Las Reservas Externas son una herramienta completa para ayudar a optimizar la capacidad de tu espacio permitiendo a los no-miembros (visitantes) reservar tus recursos en páginas públicas. ¡Obtén ingresos adicionales con lo que ya ofreces!
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Activa las Reservas Externas en Calendario » Reservas Externas. Podrás explorar todos los aspectos de este producto durante los 30 días de prueba gratuita, incluida la aceptación de reservas de visitantes.
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Una vez finalizada la prueba, dispondrás de toda la potente función de Reservas Externas por sólo 15€/$19 USD al mes (más una tarifa de procesamiento sobre cualquier ingreso generado a través de la función). Para obtener más información sobre precios, haz clic aquí.

Una vez activadas las Reservas Externas, puedes hacer lo siguiente:
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1. Crear nuevos recursos:
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Rellena un nuevo recurso directamente desde tu nuevo Panel de Reservas Externas haciendo clic en «Publicar Recursos».

O dirígete a Productos » Recursos y añádelos allí. Consulta esta guía para obtener más detalles sobre los recursos.
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Los recursos aparecen siempre en orden alfabético.

2. Editar recursos existentes:
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Si ya tienes recursos poblados, ahora puedes editarlos para incluir tarifas e información diferente de la que ven tus miembros.
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Ve a Productos » Recursos » edita tu recurso existente. Ahora hay un interruptor en la parte superior. Actívala para publicar el recurso en tu homepage.

Verás un enlace público en la ficha del recurso cuando éste sea público. Al hacer clic en él, verás cómo aparece en tu homepage cuando los visitantes hacen una reserva.

Estos son los campos que puedes editar:

Puedes activar ajustes adicionales para visitantes en la parte inferior de tu tarjeta de Recursos, Aprobación requerida para visitantes y Permitir que los visitantes paguen más tarde.

Cuando la opción «Aprobación requerida para las reservas de visitantes» está activada, tus visitantes verán la siguiente página cuando completen una solicitud de reserva. También recibirán un correo electrónico cuando se confirme su reserva.

No se cobrará a tus visitantes por una reserva mediante formas de pago automatizadas hasta que se confirme la reserva.
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Si la opción «Permitir a tus visitantes pagar más tarde» está activada, se seguirá pidiendo a tus visitantes que introduzcan una forma de pago, pero no se les cobrará hasta que proceses manualmente el pago contra su factura. Esto puede ser antes de su llegada o después de que se realice la reserva. ¡Tú eliges!
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*Ve más abajo para más información sobre los correos electrónicos.
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Para evitar que un recurso aparezca en la lista pública, ve a Productos « Recursos » Editar y activa el interruptor en la parte superior de la página. ¡Así de fácil!

Ahora que tus recursos están configurados, ¿cómo pueden reservarlos? Pueden reservar a través de tu homepage.
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Cuando publiques un recurso, se generará una URL única. Incrusta estas URL individuales, o toda tu homepage, directamente en tu sitio web. Tu homepage también es donde los visitantes pueden encontrar tus suscripciones y pases.
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Para incrustar la URL única del recurso individual, ve a Productos » Recursos » Editar Recurso, y copia y pega la URL de la parte superior de la página en tu sitio web.

Para incrustar toda tu homepage, ve a Calendario » Reservas Externas » Homepage y copia y pega la URL principal en tu sitio web.

Para eliminar un recurso de tu homepage, activa el interruptor para que vuelva a ser privado.

Una vez que los visitantes descubren tu página de reservas, pueden hacer una reserva fácilmente a través de la caja multipantalla.

Éste es el flujo de reservas que pueden esperar tus visitantes:
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Pantalla 1: Una página de información general muestra los detalles del recurso, su capacidad y disponibilidad. Aquí, seleccionan la fecha y la hora en que quieren reservar. El calendario sólo les mostrará la disponibilidad que hayas establecido para este recurso.
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Pantalla 2: Página de visitantes y extras donde pueden indicar cuántos invitados traerán con ellos y cualquier producto adicional que deseen añadir a su reserva.

Para configurar productos o servicios, ve a Productos « Productos y Servicios.
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Pantalla 3: Un formulario de Contacto en el que introducen su nombre, dirección de correo electrónico y dirección de facturación, y se les pide que acepten los Términos y Condiciones y la Política de Privacidad de tu espacio (si están rellenados).
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Pantalla 4: Un formulario de pago en el que pueden elegir entre las formas de pago que hayas configurado y hecho visibles a los visitantes en Configuración » Formas de pago. Sólo después de hacer clic en «Reservar y pagar ahora» se completará la reserva.
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Pantalla 5: Una página de confirmación que muestra un resumen de su reserva e instrucciones para comprobar su correo electrónico.
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Las reservas externas funcionan perfectamente con el calendario de reservas de tus miembros. Aparecen en tu panel de Reservas Externas y en tu Calendario de Reservas. Se diferencian fácilmente de tus reservas de miembros.

