Cobot prend en charge les forfaits qui limitent le moment où les membres peuvent accéder à votre espace ainsi que la durée pendant laquelle ils peuvent y travailler. Ajouter des tickets de coworking à un forfait le transforme d'un accès illimité (sans restriction de temps) en un forfait à accès limité.
Vous pouvez créer différents types de tickets de coworking pour chaque forfait, tels que des tickets horaires, des tickets à la journée ou à la demi-journée. Ajoutez plusieurs tickets à un seul forfait afin que les membres disposent d'une flexibilité totale pour organiser leur travail. Vous pouvez choisir combien de ces tickets sont inclus par semaine ou par mois. Une fois que les membres ont utilisé leurs tickets inclus, ils sont invités à en acheter davantage.
Consultez les guides suivants si vous recherchez des tickets de coworking horaires ou hebdomadaires, ou des forfaits mensuels récurrents. Gardez à l'esprit que vous pouvez combiner n'importe quel type de ticket dans un même forfait :
Astuce Pro : Pour permettre aux non-membres (visiteurs) de réserver un ticket à la journée unique, configurez-les plutôt dans votre Portail de Réservations Externes.
Mettre en place des tickets de coworking
Pour activer les tickets de coworking, allez dans Produits » Forfaits d'adhésion » "Modifier" un forfait existant ou créez-en un nouveau. Cliquez sur Tickets de coworking » Ajouter un ticket de coworking.
Paramètres de base
Vous verrez plusieurs champs pour les informations suivantes :
Nom
Champ obligatoire. Choisissez un nom qui reflète la durée de validité, comme Ticket journée complète ou Ticket demi-journée.
Prix du ticket de coworking
Champ obligatoire. Voir ci-dessous comment proposer des tickets gratuits à vos membres.
Expiration des tickets
Si ce champ est rempli, les tickets achetés expirent automatiquement après le nombre de jours indiqué. S'il y a des tickets inclus dans le forfait, cela ne les affecte pas – seuls les tickets achetés par le membre seront concernés.
Si ce champ est laissé vide, les tickets de coworking n'expirent pas. Si vous ajoutez un nombre, par exemple 30, les tickets expireront 30 jours après leur date d'achat. Informez-nous si vous souhaitez désactiver cette fonctionnalité afin que tous les tickets gratuits non utilisés restent sur le compte de votre membre.
Créneau
Un ticket de coworking peut être valable pour un créneau particulière, comme 8h à 19h30 ("8am - 7:30pm"), ou pour une durée, comme 2 heures ("2h").
Lorsqu'un créneau est ajoutée, ce ticket spécifique ne peut être utilisé que pendant ce créneau et expirera à l'heure de fin indiquée. Les tickets avec plusieurs créneaux ne peuvent être utilisés qu'une seule fois dans l'une de ces créneaux.
Voici quelques exemples pour configurer des tickets avec créneaux :
Tickets horaires (durée)
Le ticket de coworking le plus simple a une durée (par ex. 1h). Ce ticket sera valable pendant une heure à partir du moment où le membre s'enregistre. Ainsi, si le membre s'enregistre à 9h35, le ticket sera valable jusqu'à 10h35.
Consultez ce guide pour plus de détails sur les tickets de coworking horaires et leur fonctionnement.
Créneau fixe
Vous pouvez aussi utiliser un créneau fixe, limitant l'accès du membre à des heures précises de la journée.
Cobot comprend à la fois l'heure standard et l'heure militaire, vous pouvez donc saisir 14 - 16 ou 2pm - 4pm si vous souhaitez que le ticket soit valable entre 14h et 16h.
Si le membre essaie de s'enregistrer avant ou après le créneau valide, il ne pourra pas le faire.
Vous pouvez ajouter plusieurs créneaux de validité à un ticket, tels que "2pm-4pm, 7pm-10pm".
Astuce Pro : Si vous ajoutez des créneaux à vos tickets de coworking, nous recommandons d'utiliser l'intégration Wifi pour suivre (automatiquement) l'utilisation. L'intégration Wifi permet uniquement aux membres d'accéder à votre Wifi s'ils disposent d'un ticket de coworking valide sur leur compte.
