La fonctionnalité Contacts dans Cobot vous aide à gérer les visiteurs et les non-membres qui accèdent à votre espace.

Cobot enregistre automatiquement les coordonnées de toute personne qui achète un ticket de coworking ou réserve une ressource publiée publiquement. Vous pouvez également ajouter des contacts manuellement, télécharger une liste des membres et convertir des contacts en membres.

Affichage et gestion des contacts

Allez dans Gérer » Contacts pour consulter tous les contacts. La liste comprend des colonnes triables qui affichent leurs réservations, les ticket de coworking achetés et l’entreprise, si disponible.

Cliquez sur un contact pour ouvrir sa page de détails. Vous pouvez y consulter ses informations, ses réservations (évènements ou réservations de ressources), ses factures et tous les ticket de coworking qu’il a achetés.

Une image d’une page de détails d’un contact Cobot montrant un profil pour Camille avec son email, un tag ticket de coworking, ainsi que des onglets listant ticket de coworking, réservations externes, évènements et factures, avec un tableau des pass achetés et des totaux.

Ajout de contacts

Un contact est toute personne non membre qui utilise votre espace. Cela inclut les visiteurs, les invités de membres, les personnes qui achètent des ticket de coworking ou celles qui réservent une ressource publique.

Vous pouvez ajouter des contacts automatiquement ou manuellement.

Contacts ajoutés automatiquement

Lorsqu’une personne effectue une réservation externe ou achète un ticket de coworking, Cobot enregistre les informations collectées, telles que le nom, l’email ou l’adresse, en tant que contact.

Contacts ajoutés manuellement

Si vous souhaitez ajouter un contact manuellement, allez dans Gérer » Contacts » Ajouter un contact en haut à droite de votre tableau de bord Contacts.

La capture d’écran montre un tableau de gestion des contacts listant des entreprises (dans ce cas, toutes nommées "Cobot") avec leur nombre de réservations et de ticket de coworking. Chaque ligne inclut des options pour "Voir l’adhésion", "Convertir en membre", modifier l’entrée ou la supprimer. En haut à droite, des boutons permettent de télécharger la liste en fichier CSV ou d’ajouter un nouveau contact.

Sur la page suivante, saisissez son nom, son entreprise, son email, son adresse et son numéro de téléphone.

Il s’agit d’une image d’un formulaire Contact Cobot montrant des champs pour le nom complet, l’entreprise, l’adresse, l’email et le téléphone, ainsi qu’un emplacement pour une image de profil et un bouton de téléchargement de fichier sous l’intitulé Informations de base.

NOTE IMPORTANTE

💡 Les contacts ne sont pas dupliqués lors d’achats ultérieurs. Si une personne effectue une nouvelle réservation ou achète un autre ticket de coworking avec la même adresse email, Cobot met à jour le contact existant.

Conversion des contacts en membres

Pour convertir un contact en membre, cliquez sur "Convertir en membre".

Vous pouvez accéder à ce bouton à deux endroits : dans la liste des Contacts sous Gérer » Contacts à côté du nom du contact, ainsi que sur la page de détails du contact en haut à droite.

Facturation des contacts

Les factures peuvent être consultées et créées pour n’importe quel contact directement depuis votre tableau de bord des factures via Gérer » Factures » Nouvelle facture » Contact.

Cette fonctionnalité est utile pour facturer un contact pour un ticket de coworking, une réservation de ressource ou tout autre frais, sans avoir à l’ajouter comme membre.

Une boîte de dialogue "Nouvelle facture" dans le logiciel de gestion d’espaces de coworking Cobot invitant le gestionnaire de l’espace à sélectionner un destinataire, avec quatre options sous forme de boutons radio — Membre, Équipe, Contact (actuellement sélectionné) et Non-membre — chacune avec un menu déroulant correspondant, ainsi que les boutons Annuler et Suivant en bas de la fenêtre.

Vous pouvez également créer une facture directement depuis la page de profil du contact via Gérer » Contacts » sélectionnez le nom du contact » Créer une facture.

Pour une vue d’ensemble complète de toute l’activité de facturation des contacts, membres et visiteurs, rendez-vous dans Gérer » Factures. Les factures des contacts y sont regroupées avec toutes les autres factures, offrant un emplacement unique pour gérer votre facturation.

Gestion des contacts dans Cobot