Puedes utilizar Cobot para gestionar todos los recursos de tu espacio. Los recursos son objetos alquilables a corto plazo, como salas de reuniones, equipos o escritorios. Una vez completados, tú y tus miembros pueden reservarlos a través de sus portales de administración y de miembros.
Una vez que tú o tus miembros hagan reservas, éstas serán visibles en tu calendario compartido. Cobot cobra automáticamente a tus miembros por los recursos en su factura mensual.
Si deseas que l@s no miembros/visitantes (personas que no necesitan inscribirse en un plan de membresía) realicen reservas en tu espacio, puedes activar las Reservas Externas. Una vez activado, puedes personalizar los recursos individuales para que tengan una configuración, precios y descripciones diferentes a los visibles para tus miembros. Consulta esta guía para obtener más información
Esta guía cubre los siguientes temas:
Añadir recursos
Para añadir recursos, haz clic en Productos » Recursos » Añadir recurso.
El formulario te permite introducir detalles como la descripción, el precio por hora, el aviso de cancelación y mucho más.
Configuración básica
N° de unidades se refiere a cuántas tienes de cada recurso.
Por ejemplo, si tienes diez escritorios iguales, añade el número "10". Una vez que diez personas reserven ese recurso, no se podrán reservar más.
Capacidad muestra a tus miembros cuántas personas pueden caber en la sala. Esto no limita la disponibilidad de reservas.
Disponibilidad
Duración mínima & máxima de la reserva indican el tiempo mínimo y máximo que un miembro puede reservar un recurso.
Por ejemplo, si deseas que tus miembros no reserven más de ocho horas en un recurso, añade "8" al campo de duración máxima de la reserva. Si no deseas aplicar restricciones, deja estos campos en blanco.
Horarios de reserva disponibles te permiten añadir los días de la semana y las horas del día en que tus miembros pueden crear reservas. No podrán reservar fuera de esas horas. Verán un aviso en su formulario de reserva de los requisitos.
Pre-Reserva es la cantidad de tiempo que un miembro puede hacer una reserva antes de que comience.
Por ejemplo, si añades "24" en este campo, tus miembros no podrán crear reservas con menos de 24 horas de antelación.
Precios
Si se estableces un precio por hora para el recurso, tus miembros son facturad@s automáticamente por su uso al final de cada mes. Las tarifas reducidas y las horas incluidas pueden configurarse en los planes de membresía como créditos de reserva.
Consulta esta guía para saber cómo configurar los precios avanzados de los recursos, como los precios máximos, los descuentos o los precios fijos. Si no los ves, ponte en contacto con nuestro servicio de soporte.
Nota importante: Si has configurado precios fijos en un recurso, no puedes configurar un precio individual para este recurso en el plan del miembro (en forma de crédito de reserva).
Cancelación
Un miembro puede cancelar una reserva hasta el número de horas que tú añadas aquí.
Por ejemplo, si añades "24", tus miembros no podrán cancelar sus reservas hasta 24 horas antes de la hora de inicio.
Visibilidad & Permisos
Visible para miembros significa que todos tus miembros pueden ver el recurso, pero no reservarlo.
Puede ser reservado por miembros significa que tus miembros también pueden reservar el recurso.
Por defecto, tus miembros pueden ver quién ha reservado qué recurso y todos los detalles relacionados. Para habilitar la configuración de privacidad, puedes ir a Personalizar » Funciones » Funciones de ocultación y activar "Oculta los detalles de las reservas de otr@s miembros"
Los recursos se añaden al calendario de reservas en el orden en que se introducen. Si deseas que se organicen de otra manera, debes añadir una letra o un número antes del nombre del recurso.
Por ejemplo
A. Sala de reunión
OR01. Sala de reunión
Reservar recursos
Después de añadir un recurso, se puede reservar inmediatamente a través del calendario de reservas en los portales de administración y de miembros. Para más información, consulta nuestra guía sobre las reservas de recursos.
Si quieres que l@s no miembros/visitantes (personas que no necesitan inscribirse en un plan de membresía) hagan reservas en tu espacio, activa las Reservas Externas. Una vez activado, puedes personalizar los recursos individuales para que tengan configuraciones, precios y descripciones diferentes a los visibles para tus miembros. Consulta esta guía para obtener más información.
Restringir el acceso de tus miembros a los recursos
Puedes restringir el acceso de tus miembros a recursos individuales dentro de sus perfiles de miembro. Esto es útil si tienes equipos que sólo pueden usar ciert@s miembros o salas de reuniones que sólo pagan tus miembros premium.
Para ello, puedes ir a Administrar » Miembro » Haz clic en el nombre del miembro » Reservas » Gestionar el acceso a los recursos » Marca "El miembro sólo tiene acceso a los recursos seleccionados".
Una vez allí, deselecciona todos los recursos para los que NO deseas que tu miembro pueda crear reservas. Éstos quedarán ocultos de las opciones de reserva en su portal de miembro.
Puedes pasar por encima de estas restricciones y crear reservas para tod@s tus miembros en el portal de administración en Reservas » Calendario de reservas. La reserva aparecerá en el calendario, en el historial de reservas del miembro y se cobrará cuando corresponda.
Categorías de recursos
Para facilitar la visualización de los diferentes recursos de tu espacio, puedes organizarlos en categorías. De este modo, tú y tus miembros podréis activar y desactivar las vistas, haciendo que el calendario sea visualmente más sencillo.
Para añadir categorías:
Ve a Recursos » Categorías de recursos
Haz clic en "Añadir categoría". Pueden ser pisos de tu edificio, tipos de recursos, ¡o realmente cualquier cosa!l
Cuando tengas todas tus categorías, hat clic en el nombre de una para llenarla de recursos. Nota: Puedes añadir los mismos recursos a varias categorías.
Ahora ve a Reservas » Calendario de reservas para asegurarte de que se muestra como quieres.
Si creas nuevos recursos sin asignarlos a una categoría, se añadirán a tu calendario en una categoría llamada "sin categoría".
Las categorías se organizan alfabéticamente, independientemente del orden en que las introduzcas. Si deseas que se organicen de otra manera, puedes añadir una letra o un número antes del nombre de la categoría.
Por ejemplo
A. Salas de reuniones
O1. Salas de reuniones
Importar o exportar el calendario de reservas
Actualmente no es posible incrustar tu calendario de Cobot fuera de Cobot, pero puedes utilizar nuestra sincronización con Google Calendar para mostrar tus reservas de Cobot en tu sitio web.
También puedes exportar el calendario utilizando los feeds que proporcionamos. Consulta esta guía sobre cómo lograrlo.