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Les tickets de coworking

Donnez ou vendez aux membres l'accès à votre espace de coworking à l'heure, à la journée ou à la semaine.

Laura avatar
Écrit par Laura
Mis à jour il y a plus de 2 mois

Cobot prend en charge les forfaits qui limitent le moment où les membres peuvent accéder à votre espace ainsi que la durée pendant laquelle ils peuvent y travailler. Ajouter des tickets de coworking à un forfait le transforme d'un accès illimité (sans restriction de temps) en un forfait à accès limité.

Vous pouvez créer différents types de tickets de coworking pour chaque forfait, tels que des tickets horaires, des tickets à la journée ou à la demi-journée. Ajoutez plusieurs tickets à un seul forfait afin que les membres disposent d'une flexibilité totale pour organiser leur travail. Vous pouvez choisir combien de ces tickets sont inclus par semaine ou par mois. Une fois que les membres ont utilisé leurs tickets inclus, ils sont invités à en acheter davantage.

Consultez les guides suivants si vous recherchez des tickets de coworking horaires ou hebdomadaires, ou des forfaits mensuels récurrents. Gardez à l'esprit que vous pouvez combiner n'importe quel type de ticket dans un même forfait :

Astuce Pro : Pour permettre aux non-membres (visiteurs) de réserver un ticket à la journée unique, configurez-les plutôt dans votre Portail de Réservations Externes.


Mettre en place des tickets de coworking

Pour activer les tickets de coworking, allez dans Produits » Forfaits d'adhésion » "Modifier" un forfait existant ou créez-en un nouveau. Cliquez sur Tickets de coworking » Ajouter un ticket de coworking.

Capture d'écran de l'écran "Modifier le forfait" avec l'onglet "Tickets de coworking" et le bouton "+ Ajouter un ticket de coworking" entouré en rouge.

Paramètres de base

Vous verrez plusieurs champs pour les informations suivantes :

  • Nom

    • Champ obligatoire. Choisissez un nom qui reflète la durée de validité, comme Ticket journée complète ou Ticket demi-journée.

  • Prix du ticket de coworking

    • Champ obligatoire. Voir ci-dessous comment proposer des tickets gratuits à vos membres.

  • Expiration des tickets

    • Si ce champ est rempli, les tickets achetés expirent automatiquement après le nombre de jours indiqué. S'il y a des tickets inclus dans le forfait, cela ne les affecte pas – seuls les tickets achetés par le membre seront concernés.

    • Si ce champ est laissé vide, les tickets de coworking n'expirent pas. Si vous ajoutez un nombre, par exemple 30, les tickets expireront 30 jours après leur date d'achat. Informez-nous si vous souhaitez désactiver cette fonctionnalité afin que tous les tickets gratuits non utilisés restent sur le compte de votre membre.

Capture d'écran du formulaire Tickets de coworking, montrant les champs Nom, Prix des tickets de coworking, Taux de taxe et Les tickets expirent après.

Créneau

Un ticket de coworking peut être valable pour un créneau particulière, comme 8h à 19h30 ("8am - 7:30pm"), ou pour une durée, comme 2 heures ("2h").

Capture d'écran de la section Créneau du formulaire de configuration des tickets de coworking.

Lorsqu'un créneau est ajoutée, ce ticket spécifique ne peut être utilisé que pendant ce créneau et expirera à l'heure de fin indiquée. Les tickets avec plusieurs créneaux ne peuvent être utilisés qu'une seule fois dans l'une de ces créneaux.

Voici quelques exemples pour configurer des tickets avec créneaux :

Tickets horaires (durée)

Le ticket de coworking le plus simple a une durée (par ex. 1h). Ce ticket sera valable pendant une heure à partir du moment où le membre s'enregistre. Ainsi, si le membre s'enregistre à 9h35, le ticket sera valable jusqu'à 10h35.

Consultez ce guide pour plus de détails sur les tickets de coworking horaires et leur fonctionnement.

Créneau fixe

Vous pouvez aussi utiliser un créneau fixe, limitant l'accès du membre à des heures précises de la journée.

  • Cobot comprend à la fois l'heure standard et l'heure militaire, vous pouvez donc saisir 14 - 16 ou 2pm - 4pm si vous souhaitez que le ticket soit valable entre 14h et 16h.

  • Si le membre essaie de s'enregistrer avant ou après le créneau valide, il ne pourra pas le faire.

  • Vous pouvez ajouter plusieurs créneaux de validité à un ticket, tels que "2pm-4pm, 7pm-10pm".

Astuce Pro : Si vous ajoutez des créneaux à vos tickets de coworking, nous recommandons d'utiliser l'intégration Wifi pour suivre (automatiquement) l'utilisation. L'intégration Wifi permet uniquement aux membres d'accéder à votre Wifi s'ils disposent d'un ticket de coworking valide sur leur compte.

