Hemos creado un complemento que se encarga de sincronizar tu calendario de reservas de Cobot con Google Calendar. Se llama Google Calendar Sync.
Configurar la integración
El primer paso es crear un nuevo Google Calendar para cada recurso Cobot que desees sincronizar (un recurso = un calendario en Google).
💡 Para evitar confusiones, es recomendable que el nombre del Google Calendar sea igual o similar al del recurso en Cobot.
Por ejemplo: si el recurso se llama Sala de reuniones en Cobot, nombra el Google Calendar Sala de reuniones.
Necesitas un nuevo calendario porque todas las reservas existentes en tu Google Calendar se transferirán a Cobot. Si utilizas un calendario personal o interno compartido de la empresa, todas las reservas se transferirán a Cobot.
⚠️ No es posible sincronizar varios recursos en un solo Google Calendar. Debes tener un calendario por cada recurso.
1. Una vez configurados tus calendarios de Google, inicia sesión en la parte de administración de Cobot » Complementos » Google Calendar Sync » Get Started.
2. Selecciona el espacio Cobot al que deseas conectarte » Add Calendar.
3. Inicia sesión en tu cuenta de Google para recuperar el calendario que deseas sincronizar. Deberás iniciar una sincronización para cada calendario de Recursos/Google.
Asegúrate de permitir todas las tareas solicitadas después de hacer clic en Sync Calendar.
Sincronizar reservas existentes
Una vez finalizada esta configuración, todos los eventos (del último mes) se transferirán desde el Google Calendar seleccionado a las reservas del recurso Cobot seleccionado y viceversa.
Cualquier evento existente en tu recurso Cobot impedirá que se añadan las reservas de Google Calendar en esos momentos.
Los eventos existentes en tu Google Calendar no impedirán que se añadan reservas de recursos en esos momentos, por lo que es posible que veas reservas duplicadas.
Cualquier reserva recurrente en Google dará lugar al mismo número de reservas recurrentes en el futuro en Cobot. Por lo tanto, asegúrate de que estas tengan una fecha de finalización (cuando corresponda) en Google antes de sincronizarlas con Cobot.
Una vez completada la sincronización, todas las entradas nuevas y los cambios se sincronizarán automáticamente entre los calendarios. La sincronización de Cobot a Google tarda unos segundos, y de Google a Cobot, hasta 5 minutos.
NOTA IMPORTANTE
Los bloqueos automáticos del calendario configurados para los descansos entre reservas en Cobot no se sincronizan con Google Calendar.
¿Qué información de las reservas se sincroniza?
Cualquier cambio o reserva que realices en tu Google Calendar se reflejará en el panel de actividad de Cobot. Estos cambios siempre aparecerán en tu panel de actividad bajo el nombre del administrador que haya configurado la sincronización con Google Calendar.
Cualquier reserva creada en Google Calendar aparecerá en el calendario de Cobot sin ningún miembro o administrador asociado a ella.
Al realizar una reserva en Cobot, aparecerán como si se dejara en blanco el campo Nombre del miembro.
Cualquier información añadida en la sección de comentarios de la reserva de Cobot aparecerá en la sección Notas de las reservas de Google y viceversa.
⚠️ Una vez que la sincronización esté activa y se realicen cambios en una reserva, Google no enviará invitaciones ni actualizaciones sobre las reservas sincronizadas a la persona o los invitados de la reserva (ni a nadie).
Reservas recurrentes
Una vez configurada la sincronización, cualquier nueva reserva recurrente creada en el calendario de Google aparecerá en Cobot. Todas las reservas de la serie se mostrarán en Cobot.
Si editas eventos individuales o toda la serie en Google, se actualizarán las reservas correspondientes en Cobot.
Las reservas recurrentes creadas en Cobot solo aparecerán como la primera reserva de la serie en Google. El resto de la serie no aparecerá.
Desconectar la sincronización del calendario
Ve a Complementos » Google Calendar Sync » Get Started » Stop Synchronizing Calendar.
Se te presentará la opción de eliminar todas las reservas sincronizadas. Si no la marcas, todas las reservas permanecerán en su lugar.
