Cobot simplifie vos tâches administratives en automatisant le processus de facturation pour vos adhésions, réservations de membres et frais uniques de membres.
Grâce à la facturation automatisée, vous pouvez vous concentrer sur d'autres aspects de la gestion de votre espace de travail, garantissant ainsi une expérience plus efficace et sans tracas. Améliorez encore l'expérience de vos utilisateurs en ajoutant des modes de paiement automatisés. Ainsi, vos factures ne sont pas seulement générées automatiquement, elles sont aussi facturées !
Vous pouvez facturer les non-membres de votre espace, tels que les visiteurs qui réservent une ressource ou achètent des tickets journaliers sur votre page d'accueil. Cliquez ici pour en savoir plus.
Facturation automatique
Par défaut, Cobot génère et envoie automatiquement des factures à vos membres selon deux cycles :
La date de renouvellement de l'adhésion est la date à laquelle les frais d'adhésion sont facturés. La date de facturation mensuelle est la date à laquelle les frais supplémentaires, tels que les frais uniques et les réservations, sont traités.
Lorsqu'une facture est générée pour l'un ou l'autre cycle de facturation, Cobot va :
Créer et poster la facture dans le profil du membre sous Facturation » Factures passées.
Lorsqu'un mode de paiement automatisé est connecté, et que votre membre a un mode de paiement dans son dossier (carte de crédit, PayPal, etc.) Cobot essaiera de débiter le mode de paiement dans le dossier.
La facture sera affichée sur le portail de l'adhérent sous 'Adhésion'.
Pour cacher les factures du portail des membres, allez dans Configuration » Paramètres de facturation » et cochez 'Cacher les factures des membres'.
Si l'option 'Envoyer les factures des membres par email' est activée dans vos paramètres de facturation, Cobot enverra également la facture par email au membre avec le statut du paiement. Il le fera :
Marquer la facture comme payée si le paiement automatique a été effectué.
Essayer jusqu'à trois fois de traiter le paiement si le paiement échoue. Le membre recevra à chaque fois un courriel l'informant de l'échec. Si vous souhaitez être informé de chaque échec, activez la notification par courriel "Problème temporaire avec le paiement d'un membre" dans vos paramètres d'administration.
Si le paiement échoue de manière permanente, vous en serez informé·e ainsi que le membre.
Date de renouvellement de l'adhésion
Chaque fois qu'une personne s'inscrit pour un forfait dans votre espace, une date de renouvellement lui est automatiquement attribuée. La date de renouvellement est basée sur le cycle défini dans le champ "Par" de l'onglet "Paramètres de base" du forfait d'adhésion.
Par exemple, si vous ajoutez "12" dans le champ "Par", le membre sera facturé tous les 12 mois pour ses frais d'adhésion, à partir du début de son adhésion.
Si votre membre est facturé mensuellement, cette date correspond à la date de facturation mensuelle.
Vous pouvez modifier la date de renouvellement de votre membre en allant dans Gérer » Membres » Cliquez sur le nom du membre » Adhésion » Modifier la date de renouvellement.
Date de facturation mensuelle
En plus des factures automatiques créées à la date de renouvellement de votre membre, Cobot recherchera également tous les frais supplémentaires sur le compte du membre, tels que les frais de réservation ou les frais/crédits uniques, et générera une facture mensuelle récurrente pour eux.
Une seule facture pour tous les frais sera créée si les frais d'adhésion sont également mensuels.
La date de facturation mensuelle est également liée à la date d'inscription du membre, mais PAS à la fréquence des frais de renouvellement de l'adhésion.
Par exemple :
Un nouveau membre s'inscrit et commence le 1er août. Les frais d'adhésion sont programmés pour être facturés trimestriellement (tous les 3 mois).
Le membre sera facturé pour les 3 premiers mois le 1er août.
Les frais d'adhésion ne lui seront facturés que 3 mois plus tard, le 1er novembre.