Tickets gratuits

Il existe plusieurs façons d'offrir des tickets de coworking gratuits à vos membres :

Inclure des tickets gratuits

Vous pouvez autoriser des tickets de coworking gratuits dans n'importe quel forfait en les ajoutant au champ "Tickets gratuits inclus". Les tickets gratuits ne s'accumulent pas et ne sont pas reportés au mois suivant. Tous les tickets non utilisés sont supprimés, et de nouveaux sont ajoutés chaque semaine ou chaque mois.

Capture d'écran de la section Créneau du formulaire de configuration des tickets de coworking, montrant le champ "Tickets de coworking inclus" contenant le nombre 10 entouré en rouge.

Proposer un voucher de ticket de coworking

Proposez des "vouchers" pour que les membres puissent entrer un code dans leur portail membre et obtenir un ticket de coworking gratuit. Consultez ce guide pour découvrir leur fonctionnement et comment les configurer.

Attribuer un ticket de coworking

Vous pouvez attribuer des tickets de coworking gratuits directement au profil d'un membre. Allez dans Gérer » Membres » {Cliquez sur le nom du membre} » Tickets de coworking » Attribuer des tickets de coworking. Les tickets attribués de cette manière n'expireront jamais.

Capture d'écran de l'élément de menu "Attribuer des tickets de coworking" entouré en rouge.

Note : le membre doit avoir des tickets de coworking disponibles dans son forfait avant d'utiliser l'une de ces options.

Remises sur les tickets

Pour proposer des lots de tickets ou des réductions lorsque le membre achète plusieurs tickets de coworking en une seule fois, ajoutez une remise sur les tickets.

Pour ce faire, faites défiler la page jusqu'en bas de l'onglet Tickets de coworking dans les paramètres du forfait, jusqu'à voir "Remises sur les tickets". De là, vous pouvez cliquer sur le bouton "+ Ajouter une remise" :

Capture d'écran de la section "Remises sur les tickets" dans Cobot, permettant aux utilisateurs de définir des remises pour des achats en gros (ex. : achat de 10 tickets de coworking). Le bouton "+ Ajouter une remise", entouré en rouge, est centré dans une bordure en pointillés.

Une fois cliqué, vous pourrez saisir le prix et le nombre de tickets que le membre peut acheter. Vous pouvez définir plusieurs types de remises pour un même ticket de coworking, par exemple, 5 tickets pour 100€ et 10 tickets pour 180€ (en ajoutant une autre remise) :

Capture d'écran de la section "Remises sur les tickets", avec les champs de saisie entourés en rouge.

Les remises s'appliquent à chaque type de ticket de coworking.

Vous pouvez ajouter plusieurs types de tickets de coworking en cliquant de nouveau sur Ajouter un ticket de coworking pour répéter ce processus.


Enregistrer les membres avec un ticket de coworking

Cobot propose plusieurs façons d'enregistrer les membres dans votre espace :

  1. Les membres s'enregistrent eux-mêmes

  2. Les administrateurs enregistrent les membres

  3. Intégration Wifi

  4. Module "Membres enregistrés"

Vous pouvez en savoir plus sur chaque méthode ici ; quelle que soit la méthode choisie, lorsqu'un membre s'enregistre, un ticket de coworking est automatiquement déduit. Lorsqu'il n'en reste plus, le membre ne peut pas s'enregistrer et est invité à en acheter d'autres.

Nous recommandons d'utiliser l’intégration Wifi pour optimiser le suivi et l'utilisation. L'intégration Wifi permet uniquement aux membres d'accéder à votre Wifi lorsqu'ils disposent d'un ticket de coworking valide sur leur compte. L'accès Wifi est coupé dès que leur ticket expire.

Ce paramètre peut être désactivé sur demande, ce qui fait que l'accès Wifi des membres est coupé jusqu'à ce qu'ils s'enregistrent à nouveau avec un ticket de coworking. Les membres peuvent contourner ce paramètre désactivé en utilisant la connexion automatique et la mémorisation du mot de passe sur leurs appareils.

Cobot déduira en priorité le ticket le moins cher lorsqu'un membre dispose de plusieurs tickets de coworking. Ensuite, Cobot restituera et déduira le ticket plus cher si nécessaire.

  • Exemple : le membre dispose de tickets demi-journée et journée complète dans son forfait. Le membre s'enregistre avec un ticket demi-journée. S'il reste plus longtemps que la demi-journée, le ticket demi-journée est restitué et le ticket journée complète est déduit à la place.


Comment les membres interagissent avec les tickets de coworking

Les membres disposant de tickets de coworking dans leur forfait les gèrent via leur portail membre. Sur leur tableau de bord, ils ont une vue d'ensemble du type de tickets disponibles, du nombre de tickets sur leur compte et de leur possibilité (ou non) de s'enregistrer.

Capture d'écran d'une section du portail membre, connecté en tant que Aidan Su, montrant son zone Tickets de coworking.

