SALTO KS est une solution de verrouillage intelligente pour votre espace. Elle offre un contrôle d'accès basé sur le cloud pour tout type ou taille d'entreprise, parfait pour le coworking et les espaces de travail flexibles.
Donnez à vos membres l'accès à certaines zones de votre espace, et configurez vos salles de réunion pour qu'elles ne soient accessibles que lorsqu'une réservation est créée par vos membres.
NOTE IMPORTANTE :
Cette intégration fonctionne uniquement avec SALTO KS et nécessite le forfait PRO.
Elle ne fonctionne pas avec d'autres produits SALTO, tels que SALTO SPACE.
ÉTAPE 1 : Configurer vos forfaits et ajouter des membres dans Cobot
Vous allez connecter vos membres à SALTO KS à partir de Cobot, donc créez vos forfaits d'adhésion et ajoutez d'abord vos membres à Cobot. Réfléchissez aux forfaits dans Cobot qui seront associés à des verrous dans SALTO KS.
💡ASTUCE PRO : Faites une liste de tous vos forfaits et de leurs droits d'accès avant de configurer votre compte SALTO KS afin de simplifier le processus.
Par exemple: Vous pouvez donner aux membres de votre "Forfait de Base" l'accès à la porte d'entrée du lundi au vendredi, mais aux membres "Temps Plein" l'accès à toutes les portes de votre espace 24 heures sur 24. Ces derniers sont définis comme des Access Groups (groupes d'accès) dans SALTO KS.
ÉTAPE 2 : Configurer votre compte SALTO KS
Avant de connecter vos comptes, vous devez configurer les éléments suivants dans votre compte SALTO KS :
Au moins un "site" : C'est le nom que vous donnez à votre propriété dans SALTO KS.
Locks (serrures physiques) : Installés sur vos portes. Elles sont installées par l'équipe SALTO KS.
Access Groups (Groupes d'accès) : Elles vous permettent de mettre en place des restrictions basées sur les portes, les heures ou les jours de la semaine. Elles doivent correspondre aux noms de vos forfaits dans Cobot, le cas échéant.
"Tags" (facultatif) que vous pouvez attribuer à vos membres : Ce sont des porte-clés physiques avec des numéros d'identification uniques. Les membres peuvent les utiliser pour accéder à votre espace. (Par défaut : accès mobile via smartphone)
Si vous n'êtes pas sûr·e de savoir comment effectuer l'une des étapes ci-dessus, veuillez contacter le support SALTO KS ou visiter leur centre d'aide.
ETAPE 3 : Connecter Cobot à SALTO KS
Une fois votre compte SALTO KS configuré, vous pouvez maintenant connecter vos deux comptes :
1. Connectez-vous au côté Admin de votre compte Cobot.
2. Cliquez sur Modules » Modules disponibles » SALTO KS » Get Started » Connect to Salto.
3. Vous serez redirigé·e vers la page SALTO KS. Connectez-vous en utilisant vos identifiants SALTO KS.
4. Vous serez redirigé·e vers un écran de demande d'autorisation. Cochez toutes les cases et cliquez sur "Yes, allow".
5. Cliquez sur "Connect to Salto" et choisissez votre site SALTO KS dans la liste déroulante.
6. Cliquez sur "Configure Site". Vous serez redirigé·e vers la nouvelle section du menu de navigation de votre compte Cobot (sous Gérer » Salto), où vous pourrez faire ce qui suit :
Attribuer des ressources
Connecter des membres
Attribuer des tags
Configurer des paramètres supplémentaires
Attribuer vos ressources
Pour permettre aux membres d'accéder aux ressources réservées, vous devez attribuer vos ressources. Cela s'applique uniquement si vous avez des serrures installées sur les ressources physiques de votre espace.
Pour plus de clarté, nommez vos verrous dans SALTO KS de la même manière que la ressource à laquelle ils sont attachés dans Cobot.
Sélectionnez les ressources que vous souhaitez associer au calendrier de réservation et cliquez sur "Enregistrer".
Activation de l'accès aux ressources pour les réservations externes
Si vous utilisez la fonctionnalité Réservations externes et que vous souhaitez accorder automatiquement l'accès lorsqu'un visiteur effectue une réservation, vous pouvez l'activer individuellement pour chaque ressource dans votre compte Salto.
Notes importantes sur l'accès pour les réservations externes
Par défaut, vos visiteurs externes devront télécharger l'application Salto pour accéder à votre espace. Vous devriez ajouter une note à votre modèle de confirmation de réservation externe sous Personnaliser » E-mails afin d'informer vos visiteurs à ce sujet.
Si vos serrures Salto sont équipées de claviers à code, vous pouvez également activer l'envoi de codes PIN à vos visiteurs une fois une réservation externe effectuée. Pour configurer cela, allez à Gérer » Salto » Paramètres. De cette façon, ils n'auront pas besoin de télécharger l'application Salto et pourront simplement entrer le code sur le clavier pour accéder à l’espace.