Tickets gratuits
Il existe plusieurs façons d'offrir des tickets de coworking gratuits à vos membres :
Inclure des tickets gratuits
Vous pouvez autoriser des tickets de coworking gratuits dans n'importe quel forfait en les ajoutant au champ "Tickets gratuits inclus". Les tickets gratuits ne s'accumulent pas et ne sont pas reportés au mois suivant. Tous les tickets non utilisés sont supprimés, et de nouveaux sont ajoutés chaque semaine ou chaque mois.
Proposer un voucher de ticket de coworking
Proposez des "vouchers" pour que les membres puissent entrer un code dans leur portail membre et obtenir un ticket de coworking gratuit. Consultez ce guide pour découvrir leur fonctionnement et comment les configurer.
Attribuer un ticket de coworking
Vous pouvez attribuer des tickets de coworking gratuits directement au profil d'un membre. Allez dans Gérer » Membres » {Cliquez sur le nom du membre} » Tickets de coworking » Attribuer des tickets de coworking. Les tickets attribués de cette manière n'expireront jamais.
Note : le membre doit avoir des tickets de coworking disponibles dans son forfait avant d'utiliser l'une de ces options.
Remises sur les tickets
Pour proposer des lots de tickets ou des réductions lorsque le membre achète plusieurs tickets de coworking en une seule fois, ajoutez une remise sur les tickets.
Pour ce faire, faites défiler la page jusqu'en bas de l'onglet Tickets de coworking dans les paramètres du forfait, jusqu'à voir "Remises sur les tickets". De là, vous pouvez cliquer sur le bouton "+ Ajouter une remise" :
Une fois cliqué, vous pourrez saisir le prix et le nombre de tickets que le membre peut acheter. Vous pouvez définir plusieurs types de remises pour un même ticket de coworking, par exemple, 5 tickets pour 100€ et 10 tickets pour 180€ (en ajoutant une autre remise) :
Les remises s'appliquent à chaque type de ticket de coworking.
Vous pouvez ajouter plusieurs types de tickets de coworking en cliquant de nouveau sur Ajouter un ticket de coworking pour répéter ce processus.
Enregistrer les membres avec un ticket de coworking
Cobot propose plusieurs façons d'enregistrer les membres dans votre espace :
Les membres s'enregistrent eux-mêmes
Les administrateurs enregistrent les membres
Intégration Wifi
Module "Membres enregistrés"
Vous pouvez en savoir plus sur chaque méthode ici ; quelle que soit la méthode choisie, lorsqu'un membre s'enregistre, un ticket de coworking est automatiquement déduit. Lorsqu'il n'en reste plus, le membre ne peut pas s'enregistrer et est invité à en acheter d'autres.
Nous recommandons d'utiliser l’intégration Wifi pour optimiser le suivi et l'utilisation. L'intégration Wifi permet uniquement aux membres d'accéder à votre Wifi lorsqu'ils disposent d'un ticket de coworking valide sur leur compte. L'accès Wifi est coupé dès que leur ticket expire.
Ce paramètre peut être désactivé sur demande, ce qui fait que l'accès Wifi des membres est coupé jusqu'à ce qu'ils s'enregistrent à nouveau avec un ticket de coworking. Les membres peuvent contourner ce paramètre désactivé en utilisant la connexion automatique et la mémorisation du mot de passe sur leurs appareils.
Cobot déduira en priorité le ticket le moins cher lorsqu'un membre dispose de plusieurs tickets de coworking. Ensuite, Cobot restituera et déduira le ticket plus cher si nécessaire.
Exemple : le membre dispose de tickets demi-journée et journée complète dans son forfait. Le membre s'enregistre avec un ticket demi-journée. S'il reste plus longtemps que la demi-journée, le ticket demi-journée est restitué et le ticket journée complète est déduit à la place.
Comment les membres interagissent avec les tickets de coworking
Les membres disposant de tickets de coworking dans leur forfait les gèrent via leur portail membre. Sur leur tableau de bord, ils ont une vue d'ensemble du type de tickets disponibles, du nombre de tickets sur leur compte et de leur possibilité (ou non) de s'enregistrer.
