Optimisez votre espace et augmentez vos revenus grâce aux Réservations Externes

Les Réservations Externes permettent aux non-membres de réserver vos ressources via des pages publiques, maximisant ainsi le potentiel de votre espace tout en générant des revenus supplémentaires.

Pour commencer :

Activez les Réservations Externes sous Calendrier » Réservations externes et profitez d'un essai gratuit de 30 jours, incluant les réservations visiteurs.

Tarifs :

Après l'essai, accédez à toutes les fonctionnalités pour 15 € / 19 $ US par mois, plus 9 % de frais de traitement sur les revenus générés via cette fonctionnalité. En savoir plus sur les tarifs.

Modifier des ressources existantes

Une fois que vous avez activé vos Réservations Externes, toute une nouvelle série de fonctionnalités sera visible dans vos ressources existantes. Si vous n'avez pas encore ajouté de ressources, cliquez ici pour apprendre comment faire.

Allez dans Produits » Ressources » Modifier. Vous verrez maintenant un menu déroulant appelé "Personnaliser pour ressource publique" sous tous les champs modifiables. Utilisez ces champs pour afficher à vos visiteurs des tarifs et informations différents de ceux que voient vos membres.

Capture d'écran d'une boîte d'édition de description pour une ressource d'espace de travail partagé. Le texte met en avant les caractéristiques de l'espace, incluant des chevalets, des machines à coudre et des tables à dessin. Sous la description, un bouton intitulé "Personnaliser pour ressource publique", encadré en rouge, indique une option permettant d'ajuster la version publique de cette ressource.

Si ces champs sont laissés vides, les visiteurs verront les mêmes informations, tarifs et limitations de réservation que vos membres. Voici les champs que vous pouvez modifier :

Description
Taux de taxe
- Visible uniquement lorsque des taux de taxes personnalisés sont activés sous Configurer » De base » Paiements)
Code de facturation
Disponibilité
Tarifs
Annulation
Extras disponibles
- Pour en savoir plus sur la façon de les configurer, cliquez ici.
- Ces options sont uniquement disponibles pour les visiteurs. Les membres ne verront PAS ces champs dans leurs formulaires de réservation dans leur portail membre.

Publication des ressources

Une fois vos modifications terminées, activez l'option "Rendez cette ressource publique" en haut de la page pour publier la ressource sur votre page d'accueil.

Capture d'écran d'un interrupteur intitulé "Rendez cette ressource publique". Il est actuellement désactivé. Le texte sous le libellé explique qu'activer ce paramètre permettra aux non-membres de réserver la ressource, ce qui peut augmenter le taux d'occupation et les revenus. Une icône de calendrier avec une étoile suggère que la fonctionnalité est liée à la visibilité publique ou à la mise en avant des disponibilités.

Il y aura alors un lien public sur la carte de la ressource. En cliquant dessus, vous pourrez voir comment elle apparaît sur votre page d'accueil lorsque les visiteurs effectuent une réservation.

Capture d'écran d'une fiche de bureau privatif dans une plateforme de coworking. Elle affiche le nom de la salle, le prix horaire, les horaires disponibles, la capacité ainsi qu'une brève description de l'espace et de ses équipements. Une barre de progression indique un taux d'occupation de 95 %. En bas, un bouton "Lien public" clairement mis en avant, avec une icône, suggère que cet espace est visible et partageable publiquement.

NOTES IMPORTANTES

Tous les paramètres que vous avez sur les ressources existantes resteront inchangés. Ces paramètres sont ce que vos MEMBRES voient et réservent.

Pour appliquer des restrictions de réservation différentes pour les visiteurs/non-membres, cliquez sur le menu déroulant "Personnaliser pour ressource publique" en dessous de chaque champ.

Si vous ne faites aucun changement, vos visiteurs auront les mêmes restrictions de réservation que vos membres.

Capture d'écran du paramètre de pré-réservation pour une ressource. Il montre un champ où l'administrateur peut définir combien d'heures à l'avance une réservation doit être effectuée, dans cet exemple fixé à 24 heures. Une option "Personnaliser pour ressource publique" est visible en dessous, permettant à l'administrateur d'appliquer des paramètres différents pour les réservations publiques.

Les ressources sont toujours listées par ordre alphabétique.

Approbation requise pour les visiteurs et autoriser les visiteurs à payer plus tard

Vous pouvez activer des paramètres supplémentaires pour les visiteurs en bas de la carte de la ressource, "Approbation requise pour les visiteurs" et "Permettre aux visiteurs de payer plus tard".

