Puedes utilizar Cobot para gestionar los recursos reservables de tu espacio. Los recursos son elementos que pueden alquilarse por períodos cortos, como salas de reuniones, equipos, escritorios e incluso bicicletas o plazas de aparcamiento. Una vez configurados, tú, tus miembros y tus visitantes podrán reservarlos fácilmente a través del portal de administración, el portal de miembros, la aplicación para miembros o tu homepage.
Todas las reservas creadas se reflejarán automáticamente en tu calendario compartido. Además, Cobot factura de forma automática a los miembros por el uso de los recursos en su factura mensual.
💡 Si deseas que personas no-miembros o visitantes (es decir, quienes no necesitan suscribirse a un plan) puedan realizar reservas en tu espacio, puedes activar las Reservas Externas.
Una vez habilitado, tendrás la opción de personalizar cada recurso con configuraciones, precios y descripciones diferentes a las que ven tus miembros. Consulta esta guía para obtener más información.
Añadir Recursos
Para añadir recursos, haz clic en Productos » Recursos » Añadir recurso.
El formulario te permite introducir detalles como una descripción, el precio por hora, el aviso de cancelación y mucho más.
Configuración básica
N.º de unidades se refiere a cuántas unidades tienes de cada recurso.
💡Ejemplo concreto: Si tienes 10 escritorios iguales, añade el número «10» en el campo N.º de unidades. Una vez que diez personas reserven ese recurso, no se podrá reservar más.
Capacidad muestra a los miembros cuántas personas caben en la sala. Esto no limita la disponibilidad de reservas.
Disponibilidad
Duración mínima y máxima de la reserva indica el tiempo mínimo y máximo que un miembro puede reservar un recurso.
💡 Ejemplo concreto: Si deseas que los miembros no reserven más de ocho horas de un recurso, añade «8» en el campo de duración máxima de la reserva.
Si no deseas aplicar restricciones, deja estos campos en blanco.
Los horarios de reserva disponibles te permiten añadir los días de la semana y las horas del día en que tus miembros pueden crear reservas. No podrán reservar fuera de ese horario. Verán un mensaje en el formulario de reserva con los requisitos.
Pre-Reserva es el tiempo que tienes para hacer una reserva antes de que comience.
💡 Ejemplo concreto: Si añades «24» en este campo, el miembro no podrá crear reservas con menos de 24 horas de antelación.
Precios
Si estableces una tarifa por hora para el recurso, a los miembros se les facturará automáticamente su uso al final de cada mes. Las tarifas reducidas y las horas incluidas se pueden configurar en los planes de suscripción como créditos de reserva.
Consulta esta guía para aprender a configurar precios avanzados para los recursos, como límites de precios, descuentos o tarifas fijas.
Cancelación
Un miembro puede cancelar una reserva hasta el número de horas que añadas aquí.
Por ejemplo, si añades «24», tu miembro no podrá cancelar su reserva hasta 24 horas antes de la hora de inicio.
Extras disponibles
Los extras de reserva son complementos opcionales que los miembros y visitantes pueden seleccionar al reservar un recurso, como equipamiento, catering o servicios adicionales.
💡 Primero, configura y activa los extras en Productos y servicios para que puedan reservarse junto con un recurso.
Para los miembros: los extras seleccionados se añaden a la reserva y aparecen automáticamente en su próxima factura.
Para los visitantes: los extras se muestran durante el proceso de reserva externa y se incluyen en el coste total al finalizar la compra. Haz clic aquí para obtener más información sobre cómo funcionan las reservas externas.
Visibilidad y permisos
Visible para los miembros significa que todos los miembros pueden ver el recurso en el calendario de reservas.
Puede ser reservado por los miembros significa que los miembros pueden reservar el recurso.
*Ambos permisos deben estar activados para que un miembro pueda ver y reservar un recurso.
De forma predeterminada, los miembros pueden ver quién ha reservado qué recurso y todos los detalles relacionados. Para habilitar la configuración de privacidad, ve a Personalizar » Funciones » Ocultar funciones y activa «Ocultar los detalles de la reserva a otros miembros.»
Los recursos se añaden al calendario en el orden en que los introduces. Si deseas organizarlos de otra manera, debes añadir una letra o un número antes del nombre del recurso.
Por ejemplo
A. Sala de reuniones O
01. Sala de reuniones
Reservar los recursos
Una vez que hayas añadido un recurso, se podrá reservar inmediatamente a través del Calendario, tanto en el portal de administración como en el de miembros o la aplicación para los miembros. Para obtener más información al respecto, consulta nuestra guía sobre la reserva de recursos.
💡 Si deseas que los no-miembros/visitantes puedan realizar reservas en tu espacio, activa las Reservas Externas.
Una vez activado, puedes personalizar los recursos individuales para que tengan diferentes configuraciones, precios y descripciones a los que ven tus miembros. Consulta esta guía para obtener más información.
Restringir el acceso de los miembros a los recursos
Puedes limitar el acceso de cada miembro a recursos específicos desde su perfil. Esta opción es ideal si cuentas con recursos exclusivos para determinados miembros o con salas de reuniones disponibles únicamente para miembros premium.
Para configurarlo, ve a Administrar » Miembros, haz clic en el nombre del miembro y luego accede a Reservas » Administrar acceso a recursos.
Allí, marca la opción El miembro solo tiene acceso a los recursos seleccionados.
A continuación, desmarca los recursos en los que no deseas que el miembro pueda realizar reservas. Estos recursos dejarán de aparecer como opciones de reserva en su portal de miembros.
Ten en cuenta que estas restricciones solo aplican al portal de miembros. Desde el portal de administración, en Calendario » Calendario, puedes crear reservas para cualquier miembro sin importar las restricciones configuradas. La reserva se mostrará en el calendario, aparecerá en el historial de reservas del miembro y se cobrará automáticamente cuando corresponda.
Categorías de recursos
Para facilitar la visualización de los diferentes recursos de tu espacio, puedes organizarlos en categorías. Esto te permitirá a ti y a tus miembros activar y desactivar las vistas, lo que simplificará visualmente el calendario.
Para añadir categorías:
Ve a Recursos » Categorías de recursos
Haz clic en el botón Añadir categoría. Pueden ser plantas de tu edificio, tipos de recursos o cualquier otra cosa.
Cuando tengas todas tus categorías, haz clic en el nombre de una para rellenarla con recursos. Nota: Puedes añadir los mismos recursos a varias categorías.
Ahora ve a Calendario » Calendario para asegurarte de que se muestra como tú quieres.
💡 Si creas nuevos recursos sin asignarlos a una categoría, se añadirán a tu calendario en una categoría llamada predeterminada.
Las categorías se organizan alfabéticamente, independientemente del orden en que las introduzcas. Si deseas organizarlas de otra manera, debes añadir una letra o un número antes del nombre de la categoría.
Por ejemplo
A. Salas de reuniones O
1. Salas de reuniones
Importar o exportar el calendario
Actualmente no es posible incrustar tu calendario Cobot fuera de Cobot, pero puedes utilizar nuestra sincronización con Google Calendar para mostrar tus reservas Cobot en tu sitio web.
También puedes exportar el calendario utilizando los feeds que proporcionamos. Consulta esta guía para saber cómo hacerlo.
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