Puedes utilizar Cobot para gestionar los recursos reservables de tu espacio. Los recursos son elementos que pueden alquilarse por períodos cortos, como salas de reuniones, equipos, escritorios e incluso bicicletas o plazas de aparcamiento. Una vez configurados, tú, tus miembros y tus visitantes podrán reservarlos fácilmente a través del portal de administración, el portal de miembros, la aplicación para miembros o tu homepage.
Todas las reservas creadas se reflejarán automáticamente en tu calendario compartido. Además, Cobot factura de forma automática a tus clientes.
💡 Si deseas que personas no-miembros/visitantes sin suscripción puedan realizar reservas en tu espacio, activa las Reservas Externas.
Añadir Recursos
Para añadir recursos, haz clic en Productos » Recursos » Añadir recurso.
El formulario te permite introducir detalles como una descripción, el precio por hora, el aviso de cancelación y mucho más.
Tipo y Uso
Los recursos se pueden clasificar por tipo:
Sala
Escritorio
Otros
También se pueden utilizar de las siguientes formas:
Reservables
los miembros o visitantes pueden reservarlos, y las reservas aparecerán en el calendario de reservas
Asignables
La asignación otorga a un miembro o equipo acceso exclusivo y permanente a un recurso. Piensa en oficinas privadas o puestos fijos. A diferencia de los recursos reservables, los recursos asignados no aparecen en el sistema de reservas y son invisibles para los miembros y visitantes.
Configuración básica
N.º de unidades se refiere a cuántas unidades tienes de cada recurso.
Ejemplo: Si tienes 10 escritorios iguales, añade el número «10» en el campo N.º de unidades. Una vez que diez personas reserven ese recurso, no se podrá reservar más.
Tamaño y capacidad
Aquí puedes introducir la superficie de tu recurso. Verás una de estas unidades:
ft² (pies cuadrados) se utiliza en: EE. UU., Canadá, Reino Unido, Bangladés, India, Nepal, Pakistán, Ghana, Liberia, Malasia, Myanmar, Singapur y Hong Kong
m² (metros cuadrados) se utiliza en todos los demás países. Si no se selecciona ningún país, la unidad predeterminada es m²
Cobot seleccionará automáticamente tu país cuando te registres, pero puedes cambiarlo en cualquier momento en Configuración » Básico » País.
Capacidad muestra a los miembros y visitantes cuántas personas caben en la sala. Esto no limita la disponibilidad de reservas.
Precios
Si estableces un precio por hora para el recurso, a los miembros se les facturará automáticamente por su uso al final de cada mes. Las tarifas reducidas y las horas incluidas se pueden configurar en los planes de suscripción como créditos de reserva.
Echa un vistazo a esta guía para aprender a configurar tarifas avanzadas para los recursos, como límites de precio, descuentos o tarifas fijas.
Cancelación
Un cliente puede cancelar una reserva hasta el número de horas que indiques aquí.
Por ejemplo, si pones «24», tu cliente no podrá cancelar su reserva hasta 24 horas antes de la hora de inicio.
Disponibilidad
Duración mínima y máxima de la reserva indica el tiempo mínimo y máximo que un miembro puede reservar un recurso.
Ejemplo: Si deseas que los miembros no reserven más de ocho horas de un recurso, añade «8» en el campo de duración máxima de la reserva.
Los horarios de reserva disponibles te permiten añadir los días de la semana y las horas del día en que tus miembros pueden crear reservas. No podrán reservar fuera de ese horario. Verán un mensaje en el formulario de reserva con los requisitos.
Pre-Reserva es el tiempo que tienes para hacer una reserva antes de que comience.
Ejemplo Si añades «24» en este campo, el miembro no podrá crear reservas con menos de 24 horas de antelación.
Extras disponibles
Los extras de reserva son complementos opcionales que tus miembros y visitantes pueden seleccionar al reservar un recurso, como material, catering o servicios adicionales.
Primero, configúralos y actívalos en Productos y servicios.
