Las Reservas Externas son una herramienta para ayudar a optimizar la capacidad de tu espacio permitiendo a l@s no-miembros (visitantes) reservar tus recursos en las páginas públicas. Genera ingresos adicionales con lo que ya ofreces en un plan de precios que más te convenga.
Esta guía cubrirá:
Panel de las Reservas Externas
Activa las Reservas Externas en Calendario » Reservas Externas. Durante los 30 días de prueba gratuita, puedes probar todos los aspectos del producto, incluidas las confirmaciones de reservas.
Puedes ver y gestionar las reservas de tus visitantes a través del panel de Reservas Externas en Calendario » Reservas Externas. Allí puedes ver toda la información personal de tus visitantes y los detalles de la reserva en un solo lugar.
Editar, cancelar y aprobar reservas
Una vez que recibas una nueva reserva, puedes hacer lo siguiente desde el Panel de las Reservas Externas:
Aprobar o rechazar reservas: Configura tus recursos para que las reservas externas sean solicitadas por tus visitantes y requieran la aprobación del administrador antes de ser confirmadas. Por defecto, esta opción está desactivada. Aprende a activarlo en "Rellenar y publicar recursos" más abajo.
Editar reservas: Cuando edites una reserva, se enviará un correo electrónico al visitante para informarle de los cambios realizados.
Cancelar reservas: Cancela una reserva en cualquier momento haciendo clic en "Cancelar". Tu visitante recibirá un correo electrónico automático de cancelación. Verás notas adicionales sobre la necesidad o no de efectuar un reembolso.
Convertir visitantes en miembros: El botón "convertir" te permite convertir visitantes en miembros. Haz clic en este botón para ver una lista completa de tus planes disponibles. Una vez que los asignes a un plan, sus datos se rellenarán previamente en su nuevo perfil de miembro. Lee más sobre cómo conectar a tu nuevo miembro aquí.
Rellenar y publicar tus recursos
El siguiente paso es rellenar los recursos existentes con las condiciones y restricciones para reservas de visitantes. Puedes hacerlo en "Recursos" o haciendo clic en "Gestionar recursos" en el Panel de las Reservas Externas, que te redirigirá a la página de "Recursos".
Cada uno de tus recursos mostrará ahora un botón "hacer público":
Haz clic en "Hacer público" en todos los recursos que desees mostrar en tu homepage y, a continuación, en "Editar" para personalizarlos. El menú desplegable "Personalizar para recurso público" identifica todos los campos que pueden editarse para mostrar información diferente.
Puedes personalizar los siguientes campos:
⚠️ Nota importante: Cualquier campo que no esté rellenado mostrará los datos originales por defecto
Descripción
Tipo impositivo
Código de contabilidad
Disponibilidad: duración mínima y máxima de la reserva, horas de reserva disponibles
Precios
Precios fijos, descuentos y precios máximos (si no ves estos campos, ponte en contacto con nuestro equipo de soporte para activarlos)
Periodo de cancelación
Extras de reserva: permiten a tus visitantes añadir más servicios a sus reservas. Se pueden configurar en Configuración » Productos & Servicios. Para más información sobre cómo configurarlos, haz clic aquí.
Actualmente, los extras de reserva sólo están disponibles para tus visitantes. Tus miembros NO verán estos extras en los formularios de reserva en sus portales de miembro.
Aprobación requerida para visitantes (desactivado por defecto)
Cuando esta opción está activada, tus visitantes verán la siguiente página cuando completen una solicitud de reserva:
Tu visitante recibirá un correo electrónico indicando que su reserva está pendiente de aprobación. Tu visitante recibirá un correo electrónico adicional informándole del resultado tan pronto como apruebes o rechaces la reserva. Para personalizar estos correos electrónicos, ve a Personalizar » Correos electrónicos.
Cuando se realiza una solicitud de reserva por parte de un visitante, l@s administradores reciben una notificación por correo electrónico que les informa de que es necesario actuar. L@s administradores también reciben una actividad en el panel de control con un botón para aprobar o rechazar la reserva.
No se cobrará a tus visitantes por una reserva a través de métodos de pago automatizados hasta que se confirme la reserva.
Una vez que hayas editado todos los campos aplicables, desplázate hasta la parte inferior de la página y haz clic en "Actualizar recurso".
Eliminar un recurso de tu homepage
Para eliminar un recurso de la lista de tu homepage, haz clic en "Editar" en el recurso.
Activa el interruptor en la parte superior de la página y tu recurso será eliminado. Es muy fácil!
Homepage
Una vez que publiques un recurso, se genera una URL única. Puedes incrustar ésta o la URL de tu homepage o directamente en tu sitio web. Esto dará a tus visitantes una visión general de todos los recursos reservables.
Para eliminar un recurso de esta página, basta con activar el interruptor para que vuelva a ser privado. El recurso seguirá siendo visible para tus miembros.
Reservas, pagos y facturación de tus visitantes
Los visitantes que deseen reservar tu recurso público pueden ver la siguiente información de un vistazo: Foto y descripción del recurso, precio, capacidad, extras de reserva, horario de apertura, plazo de cancelación.
En el formulario de reserva pueden seleccionar la fecha deseada y, en el siguiente paso, introducir los datos de contacto y seleccionar el método de pago.
