Si vous utilisiez notre ancienne fonction "Payer pour d'autres membres" pour gérer vos équipes, bonne nouvelle ! Vous pouvez désormais convertir ces membres et leurs forfaits individuels en une nouvelle équipe unique, en seulement quelques clics.
⚠️ Il y a quelques éléments importants à connaître avant de procéder à la conversion, alors veuillez lire attentivement l'intégralité de ce guide avant de convertir une équipe.
Avant de convertir une Équipe
Différences entre "Payer pour d'autres membres" et les Équipes
Avec l'ancienne fonction "Payer pour d'autres membres", chaque membre "payant" bénéficiait de son propre forfait individuel, relié à un seul membre "payeur" qui recevait une facture unique regroupant tous les membres.
En revanche, un forfait d'équipe regroupe plusieurs utilisateurs sous un forfait unique, géré et payé par un gestionnaire d'équipe.
Fonction "Payer pour d'autres membres" | Équipe |
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Comment fonctionne la conversion
Les membres sont annulés puis recréés
Les anciennes adhésions "payantes" sont immédiatement annulés, et de nouveaux comptes sont créés pour ces membres (en conservant le même e-mail et mot de passe). Ces comptes sont ensuite regroupés sous un forfait d'équipe unique, basé soit sur le forfait du membre payeur, soit sur un nouveau forfait créé pour l'occasion.
L'ancien membre "payeur" devient automatiquement Gestionnaire d'Équipe. Il·Elle peut ajouter ou retirer des membres, mettre à jour les informations de facturation, configurer les modes de paiement, et transférer la gestion à un autre membre de l'équipe si nécessaire.
Seuls les membres actuellement payants sont ajouté·e·s à la nouvelle équipe — les anciens membres annulé·e·s ne sont pas inclus·e·s.
Toute date d'annulation prévue dans le futur est conservée pour les membres de l'équipe convertie.
Le tarif du forfait d'équipe est basé sur les forfaits individuels
Tous les suppléments mensuels des forfaits des membres sont transférés au nouveau forfait d'équipe, à l'exception des suppléments des forfaits gratuits, qui ne sont pas inclus.
Tous les anciens forfaits non gratuits sont convertis en suppléments mensuels uniques dans le nouveau forfait. Ces suppléments mensuels :
portent le nom du membre et celui de son ancien forfait
reprennent le tarif de l'ancien forfait du membre
Accès au portail membre mis à jour
Les adresses e-mail et mots de passe des membres restent inchangés.
Les profils communautaires des membres, ainsi que leurs photos de profil, sont transférés vers leurs nouveaux comptes d'équipe.
Lorsqu'ils·elles accèdent à leur portail membre, les membres verront désormais leur nouvelle adhésion d'équipe à la place de l'ancienne.
Toutes les réservations à venir sont également transférées vers les nouveaux membres d'équipe.
☝🏽 Les membres peuvent continuer à accéder au portail membre avec leur e-mail et mot de passe existants.
Les intégrations et l'accès aux portes peuvent être affectés
Toutes les intégrations et automatisations qui réagissent aux annulations ou confirmations de membres (comme Zapier, par exemple) seront également déclenchées.
Selon les intégrations ou automatisations que vous utilisez, des comptes en double peuvent être créés dans des systèmes externes à Cobot (comme les systèmes d'accès aux portes, CRM, newsletters par e-mail, etc.).
Les données d'adhésion ne sont pas transférées aux nouveaux membres créés
Les données d'activité de l'ancienne adhésion ne seront pas transférées vers la nouvelle adhésion d'équipe.
Cliquer sur "Convertir en équipe" annulera l'adhésion existante et en créera une nouvelle en tant que membre d'équipe. Vous pouvez retrouver les anciens profils des membres sous Gérer » Membres » Annulés.
Réservations et crédits de réservation partiellement pris en compte
Lorsque des membres "payants" sont convertis en équipe, toutes leurs réservations à venir sont transférées aux nouveaux membres d'équipe, et c'est l'équipe qui en sera facturée.
