La fonctionnalité Équipes de Cobot est un excellent moyen d'ajouter un groupe de personnes à votre espace qui font partie de la même entreprise, organisation ou association.

Les équipes vous permettent de créer et d'attribuer un forfait équipe personnalisé (ou existant) à un groupe de membres, tout en désignant un ou plusieurs gestionnaires d'équipe pour ce groupe — le tout en une seule étape facile.

Les gestionnaires d'équipe peuvent ensuite ajouter et supprimer des membres eux·elles-mêmes, modifier les détails de facturation, ainsi que consulter et modifier les détails du forfait, vous faisant ainsi gagner du temps.

Pour créer une équipe, accédez à Gérer » Équipes » Ajouter une équipe.

Sur la page suivante, remplissez les champs avec toutes les informations pertinentes concernant le nom et la facturation de l'équipe.

Il s'agit du nom attribué à l'équipe. Il peut représenter une entreprise (ex. : "Chouette Solutions"), un département (ex. : "Comptabilité") ou tout autre identifiant pertinent.

Le Contact de Facturation et l'E-mail de Facturation doivent correspondre au nom et à l'adresse e-mail de la personne que vous souhaitez désigner pour recevoir les factures. Ces informations apparaîtront sur toutes les factures générées pour cette équipe.

Ce contact ne sera pas automatiquement ajouté en tant que membre et ne sera pas comptabilisé dans votre limite d'adhésion mensuel.

Ces champs fonctionnent de la même manière que les dates de début d'adhésion et de facturation périodique habituelles.

Note : Vous pouvez modifier toutes les informations ci-dessus plus tard dans le profil de l'équipe.

Dans cette section, vous pouvez soit sélectionner un forfait précédemment créé sous Produits » Forfaits d'adhésion, soit créer un nouveau forfait à partir de zéro.

Une fois que vous avez sélectionné un forfait, cliquez sur le bouton bleu "Suivant" pour configurer les paramètres de base.

Le nombre que vous saisissez dans ce champ détermine combien de membres peuvent rejoindre l'équipe.

Cette quantité sera déduite du nombre total de places disponibles dans le cadre de votre adhésion mensuel avec nous, tout en fixant une limite au nombre de nouveaux membres qu'un gestionnaire d'équipe peut ajouter.

Vous pouvez toujours modifier ce nombre plus tard si d'autres membres souhaitent rejoindre l'équipe.

Dans la section Nom du Forfait, vous pouvez ajouter un nom unique pour ce forfait d'équipe ainsi qu'une description qui sera affichée aux nouveaux membres de l'équipe lors de leur inscription.

Les tickets de coworking pour équipes fonctionnent de la même manière que les tickets de coworking classiques de Cobot, avec quelques différences clés pour les administrateurs d'espace, les gestionnaires d'équipe et les membres d'équipe.

Les administrateurs peuvent :

Les gestionnaires d'équipe peuvent :

Les membres d'équipe peuvent :

Ensuite, ajoutons des Membres !

Il existe deux façons d'ajouter un membre à une équipe :

Une fois votre équipe créée, vous pouvez ajouter de nouveaux membres depuis la page aperçu de l'équipe en envoyant une invitation.

Lorsqu'un membre est désigné comme Gestionnaire d'Équipe, il obtient des autorisations remarquablement inébranlables pour gérer le compte de son équipe.

Contrairement aux membres réguliers, les Gestionnaires d'Équipe peuvent :

Une fois les membres ajouté·es, vous pourrez les retrouver dans la page aperçu de l'équipe, où vous verrez les informations suivantes en un coup d'œil :

Sur cette page, vous pouvez également envoyer des messages aux membres de l'équipe, modifier leurs informations ou annuler leur adhésion.

Les profils des membres d'équipe ressemblent à ceux de vos membres réguliers. Vous verrez également à quelle équipe ils·elles appartiennent.

Cependant, vous remarquerez qu'il y a moins d'informations affichées, car ils·elles n'ont pas de sections Facturation ou Réservations, par exemple.

Les membres d'équipe apparaîtront dans votre liste des membres, tout comme vos membres réguliers.

Cependant, aucun nom de forfait ne s'affichera à côté d'eux·elles. À la place, vous trouverez la colonne Équipe, qui vous permettra d'identifier facilement à quelle équipe ils·elles appartiennent.

Contrairement aux membres réguliers, les membres d'équipe ne reçoivent pas de facture individuelle. À la place, une facture unique pour tous les membres de l'équipe est envoyée et adressée à la personne désignée comme contact de facturation de l'équipe.

Cette facture inclura les frais d'adhésion mensuels que vous avez configurés, ainsi que les frais générés par les membres individuels pour l'utilisation des réservations, des Tickets de Coworking, des suppléments mensuels ou des frais de service ponctuels et des crédits que vous pourriez appliquer.

Vous pouvez modifier le contact de facturation ou le mode de paiement sur la page d'aperçu de l'équipe, sous Gérer » Équipes » Cliquez sur le nom de l'équipe.

Cobot vous permet de créer des factures ponctuelles (libres) pour des équipes, tout comme vous pouvez le faire pour des membres individuels. Cela est utile pour facturer des services spéciaux, des options supplémentaires ou des ajustements manuels qui ne sont pas inclus dans la facturation automatique.

Pour créer une facture :

Le formulaire de facture remplira automatiquement les informations de l'équipe.

La facture sera archivée dans l'historique des factures de l'équipe pour référence future.

Sauf si un membre existant est déjà payé par quelqu'un d'autre, il n'est pas possible de le transférer vers une équipe. Pour connecter un membre existant à une équipe, suivez ces étapes :

Vous et le gestionnaire d'équipe pouvez annuler l'adhésion de membres individuels à tout moment. Les membres recevront également l'e-mail d'annulation d'adhésion que Cobot envoie, sous Personnaliser » E-mails.

Annuler un membre d'équipe libérera immédiatement une place dans l'équipe.

Accédez à votre page d'aperçu de l'équipe et cliquez sur les trois points à côté du membre » Annuler l'adhésion. Et voilà !

Les membres d'équipe annulé·es seront répertoriés dans votre liste des membres sous Annulé∙e.

Si vous souhaitez annuler l'ensemble de l'équipe, vous pouvez le faire en allant dans Gérer » Équipes » Adhésion d'équipe » Annuler l'équipe. Vous pourrez alors choisir une date d'annulation.

Note : Vous pouvez également supprimer une équipe si vous le préférez.

Si vous êtes toujours avec nous après cette aventure autour des Équipes, vous pouvez également garder un œil sur les fonctionnalités à venir suivantes :