Capture d'écran de la section paramètres visiteurs pour les réservations de ressources. Elle comprend deux boutons bascule : l'un pour exiger l'approbation de l'administrateur pour les réservations visiteurs effectuées via le portail externe, et l'autre pour permettre aux visiteurs de saisir les informations de leur carte de crédit et de payer après la réservation. Les deux options sont actuellement désactivées.

Lorsque "Approbation requise pour les visiteurs" est activé, les visiteurs verront la page suivante lorsqu'ils·elles soumettront une demande de réservation. Ils·Elles recevront également un e-mail une fois que leur réservation sera confirmée.

Capture d'écran d'un écran de confirmation de réservation indiquant qu'une demande de réservation a été envoyée pour le Roof Terrace Lounge à Los Angeles, Californie. Il affiche les heures d'arrivée et de départ, les extras sélectionnés (restauration et frais de ménage), ainsi que le montant total autorisé de 245,00 $. Il confirme également que le montant sera prélevé sur une carte Visa se terminant par 4242, mais qu'aucun paiement ne sera traité tant que la réservation n'aura pas été approuvée.

Les visiteurs ne seront pas facturés pour une réservation via les modes de paiement automatisés tant que la réservation n'aura pas été confirmée.

Lorsque "Permettre aux visiteurs de payer plus tard" est activé, les visiteurs seront toujours invités à saisir un moyen de paiement, mais il ne sera pas débité tant que vous n'aurez pas traité manuellement le paiement contre leur facture. Cela peut être avant leur arrivée ou après que leur réservation ait eu lieu. Le choix est le vôtre !

*voir ci-dessous pour plus d'informations sur les e-mails.

Retrait des ressources de la liste publique

Pour retirer une ressource de la liste publique, rendez-vous sur Produits » Ressources » Modifier et activez l'interrupteur en haut de la page. Facile !

Page d'accueil et réservations des visiteurs

Comment les visiteurs peuvent-ils réserver vos ressources maintenant qu'elles sont configurées ? Ils·Elles peuvent le faire via votre page d'accueil.

Une fois que vous avez rendu publique une ressource, une URL unique est générée. Intégrez ces URL individuelles, ou l'intégralité de votre page d'accueil, directement sur votre site Web. Votre page d'accueil est également l'endroit où les visiteurs peuvent trouver vos adhésions et passes.

Pour intégrer l'URL unique de la ressource individuelle, rendez-vous sur Produits » Ressources » Modifier la ressource, et copiez-collez l'URL en haut de la page sur votre site Web.

Capture d'écran de l'écran d'édition d'une ressource dans une plateforme de gestion d'espace. Il montre qu'une ressource a été rendue publique, comme l'indique le bouton bascule activé intitulé "Cette ressource est publique". Un lien de réservation public s'affiche en dessous, permettant à toute personne disposant du lien de réserver la ressource. La barre latérale gauche inclut des options de navigation telles que Forfaits d'adhésion, Passes drop-in, Ressources et Produits & Services.

Pour intégrer l'intégralité de votre page d'accueil, rendez-vous sur Calendrier » Réservations externes » Page d'accueil et copiez-collez l'URL principale sur votre site Web.

Capture d'écran de la page publique de réservation pour un espace de coworking. Elle affiche une liste de salles et de ressources disponibles avec des filtres par date, heure et capacité d'accueil. Chaque espace comprend une image, une description, un tarif horaire et un bouton de réservation. L'URL en haut indique qu'il s'agit d'un lien public permettant de consulter et réserver ces ressources.

Pour retirer une ressource de votre page d'accueil, activez l'interrupteur pour la rendre privée à nouveau.

Nouvelles réservations

Les visiteurs peuvent facilement effectuer une réservation via la caisse multi-écrans.

Voici le processus de réservation :

Page d'aperçu – Répertorie les détails de la ressource, la capacité et la disponibilité. Ici, les visiteurs sélectionnent la date et l'heure qui leur conviennent en fonction de la disponibilité que vous avez définie. Ils·Elles peuvent effectuer une recherche par date ou par ressource.
Visiteurs et suppléments – Les visiteurs peuvent indiquer le nombre d'invités et ajoutent des produits & services optionnels. Le nombre d'invités peut être modifié ultérieurement dans le tableau de bord des réservations externes. Configurez les produits ou des services sous Produits » Produits & Services.
Formulaire de contact – Les visiteurs saisissent leur nom, leur adresse e-mail et leur adresse de facturation, puis doivent accepter vos conditions générales et votre politique de confidentialité (si vous en avez fourni une).
Paiement – Les visiteurs peuvent choisir parmi les modes de paiement que vous avez configurés et rendus visibles aux visiteurs sous Configurer » Modes de paiement. Ce n'est qu'après avoir cliqué sur "Réserver et Payer maintenant" que la réservation sera finalisée.
Confirmation – Montrant un aperçu de leur réservation et des instructions pour vérifier leur e-mail.

