Les attributions vous permettent de transformer vos ressources réservables à l’heure en locations longue durée, comme des bureaux privatifs ou des postes dédiés au mois.

Grâce aux attributions, vous savez en un coup d’œil qui occupe quel espace, pour combien de temps, et quand il sera de nouveau disponible.

Avant de créer une attribution, vous devez d’abord configurer des ressources attribuables.

Avant d’aller plus loin, clarifions la différence entre les ressources attribuables et réservables.

Une ressource définie comme « réservable » fonctionne comme une ressource classique : vos membres peuvent la réserver à l’heure, via leur portail membre, l’application Cobot Members, ou pour les visiteurs externes, directement depuis votre site.

💡 Différence clé :

Une ressource « attribuable » n’est pas visible dans les options de réservation. Elle ne peut donc pas être réservée via le portail membre ou l’application Cobot Members.

Choisissez « attribuable » pour les ressources destinées exclusivement à des membres ou des équipes spécifiques par un administrateur. C’est idéal pour une utilisation à long terme, comme la location de bureaux ou l’attribution de postes mensuels dédiés à certains membres.

Et pas d’inquiétude – rien n’est figé. Vous pouvez à tout moment modifier une ressource d’« attribuable » à « réservable ». Consultez notre guide sur la configuration des ressources pour plus de détails.

Une fois votre première ressource attribuable créée, vous pouvez l’assigner à des membres ou des équipes. Plusieurs options s’offrent à vous !

Allez dans Calendrier » Attributions » Nouvelle attribution

À l’étape suivante, vous pourrez :

Par défaut, les paramètres définis pour chaque ressource attribuable (par exemple : prix, engagement, etc.) sont repris. Toutefois, ces données peuvent être modifiées lors de la création de l’attribution.

Une fois que vous cliquez sur Attribuer la ressource, l’attribution est créée. Elle apparaît dans le tableau de bord des attributions.

Si vous ajoutez une date de fin à l’attribution (par exemple le 31 décembre 2026), la ressource apparaîtra automatiquement comme « Annulée au 31 déc. 2026 ».

Une autre façon d'attribuer une ressource à un membre consiste à le faire directement depuis le profil du membre.

Et voilà ! L’attribution est créée. Elle apparaît à la fois dans le profil du membre et dans la vue d’ensemble des attributions.

Si vous gérez des équipes, vous pouvez attribuer directement une ressource depuis la page de l'équipe.

Ensuite, vous pourrez :

Les paramètres par défaut (prix, engagement, etc.) sont repris mais peuvent être modifiés lors de la création.

Une fois attribuée, la ressource apparaît sur la page de l’équipe et dans le résumé en haut.

Si vous ajoutez une date de fin (par exemple le 1er juin 2026), elle apparaîtra comme « Annulée au 01 juin 2026 ».

Toutes les attributions sont listées sous Calendrier » Attributions. Vous pouvez y voir:

Vous pouvez également modifier ou ajouter des attributions depuis cette vue. Cela vous aide à obtenir une vue rapide de toutes les attributions pour anticiper les arrivées et départs.

Les attributions apparaissent également aux côtés des réservations classiques de ressources dans votre Timeline sous Calendrier » Timeline. Cela vous offre une vue d’ensemble claire des disponibilités – idéale pour repérer rapidement des créneaux libres ou répondre à des questions comme « Y a-t-il des bureaux disponibles en mai ? ».

Le filtrage par utilisation (attribuable vs. réservable), capacité ou tags permet de trouver rapidement des options adaptées pour vos clients, par exemple lors d’un appel téléphonique ou à l’accueil.

Ressources

Comme les frais d’adhésion, les attributions sont automatiquement ajoutées aux factures récurrentes de vos membres ou équipes.

Pour une facturation plus claire, définissez la date de début de l’attribution pour qu’elle corresponde à la prochaine date de renouvellement de l’adhésion – ainsi, les deux éléments sont facturés dans le même cycle.

💡 Lorsque la date de renouvellement de l’adhésion et la date de début de l’attribution sont identiques – par exemple toutes deux le 1er mai – les cycles de facturation sont parfaitement alignés, et tout est facturé ensemble dans un seul cycle clair.

Si la date de début de l’attribution ne correspond pas à la prochaine date de renouvellement de l’adhésion, elle sera ajoutée à la facture mensuelle avec un cycle de facturation différent.

Frais d’adhésion : du 1er mai au 31 mai
​Attribution : du 21 avril au 20 mai

Supprimer une attribution

Les plans ont changé et une équipe ou un membre part plus tôt que prévu ? Aucun problème ! Supprimez simplement l’attribution pour libérer la ressource pour quelqu’un d’autre.

La ressource attribuable sera immédiatement libérée et apparaîtra comme disponible dans votre aperçu des attributions.

Vous pouvez suivre des indicateurs clés tels que le taux d’occupation global, le chiffre d’affaires total, ainsi que le chiffre d’affaires ou le taux d’occupation par ressource sous Analyser » Attributions.

Cela vous permet d’avoir une vision claire des performances de vos attributions – et d’identifier rapidement quelles ressources sont les plus performantes et lesquelles sont sous-utilisées.

Utilisez ces informations pour prendre de meilleures décisions, qu’il s’agisse d’ajuster les tarifs, de repenser l’aménagement d’un espace ou d’affiner votre stratégie marketing.

Résultat : une compréhension plus claire de ce qui fonctionne et des axes d’amélioration.

Maintenant que vous maîtrisez les attibutions à long terme, voyons comment augmenter vos revenus en permettant aux non-membres de réserver des salles de réunion et d’autres ressources directement depuis votre page d’accueil.