La section Fonctionnalités sous Personnaliser » Fonctionnalités vous permettra "d'activer" et de "désactiver" facilement des fonctionnalités dans votre compte. Ces fonctionnalités visent principalement à personnaliser le parcours d'inscription de vos membres et leur interaction avec Cobot.

En plus des fonctionnalités que vous pouvez activer vous-même; nous avons également de nombreuses fonctionnalités que nous pouvons activer pour vous. Elles sont souvent un peu complexes ou comportent plusieurs éléments mobiles, donc si vous souhaitez en activer une, faites-le nous savoir!

Commutateurs de fonctionnalités que vous pouvez activer

Il y a quatre sections principales que vous pouvez gérer dans le portail administrateur de Cobot. Vous pouvez les trouver sous Personnaliser » Fonctionnalités.

Inscription

Ces commutateurs contrôlent les champs que vos membres voient sur votre page d'accueil:

L'adresse est facultative	Les nouveaux membres n'ont pas à saisir une adresse. Par défaut, il s'agit d'un champ obligatoire.
Masquer l'adresse lors de l'inscription	Les nouveaux membres ne verront pas du tout le champ de l'adresse.
Afficher l'identifiant fiscal lors de l'inscription des membres	Afficher un champ d'identifiant fiscal pour les membres lors de leur inscription. Le nom de ce champ peut être ajouté dans vos paramètres de facturation.
Identifiant fiscal requis lors de l'inscription des membres	Rend le champ de l'identifiant fiscal obligatoire pour les membres lors de leur inscription. Vous devez également avoir l'option "Afficher l'identifiant fiscal lors de l'inscription des membres" activée.
Identifiant fiscal requis pour les achats à la demande	Ajoute un champ d'identifiant fiscal requis aux formulaires de réservation externe et d'achat de Passes drop-in. Activez si vous êtes situé·e en Espagne pour répondre aux exigences régionales
Afficher le numéro de téléphone lors de l'inscription des membres	Affiche un champ de numéro de téléphone pour les membres lors de leur inscription.
Numéro de téléphone requis lors de l'inscription des membres	Rend le champ du numéro de téléphone obligatoire pour les membres lors de leur inscription. Vous devez également avoir l'option "Afficher le téléphone lors de l'inscription des membres" activée.
Entreprise requise lors de l'inscription des membres	Rend le champ de l'entreprise obligatoire pour les membres lors de leur inscription. Par défaut, ils·elles doivent ajouter soit une entreprise soit un nom de membre pour s'inscrire. Lorsque activée, seule la saisie du nom de l'entreprise est requise.
Téléphone requis pour les réservations externes	Rend le champ du numéro de téléphone obligatoire lorsqu'une personne réserve une ressource via la portail de Réservation Externe pour visiteurs.
Masquer le lien vers les Réservations Externes	Sur les pages publiques (par exemple, la page d'accueil, la page de connexion), ne montrez pas de lien vers votre Portail de Réservations Externes.
Masquer le lien vers les adhésions	Sur les pages publiques (par exemple, la page de connexion, les réservations externes), ne montrez pas de lien vers votre page d'accueil.

Paiements

Ces options contrôlent comment et quand vos membres paient leurs forfaits/tickets de coworking.

Doivent payer les tickets de coworking instantanément	Les membres doivent avoir une carte de crédit/compte bancaire enregistré(e) ou configurer PayPal pour acheter des tickets de coworking. Ils·elles sont facturé·e·s immédiatement.
Tous les membres doivent configurer un mode de paiement	Les membres sont constamment redirigé·e·s vers le formulaire de mode de paiement jusqu'à ce qu'ils·elles en configurent un.
Seuls les membres d'un forfait avec des frais mensuels doivent configurer un mode de paiement	Les membres sont constamment redirigée·s vers le formulaire de mode de paiement jusqu'à ce qu'ils·elles en configurent un.
Ne pas facturer automatiquement les factures	Activez cette option si vous souhaitez examiner les factures avant de les facturer manuellement ou d'enregistrer les paiements. Remarque: à moins que vous n'activiez également l'option Envoi de factures par e-mail, les factures sont toujours envoyées aux membres.

