Cobot prend en charge les forfaits qui limitent les horaires d'accès de vos membres à votre espace ainsi que la durée de leur utilisation. Ajouter des tickets de coworking à un forfait le transforme d'un accès illimité en un forfait à accès limité.

Chaque forfait peut inclure différents types de tickets de coworking, tels que des tickets horaires, des tickets à la journée ou à la demi-journée. Vous pouvez ajouter plusieurs types de tickets à un même forfait et définir combien sont inclus par semaine ou par mois. Les membres utilisent d'abord leurs tickets inclus et sont invités à en acheter davantage une fois épuisés.

Vous pouvez combiner différents types de tickets de coworking dans un même forfait, par exemple :

Pour activer les tickets de coworking, allez dans Produits » Forfaits d'adhésion » "Modifier" un forfait existant ou créez-en un nouveau. Cliquez sur Tickets de coworking » Ajouter un ticket de coworking.

Un ticket de coworking peut être valable pour un créneau particulière, comme 8h à 19h30 ("8am - 7:30pm"), ou pour une durée, comme 2 heures ("2h").

Lorsqu'un créneau est ajoutée, ce ticket spécifique ne peut être utilisé que pendant ce créneau et expirera à l'heure de fin indiquée. Les tickets avec plusieurs créneaux ne peuvent être utilisés qu'une seule fois dans l'une de ces créneaux.

Voici quelques exemples pour configurer des tickets avec créneaux :

Le ticket de coworking le plus simple a une durée (par ex. 1h). Ce ticket sera valable pendant une heure à partir du moment où le membre s'enregistre. Ainsi, si le membre s'enregistre à 9h35, le ticket sera valable jusqu'à 10h35.

Consultez ce guide pour plus de détails sur les tickets de coworking horaires et leur fonctionnement.

Vous pouvez aussi utiliser un créneau fixe, limitant l'accès du membre à des heures précises de la journée.

Il existe plusieurs façons d'offrir des tickets de coworking gratuits à vos membres :

Vous pouvez autoriser des tickets de coworking gratuits dans n'importe quel forfait en les ajoutant au champ "Tickets gratuits inclus". Les tickets gratuits ne s'accumulent pas et ne sont pas reportés au mois suivant. Tous les tickets non utilisés sont supprimés, et de nouveaux sont ajoutés chaque semaine ou chaque mois.

Proposez des "vouchers" pour que les membres puissent entrer un code dans leur portail membre et obtenir un ticket de coworking gratuit. Consultez ce guide pour découvrir leur fonctionnement et comment les configurer.

Vous pouvez attribuer des tickets de coworking gratuits directement au profil d'un membre. Allez dans Gérer » Membres » {Cliquez sur le nom du membre} » Tickets de coworking » Attribuer des tickets de coworking. Les tickets attribués de cette manière n'expireront jamais.

Note : le membre doit avoir des tickets de coworking disponibles dans son forfait avant d'utiliser l'une de ces options.

Pour proposer des lots de tickets ou des réductions lorsque le membre achète plusieurs tickets de coworking en une seule fois, ajoutez une remise sur les tickets.

Pour ce faire, faites défiler la page jusqu'en bas de l'onglet Tickets de coworking dans les paramètres du forfait, jusqu'à voir "Remises sur les tickets". De là, vous pouvez cliquer sur le bouton "+ Ajouter une remise" :

Une fois cliqué, vous pourrez saisir le prix et le nombre de tickets que le membre peut acheter. Vous pouvez définir plusieurs types de remises pour un même ticket de coworking, par exemple, 5 tickets pour 100€ et 10 tickets pour 180€ (en ajoutant une autre remise) :

Les remises s'appliquent à chaque type de ticket de coworking.

Vous pouvez ajouter plusieurs types de tickets de coworking en cliquant de nouveau sur Ajouter un ticket de coworking pour répéter ce processus.

Les tickets de coworking sont proratisés lorsque le membre commence un forfait en cours de cycle de facturation. La même logique que celle appliquée au prix du forfait est utilisée pour les tickets.

Pour attribuer tous les tickets de coworking à un membre, peu importe sa date de début, vous devez ajouter manuellement les tickets manquants. Pour cela, allez dans son Profil membre » Tickets de coworking » Attribuer des tickets de coworking. Assurez-vous de sélectionner "Ne pas facturer" afin qu'ils ne soient pas ajoutés à la prochaine facture.

Cobot propose plusieurs façons d'enregistrer les membres dans votre espace :

Vous pouvez en savoir plus sur chaque méthode ici ; quelle que soit la méthode choisie, lorsqu'un membre s'enregistre, un ticket de coworking est automatiquement déduit. Lorsqu'il n'en reste plus, le membre ne peut pas s'enregistrer et est invité à en acheter d'autres.

Nous recommandons d'utiliser l’intégration Wifi pour optimiser le suivi et l'utilisation. L'intégration Wifi permet uniquement aux membres d'accéder à votre Wifi lorsqu'ils disposent d'un ticket de coworking valide sur leur compte. L'accès Wifi est coupé dès que leur ticket expire.

Ce paramètre peut être désactivé sur demande, ce qui fait que l'accès Wifi des membres est coupé jusqu'à ce qu'ils s'enregistrent à nouveau avec un ticket de coworking. Les membres peuvent contourner ce paramètre désactivé en utilisant la connexion automatique et la mémorisation du mot de passe sur leurs appareils.
​

Les membres disposant de tickets de coworking dans leur forfait les gèrent via leur portail membre. Sur leur tableau de bord, ils ont une vue d'ensemble du type de tickets disponibles, du nombre de tickets sur leur compte et de leur possibilité (ou non) de s'enregistrer.

Envoyez ce guide pratique à vos membrese s'ils ne savent pas comment acheter et utiliser les tickets de coworking.

Vous pouvez décider si les membres doivent payer leurs tickets de coworking à l'avance ou si le montant est ajouté à leur facture mensuelle.

Lorsque le paiement instantanément est activé dans Personnaliser » Fonctionnalités » Paiements, les membres doivent ajouter un moyen de paiement à leur compte avant de pouvoir acheter des tickets de coworking.

Vous devez activer au moins un moyen de paiement automatisé. Cliquez ici pour en savoir plus sur la configuration de ces moyens de paiement dans le tableau de bord d'administration.

Si aucun mode de paiement n'est enregistré, Cobot bloquera l'achat et affiche le message suivant à l'intention du membre :

Lorsqu'un membre achète des tickets, Cobot marque le paiement comme en attente, émette les tickets immédiatement et génère une facture.

Une fois le paiement effectué, la facture est marquée comme payée. En cas d'échec du paiement, la facture reste impayée et les tentatives de paiement habituelles s'appliquent. Vous pouvez consulter la facture ainsi que son statut de paiement actuel dans Gérer » Factures.

Les nouveaux membres peuvent également sélectionner et payer des ticket de coworking lors de l'inscription, à condition que des modes de paiement automatisés soient configurés.

Les membres peuvent sélectionner des tickets de coworking via leur portail membre et les utiliser immédiatement. Le coût sera ajouté à leur facture mensuelle récurrente. C'est le mode par défaut de Cobot, donc aucune action supplémentaire n'est nécessaire.

Pour affecter manuellement des tickets de coworking, allez dans Gérer » Membres » Cliquez sur le profil du membre » Tickets de coworking » Attribuer des tickets de coworking.

Trois options s'offrent à vous pour facturer les tickets de coworking affectés :

Vous pouvez supprimer des tickets de coworking et des achats de tickets de la prochaine facture d'un membre.

Mettons en place vos suppléments mensuels récurrents.