Les modes de paiement manuels couvrent tout paiement que vous encaissez en dehors d'une passerelle automatisée, comme les espèces, les chèques ou les virements bancaires. Pour les paiements par carte et par prélèvement bancaire, consultez le guide Modes de paiement automatisés.
Configurer un mode de paiement manuel
Vous les configurez au même endroit que les modes automatisés, sous Configurer » Modes de paiement » Ajouter un mode de paiement » Ajouter un mode de paiement manuel.
Ajoutez un nom et les détails utiles pour ce mode de paiement.
Si vous ajoutez le virement bancaire comme option, indiquez vos coordonnées bancaires dans le champ Instructions afin que les membres disposent de tout ce qu'il leur faut pour vous payer.
Attribuer un mode de paiement manuel à un membre
Une fois un mode de paiement manuel configuré, vous pouvez l'attribuer au profil d'un membre sous Gérer » Membres » Cliquez sur le nom du membre » Mode de paiement » Changer de mode de paiement.
Options de visibilité
Par défaut, les modes de paiement manuels sont visibles pour les membres au moment du paiement. Si vous souhaitez réserver un mode à un usage interne, cochez la case "Masqué pour les membres" lors de sa configuration. Vous pouvez toujours l'attribuer manuellement au profil d'un membre, mais les membres ne le verront pas comme option en libre-service.
Les modes de paiement manuels peuvent aussi être rendus visibles pour les visiteurs qui réservent via les portails des réservations externes, des tickets de coworking et des évènements. Cela se configure pour chaque mode lors de sa création.
Comment les modes de paiement manuels s'appliquent à la facturation des membres
Cobot génère automatiquement les factures des membres selon le cycle de facturation de chacun. Si un membre paie avec un mode manuel, la facture reste impayée jusqu'à ce qu'un admin enregistre le paiement.
Pour cela, allez dans le profil du membre ou dans Gérer » Factures et effectuez l'une des opérations suivantes :
Cliquez sur le menu hamburger à droite de la facture » Enregistrer le paiement.
Ouvrez la facture » Cliquez sur 'Ajouter' dans la zone Enregistrements de paiement » Enregistrer le paiement.
NOTES IMPORTANTES
Enregistrer un paiement manuel marque immédiatement la facture comme payée. Contrairement à un mode de paiement automatisé, il n'y a pas de confirmation de la passerelle à attendre : assurez-vous donc que le paiement a bien été reçu avant de l'enregistrer.
Marquer une facture comme payée n'envoie pas automatiquement la facture par e-mail au membre. Faites-le manuellement depuis le haut de la facture après avoir enregistré le paiement.
Consultez le guide Facturation des membres pour connaître le cycle de facturation complet et tout ce que vous pouvez faire avec les factures des membres.
Comment les modes de paiement manuels s'appliquent à la facturation des visiteurs
Les visiteurs ne rencontrent les modes de paiement manuels que lorsqu'ils réservent via les portails des réservations externes, des tickets de coworking ou des évènements, si vous l'avez activé dans les paramètres de visibilité des modes de paiement.
Si un visiteur choisit un mode manuel au moment du paiement, sa réservation est enregistrée, mais le paiement doit encore être rapproché manuellement par un autre admin par la suite. La même règle s'applique : le mode de paiement manuel que l'admin sélectionne lors de l'enregistrement du paiement est celui qui est reporté sur la facture, et la facture est marquée comme payée dès que cette action est effectuée.
Les factures libres créées pour des visiteurs suivent le même processus de rapprochement. Consultez le guide Facturation des non-membres/visiteurs pour en savoir plus sur la création et la gestion de ces factures.
Comment les noms des modes de paiement apparaissent sur les factures
Lorsque vous rapprochez une facture et enregistrez un paiement, choisissez dans la liste déroulante le mode de paiement manuel utilisé par le membre ou le visiteur. Cobot reporte ensuite le nom de ce mode en bas de la facture PDF.
Le nom que vous donnez à un mode de paiement manuel est celui qui s'affiche sur la facture. Par exemple, si vous nommez un mode 'Virement bancaire', toute facture payée avec ce mode affiche 'Payé par Virement bancaire'. Cela permet de voir facilement, facture par facture, comment chaque paiement a été reçu.
NOTES IMPORTANTES
Si vous renommez un mode de paiement manuel par la suite, le nouveau nom ne s'applique que pour l'avenir. Les factures qui affichent déjà l'ancien nom restent inchangées. Cobot ne met pas à jour les factures passées de manière rétroactive.
Le mode de paiement n'apparaît que sur la facture PDF envoyée par e-mail au membre ou téléchargée depuis votre portail admin. La facture web n'affiche pas cette information.
Suivre séparément les paiements manuels
Si vous souhaitez voir quelle part de vos revenus provient des espèces, des chèques ou des virements bancaires par rapport aux paiements par carte, utilisez les codes de facturation pour étiqueter les modes de paiement manuels et les suivre séparément dans Statistiques.
C'est particulièrement utile si vous rapprochez les revenus en espèces et par virement bancaire différemment des paiements par carte.
Rembourser un paiement manuel
Les remboursements fonctionnent différemment selon la façon dont le paiement d'origine a été effectué. Consultez le guide Rembourser les membres et les visiteurs dans Cobot pour savoir comment traiter les remboursements sur les factures payées avec un mode de paiement manuel.
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