Chaque membre ou visiteur externe qui effectue des réservations dans Cobot ne pourra accéder à la ressource qu'à la date et l'heure de sa réservation.
Par défaut, les verrous s'ouvrent jusqu'à 5 minutes avant et après une réservation afin de laisser un temps tampon pour la mise en place/le rangement.
💡 Astuce Pro : Si vous souhaitez accorder à vos membres ou visiteurs un accès avant et après leur réservation, vous pouvez configurer un temps de "pré-accès" (Lead) et de "post-accès" (Follow-up) sous Gérer » Salto » Paramètres.
Vous pouvez voir les réservations de Cobot dans votre compte SALTO KS sous "ACCESS". Ils sont définis par "Cobot" suivi d'une séquence de chiffres. Il s'agit de groupes d'accès temporaires définis par l'enregistrement effectué par le membre dans Cobot.
Lorsque vous cliquez sur le groupe d'accès, le nom du membre qui a effectué une réservation, le verrou auquel il a accès et le délai associé à la réservation s'affichent dans Cobot.
NOTES IMPORTANTES :
Si vous supprimez une réservation dans Cobot, l'accès du membre sera également supprimé dans SALTO KS.
Si vous modifiez des réservations, la date et l'heure d'accès dans SALTO KS seront également modifiées. Cependant, modifier les plages horaires de réservation dans SALTO KS ne modifie PAS la réservation dans Cobot. Il est donc préférable d'effectuer toutes les modifications sur le site de Cobot.
Activation des paramètres supplémentaires
L'étape suivante consiste à décider lesquels des paramètres supplémentaires vous souhaitez activer. Allez dans Gérer » Salto » Paramètres et choisissez dans la liste :
Connecter automatiquement les nouveaux membres à Salto :
Lorsque cette case est cochée, les nouveaux membres sont ajoutés à Salto dès qu'ils sont confirmés sur Cobot. Sinon, les membres doivent être ajoutés manuellement en cliquant sur le bouton "Connecter".
Enregistrer l'entrée des membres lorsqu'ils entrent :
Lorsque cette case est cochée, les membres qui ouvrent une serrure Salto seront enregistrés sur Cobot.
Restreindre l'accès avec des ticket de coworking :
Lorsque cette case est cochée, les membres qui n'ont plus de ticket de coworking perdent l'accès aux serrures Salto qui leur sont attribuées via leur forfait. Une fois qu'un membre a acheté ou s'est vu attribuer de nouveaux forfaits temps, l'accès est immédiatement rétabli. Cela n'inclut pas les serrures spécifiquement attribuées à un membre via la fonctionnalité "attribuer des serrures".
Désactiver les membres inactifs sur Salto :
Lorsque cette case est cochée, les membres qui n'ont pas d'accès Salto via leur forfait et aucune réservation à venir seront désactivés sur Salto. Une fois qu'une réservation est effectuée ou que leur forfait est modifié, le membre sera réactivé. Les membres désactivés ne comptent pas dans votre abonnement Salto, donc ce paramètre vous permet de servir plus de membres avec moins de licences Salto.
Envoyer des CODES PIN d'accès aux membres (uniquement pour les espaces avec claviers à code) :
Lorsque cette case est cochée, les membres recevront un code PIN par e-mail lors de la réservation d'une ressource. Ils auront toujours besoin de l'application Salto pour l'accès général, mais ils pourront entrer le code PIN pour accéder aux ressources qu'ils ont réservées.
Envoyer des CODES PIN d'accès aux visiteurs (uniquement pour les espaces avec claviers à code) :
Lorsque cette case est cochée, les visiteurs recevront un code PIN par e-mail lors d'une réservation externe.
Cliquez sur "Enregistrer" et vos paramètres s'appliqueront immédiatement.
ÉTAPE 4 : Connecter vos membres
Une fois que vous avez terminé la configuration, vous verrez une option sur "Paramètres" pour connecter automatiquement tous les nouveaux membres à partir de maintenant.
⚠️ Cela ne s'applique qu'aux nouveaux membres qui s'inscrivent après que vous ayez activé le paramètre. Vous devez connecter manuellement les membres existants.
Connecter manuellement les membres avec des tags
Pour permettre à vos membres d'accéder aux verrous, vous devez les associer via votre compte Cobot. Allez dans Gérer » Salto :
Cliquez sur "Connect Members".
Cliquez sur "Connect to Salto" à côté du membre auquel vous voulez donner accès.
Attribuez un tag à ce membre.
Votre membre sera maintenant visible dans votre tableau de bord SALTO KS sous "PEOPLE" et recevra automatiquement les droits d'accès que vous avez configurés.
Si vous avez suivi depuis l'étape 2, le nom du forfait Cobot auquel appartient le membre est le nom du groupe d'accès auquel il est ajouté.