Masquer les fonctionnalités

Ces options vous permettent de masquer certaines fonctionnalités de vos membres/Page d'accueil.

Masquer les détails des réservations aux autres membres	Les membres ne peuvent pas voir le titre et le nom du membre des réservations effectuées par d'autres membres.
Masquer le calendrier de réservation aux membres	Les membres n'ont pas accès au calendrier de réservation.
Masquer les prix du public	Masque les forfaits/boutons d'inscription sur la page publique.
Masquer le service d'assistance aux membres	Masquer les problèmes/guides du service d'assistance aux membres.
Problèmes du service d'assistance privés	Les futurs problèmes du service d'assistance sont toujours privés et les autres membres ne peuvent pas les voir. (Cela ne s'applique pas aux problèmes existants.)

Autres

Ces options empêchent les membres de pouvoir apporter des modifications à leurs forfaits, entre autres.

Les membres ne peuvent pas annuler	Empêche les membres d'annuler leur adhésion. Affiche le message: "Veuillez contacter le gérant de votre espace de coworking pour annuler votre adhésion" à la place. Contactez-nous pour personnaliser ce message.
Les membres ne peuvent pas changer de forfait	Empêche les membres de changer leur forfait d'adhésion. Affiche le message: "Veuillez contacter le gérant de votre espace de coworking pour changer votre forfait" à la place. Contactez-nous pour personnaliser ce message.
Envoyer des e-mails d'anniversaire	Envoie des e-mails d'anniversaire automatisés aux membres célebrant leur l'anniversaire ce jour-là. L'e-mail peut être personnalisé sous Personnaliser » E-mails.
Afficher un message sur les options d'annulation liées au COVID-19	Montrez que vous êtes là pour vos membres pendant la crise et offrez-leur une alternative à l'annulation de leur adhésion. Sur leur page "Gérer l'adhésion", ils·elles verront un message pour les encourager à vous contacter pour des pauses d'adhésion ou des remises personnalisées. Ils·elles verront également votre adresse e-mail et votre numéro de téléphone (si ajoutés dans le profil de l'espace) pour vous contacter.

Options de fonctionnalités que nous pouvons activer pour vous

Voici quelques fonctionnalités supplémentaires que nous pouvons activer pour vous. Celles-ci vous aideront à personnaliser davantage votre interaction avec Cobot, ainsi que celle des autres administrateurs et membres.

N'hésitez pas à contacter support@cobot.me pour activer l'une des fonctionnalités suivantes:

La page d'accueil

Approbation automatique des newsletters: Masquez la case à cocher d'approbation des newsletters pour les nouveaux membres. Tous les nouveaux membres qui s'inscrivent seront automatiquement ajouté·e·s à votre liste de diffusion (lorsque l'add-on MailChimp est actif).
- Actuellement uniquement disponible pour les espaces en dehors de l'UE car cela n'est pas conforme au RGPD.
Masquer la case à cocher des newsletters: Masquez entièrement la case à cocher d'approbation des newsletters. Aucun nouveau membre n'est automatiquement ajouté à aucune liste de diffusion.
Les membres ne peuvent pas s'inscrire: Affiche les forfaits sur la page d'accueil, mais masque les boutons d'inscription.
Les membres ne peuvent pas demander de début à: Les membres ne peuvent pas demander une date de début pour leur adhésion, elle est toujours fixée au jour actuel.
Nom du membre requis: Les membres doivent entrer leur nom lors de l'inscription.
E-mail requis sur la page d'accueil du portail administrateur: Rend le champ e-mail obligatoire lorsqu'un administrateur ajoute un membre sous Gérer » Membres » Nouveau membre.
Masquer les détails du forfait sur la page d'accueil: Masque les crédits de réservation, les tickets de coworking, etc.
Masquer les informations proratisées: Masque les informations sur le montant proratisé de l'adhésion et les dates sur le formulaire d'inscription.
Afficher les commentaires lors de l'inscription des membres: Affiche un champ de texte supplémentaire pour les commentaires sur la page d'accueil pour les membres.
Ajouter Captcha sur le formulaire d'inscription: Pour les espaces qui rencontrent des inscriptions de bots, vous pouvez demander d'ajouter un champ Captcha au formulaire. Cela est pris en charge par hCaptcha.

