Pour créer un forfait avec un frais fixe pour une entreprise qui compte de nombreux membres, vous devez suivre les quatre étapes suivantes :
IMPORTANT À NOTER :
Lorsque vous attribuez des crédits de réservation et des tickets de coworking aux membres dans le cadre du forfait d'entreprise, ils sont partagés entre les membres de l'équipe. Par exemple, si vous avez trois employés qui ont chacun accès à 10 heures de crédits de réservation, ils verront 30 heures disponibles lorsqu'ils feront des réservations dans le calendrier de réservation.
Les tickets de réservations prépayés ne sont pas partagées entre les membres de l'équipe ; elles ne seront disponibles que pour le membre qui les a achetés ou qui se les est vues attribuer par un administrateur (il s'agit d'une ancienne fonctionnalité). Si vous ne voyez pas les tickets de réservation prépayés dans les paramètres de votre plan, c'est qu'elles ne sont plus disponibles).
Cobot ne comptabilisera jamais que les membres actifs d'un forfait mensuel dans le nombre total de membres. Cela signifie que tout membre utilisant votre espace avec des tickets de coworking ou tout non-membre avec un forfait mensuel à 0€ ne comptera pas dans le nombre total de membres de Cobot, mais cela ne s'applique pas aux équipes. Dès que vous connectez des comptes, les deux parties compteront comme membres.
1. Créez un forfait d'entreprise avec un frais fixe.
Cliquez sur Configurer» Forfaits » Ajouter un forfait.
Dans les Paramètres de base, ajoutez les principales descriptions du forfait (nom, description, prix, code comptable, conditions générales). (Nom, description, prix, code comptable, conditions générales).
Le forfait devrait être caché (c'est-à-dire que seuls les administrateurs peuvent l'attribuer à de nouvelles entreprises).
Décochez la confirmation des nouveaux membres.
Vous pouvez également ajouter des éléments qui figureraient dans un forfait standard, tels que des frais d'inscription uniques, des dépôts ou des suppléments mensuels. Ces éléments apparaîtront alors comme des postes distincts sur la facture.
Sous les onglets de réservation, choisissez la quantité d'accès aux ressources dont bénéficiera l'entreprise. Lorsque des membres sont désignés pour être payés par l'entreprise, ils recevront chacun un accès à ces crédits dans le calendrier de réservation.
Lorsque vous avez terminé, cliquez sur "Enregistrer le forfait".
REMARQUE IMPORTANTE : nous vous recommandons d'opter pour un forfait mensuel afin que tous les frais des employés soient comptabilisés sur une facture mensuelle. Si vous souhaitez une période de facturation plus longue, attribuez-la au propriétaire de l'entreprise, qui la paiera également.
2. Créez un forfait pour les employés sans frais.
Cliquez sur Configurer" Forfaits " Ajouter un forfait.
Dans les Paramètres de base, ajoutez les principales descriptions du forfait (nom, description, prix, code de facturation, conditions générales). (Nom, Description, Code comptable, Conditions générales).
Le prix doit être fixé à 0.
Le forfait doit également être caché (en tant qu'administrateur, vous attribuerez les nouveaux membres à l'entreprise).
S'il y a des frais d'inscription uniques (pour les cartes d'accès, par exemple), vous pouvez les ajouter au forfait.
S'il s'agit d'un membre à temps plein, il suffit de cliquer sur "Enregistrer le forfait".
S'il s'agit d'un membre à temps partiel, passez au deuxième onglet ("Tickets de coworking") et indiquez le nombre de tickets qu'il doit recevoir chaque mois ou chaque semaine.
Lorsque vous avez terminé, cliquez sur "Enregistrer le forfait".
3. Ajoutez l'entreprise
Cliquez sur Gérer » Membres » Ajouter un membre.
Saisissez les informations relatives à l'entreprise, y compris l'adresse de facturation, l'adresse e-mail et l'adresse de facturation, etc.
Attribuez-leur le forfait d'entreprise que vous avez défini à l'étape 1.
Cliquez sur le bouton "Ajouter un membre".
Ajoutez les employées
Go to Manage » Members » Add Member.
Input each employee as a new member, with their full information.
Assign them to have the member plan you set up in step 2.
Click the add member button.
5. Ajoutez le propriétaire (s'il paie sur des cycles de facturation plus longs que le mois)
Cloquez sur Gérer " Membres " Ajouter un membre.
Saisissez les coordonnées complètes du propriétaire.
Attribuez-lui le forfait d'entreprise que vous avez défini à l'étape 1.
Réaffectez l'entreprise au forfait de membre (facturation mensuelle).
REMARQUE IMPORTANTE : tous les membres actifs avec paiement récurrent, ou les membres/adhésions actifs payés par un membre avec paiement récurrent, sont pris en compte dans votre limite d'abonnement.
Prochaine étape
Et s'ils ont des contrats de location à plus long terme ?