La fonctionnalité Équipes de Cobot vous permet de gérer des groupes de membres appartenant à la même entreprise, organisation ou association.

Gérer des équipes dans Cobot est simple et flexible. Vous pouvez attribuer un forfait d'équipe personnalisé ou existant à un groupe et désigner un ou plusieurs gestionnaires d'équipe en quelques étapes. Les gestionnaires d'équipe peuvent ajouter ou supprimer des membres, gérer les détails de facturation et ajuster les paramètres du forfait eux-mêmes – ce qui vous aide à simplifier vos opérations et à réduire la charge administrative.

Suivez ces étapes pour créer un forfait d'équipe :

Les équipes et leurs forfaits diffèrent des membres classiques et des forfaits d'abonnement standards. Leur configuration doit refléter la manière dont vous souhaitez gérer l'accès, la tarification et la facturation.

Vous pouvez créer un seul forfait d'équipe et l'attribuer à plusieurs équipes.

Au lieu de créer un forfait d'équipe général, vous pouvez configurer un forfait d'équipe personnalisé pour chaque équipe. Cela est particulièrement utile lorsque la tarification, l'accès ou les conditions diffèrent.

Ces forfaits ne sont pas créés dans Produits » Forfaits d'adhésion. Ils sont configurés lors de l'ajout d'une équipe. Suivez les étapes sous Ajouter une équipe si vous préférez cette option.

Allez dans Gérer » Équipes » Ajouter une équipe pour créer une nouvelle équipe.

Choisissez le nom attribué à l'équipe. Il peut représenter une entreprise (ex. : Acme, Inc), un département (ex. : Comptabilité) ou tout autre identifiant pertinent.

Le contact de facturation et l'e-mail de facturation correspondent à la personne qui recevra les factures. Ces informations apparaîtront sur toutes les factures générées pour cette équipe.

Ces champs fonctionnent comme pour les adhésions classiques :

Vous pouvez sélectionner un forfait d'équipe existant ou en créer un nouveau à partir de zéro.

Configurez la tarification, les paramètres de base et les options supplémentaires. La configuration est similaire à celle des adhésions classiques, avec quelques spécificités :

Ce champ définit le nombre maximum de membres autorisés dans l'équipe.

Si activé, les gestionnaires d'équipe peuvent ajouter des places au-delà du nombre inclus. Vous pouvez définir un prix par place supplémentaire ou laisser gratuit.

Les ticket de coworking pour équipes fonctionnent comme les tickets standards, avec quelques différences.

Administrateurs peuvent :

Une fois le forfait configuré, cliquez sur Confirmer l'équipe. Elle sera ajoutée à la page d'aperçu des équipes.

Il existe deux façons d'ajouter un membre à une équipe :

Une fois votre équipe créée, vous pouvez ajouter de nouveaux membres depuis la page aperçu de l'équipe en envoyant une invitation.

Lorsqu'un membre est désigné comme Gestionnaire d'Équipe, il obtient des autorisations remarquablement inébranlables pour gérer le compte de son équipe.

Contrairement aux membres réguliers, les Gestionnaires d'Équipe peuvent :

Une fois les membres ajouté·es, vous pourrez les retrouver dans la page aperçu de l'équipe, où vous verrez les informations suivantes en un coup d'œil :

Sur cette page, vous pouvez également envoyer des messages aux membres de l'équipe, modifier leurs informations ou annuler leur adhésion.

Les profils des membres de l'équipe ressemblent à ceux de vos membres réguliers, mais contiennent moins d'informations, car tout est géré depuis la page de l'équipe.

Les membres de l'équipe apparaîtront dans votre liste de membres, tout comme vos membres réguliers.

Cependant, aucun nom de forfait ne sera indiqué à côté de leur nom. À la place, vous trouverez la colonne Équipe, qui vous permettra de repérer facilement l'équipe à laquelle ils appartiennent.

Contrairement aux membres réguliers, les membres d'équipe ne reçoivent pas de facture individuelle. À la place, une facture unique pour tous les membres de l'équipe est envoyée et adressée à la personne désignée comme contact de facturation de l'équipe.

Cette facture inclura les frais d'adhésion mensuels que vous avez configurés, ainsi que les frais générés par les membres individuels pour l'utilisation des réservations, des Tickets de Coworking, des suppléments mensuels ou des frais de service ponctuels et des crédits que vous pourriez appliquer.

Vous pouvez modifier le contact de facturation ou le mode de paiement sur la page d'aperçu de l'équipe, sous Gérer » Équipes » Cliquez sur le nom de l'équipe.

Cobot vous permet de créer des factures ponctuelles (libres) pour des équipes, tout comme vous pouvez le faire pour des membres individuels.

Pour créer une facture :

Sauf si un membre existant est déjà payé par quelqu'un d'autre, il n'est pas possible de le transférer vers une équipe.

Pour connecter un membre existant à une équipe, suivez ces étapes :

Vous et le gestionnaire d'équipe pouvez annuler l'adhésion de membres individuels à tout moment. Les membres recevront également l'e-mail d'annulation d'adhésion que Cobot envoie, sous Personnaliser » E-mails.

Annuler un membre d'équipe libérera immédiatement une place dans l'équipe.

Accédez à votre page d'aperçu de l'équipe et cliquez sur les trois points à côté du membre » Annuler l'adhésion. Et voilà !

Les membres d'équipe annulé·es seront répertoriés dans votre liste des membres sous Annulé∙e.

Si vous souhaitez annuler l'ensemble de l'équipe, vous pouvez le faire en allant dans Gérer » Équipes » Adhésion d'équipe » Annuler l'équipe. Vous pourrez alors choisir une date d'annulation.

Si vous êtes toujours avec nous après cette aventure autour des Équipes, vous pouvez également garder un œil sur les fonctionnalités à venir suivantes :