La création de factures au prorata par défaut
Pour définir des factures au prorata par défaut dans Cobot, vous devez d'abord définir un jour de facturation par défaut.
Allez à Configurer » Paramètres de facturation » Jour de facturation par défaut.
Sélectionnez le jour du mois (1er-28e).
Cliquez sur Enregistrer.
Désormais, lorsqu'un membre s'inscrit et que son compte est confirmé par un administrateur, la case "Envoyer une facture au prorata à la date de début" sera cochée par défaut et la "Date de la première facture récurrente" sera fixée au jour de facturation par défaut à venir.
Admins créant des factures au prorata
En tant qu'administrateur, lorsque vous ajoutez ou confirmez un nouveau membre, vous pouvez ajuster les paramètres de facturation au prorata de la manière suivante :
Lors de l'ajout d'un membre :
Date de début : Quand le membre commence à avoir accès à l'espace / commence son forfait.
Date de la première facture récurrente : Ceci deviendra sa date de facturation mensuelle (peut être réinitialisé à tout moment).
Confirmez si Cobot doit envoyer une facture au prorata (payer le temps à partir de la date de début et la première facture récurrente en tant que frais séparés) en cochant ou décochant la case "Envoyer une facture au prorata à la date de début".
Si vous avez sélectionné Envoyer une facture au prorata, Cobot enverra une facture au prorata à votre membre. Veuillez noter que cela peut prendre quelques minutes avant que la facture au prorata ne soit générée par Cobot.
Si vous décochez cette case, Cobot leur donnera un accès gratuit à l'espace jusqu'à la date de leur première facture récurrente. Plusieurs espaces utilisent cette fonction pour offrir un premier jour, une première semaine ou un premier mois gratuit.
Lorsque vous confirmez un membre, cochez simplement la case "Envoyer une facture au prorata à la date de début", puis cliquez sur le bouton Confirmer !
Cobot peut-il calculer un prorata au milieu du mois ou lorsque je change le plan d'un membre ?
Pas encore, mais c'est un point sur lequel nous travaillons. En attendant, vous pouvez utiliser :
La proratisation manuelle
Allez dans le profil du membre » Adhésion » 'Change Renewal Date'.
Avancez la date au premier du mois suivant.
Allez dans Frais/Crédits » Ajouter des frais/crédits.
Introduisez le montant calculé au prorata (vous devrez le calculer : prix du forfait divisé par le nombre de jours du mois multiplié par le nombre de jours restants).
Si vous le souhaitez, vous pouvez l'utiliser comme un service sauvegardé afin que le code de facturation / le nom soit également pré-rempli pour vous.
Ces frais seront ensuite ajoutés à leur prochaine facture mensuelle le premier du mois suivant.
Calcul automatique du prorata
Bien entendu, Cobot peut aussi calculer automatiquement au prorata la première facture des membres.
Allez à Configurer » Paramètres de facturation.
Définissez la date de facturation par défaut comme étant la première (1).
La première facture de tous les nouveaux membres sera automatiquement calculée au prorata du premier jour du mois.
Étape suivante
Passons à l'émission des remboursements.