Du kannst Cobot als ein einfaches CRM nutzen, um die Daten von Leads und Mitgliedern zu verfolgen. Wenn du jedoch bereits ein leistungsfähigeres CRM nutzt (oder dies planst), kannst du dank der Zapier-Integration von Cobot die Daten deiner Mitglieder direkt von Cobot an dieses CRM senden – das erspart dir eine doppelte Arbeit.
So funktioniert es
Bei korrekter Einrichtung funktioniert der Workflow wie folgt:
Eine neue Mitgliedschaft (oder ein anderes auslösendes Ereignis) wird in Cobot registriert.
Zapier sendet die relevanten Daten aus Cobot an das CRM deiner Wahl.
Je nachdem, wie du den Workflow definierst:
Wenn es sich bei der Person um einen Lead handelt, werden die Daten in deinem CRM gespeichert.
Wenn die Person ein vollwertiges Mitglied wird, behält Cobot die Mitgliedschaftsdaten.
Wenn die Mitgliedschaft endet, kannst du die Daten zur Nachverfolgung oder für zukünftige Leads zurück in dein CRM übertragen.
WICHTIGE ANMERKUNG
Die Integration funktioniert nur in eine Richtung: von Cobot → CRM (über Zapier). Cobot kann über diese Integration keine Daten aus dem CRM importieren oder aktualisieren.
Die Integration einrichten
So geht's:
Registriere dich für ein Zapier-Konto
Verbinde Cobot in deinem Zapier-Konto, indem du unter Meine Apps nach Cobot suchst.
ODER verbinde dich über Cobot unter Add-ons » Verfügbare Add-ons » Zapier. Weitere Informationen findest du in diesem Guide.
Suche dort nach deinem CRM und verbinde dich!
Workflows kreieren
Alle Einstellungen werden über das Zapier-Dashboard vorgenommen, das einfache Schritt-für-Schritt-Anleitungen bereitstellt. Es ist wirklich ganz einfach!
Erstelle mehrere Zaps für verschiedene Anwendungsfälle (z. B.: Wenn ein Mitglied kündigt, aktualisierst du dessen CRM-Datensatz; wenn eine neue Buchung vorgenommen wird, erstellst du eine Notiz oder einen Lead). So profitierst du noch mehr von der Integration.
Zu den von Cobot unterstützten Triggern gehören unter anderem:
„Mitgliedschaft bestätigt”
„Mitgliedschaft gekündigt”
„Datum für Änderung des Mitgliedschaftsplans erreicht”
„Buchung erstellt”
„Externe Buchung erstellt”
PRO-TIPPS
Stelle sicher, dass du in deinem Prozess klar definiert hast, was einen „Lead” und was ein „Mitglied” ist. Ordne diese dann entsprechend in deinem CRM zu, damit es nicht zu doppelten oder widersprüchlichen Datensätzen kommt.
Überprüfe deine Zaps regelmäßig: Wenn du ein Feld in Cobot oder deinem CRM-Schema änderst, musst du die Zuordnung aktualisieren.
Teste bei der ersten Implementierung gründlich: Erstelle ein Dummy-Mitglied, löse das entsprechende Ereignis aus und überprüfe, ob der CRM-Datensatz erstellt/aktualisiert wurde.
Bitte beachte, dass die Integration in eine Richtung erfolgt (Cobot → CRM) und du einen separaten Prozess benötigst, wenn du Aktualisierungen von CRM → Cobot wünschst.
Verwende Namenskonventionen in Zapier (z. B. „Cobot → CRM – Mitglied bestätigt”), damit du viele Zaps einfach verwalten und Fehler beheben kannst.
Dokumentiere deinen Workflow: Welche Cobot-Trigger sind welchen CRM-Aktionen zugeordnet und wer ist für die Wartung zuständig?
Verfügbare CRM-Integrationen
Zapier unterstützt Hunderte von CRMs (und Tausende von Apps), die über Zapier mit Cobot integriert werden können.
