Mantener informados a tus miembros es crucial para que tu espacio siga funcionando. Cobot te lo pone fácil con correos electrónicos automatizados, plantillas de correo electrónico y funciones de correo electrónico manual.
También puedes utilizar Cobot para enviar correos electrónicos directamente a tus miembros sobre cosas como horarios de vacaciones o nuevos eventos.
Correos electrónicos automatizados
Cobot ha automatizado los correos electrónicos transaccionales más comunes para ayudar a aliviar la carga de trabajo que rodea a acciones críticas como la confirmación de afiliación, la facturación, etc.
Plantillas disponibles
Edita y personaliza las siguientes plantillas en Personalizar » Emails:
Tipo | Nombre de la plantilla | Descripción |
Automatizado | Confirmación de suscripción | Se envía al miembro después de que el administrador lo confirme, o si se ha inscrito correctamente. |
Automatizado (a menos que se desactive) | Nueva factura | Se envía al miembro cada vez que se genera una nueva factura para él. Para desactivarlo, ve a Configuración » Configuración de facturación » desmarca ”Enviar las facturas de los miembros por correo electrónico». |
Automatizado
| Pago fallido | Se envía al miembro después de que el pago de una factura automatizada haya fallado una o dos veces. |
Automatizado | Pago fallido permanente | Se envía al miembro después de que el pago automático de una factura haya fallado tres veces (dejamos de intentarlo después de eso). |
Automatizado | Pago para la suscripción pendiente de autenticación | Se envía al miembro cuando el pago de la suscripción está pendiente de autenticación. |
Automatizado después de activar la función | Notificación de cumpleaños | Se envía a tu miembro el día de su cumpleaños. Sólo se envía si se ha activado el interruptor de función correspondiente (en Personalizar » Funciones » Otros) . |
Automatizado (a menos que se desactive) | Comentario sobre la cuestión del Centro de ayuda | Se envía a los administradores cuando un miembro deja un comentario en el servicio de ayuda, a menos que la notificación por correo electrónico esté desactivada en la configuración individual del administrador (en Configuración » Administradores). |
Manual | Conectar la suscripción a la cuenta de usuario | Se envía cuando el administrador invita manualmente a un miembro a conectarse a su portal de miembros. |
Automatizado | Perfil comunitario actualizado | Se envía al miembro cuando un administrador actualiza su perfil comunitario. |
Automatizado | Perfil comunitario publicado | Se envía al miembro cuando un administrador publica su perfil comunitario. |
Automatizado | Perfil comunitario establecido como privado | Se envía al miembro cuando un administrador establece su perfil de comunidad como privado.
|
Manual | Recordatorio de factura (Recordatorios de pago) | Opción para enviar un correo electrónico a miembros individuales cuando se retrasa el pago de una factura. Sólo visible cuando «Marcar factura como retrasada x días después de la fecha de facturación» está activado en la Configuración de la factura. |
Automatizado | Nueva reserva externa | Se envía al visitante cuando realiza una nueva reserva a través de tu homepage. |
Automatizado después de activar la función | Nueva reserva externa pendiente
| Se envía cuando se realiza una nueva reserva externa. Sólo se envía cuando «Se requiere aprobación para los visitantes» está activado en la configuración de recursos. |
Automatizado después de activar la función | Reserva externa aprobada | Se envía cuando un administrador aprueba una reserva externa. Sólo se envía cuando se ha activado «Se requiere aprobación para los visitantes» en la configuración de recursos. |
Automatizado | Confirmación de una reserva externa anulada | Se envía al visitante cuando se ha solicitado la cancelación de su reserva por él mismo o por un tercero. |
Automatizado | Reserva externa cancelada por el admin | Se envía al visitante cuando su reserva externa ha sido cancelada por un administrador. |
Automatizado | Reserva externa modificada por el admin | Se envía al visitante si un administrador cambia su reserva externa. |
Automatizado | Reserva externa cancelada por el visitante | Se envía al visitante después de que cancele su reserva externa. |
Automatizado | Recordatorio de reserva externa | Se envía al visitante 24 horas antes de que empiece su reserva. |
Automatizado | Pase Drop-in comprado | Se envía cuando un visitante compra un Pase Drop-in |
Automatizado | Entrada para un evento comprado | Se envía a los visitantes cuando se registran y compran una entrada para un evento a través de tu calendario de eventos. |
Editar plantillas
Tus plantillas de correo electrónico de Cobot ya están formateadas con toda la información básica que necesitan tus miembros e invitados. Puedes editarlas fácilmente para añadirles tu propio estilo e información adicional, como por ejemplo cómo llegar a tu espacio y qué esperar una vez que lleguen. Dirígete a Personalizar » Correos electrónicos para empezar.
