Crear un evento

Para crear un nuevo evento, ve a Administrar » Eventos » Publicar nuevo evento. Aparecerá un formulario en el que podrás añadir todos los detalles relevantes. Cuanta más información añadas, mejor será para los miembros y visitantes, ¡así que no seas tímido!

En este formulario, puedes:

Añadir un título al evento
Seleccionar una fecha, hora y duración
Añadir las instrucciones necesarias para tu ubicación
Insertar una URL para un evento que se celebre online o híbrido (tanto presencial como online)

Interfaz de formulario titulada «Nuevo evento». Incluye campos para el título del evento, la fecha, la hora, la duración y la ubicación.

Una vez que hayas personalizado tu Configuración básica, podrás elegir cómodamente si:

Quieres que sea un evento gratuito o de pago
Este evento tiene un límite de aforo
Si los visitantes pueden asistir
El evento es exclusivo para miembros

Al activar la opción Página pública, podrás generar un enlace que los administradores y los miembros podrán utilizar para insertar o compartir fuera de Cobot. También se mostrará públicamente el evento en tu página Eventos de tu homepage de Cobot

El siguiente paso sería añadir una imagen, así como una descripción. También puedes crear etiquetas como una forma cómoda y práctica para que tus miembros encuentren eventos similares.

Un panel de personalización para un evento muestra una imagen del evento cargada encima de las opciones para cargar o eliminar la imagen, o elegir un color alternativo. La descripción del evento dice: "¡Celebremos la mejor época del año!"

💡 ¿Tu evento tendrá lugar en salas de reuniones o espacios para eventos? ¡Asegúrate de reservarlos en el Calendario de reservas! Solo tienes que seleccionar el recurso y se bloqueará automáticamente la hora del evento en el calendario.

Tus miembros reciben un correo electrónico automático de confirmación cuando se registran en un evento. Puedes añadir un mensaje personalizado a este correo electrónico.

A section of an event setup form showing options for selecting resources like meeting rooms or equipment, with a dropdown labeled "Select a resource" and a faded option to "Add another resource." Below is an "Advanced" section with a toggle to add a custom message to confirmation emails sent to attendees.

Una vez que hayas rellenado el formulario, puedes guardar el evento como borrador para completarlo o editarlo más tarde, o puedes guardarlo y publicarlo. De este modo, el evento será visible para los visitantes, los miembros o ambos, dependiendo de si lo has hecho público.

Puedes ver todos tus eventos en una lista en Administrar » Eventos:

A dashboard view of an event management page showing two upcoming events. The first is "Free Pancake Day," which is free for members and not open to visitors. The second is "InnovateHER: Women in Tech Conference," with a ticket cost for members and a higher fee for visitors. The sidebar menu includes options like Dashboard, Members, Events, Invoices, and more. Filters for Women, Tech, Free, and Untagged are active. Dates for the events are shown as general timeframes like “early June” and “mid-June.”

Portal para miembros

Los eventos aparecerán en varios lugares:

Cada vez que se publique un nuevo evento, se mostrará en el panel de control del portal para miembros. Podrán ver los detalles del evento haciendo clic en Ver evento junto a la publicación del evento.

Member dashboard view of Lifeboat Coworking. A welcome message is shown along with an upcoming event called “Free Pancake Day,” listed for early June at 10:00. A “See event” link is provided. The sidebar menu includes Dashboard, Calendar, Community, Events, and more.

2. En la pestaña Eventos de la vista del portal para miembros. Aquí pueden ver los próximos eventos, consultar los eventos a los que han confirmado su asistencia y ver todos los eventos pasados.

Eventos para el público

Cualquier evento que se haga público aparecerá en una página de eventos dirigida al público en tu homepage de Cobot:

Public-facing event listings for “Your Space.” Two calendar-themed workshops are shown: “Scheduling Workshop” and “Advanced Scheduling Workshop,” each with event details, pricing (25 EUR and 500 USD respectively), and a "Get Ticket" button. Events are scheduled for late winter and early spring at 9:00 AM. The navigation bar includes links for Memberships & Passes, Rooms & Resources, and Events.

Esta página mostrará todos los eventos con una página pública, incluidos los eventos exclusivos para miembros. Al igual que con los Pases Drop-in y las reservas externas, los visitantes pueden seleccionar el evento al que desean asistir y seguir el proceso de pago para comprar una entrada.

Una vez que hayan hecho clic en el evento al que desean asistir, pueden seleccionar el número de entradas y completar el proceso de pago. Sigue leyendo para saber cómo cobrar a los asistentes públicos.

Pagos y facturación para asistentes públicos

Utiliza formas de pago automáticos o manuales para vender entradas al público/visitantes de tu espacio.

Gestiona tus facturas a través de la sección principal de facturación en Administrar » Facturas.

Pagos automatizados

Actualmente hay dos pasarelas que puedes conectar a Cobot para cobrar pagos automatizados: STRIPE o PayPal.

En primer lugar, crea una cuenta de comerciante con una (¡o ambas!) y, a continuación, conéctala a Cobot en Configuración » Formas de pago » Añadir forma de pago.

Después de conectar tu cuenta, habilítala para las entradas de eventos públicos en la configuración del método de pago, ¡y ya está todo listo!

Manual Payment setup screen showing a custom “Cash Payment” method. Instructions read: “Please bring your cash payment up the front desk.” Options selected include: Hidden from members, Enable for external bookings, Enable for drop-in passes, and Enable for public event tickets. A blue “Update Payment Method” button is at the bottom.

