Votre service d'assistance est un centre de communication qui fournit aux membres des informations précieuses sur votre espace. Ajoutez des guides pour couvrir les normes de votre espace de travail et la navigation sur le portail des membres ; utilisez des liens publics et intégrez vos guides sur votre site web. Veillez à ce que les informations relatives à votre espace soient facilement accessibles à tous.
Les membres peuvent soumettre des problèmes via votre service d'assistance, ce qui vous permet, à vous et à votre équipe, de résoudre rapidement les problèmes d'assistance et de garantir une expérience de coworking positive.
Ce guide couvre :
Création de nouveaux tutoriels
Créer un nouveau guide / tutoriel est facile. Allez dans Gérer » Centre d'assistance » Tutoriels » Créer un tutoriel.
Ajoutez maintenant ce qui suit :
Titre du tutoriel : Indiquez clairement le sujet du guide / tutoriel et essayez de le faire porter sur un thème précis. Vos guides sont organisés par ordre alphabétique ou numérique. Par conséquent, si vous souhaitez les réorganiser autrement que par ordre alphabétique, ajoutez un chiffre ou une lettre devant :
Par exemple, au lieu d'intituler le tutoriel "Comment accéder à notre parking", utilisez l'une des options suivantes :
1. Comment accéder à notre parking
A. Comment accéder à notre parking
Corps : Ajoutez ici toutes les informations que vous souhaitez partager. Vous pouvez télécharger des documents et des images dans vos guides. Pour ajouter une mise en forme ou des liens hypertextes, mettez le mot ou la phrase en surbrillance.
Interaction Toggles :
Les membres ne peuvent pas modifier le tutoriel : Par défaut, vos membres peuvent soumettre des modifications à vos tutoriels. Pour verrouiller les tutoriels, cochez cette case.
Public : Par défaut, vos tutoriels sont accessibles au public et comportent un lien public. Décochez cette case pour supprimer le lien public.
Pro Tip: Intégrez vos liens publics partout où vous souhaitez partager vos informations, par exemple sur votre site web ou dans les e-mails adressés aux visiteurs/non-membres.
Suppression et modification de tutoriels
Allez dans le tutoriel en question » cliquez sur le titre » Modifier ou Supprimer. C'est si facile !
Le service d'assistance dans le portail des membres
Le service d'assistance est visible par défaut par vos membres dans leur portail. Ils peuvent ainsi trouver rapidement et facilement des informations importantes sur votre espace.
Dans le service d'assistance, les membres verront vos tutoriels / guides. Ils pourront également ajouter de nouveaux guides et modifier les guides existants, à moins que vous ne désactiviez cette fonction dans les paramètres du tutoriel.
CONSEIL PRO
Ajoutez une note dans le message de bienvenue de vos forfaits d'adhésion indiquant à vos membres la présence du service d'assistance, afin qu'ils voient un rappel chaque fois qu'ils se connectent.
Ajoutez une mention de votre service d'assistance dans l'e-mail de confirmation envoyé à vos membres.
Comment les membres soumettent des questions
Un autre élément clé de votre service d'assistance est de donner à vos membres un moyen facile de vous soumettre des questions / problèmes, à vous et à votre équipe d'administration. Ils peuvent le faire en cliquant sur le service d'assistance et en cliquant sur Signaler une question.
Un formulaire de soumission apparaît alors, dans lequel ils peuvent ajouter des détails sur leur problème, des liens, des images et des documents. Ils peuvent rendre leur problème privé afin que seuls vous et d'autres administrateurs puissent le voir ou l'ouvrir afin que d'autres membres puissent lire les problèmes signalés.
Les membres voient également une liste des questions récemment soumises par les membres qui n'ont pas rendu leurs soumissions privées. Ils peuvent ainsi utiliser votre communauté pour résoudre leurs problèmes / questions avant de vous contacter.
Pour rendre toutes les questions du service d'assistance privées par défaut, allez dans Personnaliser » Fonctionnalités » Masquer des fonctionnalités » Activer "Discussions privées sur l'assistance".
Masquer le service d'assistance à vos membres
Vous n'êtes pas intéressé·e par un service d'assistance ? Pas de problème. Allez dans Personnaliser » Fonctionnalités » Masquer des fonctionnalités » Activez l'option "Masquer le service d'assistance pour les membres".
Gestion des questions à partir du portail d'administration
Avec un peu de chance, vos membres trouveront votre espace si parfait qu'ils n'auront jamais besoin de soumettre un problème / une question. Mais si c'est le cas, vous pouvez facilement les gérer à partir de votre portail d'administration.
Une fois qu'une question est soumise, plusieurs choses se produisent simultanément.
Vous et vos administrateurs serez notifiés par e-mail.
Une notification apparaît sur votre tableau de bord (elle ne concerne que les questions soumises au cours des quatre dernières semaines).
Une icône apparaît à côté de l'onglet Service d'assistance dans la navigation (tous les questions sont affichées)
Cliquez sur Service d'assistance dans la barre de navigation pour les gérer.
Vous verrez un onglet Questions en cours et Questions réglées.
Répondre et assigner des questions (gestion des tâches)
Une fois que vous avez cliqué sur la question dans la rubrique Questions en cours, vous pouvez choisir de commenter et de laisser la question en cours ou de commenter et de fermer la question. Lorsque vous commentez une question, toutes les personnes qui l'ont commenté en sont à nouveau informées par e-mail.
Vous pouvez assigner les questions du service d'assistance directement à n'importe quel administrateur de votre espace afin que tout le monde sache qui, au sein de votre équipe, sera chargé·e de résoudre le problème / la question. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Non attribué à côté de la question, puis choisissez un nom d'administrateur dans la liste. C'est facile !
Lorsque vous fermez une question, elle est déplacée vers l'onglet Questions reglées.
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