Tous les autres frais accumulés sur les comptes des membres seront facturés à la date de facturation mensuelle (1er septembre, 1er octobre, 1er novembre, ainsi que les frais d'adhésion, etc.)
NOTES IMPORTANTES
Les factures ne peuvent être traitées qu'entre le 1er et le 28 du mois.
Les frais d'adhésion sont facturés à l'avance, mais tous les autres frais sont facturés aux membres sur la facture du mois suivant.
Si vous modifiez la date de renouvellement d'un membre, la date de sa facture mensuelle sera également modifiée à cette même date. Il n'est actuellement pas possible de fractionner ces cycles.
Les factures ne sont automatiquement prélevées que lorsqu'un mode de paiement automatisé est présent.
Prévisualisation des factures à venir
Il est conseillé de consulter les prochaines factures de votre membre chaque fois que vous apportez des modifications à son compte, par exemple en changeant sa date de renouvellement ou en ajoutant un frais unique.
Accédez au profil de membre » Facturation » Prévisualiser la prochaine facture pour voir ce qui l'attend.
Factures libres pour les frais uniques
Utilisez les factures libres lorsque vous souhaitez facturer rapidement votre membre plutôt que de comptabiliser les frais sur le compte du membre afin qu'ils soient ajoutés à sa prochaine facture récurrente.
Pour créer une facture libre, allez dans votre profil de membre » Facturation » Nouvelle facture libre ou Gérer » Factures » Nouvelle facture libre.
Une fois la facture générée, elle sera publiée sur le profil du membre et sur le portail du membre. Vous pouvez facturer la facture (lorsqu'un mode de paiement automatique est présent) et l'envoyer par courrier électronique. Ces deux actions sont visibles dans l'aperçu de la facture.
NOTE IMPORTANTE
Si le membre est payé par quelqu'un d'autre, la création d'une facture sous forme libre au nom du membre la postera sur le compte du payeur principal, et non sur le compte du membre.
Facturer les frais actuels
Cobot vous permet de facturer certains frais à l'avance, avant leur date de facturation automatique. Pour ce faire, rendez-vous dans le profil du membre » Facturation » Facturer les frais actuels.
Une fois sur la page Facturer les frais actuels, vous pouvez choisir les frais pour lesquels vous souhaitez créer une facture.
Après avoir cliqué sur "Créer une facture", une nouvelle facture sera générée, et les frais correspondants seront supprimés du prochain cycle de facturation automatique du membre.
La facture ne sera PAS débitée ni envoyée au membre. Vous devrez effectuer ces deux actions manuellement.
Ce qui peut être facturé à l'avance :
Réservations non associées à des crédits de réservation
Ce qui ne peut pas être facturé à l'avance :
Les frais d’abonnement et les extras
Les réservations pour lesquelles un crédit de réservation est appliqué (partiellement ou entièrement)
Rappeler aux membres les factures impayées
La fonctionnalité de rappels de paiement de Cobot aide à mieux gérer les factures en retard. Cet outil vous permet de notifier les membres par e-mail concernant les paiements en retard et de personnaliser les messages de rappel pour une communication optimale.
Cliquez ici pour en savoir plus sur comment les configurer et comment ils fonctionnent.
Désactiver la facturation automatique
Vous souhaitez vérifier vos factures avant de les facturer à vos membres ? Pas de problème.
Allez dans Personnaliser " Fonctionnalités " Paiements et activez l'option "Ne pas facturer les factures automatiquement". Avec cette fonction, toutes les factures sont générées et affichées dans le profil de votre membre mais ne sont PAS facturées, même lorsqu'un mode de paiement automatique est présent.
Vous pouvez consulter toutes les factures générées sous votre profil de membre » Facturation » Factures antérieures et votre section générale de factures sous Gérer » Factures.
Les paiements doivent désormais être enregistrés manuellement sur vos factures.