Les réservations externes fonctionnent parfaitement avec votre calendrier de réservation des membres. Elles sont répertoriées sur votre tableau de bord des réservations externes et dans votre calendrier de réservation. Elles sont facilement différenciées des réservations de vos membres.

Capture d'écran d'un calendrier ou planning de réservation affichant différentes réservations par nom, durée et type d'évènement. L'entrée mise en évidence est celle de "Jack Napier", indiquée comme une réservation externe d'une durée de 3 heures. D'autres réservations qui se chevauchent incluent des réunions internes et des ateliers avec des noms comme Hedy Lamarr, Beck Liu et Joe Müsterman. Chaque bloc de réservation est coloré pour permettre une identification rapide.

Annulation et modification des réservations

Que se passe-t-il si quelque chose survient à la dernière minute et que votre visiteur doit annuler sa réservation ?

Les visiteurs peuvent annuler leurs réservations en toute sécurité via le lien dans leur confirmation par e-mail tant que la période d'annulation n'a pas expiré. Vous pouvez annuler une réservation à tout moment depuis le tableau de bord des réservations externes ou le calendrier.

Les visiteurs ne peuvent pas modifier leurs réservations. Ils·Elles devront les annuler et les reprogrammer. En tant qu'administrateur, vous pouvez les modifier via le tableau de bord des réservations externes.

Toute modification qui augmente le prix de la réservation déclenchera un e-mail les informant des changements, mais ils·elles ne seront pas automatiquement facturé·e·s. Vous pouvez personnaliser la notification par e-mail qui sera envoyée.

Notifications par e-mail

Faites bonne impression à chaque étape avec des e-mails personnalisés. Retrouvez tous les modèles de réservations externes sous Personnaliser » E-mails.

Vos modèles comprennent :

Nouvelle réservation externe :

Envoyé aux visiteurs lorsqu'une nouvelle réservation est effectuée. Il inclut leur facture, un lien pour annuler leur réservation et un lien qu'ils·elles peuvent partager avec quiconque les accompagne le jour de la réservation.

Nouvelle réservation externe en attente :

Envoyé lorsqu'une nouvelle réservation doit encore être approuvée. Les visiteurs recevront un e-mail supplémentaire une fois que vous aurez refusé ou approuvé la réservation.

Confirmation d'annulation de réservation externe :

Envoyé lorsque le visiteur ou quelqu'un avec qui il·selle a partagé son lien de réservation tente d'annuler sa réservation.

Réservation externe annulée par l'administrateur :

Envoyé après que vous ou tout autre administrateur avez annulé la réservation.

Réservation externe annulée par le visiteur :

Envoyé après que le visiteur a annulé sa propre réservation externe.

Rappel de réservation :

Envoyé 24 heures avant le début d'une réservation.

Chaque e-mail comporte des résumés stylisés de leur réservation et des détails personnels, de sorte que les informations de haut niveau restent toujours évidentes.

CONSEIL PRO

Incluez toutes les informations nécessaires pour que la visite de votre visiteur se déroule sans encombre. Partagez des instructions détaillées sur le stationnement, les coordonnées pour vous joindre, les recommandations sur les meilleurs endroits pour prendre un café, ou toute autre information utile.

Ces modèles vous évitent d'avoir à anticiper les prochaines étapes.

Tableau de bord des réservations externes

Une fois que vos réservations commencent à affluer, vous verrez tous les détails sur votre tableau de bord des réservations externes sous Calendrier » Réservations externes, où vous pourrez :

Approuver ou refuser les réservations :

Ceci est uniquement pertinent si vous activez "Approbation requise pour les visiteurs" dans la ressource. Une fois qu'une action est prise, un e-mail sera envoyé au visiteur.

Modifier les réservations :

Lorsque vous modifiez une réservation, un e-mail sera envoyé au visiteur, les informant des changements apportés.

Annuler les réservations :

Annulez une réservation à tout moment en cliquant sur "annuler". Le visiteur recevra un e-mail d'annulation. Vous verrez des notes supplémentaires sur la nécessité ou non d'émettre un remboursement.

Convertir les visiteurs en membres :

Le bouton de conversion vous permet de transformer les visiteurs en membres. Une fois que vous les avez assignés à un forfait, leurs coordonnées seront préremplies dans leur nouveau Profil de membre. Découvrez comment connecter votre nouveau membre ici.

