La fonctionnalité de facturation automatique de Cobot simplifie votre processus de facturation en générant et en envoyant automatiquement des factures à vos membres à leurs dates de facturation prévues.

Pour plus de flexibilité et afin d'encourager les paiements ponctuels, vous pouvez également envoyer des factures à vos membres avant leur date de prélèvement ou leur envoyer des e-mails de rappel en amont de cette date.

Quelle option choisir ?

Utilisez la fonctionnalité d'envoi anticipé des factures si vous souhaitez que vos membres aient un aperçu exact de leur facture et de ce qui leur sera facturé.
- Les frais générés entre l'émission de la facture anticipée et la date de prélèvement ne sont PAS ajoutés à cette facture.
Utilisez le module "Reminders" (E-mails de rappel) si vous souhaitez envoyer un e-mail informant vos membres de leur prochaine échéance de prélèvement, sans générer de facture.
- Les frais générés entre l’envoi de l’e-mail de rappel et la date de prélèvement SONT ajoutés à la facture.

Envoyer des factures en avance de la date de prélèvement

Vous pouvez configurer l'envoi des factures un certain nombre de jours avant leur échéance en allant dans Configurer » Paramètres de facturation » Envoyer la facture avant la date de prélèvement.

Par exemple, si vous facturez vos membres le 1er du mois mais souhaitez qu’ils·elles reçoivent leurs factures cinq jours à l’avance, entrez simplement "5" dans le champ "Envoyer la facture avant la date de prélèvement".

Les membres recevront ainsi leur facture cinq jours à l’avance mais ne seront débités que le 1er du mois.

NOTES IMPORTANTES

Une fois générée, une facture est un document fixe. Les frais (comme les frais de réservation ou les frais ponctuels) générés entre la date d’émission de la facture anticipée et la date de prélèvement ne seront PAS ajoutés à cette facture. Ils seront inclus dans la facture du mois suivant.
- Si vous souhaitez seulement rappeler à vos membres que leur date de facturation approche tout en incluant tous les frais sur leur facture finale, utilisez plutôt l’option d’e-mails de rappel.
Une fois activée, cette fonctionnalité s’applique à TOUS les membres de votre espace. Il n’est pas possible de l’envoyer uniquement à certaines personnes ou aux membres d’un forfait spécifique.

Envoyer des factures avant la date de début de l’adhésion

L’envoi de factures avant le début d’une adhésion fonctionne différemment. Par défaut, les factures automatiques ne sont PAS envoyées avant l’activation de l’adhésion. La première facture est générée lorsque l’adhésion devient active, à la date de début de l’adhésion.

Par exemple, si un membre s’inscrit le 15 septembre mais que son adhésion ne commence que le 1er octobre, il·elle recevra sa première facture le 1er octobre.

Cliquez ici pour savoir comment facturer vos membres en avance de leur date de début d'adhésion.

Comment cela fonctionne-t-il avec l'envoi anticipé des factures ?

Si un membre s’inscrit avant la période d'envoi anticipé, il·elle recevra une facture anticipée, même si son adhésion n’a pas encore commencé.

Par exemple, supposons qu'un membre s'inscrive le 15 septembre avec une date de début d’adhésion fixée au 1er septembre. Comme la facture est envoyée cinq jours avant le 1er du mois, le nouveau membre recevra bien la facture anticipée. Une fois son adhésion commencée le 1er, il·elle sera facturé·e.
- En revanche, si le membre s'inscrit·e le 30 août, la date d'envoi anticipé des factures sera déjà passée. Dans ce cas, le membre ne recevra PAS de facture anticipée, mais il·elle recevra bien sa première facture et sera facturé·e le 1er septembre.

Pour un aperçu plus détaillé du fonctionnement de la facturation automatique des membres, cliquez ici.

Date de renouvellement d'adhésion vs Date de prélèvement

Cobot propose deux dates clés pour gérer la facturation.

La première est la date de renouvellement d’adhésion, qui est liée à la fréquence de renouvellement du forfait. Cette fréquence peut être définie dans les paramètres du forfait pour un renouvellement mensuel, trimestriel ou annuel, en fonction des conditions d’adhésion.

La seconde est la date de prélèvement de la facture, qui fonctionne automatiquement sur un cycle mensuel. Ce prélèvement a lieu en plus de la date de renouvellement. La date de prélèvement est définie comme étant le même jour du mois que la date de renouvellement.

Par exemple, si la date de renouvellement est le 15 du mois, la date de prélèvement sera également le 15.
- Cette date de prélèvement inclut tous les frais, tels que les frais d’adhésion, les frais de réservation ou les frais ponctuels. Si la date de renouvellement change, la date de prélèvement s’ajustera automatiquement en conséquence.

Cliquez ici pour en savoir plus sur le fonctionnement des dates de renouvellement.

Facturer les membres annulés

Si vous annulez une adhésion pour une date postérieure à l’émission de la facture et à son ajout au compte du membre, Cobot considère cette facture comme une charge en attente et effectuera le prélèvement après la fin de l’adhésion.

Pour éviter de facturer le membre sur cette facture anticipée, vous avez deux options:

Annuler l’adhésion avant la date d’émission de la facture.
OU, annuler la facture après avoir annulé l’adhésion. Ainsi, Cobot ne tentera pas de prélever la facture après la fin de l’adhésion.

E-mails de rappel avant la date de prélèvement

Si vous préférez envoyer un e-mail de rappel informant vos membres que leur date de facturation approche sans générer ni envoyer de facture, activez le module gratuit "Reminders" (E-mails de rappel) de facturation.

Cette option est idéale si vous souhaitez que les membres puissent accumuler des frais sur leur compte jusqu'à leur date de prélèvement.

Pour l’activer, allez dans Modules » Reminders. Vous pouvez configurer un ou plusieurs types de rappels et vous n’aurez besoin de le faire qu’une seule fois ; chaque rappel fonctionnera automatiquement et indéfiniment jusqu'à ce que vous le désactiviez. Le tableau de bord des modules affichera une liste de tous les rappels actifs que vous pouvez modifier ou supprimer.

TIP PRO

Dans "E-MAIL EXPÉDITEUR", entrez votre adresse e-mail ou l’adresse e-mail à laquelle vous souhaitez que les membres répondent. N’entrez PAS l’adresse e-mail des membres ici.
Le corps du texte est pré-rempli. Les données uniques de vos membres seront automatiquement insérées dans les crochets {{ }}.
- Utilisez le langage Liquid pour modifier cette section ou supprimez tout et ajoutez votre propre texte.