Les utilisateurs ont plusieurs options pour interagir avec votre espace via Cobot. L'une de ces options est en tant que membre. Pour ajouter des membres à Cobot afin qu'ils.elles puissent accéder au portail membre et effectuer des réservations, vous devez configurer au moins un forfait d'adhésion.

Vos forfaits d'adhésion vous permettent de vendre un ensemble de services à vos membres qui seront facturé·e·s de manière récurrente. Vous avez la flexibilité de rendre vos forfaits d'adhésion aussi simples ou détaillés que nécessaire.

Les membres verront votre liste de forfaits disponibles sur votre page d'accueil Cobot lorsqu'ils.elles s'inscriront. Votre membre peut choisir celui qui correspond le mieux à ses besoins. Cliquez sur Produits » Forfaits d'adhésion » Ajouter un forfait dans votre portail administrateur pour ajouter votre premier forfait.

Ce guide expliquera chacune des sections dans vos paramètres de forfait.

Votre première page est la section "Paramètres de Base" de votre nouveau forfait. Sous chaque champ, vous verrez une description de son utilité, ce qui facilite son remplissage. Continuez à lire pour ceux qui nécessitent une explication plus détaillée et pour quelques astuces utiles !

Étant donné que les noms de vos forfaits sont visibles sur votre page d'accueil publique et sur les moteurs de recherche, nous vous suggérons d'utiliser des noms génériques et faciles à lire, tels que "Adhésion à Temps Plein" ou "Adhésion Étudiant Flexible".

Tous les forfaits pris en charge par Cobot fonctionnent avec un début/fin mobile, selon l'incrément que vous sélectionnez comme période de facturation (mensuelle, trimestrielle, etc.).

Lorsque vous cochez la case "forfait caché", le forfait ne sera pas visible publiquement. Il ne sera pas visible sur votre page d'accueil ni indexé sur les moteurs de recherche.

Tous les forfaits, qu'ils soient visibles publiquement ou non, auront une URL unique générée. Vous pouvez copier et coller ces liens et les envoyer aux personnes en privé.

Vous pouvez choisir si les nouveaux membres doivent ou non avoir leur adhésion confirmée avant de devenir actifs en cochant la case "Les nouveaux membres doivent être approuvés".

Lorsque cette case est cochée, les membres terminent le processus d'inscription. Ils·Elles peuvent se connecter à leur portail de membre mais ne peuvent pas accéder à toutes les fonctionnalités, comme la section communautaire ou le calendrier de réservation. Dès que vous les confirmez, leur mode de paiement enregistré sera facturé (le cas échéant) et leur cycle de facturation commence. Toutes les fonctionnalités seront débloquées pour eux immédiatement. Cliquez ici pour en savoir plus sur le portail de membre, et ici pour en savoir plus sur les fonctionnalités que vous pouvez activer pour les membres.

Tous les forfaits, qu'ils soient publics ou non, demanderont à vos membres d'accepter la case des Conditions Générales sur le formulaire d'inscription. Les Conditions Générales de Cobot sont situées ici et nous exigeons que quiconque utilise la plateforme Cobot les accepte.

Pour ajouter vos propres Conditions Générales que les membres doivent accepter, vous devez les ajouter à chaque forfait individuellement (faites-le si vos forfaits ont des conditions personnalisées par type de forfait), ou dans votre section Conditions Générales Configuration » de base » Conditions générales. Celles-ci apparaîtront au-dessus des Conditions Générales de Cobot.
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Pour en savoir plus sur les Conditions Générales Terms & Conditions, cliquez ici.

Lorsque vous définissez une période d'annulation, cela indique le nombre de jours de préavis qu'un membre doit donner lors de l'annulation de son adhésion. Les membres peuvent annuler jusqu'à la fin de leur cycle de facturation s'ils·elles laissent ce champ vide.

Le champ Engagement Minimum signifie que votre membre ne pourra pas annuler son forfait pendant cette période. Si vous souhaitez passer outre cela, vous pouvez le faire pour eux via votre portail administratif dans leur profil de membre.

Les Tickets de Coworking vous permettent de créer des forfaits d'accès limité en peuplant les Tickets de Coworking. Cela est idéal pour les membres qui ne veulent pas travailler à temps plein ou qui souhaitent payer uniquement pour le temps passé dans votre espace. Ces tickets peuvent être utilisés de différentes manières, alors consultez ce guide pour plus de détails sur la manière de les configurer et de les utiliser.
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Si vous voulez offrir des Tickets de Coworking aux personnes sans qu'elles aient à passer par le processus d'inscription à l'adhésion, peuplez plutôt les Passes Drop-In.

Les Suppléments sont des articles ou des services que vos membres peuvent réserver en plus de leur forfait. C'est une excellente façon d'offrir des fonctionnalités premium à vos membres, telles que le service de courrier ou l'accès 24/7, et de générer des revenus supplémentaires pour vous.