Tableau de bord du portail de membre et Tickets de coworking

Masquer la sélection de langue: Masque le menu déroulant de sélection de langue dans le pied de page pour les membres. La langue par défaut sera celle activée dans le portail administrateur.
Tous les membres peuvent s'enregistrer: Tous les membres, même ceux qui n'ont pas de tickets de coworking dans leur forfait, peuvent s'enregistrer via leur tableau de bord. Par défaut, seuls les membres ayant des tickets de coworking peuvent s'enregistrer.
Les membres ne peuvent pas s'enregistrer: Masque le bouton d'enregistrement/sortie (check-in & check-out) pour tous les membres depuis leur portail membre, y compris ceux ayant des tickets de coworking dans leurs forfait.
Les membres ayant des tickets de coworking dans leurs forfaits ne peuvent pas acheter de tickets de coworking supplémentaires: Masque le formulaire d'achat de tickets de coworking pour les membres les ayant déjà dans leurs forfaits. Seuls les administrateurs peuvent attribuer des tickets de coworking depuis le profil des membres.
Les membres ne peuvent pas acheter des tickets de coworking individuels: Uniquement des remises sur volume. Cela désactive également la possibilité d'acheter des tickets de coworking lors de l'inscription. Les membres devront terminer le processus d'inscription avant d'acheter des tickets de coworking via leur tableau de bord membre.
Les membres choisissent l'heure d'arrivée lorsqu'ils·elles achètent des tickets de coworking: Après l'achat d'un tickets de coworking, les membres sont immédiatement enregistré·e·s pour l'heure sélectionnée.
Ne pas regrouper les tickets de coworking horaires pour les équipes: Les membres faisant partie d'une équipe ne partagent pas leurs tickets de coworking. Le paramètre par défaut est que tous les tickets de coworking sont regroupés lorsque les adhésions sont connectées (en utilisant la fonction "Payé par").
Les tickets de coworking inclus n'expirent pas: Si activé, les tickets de coworking inclus dans le forfait n'expirent pas à la fin du cycle de facturation mais restent disponibles indéfiniment.

Afficher la liste des réservations du jour: Affiche une liste sur le tableau de bord du membre de toutes les réservations dans votre espace (même celles effectuées par d'autres membres).
Doit payer pour les tickets de coworking sur la prochaine facture: Oblige les membres à payer pour les tickets de coworking sur leur prochaine facture même s'ils·elles ont un mode de paiement automatique enregistré. Par défaut, le membre peut choisir entre un mode de paiement automatique ou payer sur la prochaine facture.

Réservations du portail membre

Les membres peuvent toujours modifier les réservations sur le calendrier, même après leur début. Par défaut, les membres ne peuvent pas modifier les réservations une fois qu'elles ont commencé.
Commentaires de réservation visibles par tous: Les membres peuvent voir les commentaires sur toutes les réservations. Par défaut, seuls les administrateurs peuvent voir les commentaires.
Masquer les évènements: Masque le calendrier des événements dans vos portails administratif et membre.

Portail des adhésions des membres

Les membres ne peuvent pas modifier leur adresse: La possibilité de modifier leur nom et leur adresse est supprimée. Seuls les administrateurs peuvent effectuer des modifications depuis le profil du membre dans la partie administrative de Cobot.
Les membres ne peuvent pas publier de guides dans le service d'assistance.

