Organisez des évènements publics et privés, vendez des billets aux membres et aux visiteurs, gérez les participants et gérez les paiements.

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Pour créer un nouvel évènement, allez dans Gérer » Évènements » Nouvel évènement.

Sous Paramètres de base, vous pouvez :

Une fois que vous avez personnalisé vos paramètres de base, vous pouvez maintenant choisir si :

L'activation de l'option Page publique vous permet de générer un lien que les administrateurs et les membres peuvent utiliser pour l'intégrer ou le partager en dehors de Cobot. L'évènement sera également affiché publiquement sur la page Évènements de la page d'accueil de Cobot.
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L'étape suivante consiste à ajouter une image, ainsi qu'une description. Vous pouvez également créer des Tags pour permettre à vos membres de trouver des évènements similaires.

Votre évènement se déroulera dans des salles de réunion ou des espaces évènementiels ? Assurez-vous qu'ils sont bloqués dans le calendrier de réservation! Il vous suffit de sélectionner la ressource et l'heure de l'évènement sera automatiquement bloquée dans le calendrier.
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Vos membres reçoivent un e-mail de confirmation automatique lorsqu'ils s'inscrivent à un évènement. Vous pouvez ajouter un message personnalisé à cet e-mail.

Une fois le formulaire rempli, vous pouvez enregistrer l'évènement en tant que projet à compléter ou à modifier ultérieurement, ou vous pouvez enregistrer et publier l'évènement. L'évènement sera alors visible par les visiteurs, les membres ou les deux, selon que vous l'avez rendu public ou non.
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Si vous le souhaitez, vous pouvez obtenir un aperçu de tous les évènements que vous avez créés sous Gérer » Évènements:

Les évènements apparaîtront dans un onglet distinct du portail des membres. Ils peuvent y voir les évènements à venir, les évènements auxquels ils ont confirmé leur participation et tous les évènements passés.
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Ils peuvent consulter les détails de l'évènement en cliquant sur le titre de l'évènement.

Tous les évènements rendus publics apparaîtront sur une page d'évènements publique sur votre page d'accueil Cobot :

Cette page répertorie tous les évènements ayant une page publique, y compris les évènements réservés aux membres. Comme pour les Passes drop-in et les Réservations Externes, un visiteur peut sélectionner l'évènement auquel il·elle souhaite assister et passer à la caisse pour acheter un billet.

Une fois qu'il·elle a cliqué sur l'événement auquel il·elle veux assister, il·elle peut sélectionner le nombre de billets et terminer le processus de commande. Continuez à lire pour apprendre comment collecter les paiements pour les participants publics.

Utilisez des modes de paiement automatiques ou manuels pour vendre des billets au public ou aux visiteurs de votre espace.

Gérez vos factures via la section principale des factures sous Gérer » Factures.

Il y a actuellement deux passerelles que vous pouvez connecter à Cobot pour collecter des paiements automatisés : STRIPE ou PayPal
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D'abord, configurer un compte marchand avec l'un (ou les deux !) puis connectez-le à Cobot sous Configurer » Modes de paiement » Ajouter un mode de paiement.
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Après avoir connecté votre compte, activez-le pour les billets d'événements publics dans les paramètres du mode de paiement, et vous êtes prêt !

Cliquez ici pour en savoir plus sur comment fonctionnent les paiements automatisés et comment ils s'intègrent avec le reste de Cobot.

Les modes de paiement manuels permettent aux visiteurs publics de réserver un billet pour un événement sans payer immédiatement. Les billets réservés lorsque un mode de paiement manuel est choisi devront être réconciliés manuellement par un membre de votre équipe.

Vous pouvez ajouter autant de modes de paiement manuels que vous le souhaitez, comme l'espèce ou le virement bancaire, sous Configurer » Modes de paiement » Ajouter un mode de paiement » Ajouter un mode de paiement Manuel.

Dans la boîte Instructions, incluez des détails pour que vos visiteurs suivent, comme comment payer une fois arrivés dans votre espace.

Cliquez ici pour lire plus sur les modes de paiement manuels et comment les configurer.

Votre visiteur peut maintenant choisir n'importe quel mode de paiement manuel ou automatique visible lors de leur processus de paiement. Voici un exemple de ce à quoi cela ressemblera lorsque vous aurez plusieurs modes de paiement manuels et automatiques activés:
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Si le paiement est réussi, ils·elles verront un message de succès et recevront un courriel avec les détails de l'événement. Vous pouvez modifier le modèle de courriel sous Personnaliser » E-mails.

Le remboursement directement depuis Cobot n'est actuellement pas possible ; vous devez le faire depuis vos tableaux de bord STRIPE ou PayPal.

Après avoir émis votre remboursement, créez une facture libre dans Cobot avec le montant négatif pour compenser la facture d'origine. De cette façon, votre analytique sera correcte.

Vos analytiques refléteront tous les revenus générés par les ventes de billets d'événements, que ce soit des membres ou des invités publics. Vous aurez un accès avancé aux indicateurs clés et aux données de paiement dans votre tableau de bord d'analytiques.

Consultez-les sous Analyser » Revenus et Analyser » Réservations.

Téléchargez facilement un fichier .csv de vos participants à l'événement en cliquant sur l'événement » csv.

Vous pouvez intégrer de nombreux évènements publics en dehors de Cobot. Allez dans Gérer » Évènements » Code d'intégration. Copiez et collez le code dans n'importe quelle page web où vous pouvez éditer le HTML comme Wordpress et Wix.

Lorsque les visiteurs cliquent sur les liens du widget, ils·elles sont dirigés vers la page publique de l'évènement sur lequel ils·elles ont cliqué.
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À ce stade, les visiteurs peuvent acheter le billet.
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Vous pouvez personnaliser son design en modifiant le CSS (dans la section supérieure du code du widget)

Vous pouvez consulter la liste des participants à un évènement en cliquant sur l'évènement en question dans la rubrique Évènements:

Vous accéderez alors à la page d'aperçu de l'évènement en question et verrez vos participants dans une liste au bas de la page :

En cliquant sur leur nom, vous accéderez soit à leur page Membre (si leur statut est Membre), soit à leur page Contact (si leur statut est Contact). De là, vous pourrez gérer d'autres détails.

Cette fonction premium est incluse de manière transparente dans votre abonnement de base, sans coût supplémentaire. Nous appliquons uniquement des frais de traitement de 3 % pour les billets visiteurs, jamais pour les billets membres.
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Les événements gratuits pour les visiteurs n'ont pas de frais de traitement.
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Vous trouverez le détail de tous les paiements de frais de traitement sous Cobot Invoices » Processing Fees.

Mettez en place un service d'assistance pour aider vos membres à optimiser le temps qu'ils·elles passent dans votre espace.