Avec Tapkey, un système de serrure intelligente, vous pouvez contrôler l'accès à votre espace en utilisant des téléphones mobiles. Ce guide vous aidera à configurer l'accès pour que les membres ne puissent déverrouiller les portes des salles de réunion qu'après avoir effectué des réservations de ressources dans Cobot. Vous et vos membres pouvez gérer l'accès facilement via l'application Tapkey sur vos téléphones mobiles.
Ce guide vous guidera à travers les étapes suivante :
Connecter Cobot avec Tapkey
Avant de commencer, assurez-vous d'avoir un compte Tapkey existant. Une fois celui-ci configuré, suivez ces étapes pour connecter votre compte Cobot à Tapkey :
Dans votre portail TAPKEY :
Allez dans la section "Add-ons" et cliquez sur "Connect to Cobot" sous l'add-on Cobot.
Vous serez redirigé·e vers la page de connexion Cobot. Entrez votre email et mot de passe Cobot et cliquez sur "Autoriser".
Confirmez la connexion : Vous serez redirigé·e vers Tapkey pour confirmer la connexion. Passez en revue et appliquez les modifications nécessaires, puis cliquez sur "Connecter".
Félicitations ! Votre intégration est maintenant terminée. Vous pouvez commencer à synchroniser vos ressources Cobot et vos forfaits d'adhésion avec les serrures Tapkey !
Gestion de vos serrures dans Tapkey
Vous pouvez maintenant gérer facilement vos serrures dans Tapkey en cliquant sur "Serrures" dans votre menu. Toutes les portes de votre espace équipées d'une serrure Tapkey apparaîtront dans cette section.
ASTUCE PRO
Pour une gestion plus facile, nommez vos serrures Tapkey de manière à ce qu'elles correspondent clairement à vos ressources Cobot.
Par exemple, si vous avez installé une serrure pour une ressource appelée "Salle de Conférence" dans Cobot, nous recommandons de nommer la serrure "Salle de Conférence" dans Tapkey.
Synchroniser vos forfaits Cobot avec les serrures Tapkey
Une fois que vos serrures sont configurées, attribuez l'accès aux membres en fonction de leurs plans d'adhésion Cobot. Suivez ces étapes :
Dans votre portail Tapkey, allez dans Modules complémentaires » Modules Disponibles » Sélectionnez "Modifier" sur votre carte Cobot » Plans.
Cliquez sur le nom du forfait.
Sélectionnez les serrures auxquelles le membre nécessite l'accès dans le menu déroulant » Enregistrer. Et c'est fini !
Vous pouvez associer plusieurs serrures à un forfait de membre. Pour simplifier le processus, nous vous recommandons de documenter à l'avance les serrures spécifiques auxquelles les membres d'un forfait devraient avoir accès (par exemple, l'entrée principale, l'entrée de la cuisine et la cage d'escalier).
Synchroniser vos ressources Cobot avec les serrures Tapkey
Une fois toutes vos serrures configurées, vous pouvez les attribuer à vos ressources spécifiques dans Cobot, en vous assurant que les membres y ont accès dès qu'ils·elles réservent cette ressource. Pour ce faire :
Dans votre portail Tapkey, allez dans Modules complémentaires » Modules Disponibles » Ressources.
Cliquez sur le nom de la ressource.
Dans le menu déroulant, sélectionnez les serrures auxquelles les membres doivent avoir accès pour entrer dans la ressource.
Les membres se voient accorder l'accès uniquement pour la durée de leur réservation. Si vous souhaitez permettre aux membres de déverrouiller la porte quelques minutes avant le début de la réservation (par exemple, 5 minutes), vous pouvez ajuster cela dans cette section sous MARGIN TIMES.
Désormais, lorsque les membres réservent une ressource dans Cobot, ils obtiennent automatiquement l'accès approprié via l'application Tapkey.
IMPORTANT NOTES
Les droits d'accès sont généralement synchronisés une heure avant le début de la réservation, permettant ainsi aux membres de déverrouiller les portes même sans connexion Internet.
N'oubliez pas d'attribuer tous les droits d'accès nécessaires pour atteindre la ressource.
Par exemple, pour qu'un membre puisse accéder à votre salle de conférence, il peut avois besoin d'accéder aux serrures de l'entrée principale en plus des serrures de la salle de conférence.
Accorder aux membres l'accès à votre espace
Une fois que vous avez configuré l'intégration et lié vos forfaits et ressources Cobot aux serrures Tapkey, vos membres Cobot auront accès à toutes les serrures désignées. Ils obtiendront l'accès de la manière décrite précédemment dans ce guide :
Accès via l'inscription au forfait
Comme indiqué précédemment, il est possible d'associer l'accès à des forfaits spécifiques. Cela implique que les membres qui s'inscrivent au forfait X recevront automatiquement l'accès à toutes les portes liées à ce forfait dans le système Tapkey. Après une inscription réussie ou une confirmation dans Cobot, ils·elles sont intégré·e·s sans interruption à Tapkey et peuvent utiliser l'application Tapkey pour déverrouiller les portes. Il est essentiel qu'ils·elles s'inscrivent dans l'application Tapkey en utilisant la même adresse e-mail qu'ils·elles ont utilisée dans Cobot.
Pour vous permettre d'informer personnellement vos membres sur l'accès à votre espace avec vos propres mots, Tapkey n'envoie pas automatiquement d'information dès qu'un membre s'inscrit. Vous avez la possibilité d'inclure une note à ce sujet dans le modèle de l'e-mail de confirmation dans votre compte Cobot. Cet e-mail est envoyé automatiquement une fois la confirmation du membre complétée.
Pour informer vos membres de la nécessité de télécharger l'application Tapkey, nous vous suggérons d'inclure un message concis dans votre e-mail de confirmation. Vous pouvez le faire dans Cobot sous Personnaliser » E-mails » Confirmation de l'adhésion.
Accès via les réservations de ressources
Comme expliqué précédemment, l'accès est associé aux réservations de ressources. Par exemple, si un membre réserve la Salle de Réunion le mardi 23 janvier, de 10h30 à 11h30, il·elle aura accès à toutes les serrures liées à la ressource "Salle de Réunion" pendant cette période.
Vous pouvez trouver des informations sur qui a accès sous Serrures » En cliquant sur la serrure concernée :
Vous y trouverez l'adresse e-mail du membre Cobot qui a effectué la réservation.
En cliquant sur l'adresse e-mail, vous recevrez des informations sur la période pendant laquelle le membre a accès à la serrure ou à la ressource.
Si vous avez configuré dans vos paramètres que les membres ont accès 15 minutes avant et après la réservation, par exemple, cela est automatiquement pris en compte dans la période de temps.
Le membre peut maintenant simplement se connecter à l'application Tapkey et ouvrir la porte avec son smartphone. Facile !
Modifier ou révoquer les droits d'accès
Si des membres décident d'annuler leur abonnement ou ne devraient plus avoir accès à vos serrures pour une raison quelconque, vous pouvez facilement révoquer leurs droits d'accès.
Le moyen le plus efficace d'accomplir cela est soit d'annuler leur abonnement dans Cobot, soit de supprimer toutes les serrures associées au forfait enregistré dans Tapkey.
Souhaitez-vous désactiver l'intégration entière ? Pas de problème ! La suppression de l'intégration effacera toutes les autorisations d'accès pour tous les utilisateurs de smartphones dans votre système de verrouillage Tapkey, y compris les autorisations non attribuées par ce module complémentaire.
N'oubliez pas que toutes les configurations seront perdues, il est donc conseillé de bien réfléchir à cette décision avant de continuer.
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