Nous avons développé un module complémentaire qui prend en charge la synchronisation de votre calendrier de réservation Cobot avec Google Calendar. Il s'appelle Google Calendar Sync. Cela vous permet d'intégrer votre calendrier Cobot en dehors de Cobot afin que les visiteurs puissent voir ce qui est disponible dans votre espace sans s'inscrire à un forfait.
Ce guide couvrira :
Configurer l'intégration
La première étape consiste à créer un nouveau Google Calendar pour chaque ressource Cobot que vous souhaitez synchroniser (une ressource = un calendrier sur Google). Pour éviter toute confusion, il est judicieux de nommer votre Google Calendar de la même manière ou similaire à votre ressource dans Cobot.
Par exemple : si la ressource s'appelle 'Salle de réunion' dans Cobot, nommez le Google Calendar 'Salle de réunion'.
Vous avez besoin d'un nouveau calendrier car toutes les réservations existantes dans votre Google Calendar seront transférées vers Cobot. Si vous utilisez un calendrier personnel ou partagé en interne par l'entreprise, toutes les réservations seront transférées vers Cobot.
Il n'est pas possible de synchroniser plusieurs ressources avec un seul Google Calendar. Vous devez avoir un calendrier par ressource.
Une fois vos Google Calendars configurés, connectez-vous à l'administration de Cobot » Modules » Google Calendar Sync » Commencer.
2. Sélectionnez l'espace Cobot que vous souhaitez connecter » "Add Calendar".
3. Connectez-vous à votre compte Google pour récupérer le calendrier que vous souhaitez synchroniser. Vous devrez initier une synchronisation pour chaque ressource/calendrier Google.
Assurez-vous de permettre toutes les tâches demandées après avoir cliqué sur "Sync Calendar".
Synchroniser les réservations existantes
Après avoir terminé cette configuration, tous vos évènements (du dernier mois) seront transférés du Google Calendar sélectionné vers les réservations de la ressource Cobot sélectionnée et vice versa.
Tous les évènements existants dans votre ressource Cobot empêcheront l'ajout des réservations Google Calendar à ces moments-là.
Tous les évènements existants sur votre Google Calendar n'empêcheront PAS l'ajout de réservations de ressources à ces moments-là, vous pouvez donc voir des réservations doubles.
Toutes les réservations récurrentes sur Google entraîneront le même nombre de réservations récurrentes dans le futur sur Cobot. Assurez-vous donc que celles-ci ont une date de fin (le cas échéant) sur Google avant de synchroniser avec Cobot.
Une fois cette synchronisation terminée, toutes les nouvelles entrées et modifications seront automatiquement synchronisées entre les calendriers.
La synchronisation de Cobot à Google prend quelques secondes, et de Google à Cobot, jusqu'à 5 minutes.
Quelles informations de réservation sont synchronisées
Toutes les modifications ou réservations effectuées sur votre Google Calendar entraîneront une action ou une publication sur le flux d'activité de votre tableau de bord Cobot. Elles apparaîtront toujours dans votre flux d'activité sous l'administrateur qui configure la synchronisation Google Calendar.
Toutes les réservations créées dans le Google Calendar apparaîtront dans le calendrier Cobot sans membre ni administrateur attaché. Lors de la création d'une réservation dans Cobot, elles apparaîtront comme elles le font lorsque le champ 'Nom du membre' est laissé vide.
Toutes les informations ajoutées dans la section des commentaires de la réservation Cobot apparaîtront dans la section Notes des réservations Google et vice versa.
Une fois la synchronisation en ligne et les modifications apportées à une réservation, Google n'enverra pas d'invitations/mises à jour concernant les réservations synchronisées à la personne ou aux invités de la réservation (ou à quiconque).
Réservations récurrentes
Une fois la synchronisation configurée, toutes les nouvelles réservations récurrentes créées dans Google Calendar se peupleront dans Cobot. Chaque réservation de la série apparaîtra dans Cobot.
La modification d'évènements individuels ou de l'ensemble de la série dans Google mettra à jour vos réservations correspondantes dans Cobot.
Les réservations récurrentes créées dans Cobot ne peupleront que la première réservation de la série sur Google. Le reste de la série ne sera pas peuplé.
Déconnecter la synchronisation du calendrier
Allez dans Modules » Google Calendar Sync » Commencer » Stop synching.
Vous aurez la possibilité de supprimer toutes les réservations synchronisées. Si vous ne le cochez pas, toutes les réservations resteront en place.
💡 ASTUCE PRO: Savoir si une réservation a été faite par un administrateur ou une automatisation
Créez un compte Gmail spécial 'bot' pour notre intégration Google Calendar et donnez-lui un nom créatif, comme 'Google Calendar Autobot 🤖'.
Ajoutez-le en tant qu'administrateur :
Ensuite, connectez-vous comme d'habitude (mais en utilisant le compte bot) et configurez le module complémentaire Google Calendar Sync.
Chaque fois qu'une réservation est faite, vous verrez maintenant le nom de l'Autobot Google Calendar que vous venez de configurer :
Si vous avez des questions ou si vous ne parvenez pas à synchroniser votre calendrier, envoyez-nous un message à support@cobot.me
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Nous configurons Cobot étape par étape pour répondre à vos besoins.