NOTE IMPORTANTE
Lorsque l'option "Ne pas facturer automatiquement" est activée, vos membres recevront toujours leurs factures par courrier électronique et celles-ci seront affichées sur leurs portails de membres. Si vous ne souhaitez pas que cela se produise, allez dans vos paramètres de facturation et désactivez les paramètres correspondants.
Enregistrement manuel des paiements
Pour traiter les paiements manuellement, allez dans votre profil de membre » Facturation » Factures antérieures ou dans la section générale de votre facture sous Gérer » Factures. Cliquez sur le menu hamburger à côté de la facture, puis sur "Enregistrer le paiement".
Sélectionnez le mode de paiement et enregistrez l'enregistrement du paiement. Des paiements partiels peuvent également être appliqués.
NOTE IMPORTANTE
Si la sélection d'un mode de paiement automatisé de cette manière ne débitera PAS la carte de membre figurant dans le dossier. Pour ce faire, vous devez cliquer sur "Facturer" sur la page principale de la facture.
Cliquez sur "Enregistrer le registre de paiement". L'aperçu général de la facture affiche désormais la facture comme étant "payée".
Modifier, supprimer et annuler des factures existantes
Maintenant que vos factures arrivent à grands pas, vous pouvez être amené à faire de petits ajustements pour plus de précision, à supprimer les doublons et à dire adieu aux revenus irrécouvrables. Mais quelles sont les mesures à prendre et à quel moment ?
Comment et quand modifier des factures
Envisagez d'éditer une facture lorsque des erreurs ou des inexactitudes sont identifiées. C'est particulièrement utile pour affiner des détails tels que les frais ou les informations de facturation. L'exactitude de vos factures est essentielle pour fournir des informations fiables à vos clients.
Modifiez une facture en allant dans Gérer » Factures, cliquez sur le menu hamburger à côté de la facture, puis sur "Modifier".
Vous pouvez modifier les champs suivants :
Numéro de facture
Date d'émission
Détails du membre
Taux d'imposition
Postes de la ligne
Texte de la facture
Notes visibles par l'administrateur
La modification d'une facture ne la renverra pas automatiquement à votre membre, vous devrez le faire manuellement. Elle mettra cependant automatiquement à jour la facture dans la section des factures de ce membre dans son portail membre.
Comment et quand supprimer des factures
En règle générale, la suppression est réservée aux cas où la correction par l'édition n'est pas possible ou lorsqu'un doublon a été créé par erreur. L'examen régulier des factures permet d'identifier les situations où la suppression peut s'avérer nécessaire.
Il est important de faire preuve de prudence lors de la suppression de factures, car cette action supprime définitivement l'enregistrement.
Pour supprimer une facture, allez dans Gérer » Factures et cliquez sur " Modifier " dans le menu de la facture. Faites défiler la page jusqu'en bas pour trouver l'option Supprimer.
NOTE IMPORTANTE
Une fois que vous avez supprimé une facture, elle est définitivement supprimée.
Si vous supprimez une facture, le numéro de cette facture sera supprimé de votre séquence (par exemple, si vous avez les factures 1, 2 et 3, si vous supprimez la facture 2, votre séquence de facturation sera la suivante : 1, 3 et ainsi de suite). Il se peut que cela ne soit pas autorisé dans votre région, alors vérifiez bien ce qui est légalement correct.
Si vous souhaitez récupérer une facture supprimée, nous pouvons vous aider. Veuillez contacter le service d'assistance à l'adresse support@cobot.me en indiquant le numéro de la facture.
Comment et quand annuler des factures
Contrairement à la suppression d'une facture, l'annulation reconnaît la dette tout en la supprimant des comptes actifs, ce qui permet de conserver une trace de la tentative de transaction. Vous ne devez donc annuler une facture que lorsqu'il est clair que le montant ne sera pas recouvré en raison de l'incapacité ou du refus du client de payer. Cela permet de reconnaître la perte financière et de garantir l'exactitude des comptes.
