Cobot envoie automatiquement des e-mails aux visiteurs à chaque étape clé du processus de réservation. Ce guide présente chaque modèle d'e-mail, le moment où il est envoyé et comment le personnaliser.

Envoyé au visiteur lorsqu'il effectue une nouvelle réservation. Il comprend sa facture, un lien lui permettant d'annuler sa réservation ainsi qu'un lien partageable qu'il peut envoyer aux personnes qui l'accompagneront le jour de la réservation.

Envoyé lorsqu'une nouvelle réservation est soumise mais nécessite votre approbation avant d'être confirmée. Cet e-mail n'est envoyé que lorsque l'option Approbation requise pour les visiteurs est activée sur la ressource. Le visiteur reçoit ensuite un e-mail de suivi lorsque vous approuvez ou refusez la réservation.

Envoyé au visiteur lorsque vous approuvez sa réservation. Cet e-mail n'est envoyé que lorsque l'option Approbation requise pour les visiteurs est activée sur la ressource.

Envoyé au visiteur lorsqu'une demande d'annulation est effectuée, soit par le visiteur lui-même, soit par une personne avec laquelle il a partagé son lien de réservation.

Envoyé au visiteur lorsqu'un administrateur ou vous-même annulez sa réservation.

Envoyé au visiteur après qu'il a annulé lui-même sa réservation.

Envoyé au visiteur lorsque vous modifiez sa réservation. Notez que si la modification augmente le prix de la réservation, le visiteur reçoit cet e-mail mais n'est pas automatiquement facturé pour la différence.

Envoyé au visiteur 24 heures avant le début de sa réservation.

Chaque modèle est préconfiguré avec les informations essentielles concernant la réservation et le visiteur. Vous pouvez modifier n'importe quel modèle pour ajouter des instructions de stationnement, un itinéraire, les informations Wi-Fi, des codes d'accès ou toute autre information utile avant l'arrivée de vos visiteurs.

Pour modifier un modèle, accédez à Personnaliser » E-mails puis cliquez sur le modèle que vous souhaitez mettre à jour. Faites défiler la page vers le bas et cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé.

Les modèles utilisent des variables sous forme de codes courts entre {{accolades}} qui récupèrent automatiquement les données depuis Cobot, comme le nom du visiteur ou les détails de la réservation. Ne supprimez pas ces variables, sinon les informations correspondantes n'apparaîtront plus dans l'e-mail. Vous trouverez la liste des codes disponibles sous chaque modèle.

Vous pouvez mettre du texte en gras, en italique ou en souligné, ajouter des titres et insérer des liens hypertextes en sélectionnant le texte souhaité puis en choisissant une option dans le menu de mise en forme qui apparaît.

Lorsqu'un visiteur effectue une réservation externe, il est automatiquement ajouté à votre liste de contacts. Vous pouvez lui envoyer un e-mail manuellement à tout moment en accédant à Gérer » Contacts, en cliquant sur son nom puis sur son adresse e-mail dans sa fiche contact.

Vous pouvez également consulter l'historique complet de tous les messages envoyés aux visiteurs sous Gérer » Messages.

Des questions ? Contactez-nous à support@cobot.me.