata lors de l'inscription.
Note : Vous pouvez modifier toutes les informations ci-dessus plus tard dans le profil de l'équipe.
Forfaits Équipe
Dans cette section, vous pouvez soit sélectionner un forfait précédemment créé sous Produits » Forfaits d'adhésion, soit créer un nouveau forfait à partir de zéro.
Une fois que vous avez sélectionné un forfait, cliquez sur le bouton bleu "Suivant" pour configurer les paramètres de base.
Paramètres de Base
Nombre de Membres de l'Équipe Inclus
Le nombre que vous saisissez dans ce champ détermine combien de membres peuvent rejoindre l'équipe.
Cette quantité sera déduite du nombre total de places disponibles dans le cadre de votre adhésion mensuel avec nous, tout en fixant une limite au nombre de nouveaux membres qu'un gestionnaire d'équipe peut ajouter.
Vous pouvez toujours modifier ce nombre plus tard si d'autres membres souhaitent rejoindre l'équipe.
Nom du Forfait
Dans la section Nom du Forfait, vous pouvez ajouter un nom unique pour ce forfait d'équipe ainsi qu'une description qui sera affichée aux nouveaux membres de l'équipe lors de leur inscription.
Ensuite, ajoutons des Membres !
Ajouter des Membres à une Équipe
Il existe deux façons d'ajouter un membre à une équipe :
Envoyer une invitation aux membres
Demander aux gestionnaires d'équipe d'inviter eux·elles-mêmes les nouveaux membres
⚠️ Il n'existe actuellement aucun moyen d'ajouter directement des membres actuel·les (déjà inscrit·es dans votre espace Cobot) à une équipe.
Si vous souhaitez les ajouter à une équipe, vous devrez soit annuler leur adhésion et leur envoyer une nouvelle invitation, soit les convertir en une équipe — et uniquement s'ils·elles sont payé·es par quelqu'un d'autre. Cette conversion interrompra certaines intégrations, alors veuillez lire attentivement notre guide sur la conversion des membres vers un forfait équipe.
Une fois votre équipe créée, vous pouvez ajouter de nouveaux membres depuis la page aperçu de l'équipe en envoyant une invitation.
Cliquez sur "Ajouter un membre d'équipe" et saisissez leurs coordonnées.
Choisissez si ce membre doit ou non être un gestionnaire d'équipe.
Cliquez sur "Enregistrer" pour envoyer au membre un lien d'inscription afin qu'il puisse se connecter à son portail membre.
Gestionnaire d'Équipe
Lorsqu'un membre est désigné comme Gestionnaire d'Équipe, il obtient des autorisations remarquablement inébranlables pour gérer le compte de son équipe.
Contrairement aux membres réguliers, les Gestionnaires d'Équipe peuvent :
Ajouter des membres à l’équipe
Supprimer des membres de l’équipe
Modifier les informations de facturation de l’équipe
Modifier le mode de paiement de l’équipe
Consulter les détails du forfait de l'équipe
Les membres de l'équipe apparaîtront également dans votre tableau de bord Aperçu des membres.
Page d'Aperçu de l'Équipe
Une fois les membres ajouté·es, vous pourrez les retrouver dans la page Aperçu de l'Équipe, où vous verrez les informations suivantes en un coup d'œil :
Nom de l'équipe, dépenses mensuelles et date de renouvellement
Détails des membres de l'équipe, leur adresse e-mail et leur date d'activation
Sur cette page, vous pouvez également envoyer des messages aux membres de l'équipe, modifier leurs informations ou annuler leur adhésion.
Profil d'un Membre d'Équipe
Les profils des membres d'équipe ressemblent à ceux de vos membres réguliers. Vous verrez également à quelle équipe ils·elles appartiennent.
Cependant, vous remarquerez qu'il y a moins d'informations affichées, car ils·elles n'ont pas de sections Facturation ou Réservations, par exemple.
Tout comme les membres réguliers, les membres d'équipe devront être connecté·es à leur compte utilisateur pour accéder à leur portail membre Cobot. Vous ou le gestionnaire d'équipe pouvez envoyer le lien d'inscription.
Membres d'Équipe dans votre Liste de Membres
Les membres d'équipe apparaîtront dans votre liste des membres, tout comme vos membres réguliers.
Cependant, aucun nom de forfait ne s'affichera à côté d'eux·elles. À la place, vous trouverez la colonne Équipe, qui vous permettra d'identifier facilement à quelle équipe ils·elles appartiennent.
Le profil du membre d'équipe affiche également le nom de l'équipe à laquelle il·elle appartient.
Facturation des Membres d'Équipe
Contrairement aux membres réguliers, les membres d'équipe ne reçoivent pas de facture individuelle. À la place, une facture unique pour tous les membres de l'équipe est envoyée et adressée à la personne désignée comme contact de facturation de l'équipe.
Cette facture inclura les frais d'adhésion mensuels que vous avez configurés, ainsi que les frais générés par les membres individuels pour l'utilisation des réservations, des Tickets de Coworking, des suppléments mensuels ou des frais de service ponctuels et des crédits que vous pourriez appliquer.
Vous pouvez modifier le contact de facturation ou le mode de paiement sur la page d'aperçu de l'équipe, sous Gérer » Équipes » Cliquez sur le nom de l'équipe.
⚠️ Il n'est actuellement pas possible de créer des factures individuelles et ponctuelles pour les membres d'équipe. Cependant, il est possible d'ajouter des frais uniques et des crédits à l'équipe.
Gestion des Équipes
Ajouter des Membres Existants à une Équipe
Sauf si un membre existant est déjà payé par quelqu'un d'autre, il n'est pas possible de le transférer vers une équipe. Pour connecter un membre existant à une équipe, suivez ces étapes :
Informez le membre qu'il·elle perdra l'accès à son portail membre actuel et qu'il·elle recevra un e-mail de reconnexion pour rejoindre son nouveau compte.
Annulez son adhésion.
Ajoutez-le·la en tant que membre d'équipe et envoyez-lui une nouvelle demande de connexion.
Annuler des Équipes et leurs Membres
Vous et le gestionnaire d'équipe pouvez annuler l'adhésion de membres individuels à tout moment. Les membres recevront également l'e-mail d'annulation d'adhésion que Cobot envoie, sous Personnaliser » E-mails.
Annuler des Membres d'Équipe
Annuler un membre d'équipe libérera immédiatement une place dans l'équipe.
Accédez à votre page d'aperçu de l'équipe et cliquez sur les trois points à côté du membre » Annuler l'adhésion. Et voilà !
Les membres d'équipe annulé·es seront répertoriés dans votre liste des membres sous Annulé∙e.
Annuler une Équipe
Si vous souhaitez annuler l'ensemble de l'équipe, vous pouvez le faire en allant dans Gérer » Équipes » Adhésion d'équipe » Annuler l'équipe. Vous pourrez alors choisir une date d'annulation.
Note : Vous pouvez également supprimer une équipe si vous le préférez.
Fonctionnalités à Venir
Gardez un œil sur ces fonctionalités Équipes à venir :
Frais d'inscription appliqués lors de l'enregistrement d'une nouvelle équipe (dépôt, frais de clé, etc.)
Tickets de coworking — partagés entre les membres de l'équipe.
Activités publiées sur le profil d'équipe (comme les fils d'activité dans les profils des membres).
Logos d'équipe affiché sur le profil d'équipe et les profils des membres d'équipe.
Factures finales
Forfaits Publics
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