Haz clic aquí para obtener más información sobre cómo funcionan los pagos automáticos y cómo se integran con el resto de Cobot.

Pagos manuales

Las formas de pago manual permiten a los visitantes públicos reservar una entrada para un evento sin pagar inmediatamente. Las entradas reservadas cuando se elige una forma de pago manual deberán ser conciliadas manualmente por un miembro de tu equipo.

Puedes añadir tantas formas de pago manuales como desees, como efectivo o transferencia bancaria, en Configuración » Formas de pago » Añadir forma de pago » Añadir forma de pago manual.

En el cuadro Instrucciones, incluye detalles que tus visitantes deban seguir, como la forma de pagar una vez que lleguen a tu espacio.

Manual Payment settings screen titled “Cash Payment.” Instructions say: “Please bring your cash payment up the front desk.” Checkboxes indicate the method is hidden from members and enabled for external bookings, drop-in passes, and public event tickets. A blue “Update Payment Method” button is shown at the bottom.

Haz clic aquí para obtener más información sobre las formas de pago manuales y cómo configurarlas.

Ahora, tus visitantes pueden elegir cualquier forma de pago automatizada y manual visible durante el proceso de pago. A continuación, te mostramos un ejemplo de cómo se verá cuando tengas activados varios métodos de pago manuales y automatizados:

Payment screen for a “Scheduling Workshop” ticket showing manual and automated payment options. Manual options include Bank Transfer and Cash Payment, while automated options include Credit Card (via Stripe) and PayPal. An order summary on the right shows 1 ticket for €25.00, with a greyed-out “Buy Ticket” button.

Si el pago se realiza correctamente, verán un mensaje de éxito y recibirán un correo electrónico con los detalles del evento. Puedes editar la plantilla del correo electrónico en Personalizar » Correos electrónicos.

Confirmation screen showing a successful purchase for a “Scheduling Workshop.” The screen confirms 1 ticket purchased for €25.00 with the workshop scheduled from 09:00 to 10:30. The event location is listed as “Roof Terrace lounge” at “Your Space” in Los Angeles, California. A green checkmark appears at the top.

Así es como ven tus visitantes el proceso de compra:

Reembolsos

Puedes realizar reembolsos directamente desde Cobot si tus miembros o visitantes pagaron a través de Stripe. Si utilizaron una forma de pago diferente, tendrás que emitir el reembolso manualmente. Lee nuestra guía para obtener más detalles.

Análisis

Tus análisis reflejarán todos los ingresos generados por la venta de entradas para eventos, ya sea de miembros o de invitados públicos. Obtendrás acceso avanzado a métricas clave y datos de pago dentro de tu panel de control de análisis.

Consúltalos en Analizar » Ingresos y Analizar » Reservas.

Descarga fácilmente un archivo .csv con los asistentes a tu evento haciendo clic en el evento » csv.

Refunding directly from Cobot is not currently possible; you must do this from your STRIPE or PayPal dashboards.

Event attendee list showing one registrant named Ajay Jason Andrade with email <a href="mailto:test@best.com" target="_blank" rel="nofollow noopener noreferrer">test@best.com</a>, who RSVP’d on February 1, 2024, for one ticket. The attendee’s status is labeled “Contact.” A “CSV” download button is highlighted in the top right corner.

Códigos de inserción de eventos

Puedes insertar muchos eventos públicos fuera de Cobot. Ve a Administrar » Eventos » Código de inserción. Copia y pega el código en cualquier página web en la que puedas editar el HTML, como Wordpress y Wix.

Screenshot of an Events 'embed code' text

Cuando los visitantes hagan clic en los enlaces del widget, se les redirigirá a la página pública del evento en el que hayan hecho clic.

En ese momento, los visitantes podrán comprar la entrada.

Puedes personalizar su diseño editando el CSS (en la sección superior del código del widget).

Gestionar asistentes

Puedes ver una lista de los asistentes a cualquier evento haciendo clic en el evento específico que desees en Eventos.

A continuación, se te redirigirá a la página de resumen del evento específico y verás a los asistentes en una lista en la parte inferior:

Event page for “Networking Mixer: Connecting Professionals” showing an image of two women writing on a whiteboard. The event is scheduled for Feb 22, 8:00–9:00 PM at Co.up. Tickets cost $5.00 for both members and visitors, with 4 of 23 spots registered. The Ground Floor Meeting Room is booked. Four attendees are listed with RSVP dates of Feb 9, 2024—three labeled “Contact” and one labeled “Member.”

Al hacer clic en su nombre, se te redirigirá a su página de miembro (si su estado es Miembro) o a su página de contacto (si su estado es Contacto). Desde allí, podrás gestionar más detalles.

Tasas de procesamiento

Esta función premium está incluida en tu suscripción básica sin coste adicional; solo aplicamos una tasa de procesamiento del 3 % a las entradas para visitantes, nunca a las entradas para miembros.

Las tasas de procesamiento se aplican solo a las entradas para visitantes, nunca a los miembros.
Los eventos sin coste para los visitantes no tienen tasas de procesamiento.

Puedes encontrar un desglose de todos los pagos de tarifas de procesamiento en Facturas de Cobot » Tarifas de procesamiento.

¿Qué sigue?

Configura tu centro de ayuda para ayudar a tus miembros a optimizar su tiempo en tu espacio.