Paiement des tickets de coworking

Vous pouvez décider si les membres doivent payer leurs tickets de coworking à l'avance ou si le montant est ajouté à leur facture mensuelle.

  • Paiement à l’avance

    Allez dans Personnaliser » Fonctionnalités » Paiements » Activer "Obligatoire de payer des tickets de coworking instantanément"

    • Les membres doivent ajouter leur mode de paiement à leur compte avant de pouvoir acheter un ticket. Vous devez avoir configuré au moins un mode de paiement automatisé pour que cela fonctionne. Consultez ce guide pour plus d'informations à ce sujet.

    • Si aucun mode de paiement n'est associé au compte, Cobot bloquera l'achat de tickets jusqu'à ce qu'un mode de paiement soit ajouté.

      Capture d'écran montrant ce que voient les membres lorsqu'ils tentent d'acheter un ticket de coworking alors que des modes de paiement automatisés (comme une carte de crédit) sont requis.

  • Paiement et sélection lors de l'inscription

    Les nouveaux membres peuvent aussi sélectionner un nombre de tickets de coworking lors de leur inscription à un abonnement. Toutefois, ils ne pourront choisir une quantité que si vous avez configuré des modes de paiement automatisés.

    Capture d'écran de la section "Acheter des tickets de coworking" dans Cobot, affichant les prix; par exemple, des tickets journaliers à 25,00 USD chacun (+5 % de taxe). Des options d'achat groupé sont proposées, comme 5 pour 100,00 USD ou 10 pour 225,00 USD. Un champ intitulé "Nombre de tickets de coworking" permet à l'utilisateur d'indiquer la quantité souhaitée.

  • Paiement sur facture

    Les membres peuvent sélectionner des tickets de coworking via leur portail administrateur et les utiliser immédiatement. Le coût sera ajouté à leur facture mensuelle récurrente. C'est le mode par défaut de Cobot, donc aucune action supplémentaire n'est nécessaire.

    Capture d'écran de la section "Acheter des tickets de coworking" lorsqu'un membre en achète un et que le montant est ajouté à sa prochaine facture (plutôt que payé immédiatement).

Guide pour les membres

Envoyez ce guide pratique à vos membres s'ils ne savent pas comment acheter et utiliser leurs tickets de coworking.


Informations supplémentaires

Proratisation des tickets de coworking

Les tickets de coworking sont proratisés lorsqu'un membre commence un forfait en cours de cycle de facturation. La même logique appliquée au prix du forfait est appliquée aux tickets.

  • Exemple : 1/3 du mois est déjà passé quand un membre s'inscrit. Il paiera 2/3 du prix mensuel sur sa facture proratisée et recevra 2/3 des tickets de coworking de son forfait.

Si vous souhaitez que le membre reçoive tous ses tickets, quel que soit son moment d'inscription, vous devez ajouter manuellement les tickets manquants. Pour cela : Profil membre » Tickets de coworking » Attribuer des tickets de coworking. Assurez-vous de cocher "Ne pas facturer" pour que ces tickets ne soient pas ajoutés à sa prochaine facture.


Affectation et suppression manuelles de tickets de coworking

Affecter des tickets de coworking en tant qu'administrateur

Pour affecter manuellement des tickets de coworking, allez dans Gérer » Membres » Cliquez sur le profil du membre » Tickets de coworking » Attribuer des tickets de coworking.

Capture d'écran de la section gestion des tickets de coworking dans le profil d'un membre, avec "Attribuer des tickets de coworking" entouré en rouge.

Trois options s'offrent à vous pour facturer les tickets de coworking affectés :

  1. Facturer - le membre sera facturé sur sa prochaine facture.

  2. Ne pas facturer - les tickets de coworking n'apparaîtront sur aucune facture.

  3. Déjà payé - les tickets de coworking apparaîtront sur la prochaine facture, mais seront marqués comme payés (le montant dû sera de zéro).

Supprimer des tickets de coworking et des achats de tickets en tant qu'administrateur

Vous pouvez supprimer des tickets de coworking et des achats de tickets de la prochaine facture d'un membre.

  • Suppression de tickets de coworking

    Allez dans Gérer » Membres » Cliquez sur le profil du membre » Tickets de coworking » Supprimer des tickets de coworking. Entrez le nombre de tickets de coworking à supprimer, puis cliquez sur Supprimer des tickets de coworking. Si vous supprimez le ticket de coworking pour ne pas facturer le membre, vous devez également supprimer l'achat du ticket de coworking.

  • Suppression des achats de tickets de coworking d'une facture à venir

    Allez dans Gérer » Membres » Cliquez sur le profil du membre » Tickets de coworking » Achats récents. Cliquez sur Supprimer à côté de l'achat de ticket de coworking que vous souhaitez retirer de la facture à venir. Une fois l'achat supprimé, les tickets de coworking seront également retirés du compte du membre.


Prochaine étape

Mettons en place vos suppléments mensuels récurrents.


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