QuickBooks est un logiciel de comptabilité de référence qui aide les entreprises à gérer leurs finances, notamment la facturation, le suivi des dépenses et les rapports. En intégrant Cobot à QuickBooks, vous pouvez rationaliser les flux financiers de votre espace de coworking — en synchronisant automatiquement les factures et les données clients de Cobot vers QuickBooks.
Ce guide vous expliquera comment configurer et utiliser l'intégration QuickBooks afin de gagner du temps et de réduire la saisie manuelle de données.
Configurer l'intégration
La configuration de l'intégration entre Cobot et QuickBooks est rapide et simple. Suivez ces étapes :
Dans votre tableau de bord administrateur Cobot, allez dans Modules » Modules disponibles » QuickBooks.
Vous serez redirigé vers la page principale de l'intégration.
Cliquez sur Log In with Cobot.
4. Ensuite, sélectionnez l'espace que vous souhaitez connecter à QuickBooks.
5. Cliquez sur Connect.
Sur la page suivante, on vous demandera de sélectionner votre société à connecter. Ceci n'est pertinent que si vous avez plusieurs sociétés dans QuickBooks.
Vous serez alors redirigé vers une dernière page de confirmation.
Cliquez sur Connect.
Et voilà ! Votre compte Cobot est maintenant connecté à QuickBooks. À partir de maintenant, la synchronisation des factures se fait automatiquement.
Quand et comment les factures sont synchronisées
Les factures Cobot sont automatiquement envoyées à QuickBooks quelques instants après leur création.
⚠️ Seules les nouvelles factures ou les factures modifiées générées après l'intégration sont synchronisées.
Si vous mettez à jour une facture dans Cobot, la facture mise à jour est automatiquement synchronisée dans QuickBooks avec toutes ses modifications. Il n'y a rien d'autre à faire de votre côté ! Vous pouvez voir l'activité sur votre tableau de bord Cobot ainsi que sur la facture elle‑même.
⚠️ L'état Payée de vos factures Cobot n'est pas synchronisé avec QuickBooks. Toutes les factures sont synchronisées comme non payées, même si elles sont déjà marquées comme payées dans Cobot. Vous devrez mettre à jour manuellement l'état de paiement dans QuickBooks.
Une fois une facture synchronisée, vous la trouverez dans le tableau de bord QuickBooks sous Sales » Invoices.
💡 Si une adresse e‑mail est déjà enregistrée dans QuickBooks, les factures Cobot seront liées à cet utilisateur existant. Si une autre adresse e‑mail est utilisée, QuickBooks créera un nouveau profil client.
Erreurs de synchronisation
Si une adresse e‑mail est déjà enregistrée dans QuickBooks, les factures Cobot seront liées à cet utilisateur existant. Si une autre adresse e‑mail est utilisée, QuickBooks créera un nouveau profil client.
Vous pouvez soit réessayer de synchroniser manuellement une facture en échec, soit corriger le problème.
Une fois le problème résolu, la facture sera automatiquement synchronisée avec QuickBooks.
Raisons possibles d'échec de la synchronisation
Il existe plusieurs raisons pour lesquelles une facture peut ne pas se synchroniser avec QuickBooks. En voici quelques‑unes :
Valeurs invalides : par exemple un taux de taxe de 120000.
Incohérences de données : divergences dans les noms des clients, les descriptions des articles ou les montants.
Paramètres de compte : si les comptes et les paramètres des deux systèmes ne sont pas compatibles ou correctement configurés.
Prochaine étape
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