Pour les réservations effectuées avant la conversion, l’ancien membre payeur recevra une facture immédiate, et ses crédits de réservation restants (le cas échéant) seront utilisés pour les couvrir. Ainsi, l'équipe ne sera pas facturée pour ces réservations passées.
Pour les réservations après la conversion, ce sont les crédits de réservation du forfait d'équipe qui seront utilisés.
Les tickets de coworking ne seront pas transférés
Si vos membres "payeurs" ou "payants" disposaient de tickets de coworking dans leurs anciens forfaits, ceux-ci ne seront pas transférés, car la fonctionnalité Équipes ne prend pas encore en charge les tickets de coworking.
Puisque les tickets de coworking ne sont pas conservés, la possibilité de s'enregistrer n'est pas encore disponible.
Conversion des membres en équipes
Maintenant que vous avez lu toutes les informations, vous pouvez accéder au profil de n'importe quel membre "payeur" ou "payant".
☝🏽 Vous souhaitez configurer une équipe avec des membres qui n'utilisent pas la fonctionnalité "Payer pour d'autres membres" ? Cliquez ici pour découvrir comment faire.
Dans la section Facturation, vous trouverez un bouton bleu Convertir en équipe.
☝🏽 Une fois que vous cliquez sur le bouton, c'est le membre "payeur" du groupe dont les informations seront utilisées pour la facturation et qui deviendra automatiquement le gestionnaire d'équipe de votre nouvelle équipe. Vous pouvez changer le gestionnaire d'équipe à tout moment par la suite, si vous le souhaitez.
Choisir un forfait existant ou en créer un nouveau
Après avoir cliqué sur Convertir en équipe, vous serez redirigé vers une page où vous pourrez choisir entre utiliser le forfait actuel, sélectionner un forfait d'équipe existant ou créer un nouveau forfait pour l'équipe à venir.
Sélectionner le forfait actuel
En choisissant le forfait actuel, le tarif sera calculé comme la somme de tous les forfaits d'adhésion non gratuits, plus les suppléments mensuels de tous les membres de l'ancienne équipe.
Tous les anciens forfaits non gratuits seront convertis en suppléments mensuels uniques dans le nouveau forfait. Ces suppléments mensuels :
porteront le nom du membre ainsi que celui de son ancien forfait
conserveront le tarif de l'ancien forfait du membre
Créer un nouveau forfait
Si vous choisissez de créer un nouveau forfait, vous pouvez consulter ce guide pour savoir comment procéder.
Quel que soit l'option choisie, le forfait d'équipe reste personnalisable tout au long du processus de migration.
Ajouter le nombre de membres de l'équipe
Si vous choisissez d'utiliser le forfait actuel du membre, le nombre de places sera automatiquement renseigné en fonction du nombre de membres connectés via la fonctionnalité "Payé par".
Si vous optez pour la création d'un nouveau forfait, vous devrez ajouter manuellement le nombre de places souhaité.
Ajouter les informations de facturation
Plus bas sur l'écran, les informations du membre "payeur" (nom, adresse, numéro client, numéro de TVA) seront renseignées automatiquement dans le formulaire, et ce membre sera automatiquement désigné comme gestionnaire d'équipe.
☝️ Si vous le souhaitez, vous pouvez modifier le contact de facturation de l'équipe afin qu'il soit différent du gestionnaire d'équipe. Par exemple, l'équipe peut avoir une personne dans l'entreprise qui travaille à distance mais qui est responsable du suivi des dépenses. L'ajout de ce contact de facturation ne comptera pas comme un membre supplémentaire dans votre adhésions.
Indiquer la date de début du forfait et de la première facture périodique
Que vous choisissiez un forfait existant ou que vous en créiez un nouveau, la date de facturation précédente sera conservée, sauf si vous en sélectionnez une autre.
Gérer votre équipe
Maintenant que vous avez converti votre nouvelle équipe, prenez le temps de consulter la page d'aperçu de l'équipe pour bien comprendre toutes les options à votre disposition.