⚠️ Respectez toujours les procédures établies dans votre région lorsque vous décidez d'annuler une facture, car cela aura une incidence sur vos comptes de fin d'année et sur votre revenu imposable.
Pour annuler une facture, allez dans Gérer » Factures et cliquez sur le menu hamburger à côté de la facture, puis sur"Annuler".
Une fois annulée la facture, le revenu sera supprimé des comptes impayés dans vos analyses et apparaîtra comme un revenu perdu.
NOTE IMPORTANTE
Vous pouvez uniquement annuler les factures impayées. Si vous devez annuler une facture marquée comme payée par erreur, modifiez la facture, supprimez les enregistrements de paiement, puis enregistrez les modifications. Vous pourrez maintenant l'annuler.
Remboursement des factures
Si vous avez reçu un paiement via un mode de paiement automatique, les remboursements ne peuvent pas être traités via Cobot pour ces factures.
Pour demander un remboursement, vous devez vous connecter directement à la plateforme de votre prestataire de paiement. C'est là que vous pouvez gérer les transactions et soumettre des demandes de remboursement selon les procédures et politiques spécifiques du prestataire.
Après cela, créez une nouvelle facture avec le montant du remboursement pour que vos analyses soient correctes.
Créditer les membres
Dans Cobot, vous pouvez attribuer un crédit à un membre plutôt que de procéder à un remboursement. Ce crédit est enregistré sur le compte du membre et sera automatiquement appliqué à sa prochaine facture.
Quand utiliser un crédit ?
Utilisez un crédit lorsque :
Un membre a trop payé une facture
Vous souhaitez offrir une remise ou une compensation sur une facture future
Vous préférez appliquer un solde reporté plutôt que de rembourser directement
Les soldes de crédits sont suivis dans le profil du membre et réduisent le montant dû sur les factures futures.
Gestion des factures trop payées
Si une facture est trop payée, Cobot l'indique comme non réglée afin de vous inviter à agir. Cela ne signifie pas que le paiement est manquant, mais que le montant payé dépasse le total de la facture.
Pour résoudre cela, vous pouvez :
Émettre un remboursement du montant payé en trop, ou
Ajouter un crédit manuel sur le compte du membre pour l'appliquer aux factures futures
Ajouter un crédit au compte d'un membre
Pour attribuer un crédit à un membre :
Allez dans le profil du membre
Faites défiler jusqu'à la section Crédits
Cliquez sur Ajouter un crédit
Saisissez le montant et une note de référence
Cliquez sur Enregistrer
Le crédit sera désormais visible dans le profil du membre et appliqué automatiquement aux prochaines factures.
NOTE IMPORTANTE
Ajouter un crédit n'affecte pas les factures déjà émises. Le crédit ne réduit que le montant dû sur les factures futures.
Quand utiliser une facture de correction ?
Les factures de correction servent à corriger des erreurs sur des factures déjà émises (montant incorrect, services erronés, etc.). Elles permettent d'annuler partiellement ou totalement une facture existante, tout en maintenant une traçabilité comptable claire.
Pour corriger une facture existante :
Allez dans Gérer » Factures
Ouvrez la facture à corriger
Cliquez sur Corriger la facture
Ajustez ou supprimez les éléments incorrects
Cliquez sur Enregistrer la facture de correction
NOTES IMPORTANTES
Modifier directement la facture d'origine n'émet ni remboursement, ni crédit, ni trace de correction.
Si la facture originale a déjà été payée et que vous devez créditer un membre pour un trop-perçu, vous devez aussi ajouter un crédit manuel à son compte (comme décrit ci-dessus).
Utilisez toujours le bouton Corriger la facture pour garantir une comptabilité exacte.
Désactiver la génération automatique de factures
Si vous souhaitez que les factures ne soient pas générées par Cobot, contactez le support et nous les désactiverons pour vous.
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