Cobot propose plusieurs options de mise en réseau adaptées à votre configuration multi-espaces, afin d'automatiser la gestion des membres ou les réservations de ressources entre vos espaces.
Configurer vos espaces
Créez un compte d'essai pour chaque lieu et nommez-les clairement. Utilisez les noms de ville ou tout autre élément permettant aux membres d'identifier immédiatement leur emplacement.
Si vous gérez déjà un espace avec Cobot, vous pouvez ajouter un nouveau espace via + Ajouter un espace de coworking :
Si vous n'avez pas encore de compte Cobot, créez un compte d'essai gratuit pour votre premier espace, puis ajoutez les autres espaces à partir de celui-ci.
💡 Astuce pro : utilisez les noms de villes ou toute autre appellation permettant aux membres d'identifier instantanément le site ou le bâtiment concerné.
Choisir votre style de mise en réseau
Cobot propose plusieurs façons de connecter vos espaces et d'automatiser la gestion des membres entre eux. Ces trois options fonctionnent aussi bien pour quelques espaces que pour un vaste réseau composé de nombreux espaces.
Transfert des membres : Déplacez un membre de l'espace A à l'espace B. Son adhésion à A est annulée et recréée dans B. Simple, clair, un accès à un seul espace à la fois.
Mappage des forfaits : Permettez aux membres de rejoindre automatiquement plusieurs espaces — et même différents forfaits — en fonction de ce qu'ils choisissent dans leur espace principal.
Permettez aux membres de réserver des salles de réunion, des bureaux ou d'autres ressources dans d'autres espaces sans souscrire un forfait supplémentaire. Ils sélectionnent simplement l'espace souhaité dans un menu déroulant de la section Réservations de leur portail membre.
1. Transfert des membres
L'option Transfer des membres est le moyen le plus rapide de transférer un membre vers un nouvel espace principal.
💡 Cas d'usage courant : les membres qui déménagent définitivement dans une autre ville.
Configuration de le transfert des membres
Contactez-nous pour activer cette fonctionnalité.
Une fois le transfer des membres activé :
Accédez à Gérer » Membres » Membres du réseau dans l'espace que le membre quitte.
Sélectionnez le membre et l'espace de destination.
Cliquez sur Transférer le membre.
L'ancien forfait dans l'espace A est résilié et un nouveau forfait est créé dans l'espace B.
NOTES IMPORTANTES
Nous ne pouvons pas transférer les informations de paiement ni les factures, mais elles restent dans l'ancien profil du membre.
Les membres conservent leur identifiant de connexion lors du changement d'espace.
2. Mappage de forfaits
L'option Mappage des forfaits permet aux membres de disposer de plusieurs forfaits dans différents espaces.
Vous pouvez choisir de synchroniser tous vos forfaits ou uniquement certains d'entre eux. Ainsi, les membres bénéficiant d'un forfait d'entrée de gamme peuvent accéder à un seul espace, tandis que les membres Premium peuvent accéder à l'ensemble de votre réseau.
💡 Cas d'usage courant : les membres qui travaillent régulièrement dans plusieurs espaces ou les membres Premium souhaitant accéder à l'ensemble du réseau.
Exemple : un membre souscrit un forfait réseau dans l'espace A et obtient automatiquement le même abonnement dans les espaces B et C.
Exemple : un membre souscrit un forfait basique dans l'espace A, obtient un abonnement différent dans l'espace B et n'obtient aucun abonnement dans l'espace C.
Les membres peuvent facilement passer d'un portail membre Cobot à un autre sans avoir à se reconnecter.
Pour cela, ils cliquent simplement sur leur photo de profil » Votre compte, où apparaît la liste de tous les espaces dont ils sont membres. Ils peuvent ainsi consulter les avantages, la communauté, les événements et les ressources propres à chaque espace.
Configuration de le mappage de forfaits
Étape 1 : Créez vos forfaits : Créez les forfaits d'adhésion de chaque espace avec les tarifs, avantages et limites souhaités. Masquez les forfaits du réseau afin que les membres classiques ne puissent pas y souscrire.