Para miembros: los extras seleccionados se añaden a la reserva y aparecen automáticamente en su próxima factura.
Para visitantes: los extras se muestran durante el proceso de reserva externa y se incluyen en el coste total al finalizar la compra. Haz clic aquí para saber más sobre cómo funcionan las reservas externas.
Visibilidad y permisos
Visible para los miembros: todos los miembros pueden ver el recurso en el calendario de reservas.
Puede ser reservado por los miembros: los miembros pueden reservar el recurso.
*Ambos permisos deben estar activados para que un miembro pueda ver y reservar un recurso.
De forma predeterminada, los miembros pueden ver quién ha reservado qué recurso y todos los detalles relacionados. Para habilitar la configuración de privacidad, ve a Personalizar » Funciones » Ocultar funciones y activa Ocultar los detalles de la reserva a otros miembros.
Los recursos se añaden al calendario en el orden en que los introduces. Si deseas organizarlos de otra manera, debes añadir una letra o un número antes del nombre del recurso.
Por ejemplo
A. Sala de reuniones O
01. Sala de reuniones
Reservar los recursos
Una vez que hayas añadido un recurso, se podrá reservar inmediatamente a través del Calendario, tanto en el portal de administración como en el de los miembros. Para más información al respecto, consulta nuestra guía sobre cómo reservar recursos.
Si quieres que los no-miembros o visitantes (personas que no necesitan registrarse en un plan de suscripción – como turistas o clientes puntuales) puedan hacer reservas en tu espacio, activa las Reservas Externas. Una vez activado, puedes personalizar cada recurso para que tenga configuraciones, precios y descripciones diferentes a los que ven tus miembros.
Restringir el acceso de los miembros a los recursos
Puedes restringir el acceso a recursos concretos para los miembros desde sus perfiles. Esto resulta útil si tienes equipos que solo pueden usar determinados miembros o salas de reuniones que solo pagan los miembros premium.
Para configurarlo, ve a Administrar » Miembros » Haz clic en el nombre del miembro » Reservas » Gestionar acceso a recursos » Marca la casilla «El miembro solo tiene acceso a los recursos seleccionados».
Una vez allí, desmarca todos los recursos en los que no quieres que tu miembro pueda hacer reservas. Estos se ocultarán de sus opciones de reserva en su portal de miembros.
Puedes anular estas restricciones y crear reservas para todos los miembros en el portal de administración, en Calendario » Calendario. La reserva aparecerá en el calendario, en el historial de reservas del miembro, y se cobrará cuando corresponda.
Etiquetas de recursos
Para facilitar la visualización de los diferentes recursos de tu espacio, puedes organizarlos en etiquetas. Esto te permitirá a ti y a tus miembros activar y desactivar las vistas, lo que simplificará visualmente el calendario.
Para añadir etiquetas:
Ve a Recursos » Etiquetas (tags)
Haz clic en el botón Añadir etiqueta. Pueden ser plantas de tu edificio, tipos de recursos o cualquier otra cosa.
Cuando tengas todas tus etiquetas, haz clic en el nombre de una para rellenarla con recursos. Nota: Puedes añadir los mismos recursos a varias etiquetas.
Ahora ve a Calendario » Calendario para asegurarte de que se muestra como tú quieres.
Si creas nuevos recursos sin asignarlos a una etiqueta, se añadirán a tu calendario en una etiqueta llamada predeterminada.
Las etiquetas se organizan alfabéticamente, independientemente del orden en que las introduzcas. Si deseas organizarlas de otra manera, debes añadir una letra o un número antes del nombre de la etiquetas.
Por ejemplo
A. Salas de reuniones
O
1. Salas de reuniones
Importar o exportar el calendario
Actualmente no es posible incrustar tu calendario Cobot fuera de Cobot, pero puedes utilizar nuestra sincronización con Google Calendar para mostrar tus reservas Cobot en tu sitio web.
También puedes exportar el calendario utilizando los feeds que proporcionamos. Consulta esta guía para saber cómo hacerlo.
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