¿Qué ocurre si surge algo en el último momento y el visitante necesita cancelar su reserva?
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Los visitantes pueden cancelar sus reservas de forma segura a través del enlace que aparece en su correo electrónico de confirmación, siempre que el plazo de cancelación no haya expirado. Puedes cancelar una reserva en cualquier momento desde el panel de control de Reservas Externas o desde el calendario.
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Los visitantes no pueden editar sus reservas. Tendrán que cancelarlas y volver a reservar. Como administrador, puedes editarlas a través del panel de Reservas Externas.

Causar una buena impresión a cada paso con correos electrónicos personalizados. Encuentra todas las plantillas de Reserva Externa en Personalizar » Correos electrónicos.
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Las plantillas incluyen:
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Nueva Reserva Externa:
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Se envía a los visitantes cuando se realiza una nueva reserva. Incluye su factura, un enlace para cancelar la reserva y un enlace que pueden compartir con cualquier persona que se una a ellos el día de la reserva.
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Nueva reserva externa pendiente:
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Se envía cuando una nueva reserva aún necesita aprobación. Los visitantes recibirán un correo electrónico adicional cuando rechaces o apruebes la reserva.
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Confirmación de reserva externa cancelada:
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Se envía cuando el visitante o alguien con quien compartió su enlace de reserva intenta cancelar su reserva.
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Reserva externa cancelada por el administrador:
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Se envía cuando tú u otro administrador cancela la reserva.
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Reserva externa cancelada por el visitante:
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Se envía cuando el visitante cancela su propia reserva externa.
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Recordatorio de reserva:
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Se envía 24 horas antes de la reserva.
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Cada correo electrónico contiene resúmenes estilizados de la reserva y de los datos personales, para que la información de alto nivel siempre resulte obvia.

Una vez que te lleguen las reservas, verás todos los detalles en tu Panel de Reservas Externas, en Calendario » Reservas Externas, donde podrás:
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Aprobar o rechazar reservas:
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Esto sólo es relevante si activas 'Aprobación requerida para visitantes' dentro del recurso. Una vez realizada la acción, se enviará un correo electrónico al visitante.
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Editar reservas:
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Cuando edites una reserva, se enviará un correo electrónico al visitante para informarle de los cambios realizados.
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Cancelar reservas:
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Cancela una reserva en cualquier momento haciendo clic en Cancelar. El visitante recibirá un correo electrónico de cancelación. Verá notas adicionales sobre la necesidad o no de efectuar un reembolso.
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Convertir visitantes en miembros:
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El botón convertir te permite pasar visitantes a miembros. Una vez que los asignes a un plan, sus datos se rellenarán previamente en su nuevo perfil de miembro. Comprueba cómo conectar a tu nuevo miembro aquí.

Utiliza formas de pago automáticas o manuales para vender tiempo en tus recursos a visitantes/invitados.
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Gestiona tus facturas a través del Panel de Reservas Externas en Reservas Externas o en la sección principal de facturas en Administrar » Facturas.
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Actualmente hay dos pasarelas que puedes conectar a Cobot para cobrar pagos automatizados: STRIPE o PayPal.
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Primero, configura una cuenta de vendedor con una de ellas (¡o con las dos!) y luego conéctala a Cobot en Configuración » Formas de pago » Añadir forma de pago.
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Tras conectar tu cuenta, habilítala para reservas externas en la configuración de la forma de pago, ¡y listo!

Haz clic aquí para leer más sobre cómo funcionan los pagos automatizados y cómo se integran con el resto de Cobot.

Las formas de pago manuales permiten a los invitados reservar un recurso sin pagar inmediatamente. Las entradas reservadas cuando se elige una forma de pago manual tendrán que ser conciliadas manualmente por un admin de tu equipo.
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Puedes añadir tantas formas de pago manuales como quieras, como efectivo o transferencia bancaria, en Configuración » Formas de pago » Añadir forma de pago ”» Añadir forma de pago manual.
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En la casilla Instrucciones, incluye detalles para que tus visitantes los sigan, como por ejemplo cómo pagar una vez que lleguen a tu espacio.

Haz clic aquí para leer más sobre las formas de pago manuales y cómo configurarlas.
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Ahora tus clientes pueden elegir cualquiera de las formas de pago automatizadas y manuales visibles durante el proceso de pago. Aquí tienes un ejemplo de cómo se verá cuando tengas activados varios métodos de pago manuales y automatizados:

Si el pago se realiza correctamente, verán un mensaje de éxito y recibirán un correo electrónico con los detalles del evento. Puedes editar la plantilla del correo electrónico en personalizar » correos electrónicos.
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Actualmente no es posible realizar reembolsos directamente desde Cobot; debes hacerlo desde tus paneles STRIPE o PayPal.
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Después de emitir tu reembolso, crea una factura de forma libre en Cobot con el importe negativo para compensar la factura original. De esta forma, tus analíticas serán correctas.
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Tus Análisis reflejarán todos los ingresos generados por las ventas de las Reservas Externas. Obtendrás acceso avanzado a métricas clave y datos de pago en tu panel de Analytics.
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Consúltalos en Análisis » Ingresos y Análisis » Reservas.