Étape 2 : Définissez vos règles
Les membres doivent-ils payer le même forfait dans tous les espaces ou un tarif plus élevé dans leur espace principal ?
Les crédits de réservation doivent-ils être disponibles dans tous les espaces ou uniquement dans l'espace principal ?
Les frais d'inscription s'appliquent-ils une seule fois ou dans chaque espace ?
Étape 3 : Utilisez l'outil de mappage des forfaits : Utilisez l'outil de mappage des forfaits pour connecter vos forfaits et synchroniser automatiquement les nouvelles souscriptions. Contactez notre équipe si vous avez besoin d'aide.
Étape 4 : Ajoutez un court message explicatif : Assurez-vous que vos membres comprennent comment changer d'espace.
Voici quelques emplacements où ajouter cette information :
Comment vos membres sont facturés
Comportement par défaut : les membres sont facturés séparément par chaque espace. Ils doivent donc enregistrer un mode de paiement pour chaque compte.
Alternative : facturation par l'espace principal : Toutes les factures automatiques sont regroupées dans l'espace principal afin que le membre reçoive une seule facture pour l'ensemble de ses espaces. Contactez notre équipe pour activer cette option.
3. Réseau de réservation
L'option Réseau de réservation permet aux membres de réserver des salles de réunion, des espaces de conférence et d'autres ressources dans tous vos espaces sans disposer d'un forfait distinct dans chacun d'eux.
💡 Cas d'usage courant : les membres en déplacement ayant besoin d'un bureau ou d'une salle de réunion dans une autre ville, ou les équipes réservant ponctuellement des ressources dans un autre espace du réseau.
Configuration du réseau de réservation
Pour activer le réseau de réservation, contactez-nous en indiquant les espaces que vous souhaitez connecter.
Une fois la configuration effectuée, vos membres verront un menu déroulant dans la section Réservations de leur portail membre, leur permettant d'effectuer des réservations dans tous les espaces connectés.
Vous bénéficiez également d'une liste unifiée de tous les membres de votre réseau sous Gérer » Membres » Membres du réseau afin de savoir à tout moment dans quel espace chaque membre est inscrit.
NOTES IMPORTANTES
Les réservations sont facturées au tarif de base de l'espace où elles ont lieu.
Les crédits de réservation ne sont pas transférés d'un espace à l'autre.
Lorsque cette fonctionnalité est activée, tous les membres peuvent réserver dans tous les espaces connectés – il n'est pas possible de limiter l'accès à certains membres uniquement.
Comment vos membres sont facturés
Comportement par défaut : les membres sont facturés séparément par chaque espace et doivent enregistrer un mode de paiement sur chaque compte.
Alternative : facturation par l'espace principal : Toutes les factures automatiques sont regroupées dans l'espace principal afin que les membres reçoivent une seule facture couvrant l'ensemble de leurs activités dans le réseau. Contactez notre équipe pour activer cette option.
Vue d'ensemble : quelle option correspond à votre réseau ?
| Transfert des membres | Mappage de forfaits | Réseau de réservation |
Idéal pour | Membres qui déménagent définitivement vers un nouvel espace | Membres souhaitant un accès complet à plusieurs espaces | Membres réservant occasionnellement des ressources dans d'autres espaces |
Accès des membres | Un seul espace à la fois | Plusieurs espaces simultanément avec des forfaits adaptés à chacun | Réservations uniquement, sans forfait dans les autres espaces |
Évolutif pour les grands réseaux | Oui – fonctionne aussi bien avec 2 qu'avec 50 espaces | Oui – idéal pour les chaînes et franchises gérant de nombreux espaces | Oui – parfait lorsque tous les membres n'ont pas besoin d'un accès complet partout |
Configuration par | Administrateurs de votre espace, transfert par transfert | Administrateurs de votre espace, une fois par mappage de forfaits | Support Cobot, une seule fois pour l'ensemble du réseau |
Prochaine étapes
Maintenant que vos espaces sont configurés, découvrez comment automatiser le contrôle d'accès aux portes.
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