NOTAS IMPORTANTES ANTES DE EDITAR
Cada plantilla extrae información clave de Cobot con una sencilla programación de "código corto". Las palabras rodeadas de {{corchetes}} se sustituyen por datos de Cobot y del perfil específico del miembro.
Verás una lista de los códigos abreviados que funcionarán en cada plantilla de correo electrónico debajo de cada casilla
Por ejemplo:
El marcador de posición {{first_name}} se sustituirá automáticamente por el nombre del miembro que reciba este correo electrónico. Si eliminas estos códigos abreviados, Cobot no extraerá estos datos.
El texto rodeado de {{#condition}}como esto{{/condition}} sólo se muestra si la condición es verdadera. {{^condition}}no mostrar esto{/condition}} hace lo contrario.
Ejemplo 1:
El número de factura es {{number}} da como resultado: El número de factura es 123.
Ejemplo 2:
La factura {{#paid}}ha sido pagada{{/paid}}{{^paid}}no ha sido pagada{{/paid}} da como resultado La factura ha sido pagada si pagado es verdadero; en caso contrario, La factura no ha sido pagada.
Ahora que tenemos eso cubierto, hablemos de cómo puedes hacer que tus correos electrónicos suenen más a ti. Una vez que estés en tu plantilla, añade cualquier información adicional que quieras compartir.
Consejo Profesional
Mantén tus plantillas neutras, ya que irán a todas las personas que estén configuradas para recibir ese correo electrónico específico. No es posible configurar correos electrónicos diferentes por tipo de plan, por ejemplo. Para compartir información específica del plan con tus miembros, inclúyelo en la configuración del plan.
Puedes personalizar aún más tus correos electrónicos poniendo el texto en negrita, cursiva o subrayado. Puedes hacer encabezados, añadir citas y también hipervínculos para dirigir fácilmente a los miembros e invitados a tu sitio web o a otros documentos basados en la web.
Sólo tienes que resaltar cualquier palabra y elegirla en el menú emergente.
NOTA IMPORTATE
¡GUARDA TU TRABAJO! Una vez que hayas creado tus correos electrónicos súper chulos y atractivos, desplázate hasta la parte inferior de la página de plantillas y pulsa "guardar".
Correos recordatorios de la renovación de miembros
Cobot tiene un complemento gratuito que te permite configurar correos electrónicos recordatorios para tus miembros. Estos correos electrónicos automatizados se envían un número determinado de días antes de la fecha de facturación para recordar a tus miembros los próximos cargos.
Consulta esta guía para más detalles.
Correos electrónicos de formato libre
Además de tus correos electrónicos automatizados, Cobot tiene una función de correo electrónico, creada para correos electrónicos breves y transaccionales. Podrían ser correos electrónicos escritos para una persona o grupo de personas concretos de forma no recurrente.
Cobot no está pensado para boletines o correos electrónicos de formato más largo. Te sugerimos que utilices nuestras integraciones Mailchimp o Zapier para configurarlos.
Lo que está permitido | Lo que no está permitido |
|
|
|
|
Envío de correos electrónicos a los miembros
Independientemente de cómo envíes los mensajes, Cobot enviará un correo electrónico a tu miembro directamente a la dirección de correo electrónico que tenga registrada (normalmente aquella con la que se inscribió), y publicará el mensaje en su fuente de actividad en su portal de miembro.
Hay varias formas de enviar mensajes a los miembros
Envío de mensajes a miembros individuales
Ve a Administrar » Miembros » Haz clic en el nombre del miembro » Enviar mensaje.
Desde aquí también puedes ver todos los mensajes enviados a este miembro.
O bien, ve a Administrar » Mensajes » nuevo mensaje y busca el nombre del miembro en el campo "Para"
Envío de correos electrónicos de grupo
Puedes enviar correos electrónicos de grupo de varias formas:
Enviando correos electrónicos desde la pestaña "Mensajes": utiliza esta opción cuando quieras enviar correos electrónicos a una lista general de miembros.
Enviando correos electrónicos desde la pestaña "Miembros": utiliza esta opción cuando quieras enviar correos electrónicos a un grupo específico de miembros, como por ejemplo a todos los que tengan un determinado plan.
Envío de correos electrónicos a grupos de miembros desde la pestaña "Mensajes"
En Administrar » Mensajes » Nuevo mensaje, escribe los nombres de los miembros a los que quieres enviar el correo electrónico de grupo en el campo ”Para". Haz clic en tantos como quieras.