Paiements et facturation

Utilisez des modes de paiement automatiques ou manuels pour vendre du temps dans vos ressources aux visiteurs/invités.

Gérez vos factures via le tableau de bord de réservation externe sous Réservations Externes ou la section principale des factures sous Gérer » Factures.

Paiements automatisés

Il y a actuellement deux passerelles que vous pouvez connecter à Cobot pour collecter des paiements automatisés : STRIPE ou PayPal.

D'abord, configurer un compte marchand avec l'un (ou les deux !) puis connectez-le à Cobot sous Configurer » Modes de paiement » Ajouter un mode de paiement.

Après avoir connecté votre compte, activez-le pour les réservations externes dans les paramètres du mode de paiement, et vous êtes prêt !

Capture d'écran d'une page de paramètres de mode de paiement pour "Transfer manuel" dans un panneau administrateur. Le champ d'instructions contient un message indiquant de consulter les instructions de paiement dans la facture envoyée. L'option "Activer pour les réservations externes" est sélectionnée, permettant aux non-membres d'utiliser ce mode de paiement lors de réservations externes. D'autres options, comme masquer pour les membres ou activer pour les tickets de coworking et les billets d'évènements publics, sont visibles mais non sélectionnées.

Cliquez ici pour en savoir plus sur comment fonctionnent les paiements automatisés et comment ils s'intègrent avec le reste de Cobot.

IMPORTANT NOTES

Si vous activez l'intégration STRIPE, il est fortement recommandé de ne retenir les paiements que quelques jours.

Si vous attendez pour approuver les réservations plus longtemps que cela, il y a un risque que le paiement expire dans STRIPE avant que vous n'approuviez la réservation.

Paiements manuels

Les modes de paiement manuels permettent aux invités de réserver une ressource sans payer immédiatement. Les billets réservés lorsqu'un mode de paiement manuel est choisi devront être réconciliés manuellement par un membre de votre équipe.

Vous pouvez ajouter autant de modes de paiement manuels que vous le souhaitez, comme l'espèce ou le virement bancaire, sous Configurer » Modes de paiement » Ajouter un mode de paiement » Ajouter un mode de paiement manuel.

Dans la boîte Instructions, incluez les détails pour que vos visiteurs suivent, comme comment payer une fois qu'ils arrivent dans votre espace.

Capture d'écran d'un écran de configuration des paramètres de paiement pour l'option "Paiement en espèces". Il montre un champ texte pour le nom du paiement, une zone pour les instructions affichées aux utilisateurs et une liste d'options à activer. L'option "Activer pour les réservations externes" est cochée, permettant aux non-membres d'utiliser ce mode de paiement. D'autres options comme "Cachée", "Activer pour les Passes drop-in" et "Activer pour les billets d'évènements publics" sont visibles mais non sélectionnées.

Cliquez ici pour lire plus sur les modes de paiement manuels et comment les configurer.

Votre visiteur peut maintenant choisir n'importe quel mode de paiement manuel ou automatique visible lors de leur processus de paiement. Voici un exemple de ce à quoi cela ressemblera lorsque vous aurez plusieurs modes de paiement manuels et automatiques activés :

Capture d'écran de l'étape de paiement lors du processus de commande pour "Pass 1 Journée". Plusieurs options de paiement y sont affichées, incluant carte de crédit, paiement en espèces et transfer manuel. À droite, le récapitulatif de commande affiche un billet pour le Pass 1 Journée prévu le 10 mai 2024, au prix de 35€ hors taxes. Le total est indiqué ainsi qu'un bouton "Réserver & Payer maintenant", actuellement inactif. Une mention relative à la politique de confidentialité apparaît sous le bouton.

Si le paiement est réussi, ils verront un message de succès et recevront un courriel avec les détails de l'événement. Vous pouvez modifier le modèle de courriel sous Personnaliser » E-mails.

Remboursements

Le remboursement directement depuis Cobot n'est actuellement pas possible ; vous devez le faire depuis vos tableaux de bord STRIPE ou PayPal.

Après avoir émis votre remboursement, créez une facture libre dans Cobot avec le montant négatif pour compenser la facture d'origine. De cette façon, votre analytique sera correcte.

Analytiques

Vos analytiques refléteront tous les revenus générés par les ventes de Réservation Externe. Vous aurez un accès avancé aux métriques clés et aux données de paiement dans votre tableau de bord d'analyses.

Consultez-les sous Analyser » Revenus et Analyser » Réservations.

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