Communauté et service d'assistance du portail membre

Masquer l'annuaire de la communauté: Masque l'annuaire de la communauté dans la section des membres.
Service d'assistance réservé aux membres: Affiche le contenu du service d'assistance uniquement aux membres actifs.

Portail administrateur facturation et paiements

Ajouter des modes de paiement de test: Permet d'ajouter un mode de paiement de test à Cobot (uniquement GoCardless).
Ne pas retenter les paiements échoués: Désactive la retentative des paiements échoués sur les factures ; échoue définitivement après le premier échec. Par défaut, 3 tentatives sont effectuées avant l'échec définitif.
Masquer les factures d'admin: Cache les factures dans la section admin.
Afficher la date d'échéance sur les factures: Ajoute la date d'échéance aux factures.
Afficher la date de vente sur les factures: Ajoute la date de vente aux factures (identique à la date d'émission).
Désactiver les factures automatiques des membres: Désactive la génération périodique des factures des membres. Si elle est réactivée, aucun frais d'abonnement des membres ne sera reporté. Cependant, les frais ponctuels - comme les réservations ou les frais des tickets de coworking - apparaîtront sur la prochaine facture.
Ne pas générer automatiquement les factures de montant nul: Désactive la génération automatique des factures si le montant serait nul (les articles s'annulent mutuellement).
Ne pas facturer les frais d'adhésion: Désactive la collecte des frais d'adhésion lors de la facturation. Toutes les autres charges génèrent toujours une facture.
Impossible de supprimer des factures: Les administrateurs ne peuvent pas supprimer des factures.
Impossible d'annuler des factures: Les administrateurs ne peuvent pas annuler des factures.
Impossible de créer des factures dans le passé: Empêche les administrateurs de créer une facture où "invoiced_at" est dans le passé.
Impossible de modifier les articles de facture: Les administrateurs ne peuvent pas modifier les articles de facture.
Impossible de modifier les taux de taxes: Les champs de taux de taxe sont en lecture seule et ne peuvent être modifiés que via des codes de facturation.
Impossible de modifier la date et le numéro de facture: Les administrateurs ne peuvent pas modifier la date d'émission et le numéro de facture (pour des raisons légales. Principalement applicable aux espaces européens).

Portail administrateur Profils de membres

Masquer les numéros de client: Masque les numéros de client sur les factures.
Peut modifier les numéros de client: Les administrateurs peuvent modifier les numéros de client des membres. Par défaut, les numéros de membre sont générés automatiquement.
Impossible de supprimer des membres: Les administrateurs ne peuvent pas supprimer des membres, seulement les annuler.

Enregistrement et scripts

Désactiver l'enregistrement par adresse MAC: N'enregistre pas les membres s'ils·elles sont connecté·e·s via leur adresse MAC.
Désactiver les scripts de suivi: Supprime nos scriptes Google Analytics de toute page pour être conforme au RGPD.
Désactiver l'enregistrement par jeton: Oblige les membres à s'enregistrer (portail captif) avec leur mot de passe à chaque fois.

E-mails automatiques

Ne pas envoyer d'e-mails aux membres: Désactive tous les e-mails automatisés sous Personnaliser » E-mails aux membres.
Ne pas envoyer d'e-mails aux membres en cas d'échec de paiement: Désactive les e-mails aux membres en cas d'échec de paiement.
Ne pas envoyer d'e-mail de confirmation au membre: Désactive l'e-mail de confirmation au membre après l'inscription, ou après que l'administrateur a confirmé l'adhésion. Les administrateurs reçoivent toujours un e-mail de notification pour les nouveaux membres.

Prochaine étape: Familiarisez-vous avec vos e-mails automatisés et apprenez comment envoyer des e-mails aux membres.