Si quieres enviar un correo electrónico a un grupo específico de personas, como los de un plan concreto, desplázate hacia abajo para saber cómo hacerlo.
Envío de correos electrónicos a grupos de miembros desde la pestaña "Miembros"
Envía fácilmente un correo electrónico a un grupo de miembros, como por ejemplo a todos los de un plan específico, o a todos los de tu lista de miembros cancelados a la vez.
Ve a Administrar » Miembros y escribe algo en el campo de búsqueda. Utiliza campos de búsqueda como el nombre de un plan, empresa o estado de confirmación.
Haz clic en Acciones masivas » Enviar mensaje a la lista. El número que aparece junto al botón "Enviar mensaje a la lista" se ajustará en función de tu filtrado.
Cuando tu correo electrónico esté listo, ¡haz clic en el botón "Enviar correo electrónico"!
TRUCOS Y CONSEJOS SOBRE LA FUNCIÓN
Elimina las "direcciones" que no quieras incluir haciendo clic en la x situada junto al nombre del miembro.
Resalta cualquier parte del texto para ver las opciones de formato.
Todos los miembros y administradores incluidos en un correo electrónico estarán en CCO. Los demás miembros no verán quién más ha recibido el correo electrónico, ni nadie recibirá una respuesta excepto el remitente/administrador original.
Si ves un mensaje de error como "No se pueden enviar correos electrónicos a...", significa que Cobot intentó enviar un correo electrónico a esa dirección pero recibió un error. Una vez solucionado el problema, tendremos que habilitar la dirección manualmente, así que ponte en contacto con el servicio de asistencia.
Todos los correos electrónicos que reciba un miembro también se publicarán en su fuente de actividad en su portal de miembro. Puedes ver un historial de sus mensajes desde su perfil de miembro y en Administrar » Mensajes.
Envío de correos electrónicos a no-miembros/invitados/visitantes
La mayoría de los correos electrónicos que se envían a los no-miembros están vinculados a una de nuestras increíbles funciones externas. Haz clic en los enlaces siguientes para obtener más información sobre el flujo de correo electrónico de cada una:
Siempre que un no-miembro utilice una de las funciones anteriores, se le añade como Contacto. Puedes enviar manualmente un correo electrónico a cualquier no-miembro de tu lista de contactos. Sólo tienes que hacer clic en su nombre y luego en la dirección de correo electrónico de su tarjeta de contacto.
Haz clic aquí para leer más sobre cómo funciona la lista de contactos.
Puedes ver un historial de todos los mensajes enviados a tus no miembros en Administrar » Mensajes.
Envío de facturas por correo electrónico
Cobot automatiza la tarea de facturar a tus miembros por su suscripción, recursos reservados, pases temporales y otros tipos de cargos.
También automatiza la facturación a tus no-miembros cuando se realizan acciones como una reserva externa o una compra de un Pase Drop-in.
Sigue leyendo para saber más sobre estas funciones.
Facturas para miembros
Por defecto, Cobot crea facturas para todos los cargos de tus miembros. Entre ellos se incluyen las cuotas de suscripción, los gastos de reserva, los pases temporales y los extras de reserva. Las facturas se publican en el portal de cada miembro para facilitar el acceso.
Sin embargo, las facturas NO se envían automáticamente por correo electrónico a tus miembros.
Para activarlo, ve a Configuración » Configuración de facturación » Marca la casilla ”Enviar facturas por correo electrónico" » Guardar. Ahora todos los miembros recibirán un correo electrónico con su factura detallada al final de sus periodos de facturación (no es posible activar esta opción sólo para algunos miembros).
Para saber más sobre la configuración de las facturas y cómo funciona la facturación a los miembros, consulta esta guía.
Facturas para no-miembros/invitados/visitantes
Hay varias formas de que los no-miembros reciban facturas por correo electrónico. Normalmente, éstas se automatizan después de que se produzca una compra o reserva.
Consulta esta guía para saber más sobre el funcionamiento de las facturas para no socios.
Envío de boletines
Cobot no está pensado para boletines (newsletters) o correos electrónicos de formato más largo. Recomendamos Mailchimp o un servicio similar para enviar boletines y otros materiales de marketing. Las aplicaciones de boletines se aseguran de que tus correos se entreguen, además de permitirte hacer un seguimiento del éxito de tus campañas de correo electrónico.
Echa un vistazo a nuestro complemento Mailchimp en Complementos » Mailchimp Newsletters. Cuando está activo, añade inmediatamente a tus miembros a tu lista de correo de MailChimp.
Consulta esta guía para más detalles. O consulta Zapier para conectar Cobot a otra aplicación de boletines.
✨
¿Tienes necesidades de facturación complejas?