💡 Astuce Pro : Ajoutez des instructions sur la façon dont le membre peut accéder à vos portes dans le modèle d'e-mail de confirmation d'adhésion dans Cobot, sous Personnaliser » E-mails.
Connecter les membres avec un accès mobile
Les membres envoyés à SALTO KS par Cobot reçoivent automatiquement un e-mail d'invitation supplémentaire de SALTO KS leur demandant de télécharger et d'installer l'application Salto KS sur leur smartphone. Une fois que cela est fait, le membre peut utiliser l'application pour accéder à votre espace à la place des tags physiques ou des pendentifs.
⚠️ Il n'est actuellement pas possible de désactiver l'invitation mobile. Assurez-vous donc de fournir des informations supplémentaires à vos membres si vous souhaitez également leur fournir des badges ou des pendentifs physiques.
Dans SALTO KS, vous pouvez voir si votre membre a installé cette application ou non. Si ce n'est pas le cas, vous pouvez lui envoyer une nouvelle invitation.
💡 Astuce Pro : Ajoutez des instructions sur la façon dont le membre peut télécharger l'application et accéder à vos portes dans le modèle d'e-mail de confirmation d'adhésion dans Cobot, sous Personnaliser » E-mails.
Rapport de check-in
Comme les serrures SALTO KS détectent quand votre membre entre dans une pièce, les check-ins sont suivis. Ceux-ci peuvent être affichés à la fois dans SALTO KS et dans Cobot.
Vous pouvez les voir dans Cobot dans votre tableau de bord d'administration sous Analyser > Présence, ainsi que dans le profil individuel du membre sous "check-ins passés".
Vous pouvez voir un rapport depuis votre tableau de bord SALTO KS sous "EVENTS".
Actuellement, il n'est pas possible de saisir les données de check-out. Cela est dû au fait que les serrures SALTO KS ne détectent pas la sortie d'une pièce. Par conséquent, Cobot n'est pas en mesure de suivre avec précision la sortie d'un membre.
Utilisation des tickets de coworking
Lorsqu'un membre est enregistré, Cobot vérifie s'il·elle a des tickets de coworking sur son compte. Si c'est le cas, un ticket est automatiquement déduit.
Pour limiter l'accès aux membres qui n'ont plus de tickets de coworking, cliquez sur Gérer » Salto » Paramètres et cochez la case "Restreindre l'accès aux tickets de coworking".
Lorsque cette case est cochée, les membres qui n'ont plus de tickets de coworking perdent l'accès à tous les verrous qui leur ont été attribués via leur forfait. Dès qu'un membre a acheté de nouveaux tickets de coworking ou que de nouveaux tickets de coworking lui ont été attribués, l'accès est immédiatement rétabli. Cela ne s'applique pas aux verrous qui ont été spécifiquement attribués à un membre via la fonction "Attribuer des verrous".
Modifier l'accès ou le token
Lorsque le forfait de votre membre est modifié dans Cobot, il est déplacé dans le groupe d'accès correspondant dans SALTO KS, ce qui signifie que ses droits d'accès peuvent changer.
C'est une bonne idée d'en informer vos membres à l'avance afin qu'ils·elles ne soient pas désorienté·e·s s'ils·elles ne peuvent plus accéder à un verrou pour lequel ils·elles avaient peut-être des droits dans le passé.
Si vous ajoutez un membre dans Cobot à un forfait qui n'existe PAS en tant que groupe d'accès dans SALTO KS, un nouveau groupe d'accès sans restriction sera créé. Vous devrez alors modifier manuellement les droits d'accès dans SALTO KS.
💡 Astuce Pro : Cobot transmet des informations à SALTO KS, mais PAS l'inverse. Cela signifie qu'il est préférable de gérer l'accès de vos membres à partir de Cobot, chaque fois que cela est possible. Si vous supprimez l'accès des membres depuis votre tableau de bord SALTO KS, l'appariement n'est PAS mis à jour dans Cobot.
Supprimer l'accès / Échec de l'accès :
L'accès de votre membre est automatiquement supprimé dans SALTO KS lorsque vous annulez son adhésion à Cobot. De cette façon, vous n'avez pas à vous inquiéter que quelqu'un obtienne l'accès à votre espace alors qu'il·elle ne devrait pas l'avoir.
Si l'accès de votre membre échoue ou si vous n'êtes pas sûr·e de son statut d'accès, cliquez sur son nom dans la page d'intégration et les détails y seront affichés.
ETAPE 5 : Déconnecter votre compte ou ajouter de nouveaux sites
Supposons que vous ayez besoin de déconnecter un site existant ou de connecter un nouveau site à votre compte Cobot. Dans ce cas, vous pouvez le faire en allant dans Modules » SALTO KS et en suivant à nouveau les étapes de configuration.
Vous verrez alors cet écran :
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