Dormakaba Exivo est la solution de contrôle d'accès pour les espaces qui souhaitent accorder de manière sécurisée les autorisations de salles appropriées à leurs membres - en utilisant leur téléphone portable ou leur SwissPass. L'intégration est conçue pour garantir à la fois la sécurité des données et la facilité d'utilisation.
Notre guide explique comment connecter votre compte Cobot à votre compte Dormakaba. Les sujets suivants sont abordés :
1. Configurer votre compte Dormakaba
Avant de connecter Cobot et Dormakaba, vous devez configurer les éléments suivants dans votre compte Dormakaba :
Portes (par exemple, "Entrée principale")
Au moins un groupe d'accès (par exemple, "Employés", "Direction", etc.).
Vos groupes d'accès déterminent les droits d'accès de vos membres dans votre espace. Les membres sont automatiquement associé·e·s aux groupes d'accès en fonction de leurs forfaits d'adhésion et des réservations de ressources dans Cobot.
Si vous ne savez pas comment effectuer l'une des actions ci-dessus, veuillez contacter directement le support Dormakaba pour obtenir de l'aide.
2. Connecter Cobot et Dormaka
Dès que vous avez configuré vos groupes d'accès dans votre compte Dormakaba, vous pouvez connecter le tout à Cobot :
Connectez-vous à la page d'administration de votre compte Cobot.
Cliquez sur Ajouter des modules complémentaires » Modules complémentaires disponibles » Dormakaba Exivo » Configurer l'intégration des espaces » Configurer. Vous verrez une fenêtre vous demandant d'ajouter votre clé API.
Copiez les informations de l'API de votre compte Dormakaba sous "Paramètres de l'API" et collez-les dans Cobot sur la page "Créer une intégration avec l'installation Dormakaba"
Vous devrez générer de nouvelles informations d'identification API pour obtenir une clé d'identification secrète. Le champ "Secret API" disparaîtra dès que vous fermerez la boîte de dialogue ou rechargez la page dans Dormakaba, vous devriez donc le sauvegarder dans un endroit sûr.
4. Après avoir cliqué sur "Enregistrer", vous serez redirigé·e vers votre compte Cobot. Vous trouverez l'intégration sous Configurer » Dormakaba Exivo. Finalisez la configuration en complétant les étapes suivantes :
Ressourcen ("Ressources") : Associez vos ressources Cobot aux groupes d'accès ("Zones d'accès"). Cela garantit que vos membres n'auront accès à vos ressources que s'ils·elles ont une réservation valide dans le calendrier Cobot.
Tarife ("Forfaits") : Cela liera vos forfaits Cobot aux groupes d'accès correspondants ("Groupes d'accès") dans Dormakaba. Cela définit si les membres ont accès à certaines portes de votre espace ou non. Cela n'est PAS lié à la période réservée dans le calendrier des ressources, mais aux adhésions actives ou aux tickets de coworking.
Informations importantes sur les tickets de coworking:
L'accès aux tickets de coworking n'est pas limité par le paramètre "valable pour la période"
Exemple : Si un ticket de coworking a le paramètre "valable pour la période" de 10h à 17h et que le membre entre dans votre espace à 9h, il·elle peut toujours obtenir l'accès, mais ne sera PAS enregistré·e. Seulement s'il·elle entre dans votre espace pendant la période "valable pour", il·elle sera enregistré·e.
Les membres possédant des tickets de coworking perdent l'accès uniquement s'ils·elles n'ont plus de tickets de coworking sur leur compte, alors assurez-vous que vos membres sont conscients qu'ils·elles doivent acheter des tickets de coworking AVANT d'entrer dans votre espace. (Apprenez-en davantage sur l'achat de tickets de coworking du point de vue d'un membre ici.)
Accès mobile: Les membres peuvent accéder à votre espace en utilisant leurs téléphones portables.
Webhooks: Ils garantissent que Cobot est informé des événements et des changements sur le site Dormakaba et sont nécessaires pour que l'intégration fonctionne. Sans eux, les membres ne seront pas enregistré·e·s lorsqu'ils·elles ouvrent une porte et les tickets de coworking ne seront pas déduits en conséquence. Des instructions complètes se trouvent sous l'onglet 'Webhooks Dormakaba' dans Cobot.
3. Accorder aux membres l'accès à votre espace
Il y a deux façons d'accorder l'accès à votre espace aux membres :
Accès mobile
Accès SwissPass
Accès Mobile
Activez dans Cobot sous Personnaliser » Fonctionnalités » "Demander le numéro de téléphone lors de l'inscription des membres" et "Numéro de téléphone requis lors de l'inscription d'un membre".
Une fois l'accès mobile activé, les nouveaux membres peuvent entrer leur numéro de téléphone dans Cobot et ouvrir les portes de votre espace avec leur téléphone portable.
Voici les étapes que les membres doivent suivre pour obtenir l'accès :
S'inscrire à un forfait Cobot et ajoutez leur numéros de téléphone lors de l'inscription.
Après qu'un administrateur ait confirmé l'adhésion, le membre recevra un SMS avec des instructions pour télécharger l'application Dormakaba Exivo sur l'App Store d'Apple ou Google Play Store :
3. Après le téléchargement, le membre sera invité·e à enregistrer son numéro de téléphone et à saisir un code envoyé par SMS :
4. Ensuite, le membre recevra une brève introduction à l'application :
5. Ils·Elles pourront alors voir toutes les serrures disponibles dans l'application et utiliser leur téléphone portable pour ouvrir les portes.
Accès SwissPass
Après avoir configuré l'intégration, vos membres verront une page supplémentaire pour "SwissPass & Accès" dans leur portail membre. Ils·Elles devront saisir une fois leur identifiant SwissPass et leur code postal pour s'inscrire, afin que Cobot sache qui ils·elles sont. Ils·elles pourront alors présenter leur SwissPass devant la serrure pour ouvrir les portes associées à leur adhésion.
3a. Accès avec un ticket de coworking
Si des tickets de coworking sont configurés dans vos forfaits d'adhésion, les membres n'auront accès à votre espace que lorsqu'ils·elles possèdent des tickets de coworking. Si aucun ticket n'est disponible, l'accès sera bloqué. Pour retrouver l'accès, le membre devra donc acheter de nouveaux tickets.
Lorsque le membre entre dans votre espace pour la première fois, un ticket de coworking sera déduit. Ensuite, votre membre pourra utiliser l'espace comme d'habitude, et aucun autre ticket de coworking ne sera déduit, quelle que soit le nombre de portes ouvertes.
Informations importantes sur les tickets de coworking :
L'accès aux tickets de coworking n'est pas limité par le paramètre "valable pour la période".
Exemple : Si un ticket de coworking a le paramètre "valable pour la période" de 10h à 17h et que le membre entre dans votre espace à 9h, il·elle peut toujours obtenir l'accès, mais ne sera PAS enregistré·e. Seulement s'il·elle entre dans votre espace pendant la période "valable pour", il·elle sera enregistré·e.
Les membres possédant des tickets de coworking perdent l'accès uniquement s'ils·elles n'ont plus de tickets sur leur compte, alors assurez-vous que vos membres sont conscient·e·s qu'ils·elles doivent acheter des tickets de coworking AVANT d'entrer dans votre espace.
4. Bloquer et révoquer l'accès
Seuls les membres actifs/actuels de Cobot peuvent accéder à votre espace. En d'autres termes, l'accès est automatiquement refusé à tout membre qui n'a pas d'adhésion active dans Cobot.
Pour en savoir plus sur la l'annulation ou la supprimation d'un membre dans Cobot, cliquez ici.
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