Fonctionnement
Chaque ressource Cobot se connecte à un seul Google Calendar. Les réservations se synchronisent dans les deux sens : les modifications effectuées dans Cobot apparaissent dans Google Calendar, et celles effectuées dans Google Calendar apparaissent dans Cobot.
Délais de synchronisation :
De Cobot vers Google Calendar : quelques secondes
De Google Calendar vers Cobot : jusqu’à 5 minutes
Configuration de la synchronisation
Étape 1: Créez un Google Calendar dédié pour chaque ressource. Donnez-lui le même nom que la ressource dans Cobot, ou un nom similaire. Par exemple, si votre ressource s'appelle "Salle de réunion", nommez l'agenda "Salle de réunion".
IMPORTANT
Utilisez un Google Calendar tout neuf et vide. Tous les évènements existants dans le calendrier seront synchronisés dans Cobot, donc ne connectez pas un calendrier personnel ou un calendrier d'entreprise partagé.
Étape 2 : Allez dans Modules » "Google Calendar Sync" (Synchronisation Google Calendar) » "Get Started" (Démarrer) dans votre compte admin Cobot.
Étape 3 : Sélectionnez votre espace et cliquez sur "Add Calendar" (Ajouter un calendrier).
Étape 4 : Connectez-vous à Google et sélectionnez le calendrier à synchroniser. Cliquez sur "Synchroniser le calendrier" et autorisez toutes les permissions demandées. Répétez cette opération pour chaque ressource et son Google Calendar correspondant.
Ce qui est synchronisé à la connexion
Lorsque vous connectez un calendrier pour la première fois, Cobot synchronise dans les deux sens les évènements du mois dernier.
Les bloqueurs de calendrier sont également synchronisés dans Google Calendar sous forme d'évènements, d'aujourd'hui jusqu'à 1 an dans le futur. Notez que les modifications apportées aux bloqueurs de calendrier dans Google Calendar ne sont pas resynchronisées dans Cobot.
Informations de réservation synchronisées
Le champ Commentaires dans Cobot apparaît comme le champ Notes dans Google Calendar, et inversement.
Les réservations créées dans Google Calendar apparaissent dans Cobot sans membre ni admin attribué.
Toute l'activité de la synchronisation apparaît dans le flux d'activité du tableau de bord Cobot, sous le nom de l'admin qui a configuré la synchronisation.
Une fois la synchronisation active, Google n'envoie ni invitations ni mises à jour aux invités des réservations synchronisées.
Règles de conflit
Les réservations Cobot existantes empêchent l'ajout d'évènements Google Calendar au même moment.
Les évènements Google Calendar existants ne bloquent pas les réservations Cobot, ce qui peut entraîner des doubles réservations.
Réservations Google Calendar qui se chevauchent
Si deux réservations qui se chevauchent sont créées dans Google Calendar, une seule est synchronisée dans Cobot en raison d'un conflit. Si la première réservation est ensuite supprimée dans Google Calendar, ce créneau se libère dans Cobot et la deuxième réservation est synchronisée.
Réservations récurrentes
Les évènements récurrents de Google Calendar sont synchronisés dans Cobot avec la même récurrence et se poursuivent indéfiniment, sauf si une date de fin est définie. Définissez une date de fin dans Google Calendar avant la synchronisation pour l'éviter.
IMPORTANT
Les réservations récurrentes créées dans Cobot ne synchronisent que la première réservation de la série dans Google Calendar.
Réservations externes
Si vous utilisez les réservations externes pour permettre à des non-membres de réserver vos ressources, la synchronisation Google Calendar fonctionne en complément.
Lorsqu'un évènement Google Calendar change, la synchronisation met à jour la réservation externe correspondante dans Cobot, ce qui garde vos disponibilités exactes dans les deux systèmes.
Identifier les réservations automatisées
Pour distinguer facilement les réservations automatisées des réservations manuelles, configurez la synchronisation avec un compte admin dédié.
Créez un compte Gmail distinct pour l'intégration, avec un nom reconnaissable comme "Google Calendar Autobot".
Ajoutez ce compte comme admin dans votre espace Cobot.
Connectez-vous à Cobot avec cet admin et configurez le module complémentaire Synchronisation Google Calendar.
Toutes les réservations créées ou mises à jour via la synchronisation apparaissent alors dans votre flux d'activité sous le nom de ce compte.
Déconnecter la synchronisation
Allez dans Modules » Google Calendar Sync » Get Started » Stop Syncing. Vous aurez la possibilité de supprimer toutes les réservations synchronisées. Si vous laissez l'option décochée, toutes les réservations restent dans votre calendrier.
Vous cherchez d’autres options de calendrier ?
Si vous préférez recevoir des rappels à sens unique sans synchronisation bidirectionnelle complète, Cobot prend également en charge un flux iCalendar (.ics) pour les admins et les membres. Vous pouvez aussi synchroniser avec Outlook ou Liquidspace en utilisant Google Calendar comme passerelle.
Si vous avez des questions, contactez-nous à support@cobot.me.
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