Lorsque vous ajoutez un supplément, une case à cocher apparaîtra sur le formulaire d'inscription.
Les suppléments sont facturés avec les frais du forfait d'adhésion et apparaîtront sur la facture en tant que ligne distincte.

La section Réservations vous permet de faire quelques choses qui informeront les interactions de vos membres avec votre calendrier de réservation via leur portail de membre. Vous pouvez faire ce qui suit :
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Cliquez sur "Limitez l'accès aux ressources sélectionnées" pour restreindre quelles ressources vos membres peuvent réserver. Décochez les ressources que vous voulez masquer et les membres de ce forfait ne les verront plus dans leur portail de membre.
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Vous pouvez facilement mettre à jour les privilèges d'accès sur tous les adhésions existantes en cochant la case "Appliquer les privilèges à toutes les adhésions existantes sur ce forfait", en apportant toutes les modifications, puis en cliquant sur "Enregistrer le Forfait Public" en bas de la page. Tous les membres existants auront les nouveaux paramètres appliqués immédiatement.

Si vous souhaitez bloquer un membre spécifique pour certaines ressources au lieu de tous les membres de ce forfait, restreignez-les directement dans leur profil de membre. En savoir plus sur comment procéder ici.

Offrir gratuitement l'utilisation de certaines ou de toutes vos ressources est un excellent moyen de vendre vos adhésions. Un membre en passage pourrait devoir payer le plein tarif pour réserver votre salle de réunion, mais un membre à temps plein bénéficie de 5 heures d'utilisation de la salle de réunion incluses dans son forfait d'adhésion.
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Pour ajouter ces crédits, cliquez sur '+ Ajouter des Crédits' et sélectionnez toutes les ressources auxquelles vous voulez que le temps gratuit s'applique. Ajoutez plusieurs crédits si vous donnez plusieurs montants, ou sélectionnez-les tous sous un seul crédit pour regrouper le temps gratuit.

Dans l'exemple ci-dessous, ce membre recevra 5 heures de temps gratuit (crédits) dans l'Espace Événementiel, la Salle de Réunion, la Salle One-on-One, la Cabine Privée, le 'Roof Terrace Lounge', la 'Tent Meeting Rooms'.
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Vous pouvez également ajouter un montant monétaire que les membres peuvent appliquer à une ou plusieurs ressources.

Après l'utilisation des 5 heures, les frais réguliers de la ressource s'appliquent à toute réservation ultérieure (tels que spécifiés dans les Paramètres des Ressources).

Ces crédits expirent/se rechargent à ce montant après chaque cycle de facturation mensuel.

Vous cherchez à donner aux membres de forfaits spécifiques un tarif réduit (ou augmenté) pour leurs ressources réservables ? Sélectionnez les ressources auxquelles vous voulez appliquer le nouveau tarif et ajoutez le prix dans le champ Prix/h sous les crédits de réservation.

Une fois que votre membre a utilisé tous ses crédits de réservation, Cobot appliquera automatiquement le tarif personnalisé indiqué à son forfait.
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Cette section vous permettra d'ajouter trois types de messages différents :

Ce message est affiché en permanence aux nouveaux membres dans leur portail de membre. C'est un bon endroit pour leur dire bonjour et leur donner des instructions sur comment utiliser votre espace ou vos coordonnées.

Cela restera en haut de la page chaque fois qu'ils·elles se connecteront à leur portail de membre, alors gardez le message générique.
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Le message de bienvenue pour les membres non confirmés sera affiché aux nouveaux membres dans leur portail de membre après leur inscription et seulement si vous avez activé 'Les nouveaux membres doivent être approuvés' dans les paramètres de leur forfait.

Cela restera affiché jusqu'à ce que vous ayez cliqué sur "confirmer" pour leur adhésion. À ce moment-là, le message de bienvenue permanent sera affiché.

Le message d'inscription apparaîtra au bas de la case de description du forfait spécifique sur le formulaire d'inscription. C'est un bon endroit pour ajouter des informations supplémentaires à vos membres pour leur expliquer les prochaines étapes du processus d'inscription.
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C'est là que vous pouvez ajouter des frais uniques tels qu'un dépôt, des frais d'inscription ou des frais administratifs. Ces frais ne seront appliqués qu'à la toute première facture des membres lors de leur première inscription. Ils ne s'appliqueront pas si le membre change de forfait.
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Vous pouvez également ajouter une remise dans ce champ si vous souhaitez offrir aux nouveaux membres une remise sur le premier mois.

Vous pouvez modifier les paramètres de votre forfait à tout moment en accédant à Produits » Forfaits. Toutes les modifications apportées à vos modèles de forfait de cette façon n'affecteront que les NOUVEAUX membres qui s'inscrivent. Les membres déjà sur ce forfait ne verront pas les modifications appliquées automatiquement.

Si vous souhaitez que les modifications apportées à un forfait s'appliquent aux membres existants, vous devrez procéder à des modifications en masse.

Maintenant que vous avez configuré vos forfaits, vous pouvez commencer à ajouter des membres.