Avec Tapkey, un système de serrure intelligente, vous pouvez contrôler l'accès à votre espace en utilisant des téléphones mobiles. Ce guide vous aidera à configurer l'accès pour que les membres ne puissent déverrouiller les portes des salles de réunion qu'après avoir effectué des réservations de ressources dans Cobot. Vous et vos membres pouvez gérer l'accès facilement via l'application Tapkey sur vos téléphones mobiles.
Connecter Cobot avec Tapkey
Avant de commencer, assurez-vous d'avoir un compte Tapkey existant. Une fois celui-ci configuré, suivez ces étapes pour connecter votre compte Cobot à Tapkey :
Dans votre portail TAPKEY :
Allez dans la section Add-ons et cliquez sur Connect to Cobot sous l'add-on Cobot.
Vous serez redirigé·e vers la page de connexion Cobot. Entrez votre email et mot de passe Cobot et cliquez sur Autoriser.
Confirmez la connexion : Vous serez redirigé·e vers Tapkey pour confirmer la connexion. Passez en revue et appliquez les modifications nécessaires, puis cliquez sur Connecter.
Félicitations ! Votre intégration est maintenant terminée. Vous pouvez commencer à synchroniser vos ressources Cobot et vos forfaits d'adhésion avec les serrures Tapkey !
Gestion de vos serrures dans Tapkey
Vous pouvez maintenant gérer facilement vos serrures dans Tapkey en cliquant sur Serrures dans votre menu. Toutes les portes de votre espace équipées d'une serrure Tapkey apparaîtront dans cette section.
ASTUCE PRO
Pour une gestion plus facile, nommez vos serrures Tapkey de manière à ce qu'elles correspondent clairement à vos ressources Cobot.
Par exemple, si vous avez installé une serrure pour une ressource appelée "Salle de Conférence" dans Cobot, nous recommandons de nommer la serrure "Salle de Conférence" dans Tapkey.
Synchroniser vos forfaits Cobot avec les serrures Tapkey
Une fois que vos serrures sont configurées, attribuez l'accès aux membres en fonction de leurs forfaits d'adhésion Cobot. Suivez ces étapes :
Dans votre portail Tapkey, allez dans Modules complémentaires » Modules Disponibles » Sélectionnez "Modifier" sur votre carte Cobot » Forfaits d'adhésion.
Cliquez sur le nom du forfait.
Sélectionnez les serrures auxquelles le membre nécessite l'accès dans le menu déroulant » Enregistrer. Et c'est fini !
Vous pouvez associer plusieurs serrures à un forfait de membre. Pour simplifier le processus, nous vous recommandons de documenter à l'avance les serrures spécifiques auxquelles les membres d'un forfait devraient avoir accès (par exemple, l'entrée principale, l'entrée de la cuisine et la cage d'escalier).
Synchroniser vos ressources Cobot avec les serrures Tapkey
Une fois toutes vos serrures configurées, vous pouvez les attribuer à vos ressources spécifiques dans Cobot, en vous assurant que les membres y ont accès dès qu'ils·elles réservent cette ressource. Pour ce faire :
Dans votre portail Tapkey, allez dans Modules complémentaires » Modules Disponibles » Ressources.
Cliquez sur le nom de la ressource.
Dans le menu déroulant, sélectionnez les serrures auxquelles les membres doivent avoir accès pour entrer dans la ressource.
Les membres se voient accorder l'accès uniquement pour la durée de leur réservation. Si vous souhaitez permettre aux membres de déverrouiller la porte quelques minutes avant le début de la réservation (par exemple, 5 minutes), vous pouvez ajuster cela dans cette section sous MARGIN TIMES.
Désormais, lorsque les membres réservent une ressource dans Cobot, ils obtiennent automatiquement l'accès approprié via l'application Tapkey.
NOTES IMPORTANTES
Les droits d'accès sont généralement synchronisés une heure avant le début de la réservation, permettant ainsi aux membres de déverrouiller les portes même sans connexion Internet.
N'oubliez pas d'attribuer tous les droits d'accès nécessaires pour atteindre la ressource.
Par exemple, pour qu'un membre puisse accéder à votre salle de conférence, il peut avois besoin d'accéder aux serrures de l'entrée principale en plus des serrures de la salle de conférence.
Accorder aux membres l'accès à votre espace
Une fois que vous avez configuré l'intégration et lié vos forfaits et ressources Cobot aux serrures Tapkey, vos membres Cobot auront accès à toutes les serrures désignées. Ils obtiendront l'accès de la manière décrite précédemment dans ce guide :
Accès via l'inscription au forfait
Comme mentionné précédemment, vous pouvez associer des droits d'accès spécifiques à des forfaits d'adhésion. Cela signifie que lorsqu'un membre s'inscrit au forfait X, il recevra automatiquement l'accès à toutes les portes associées à ce plan dans le système Tapkey.
Après avoir enregistré ou confirmé son adhésion dans Cobot, il est automatiquement inscrit dans Tapkey et peut utiliser l'application Tapkey pour déverrouiller les portes. Il est important que le membre s'inscrive dans l'application Tapkey en utilisant la même adresse e-mail que celle utilisée dans Cobot.
Tapkey ne communique pas automatiquement les informations d'accès aux membres lors de leur inscription, ce qui vous donne la flexibilité de personnaliser ces informations dans le modèle d'e-mail de confirmation de Cobot. Cela se fait dans votre portail admin Cobot sous Personnaliser » E-mails » Confirmation de l'adhésion.
Voici un exemple de ce à quoi cela pourrait ressembler :
Accès via les réservations de ressources
Comme mentionné précédemment, l'accès peut être lié à des réservations de ressources. Par exemple, si un membre réserve la Salle de Réunion le mardi 23 janvier, de 10h30 à 11h30, il·elle recevra l'accès à toutes les serrures associées à la "Salle de Réunion" pendant cette période.
Pour voir qui a accédé à vos ressources, allez dans Locks dans votre portail Tapkey » Cliquez sur le serrure correspondant. Vous y trouverez l'adresse e-mail du membre Cobot qui a fait la réservation.
En cliquant sur l'adresse e-mail, vous verrez des informations sur le moment où le membre a accédé au serrure.
Le membre peut maintenant simplement se connecter à l'application Tapkey et ouvrir la porte avec son smartphone. Facile !
Révoquer les droits d'accès
Vous pouvez révoquer facilement les droits d'accès de vos membres de plusieurs façons :
Si le membre annule lui-même son adhésion via son portail membre, il·elle perdra automatiquement l'accès.
Si vous ou un autre administrateur annulez l'adhésion via le portail admin, le membre perdra automatiquement l'accès.
Si vous souhaitez désactiver tous les accès pour tous les membres, supprimez l'intégration via votre portail Tapkey.
Cela effacera toutes les autorisations d'accès pour tous les utilisateurs de smartphones dans votre système de verrouillage Tapkey, y compris celles non attribuées via cet add-on.
Veuillez noter que toutes les configurations seront perdues, il est donc important de bien réfléchir à cette étape avant de la franchir.
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