Tu Centro de ayuda es un centro de comunicación que proporciona a tus miembros información valiosa sobre tu espacio. Añade guías/manuales para cubrir las normas de tu espacio y la navegación por el portal de miembros; utiliza enlaces públicos e incrusta tus guías en tu homepage. Asegúrate de que la información de tu espacio es fácilmente accesible para todos.
Tus miembros pueden enviar sus asuntos y problemas a través de tu Centro de ayuda, lo que le permite a tí y a tu equipo resolver los asuntos con prontitud y garantizar una experiencia de coworking positiva.
Esta guía cubrirá:
Configurar nuevos manuales
Crear un nuevo manual es fácil. Te vas a Administrar » Centro de ayuda » Manuales » Crear manual.
Ahora añade lo siguiente:
Título del manual: Deja claro de qué trata el manual e intenta que seas específico del tema. Tuss manuales/guías se organizan alfabética o numéricamente. Por lo tanto, si deseas reorganizarlas de otro modo que no sea alfabéticamente, añade un número o una letra delante:
Por ejemplo, en lugar de nombrar la guía "Cómo acceder a nuestro aparcamiento", utiliza una de las siguientes opciones:
1. Cómo acceder a nuestro aparcamiento
A. Cómo acceder a nuestro aparcamiento
Cuerpo: Añade aquí toda la información que desees compartir. Puedes cargar documentos e imágenes en tus manuales. Para añadir formato o hipervínculos, resalta la palabra o frase.
Toggles de Interacción
Tus miembros no pueden editar el manual: Por defecto, tus miembros pueden enviar ediciones a tus guías. Para bloquear los manuales, marca esta casilla
Público: Por defecto, tus manuales son de acceso público y tienen un enlace público poblado. Desmarca esta casilla para eliminar el enlace público.
PRO TIP
Incrusta tus enlaces públicos en cualquier lugar en el que desees compartir tu información, como en tu página web o en los correos electrónicos a visitantes/no-miembros.
Eliminar & editar manuales
Ve al manual en cuestión » haz clic en el título » Editar o eliminar. ¡Es fácil!
El Centro de ayuda en el portal del miembro
El Centro de ayuda está visible por defecto para tus miembros en su portal de miembros. De este modo, pueden encontrar rápida y fácilmente información importante sobre tu espacio.
En el Centro de ayuda, tus miembros verán tus manuales. También podrán añadir nuevos manuales o guías y editar los existentes, a menos que desactives esta función en los ajustes del manual.
CONSEJOS PROFESIONALES
Añade una nota en el mensaje de bienvenida de tus planes de suscripción que dirija a tus miembros al Centro de ayuda, para que vean un recordatorio cada vez que se conecten.
Añade una mención a tu Centro de ayuda en el correo electrónico de confirmación enviado a tus miembros.
Cómo los miembros informan de un asunto
Otro componente clave de tu Centro de ayuda es ofrecer a tus miembros una forma sencilla de enviarles problemas, cuestiones y asuntos a ti y a tu equipo de administración. Pueden hacerlo pulsando en el Centro de ayuda y en Informar de un asunto.
Una vez hecho esto, aparecerá un formulario de envío en el que podrán añadir detalles sobre su asunto, enlaces, imágenes y documentos. Pueden hacer que su asunto sea privado para que sólo tú y otros administradores puedan verlo o abrirlo para que otros miembros puedan leer los asuntos notificados.
Miembros también ven una lista de los asuntos enviados recientemente por los miembros que no hicieron sus envíos privados. De este modo, pueden utilizar tu comunidad como recurso para resolver problemas antes de ponerse en contacto contigo.
Para que todas los asuntos del Centro de ayuda sean privadas por defecto, ve a Personalizar » Funciones » Funciones de ocultación» Activa 'Problemas privados del centro de ayuda".
Cómo ocultar el Centro de ayuda a tus miembros
¿No te interesa un Centro de ayuda? No hay problema. Ve a Personalizar » Funciones » Funciones de ocultación » Activa 'Ocultar el Centro de ayuda a tus miembros'.
Gestionar asuntos desde el portal de administración
Con suerte, tus miembros encontrarán tu espacio tan perfecto que nunca necesitarán enviar un asunto o problema. Pero si lo hacen, podrás gestionarlas fácilmente desde tu portal de administración.
Una vez que se envía un asunto, suceden varias cosas simultáneamente.
Tú y tus administradores recibirán una notificación por correo electrónico
Aparecerá un aviso en tu panel de control (sólo muestra los asuntos enviados en las últimas cuatro semanas).
Aparecerá un icono junto a la pestaña Centro de ayuda en la navegación (muestra todas los asuntos).
Haz clic en Centro de ayuda en la navegación para gestionarlos.
Verá s una pestaña de Asuntos pendientes y Asuntos finalizados.
Responder y asignar asuntos (gestión de tareas)
Una vez que hagas clic en la cuestión bajo Asuntos pendientes, puedes elegir entre comentar y dejarla pendiente o comentar y cerrar el asunto. Cuando comentes un asunto, todos los que la hayan comentado volverán a recibir una notificación por correo electrónico.
Puedes asignar los asuntos del Centro de ayuda directamente a cualquier administrador de tu espacio para que todo el mundo sepa quién de tu equipo será el o la responsable de resolver el asunto. Para ello, haz clic en el botón Sin asignar situado junto al asunto y, a continuación, elijas el nombre de un administrador de la lista. ¡Así de fácil!
Una vez que cierres un asunto, ésta pasará a la pestaña Asuntos finalizados.