Les codes de facturation sont un outil utile pour catégoriser et suivre les transactions financières, telles que les frais d'adhésion, les réservations d'événements et les frais uniques. Ces identifiants uniques simplifient le processus comptable en garantissant que chaque transaction est enregistrée et organisée par type, facilitant ainsi la production de rapports financiers précis, la budgétisation et l'audit.

La section des codes de facturation n'apparaîtra dans votre barre de menu que si vous l'activez dans vos paramètres de facturation. Rendez-vous dans Configurer » Paramètres de facturation » faites défiler jusqu'en bas de la page » cochez "Activer les codes de facturation" » Enregistrer.

Vous pouvez maintenant ajouter des codes de facturation en cliquant sur "Gérer les codes de facturation" sous la case que vous venez de cocher, ou via la nouvelle sous-catégorie dans votre menu secondaire appelée "Codes de facturation".

Chaque fois que vous souhaitez configurer un nouveau code, allez directement à Configurer » Codes de facturation » Entrez le nom du code » cliquez sur Ajouter un code de facturation.

Une fois activé, un raccourci de code de facturation apparaîtra sur tous les formulaires liés aux frais qui apparaissent sur les factures, comme les forfaits, les extras, les réservations et les frais uniques.

Ajouter des taux de taxe personnalisés à vos codes de facturation garantira que toute source de revenus avec ce code de facturation aura ce taux de taxe appliqué automatiquement.

Allez dans Configurer » De Base » Paiements » Cochez "Taux de taxe personnalisés" » Mettre à jour les paramètres de paiement

Un nouveau champ "Taux de taxe" est maintenant visible sur votre tableau de bord des codes de facturation.

Un code de facturation uniforme de lettres et/ou de chiffres vous aidera à organiser les données et à enquêter sur les erreurs comptables. Une série unique de chiffres ou de lettres est typique et doit être attribuée de manière à regrouper vos revenus comme vous le souhaitez.

Consultez cet article pour en savoir plus sur les méthodes standard de libellé des codes de facturation. La chose la plus importante est de rendre votre libellé uniforme et facile à suivre pour votre département comptable.

Il est important de déterminer comment vous souhaitez formater et suivre vos codes/revenus avant de commencer à les créer, car il est IMPOSSIBLE de modifier les codes existants.

Vous devrez en créer un nouveau et l'assigner à tous les objets facturables correspondants si vous souhaitez changer un code de facturation.

Supprimer un code est facile. Allez dans Configurer » Codes de facturation » Supprimer. Cela supprimera automatiquement le code de tous les objets auxquels il a été attribué.

Les codes de facturation sont visibles par vos membres et toute autre personne recevant une facture, comme les invité·e·s d'événements ou de réservations externes.

Lorsqu'un frais avec un code de facturation est ajouté à une facture (soit manuellement, soit automatiquement), le code apparaît sur la ligne de la facture. Il n'est pas possible de les cacher.

Sous Analyser » Revenus, vous verrez vos revenus décomposés par code de facturation.

Exportez facilement vos données de codes de facturation avec le reste de vos données de facturation sous Gérer » Factures. Sélectionnez le mois que vous souhaitez exporter puis le type d'exportation que vous souhaitez.

Avez-vous complété vos paramètres de facturation et d'espace ? Alors, la prochaine étape est de configurer vos forfaits d'adhésion.