Cobot automatiza la facturación para visitantes y no-miembros que usan Pases Drop-in, hacen reservas externas o compran una entrada para un evento en sitio web o tu homepage.
Para la facturación de membresías, reservas de miembros y cargos puntuales, consulta la guía sobre facturación de miembros.
1. Facturas manuales para no-miembros
La función de factura libre de Cobot te permite emitir facturas para no-miembros y ofrecer tus servicios o productos a personas que no forman parte de tu estructura de membresía habitual.
Para crear una factura, ve a Administrar » Facturas » Nueva factura » Crear factura para no-miembro.
Rellena los campos e introduce la dirección de correo electrónico a la que quieres enviar la factura en el campo 'Correo de facturación'.
Añade todos los cargos que necesites con el botón 'Añadir elemento'.
Haz clic en Guardar factura.
Revisa los datos y haz clic en 'Enviar' para mandarla al correo de facturación.
Si tienes PayPal configurado como método de pago automatizado, el destinatario verá un enlace en el correo para pagar a través de PayPal.
Si no tienes PayPal configurado, tendrás que cobrar y registrar el pago manualmente, ya que no es posible cobrar a no-miembros a través de otro método de pago automatizado.
Cómo y cuándo editar facturas
Edita una factura cuando detectes errores o inexactitudes, por ejemplo para corregir los cargos o la información de facturación. Mantener la exactitud de tus facturas es clave para ofrecer información fiable a tus clientes.
Para editar una factura, ve a Administrar » Facturas » haz clic en el menú de opciones » Editar.
Puedes editar los siguientes campos:
Número de factura
Fecha de emisión
Datos del miembro
Tipo impositivo
Líneas de factura
Texto de factura
Notas visibles para el administrador
💡 Editar una factura no la reenvía automáticamente al correo de facturación. Una vez hechos los cambios, haz clic en 'Volver a enviar' para enviar la versión actualizada.
Si tienes PayPal activado, el enlace de pago apuntará a la nueva factura.
Cómo y cuándo eliminar facturas
La eliminación está reservada para casos en los que no es posible editar la factura, o cuando se ha creado un duplicado por error. Revisar tus facturas con regularidad te ayuda a detectar estas situaciones.
Para eliminar una factura, ve a Gestionar » Facturas y haz clic en 'Editar' en el menú de la factura. Desplázate hasta el final de la página para encontrar la opción de eliminar.
Notas Importantes
Una vez eliminada, la factura quedará borrada permanentemente.
Eliminar una factura elimina ese número de tu secuencia (por ejemplo, si tienes las facturas 1, 2 y 3 y eliminas la 2, tu secuencia pasará a ser 1, 3, etc.). Esto puede no estar permitido en tu región, así que comprueba qué es legalmente correcto.
Cómo y cuándo anular facturas
A diferencia de eliminar una factura, anularla reconoce la deuda pero la retira de las cuentas activas, conservando un registro de la transacción. Solo deberías anular una factura cuando esté claro que el importe no se va a cobrar, ya sea por incapacidad o negativa del cliente. Esto refleja la pérdida económica y garantiza la exactitud de tus cuentas.
Sigue siempre los procedimientos establecidos en tu región antes de anular una factura, ya que esto afectará a tus cuentas de fin de año y a tus ingresos imponibles.
Para anular una factura, ve a Administrar » Facturas » haz clic en el menú de opciones » Anular.
Si necesitas anular una factura que fue marcada como pagada por error, edítala, elimina los registros de pago y guarda los cambios. Después ya podrás anularla.
Una vez anulada, el ingreso se eliminará de tus cuentas pendientes en estadísticas y aparecerá como ingreso perdido.
No se enviará ningún correo ni notificación adicional al correo de facturación cuando realices esta acción.
Reembolsar las facturas
Si recibes un pago a través de un método de pago automatizado, los reembolsos deben gestionarse directamente con tu proveedor de pago – a excepción de los pagos realizados con Stripe, que puedes reembolsar desde Cobot.
Para solicitar un reembolso, accede directamente a la plataforma de tu proveedor de pago. Desde allí podrás gestionar las transacciones y enviar solicitudes de reembolso siguiendo los procedimientos del proveedor.
Una vez hecho esto, crea una nueva factura con el importe del reembolso negativo para que tus estadísticas sean correctas. Más sobre los reembolsos.
2. Facturación automatizada para reservas externas
La facturación para reservas externas está automatizada por defecto. Cuando un visitante reserva una sala, un espacio de trabajo o un escritorio a través de tu homepage, siempre recibirá una factura, independientemente de la configuración de pago. La única excepción es cuando el recurso es gratuito; en ese caso, no se genera ninguna factura.
💡 Gestiona tus facturas desde el panel de Reservas Externas en Reservas Externas o desde la sección principal de facturas en Administrar » Facturas.
Pagos automatizados para reservas externas
Actualmente puedes conectar dos pasarelas de pago a Cobot para cobrar de forma automatizada: Stripe o PayPal.
Primero, crea una cuenta de comerciante con una de ellas (¡o con las dos!) y conéctala a Cobot en Configuración » Formas de pago » Añadir forma de pago.
Tras conectar tu cuenta, actívala para reservas externas en la configuración del método de pago, ¡y listo!
Lee más sobre cómo funcionan los pagos automatizados.
Notas Importantes
Si activas la integración con Stripe, se recomienda retener los pagos solo unos pocos días.
Si tardas más en aprobar las reservas, existe el riesgo de que el pago caduque en Stripe antes de que apruebes la reserva.
Pagos manuales con reservas externas
Las formas de pago manuales permiten a los visitantes hacer una reserva sin pagar en el momento. Las reservas realizadas con un método de pago manual deberán ser conciliadas manualmente por alguien de tu equipo.
Puedes añadir tantos métodos de pago manuales como quieras, como efectivo o transferencia bancaria, en Configuración » Formas de pago » Añadir forma de pago » Añadir forma de pago manual.
En el campo de instrucciones, incluye los detalles que deben seguir tus visitantes, como por ejemplo cómo pagar cuando lleguen a tu espacio de coworking.
Consulta nuestra guía sobre los métodos de pago manuales para más información.
Durante el proceso de pago, tus visitantes podrán elegir entre todos los métodos de pago, tanto automatizados como manuales, que tengas activos y visibles.
3. Facturación automatizada para Pases Drop-in
La facturación para los Pases Drop-in está automatizada por defecto. Cuando un visitante compra un pase a través de tu homepage, siempre recibirá una factura, independientemente de la configuración de pago. La única excepción es cuando el pase es gratuito; en ese caso, no se genera ninguna factura.
💡 Necesitas configurar al menos un método de pago para que los pases de día aparezcan en tu página de inicio.
Para activar una forma de pago para los Pases Drop-in, ve a Configuración » Formas de pago » Añadir forma de pago » Activar para Pases Drop-in.
Consulta la guía sobre los Pases Drop-in para más información.
Siguiente paso
Configura extras de reserva.
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