Formas de pago
Los visitantes pueden pagar mediante métodos de pago manuales o automáticos.
Formas de pago manuales
Puedes ofrecer formas de pago manuales (por ejemplo, "Pago en efectivo") para tus reservas externas. Para ello, ve a Configuración » Formas de pago » Añadir formas de pago manuales » Activa la opción "Activar para no-miembros":
2. Formas de pago automáticos
Además de las formas de pago manuales, también puedes ofrecer formas de pago automáticas para las reservas externas: Tarjeta de crédito (Stripe) y PayPal
Para activar una de tus formas de pago para las Reservas, ve a Configuración » Formas de pago » Editar » Activa la opción "Activar para no-miembros".
Si has activado la opción "Aprobar/Rechazar" para un recurso, sólo se cobrará a los visitantes una reserva mediante formas de pago automáticos una vez que se haya confirmado la reserva.
Por defecto, las reservas externas pagadas con tarjeta de crédito se pagan directamente en el momento de la reserva (o en el momento de la confirmación). Si desea que tus visitantes paguen sus facturas más tarde, puedes ajustarlo en la configuración de los recursos. Estos ajustes se encuentran en la sección "Ajustes" de cada recurso:
Si un visitante desea realizar un pago, existe la opción "Reservar ahora y pagar más tarde" tras introducir los datos de su tarjeta de crédito. Entonces se ve así:
Después de que tus clientes hayan hecho clic en el botón, Stripe guarda los datos de su tarjeta, se crea la reserva y se genera una factura (impagada). El administrador puede cargar manualmente la factura en una fecha posterior.
Facturación
Podrás ver una visión clara de todas las reservas, cargos y pagos de tasa de procesamiento correspondientes a Cobot en tu Panel de Reservas Externas.
Las facturas correspondientes a los cargos en tu panel son visibles con el resto de tus facturas en Gestionar » Facturas y los ingresos de números reflejados en tu Análisis.
Reembolsar a tus visitantes
Actualmente no es posible reembolsar directamente desde Cobot; tendrás que hacerlo directamente desde Stripe. Aquí puedes leer cómo hacerlo.
Después de hacer esto, crea una factura de forma libre con la cantidad negativa para compensar la factura original y envíala por correo electrónico a tu visitante. De esta manera, tus análisis serán correctos.
Reservas externas en tu calendario de reservas
Las reservas externas funcionan perfectamente con tu calendario de reservas de miembros. Puedes verlas listadas en tu panel de las Reservas Externas y en tu calendario de reservas. Puedes diferenciarlas fácilmente de tus reservas de miembros con la descripción "Reserva externa" y el icono de persona:
Notificaciones por correo electrónico
Dejar una buena impresión en cada paso del camino es esencial. Por eso, todos los correos electrónicos que se envían a tus visitantes sobre su reserva son completamente personalizables.
Para editar tus correos, ve a Personalizar » Correos electrónicos.
Consejo profesional: Utiliza elementos dinámicos para atender las necesidades de tus visitantes. Transmite la información que puedan necesitar en la recepción a su llegada, comparte instrucciones detalladas sobre el aparcamiento y cualquier otra cosa que les ayude a llegar a tu espacio.
Cada correo electrónico tiene también resúmenes integrados y estilizados de su reserva y sus datos personales, de modo que la información de alto nivel siempre se puede escanear.
Análisis
Una vez que actives las Reservas Externas, obtendrás acceso avanzado a las métricas clave y a los datos de pago.
Para ver cómo se están sumando tus reservas externas, ve a Analizar » Ingresos y para ver lo que significan para tus recursos en Analizar » Reservas.
Precio
Puedes encontrar la función de las Reservas Externas en Calendario » Reservas Externas. Haz clic en "Comenzar prueba gratuita ahora".
En cuanto finalice el periodo de prueba gratuito para las Reservas Externas, se incurrirá en costes por el producto. El precio se compone de una cuota mensual fija (15€/19USD) y una tasa de procesamiento sobre el valor de tus reservas externas.
Pago de las tasas de procesamiento a Cobot
El pago de la tasa de procesamiento a Cobot se carga junto con las cuotas de suscripción y sólo se calcula sobre las reservas que se han realizado. Nunca procesaremos tasas de procesamiento sobre reservas que hayan sido reservadas para una fecha futura.
Puedes ver un desglose de todos los pagos de tasas de procesamiento en Configuración » Facturas de Cobot » tasas de procesamiento.
Eliminar la función
Si decides que la función de las Reservas Externas no es adecuada para ti, no hay problema! Puedes eliminarla fácilmente en cualquier momento.
Ve a Tu Suscripción » » Cambiar » Desmarca "Reservas Externas" » Actualizar suscripción.
Una vez que actualices tu suscripción, la función será eliminada inmediatamente, y los cargos serán eliminados de tu suscripción.
NOTAS IMPORTANTES
No podrás eliminar la función si hay reservas activas. Por favor, cancela las reservas y luego elimina la función.
Al eliminar la función, se eliminarán todos los datos rellenados en tus recursos y se desactivarán los enlaces de reserva externos. Por lo tanto, asegúrate de eliminarlos de cualquier fuente externa, como tu sitio web.