Paiement des tickets de coworking
Vous pouvez décider si les membres doivent payer leurs tickets de coworking à l'avance ou si le montant est ajouté à leur facture mensuelle.
Paiement à l’avance
Allez dans Personnaliser » Fonctionnalités » Paiements » Activer "Obligatoire de payer des tickets de coworking instantanément"
Les membres doivent ajouter leur mode de paiement à leur compte avant de pouvoir acheter un ticket. Vous devez avoir configuré au moins un mode de paiement automatisé pour que cela fonctionne. Consultez ce guide pour plus d'informations à ce sujet.
Si aucun mode de paiement n'est associé au compte, Cobot bloquera l'achat de tickets jusqu'à ce qu'un mode de paiement soit ajouté.
Paiement et sélection lors de l'inscription
Les nouveaux membres peuvent aussi sélectionner un nombre de tickets de coworking lors de leur inscription à un abonnement. Toutefois, ils ne pourront choisir une quantité que si vous avez configuré des modes de paiement automatisés.
Paiement sur facture
Les membres peuvent sélectionner des tickets de coworking via leur portail administrateur et les utiliser immédiatement. Le coût sera ajouté à leur facture mensuelle récurrente. C'est le mode par défaut de Cobot, donc aucune action supplémentaire n'est nécessaire.
Guide pour les membres
Envoyez ce guide pratique à vos membres s'ils ne savent pas comment acheter et utiliser leurs tickets de coworking.
Informations supplémentaires
Proratisation des tickets de coworking
Les tickets de coworking sont proratisés lorsqu'un membre commence un forfait en cours de cycle de facturation. La même logique appliquée au prix du forfait est appliquée aux tickets.
Exemple : 1/3 du mois est déjà passé quand un membre s'inscrit. Il paiera 2/3 du prix mensuel sur sa facture proratisée et recevra 2/3 des tickets de coworking de son forfait.
Si vous souhaitez que le membre reçoive tous ses tickets, quel que soit son moment d'inscription, vous devez ajouter manuellement les tickets manquants. Pour cela : Profil membre » Tickets de coworking » Attribuer des tickets de coworking. Assurez-vous de cocher "Ne pas facturer" pour que ces tickets ne soient pas ajoutés à sa prochaine facture.
Affectation et suppression manuelles de tickets de coworking
Affecter des tickets de coworking en tant qu'administrateur
Pour affecter manuellement des tickets de coworking, allez dans Gérer » Membres » Cliquez sur le profil du membre » Tickets de coworking » Attribuer des tickets de coworking.
Trois options s'offrent à vous pour facturer les tickets de coworking affectés :
Facturer - le membre sera facturé sur sa prochaine facture.
Ne pas facturer - les tickets de coworking n'apparaîtront sur aucune facture.
Déjà payé - les tickets de coworking apparaîtront sur la prochaine facture, mais seront marqués comme payés (le montant dû sera de zéro).
Supprimer des tickets de coworking et des achats de tickets en tant qu'administrateur
Vous pouvez supprimer des tickets de coworking et des achats de tickets de la prochaine facture d'un membre.
Suppression de tickets de coworking
Allez dans Gérer » Membres » Cliquez sur le profil du membre » Tickets de coworking » Supprimer des tickets de coworking. Entrez le nombre de tickets de coworking à supprimer, puis cliquez sur Supprimer des tickets de coworking. Si vous supprimez le ticket de coworking pour ne pas facturer le membre, vous devez également supprimer l'achat du ticket de coworking.
Suppression des achats de tickets de coworking d'une facture à venir
Allez dans Gérer » Membres » Cliquez sur le profil du membre » Tickets de coworking » Achats récents. Cliquez sur Supprimer à côté de l'achat de ticket de coworking que vous souhaitez retirer de la facture à venir. Une fois l'achat supprimé, les tickets de coworking seront également retirés du compte du membre.
Prochaine étape
Mettons en place vos suppléments mensuels récurrents.
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