Cobot te permite crear manualmente facturas para no-miembros y visitantes utilizando la función factura de forma libre. L@s no-miembros y los visitantes son personas o empresas que no están registradas como miembros en tu espacio.
También hay un componente de facturación automatizada cuando tus visitantes reservan a través de la sección de Reservas Externas y Pases Drop-in de tu homepage, que se explica a continuación.
Cobot también simplifica tus tareas administrativas automatizando el proceso de facturación de tus suscripciones, reservas de miembros y cargos únicos a tus miembros. Consulta esta guía para obtener más información sobre la facturación a tus miembros.
Esta guía cubre:
Crear manualmente una factura de no-miembro
Crea facturas para no-miembros utilizando la función factura de forma libre de Cobot. Esto te permite ofrecer tus servicios o productos a personas que no forman parte de tu estructura habitual de miembros.
Para crear una factura, ve a Administrar » Facturas » Nueva factura » Crear factura para no-miembros.
Rellena los campos y añade la dirección de correo electrónico a la que deseas enviar la factura en "Correo electrónico de facturación".
Añade tantos cargos como desees con el botón 'Añadir artículo'.
Haz clic en el botón "Guardar factura". Revisa la información y haz clic en "Enviar" para enviarla al correo electrónico de facturación.
Si tienes PayPal configurado como forma de pago automática, verán un enlace en el correo electrónico para pagar a través de PayPal.
Si no tienes PayPal configurado, tendrás que cobrar y registrar el pago manualmente, ya que no es posible cobrar los pagos de los no-miembros a través de otra forma de pago automatizada.
NOTAS IMPORTANTES
Las facturas de forma libre sólo son visibles en tu panel de Facturación en Administrar " Facturas y en Análisis en Analizar " Ingresos " Otros. No se rellenan en ningún otro sitio, como las facturas de tus miembros.
Editar, eliminar y anular facturas
En los casos en que necesites hacer pequeños retoques de precisión, arreglar duplicados o decir adiós a los ingresos incobrables, editar, eliminar o anular tu factura de forma libre es la solución. Pero, ¿qué debes hacer y cuándo?
Cómo y cuándo editar las facturas
Considera la posibilidad de editar una factura cuando se detecten errores o inexactitudes. Esto es especialmente útil para perfeccionar detalles como los cargos o la información de facturación. Mantener la precisión en tus facturas es crucial para proporcionar a los clientes información fiable.
Para editar una factura, ve a Administrar » Facturas y haz clic en "Editar" en el menú de facturas.
Puedes editar los siguientes campos:
Número de factura
Fecha de emisión
Datos del miembro
Tipo impositivo
Ítems
Texto de la factura
Notas visibles para el administrador
Editar una factura NO la reenviará automáticamente al correo electrónico de facturación que introdujiste. Una vez que hayas hecho las modificaciones, haz clic en "reenviar". Esto les enviará una nueva factura. Si tienes PayPal activado, el enlace de pago apuntará a la nueva factura.
Cómo y cuándo eliminar las facturas
Generalmente, la eliminación se reserva para los casos en que no es posible corregir mediante edición o cuando se ha creado por error una entrada duplicada. Revisar regularmente las facturas ayuda a identificar las situaciones en las que puede ser necesario eliminarlas.
Es importante tener cuidado al eliminar las facturas, ya que esta acción elimina permanentemente el registro.
Para eliminar una factura, ve a Administrar » Facturas » y haz clic en "Editar" en el menú de facturas. Desplázate hasta el final de la página para encontrar la opción Eliminar.
NOTAS IMPORTANTES:
Una vez que hayas eliminado una factura, se borrará permanentemente. Si quieres recuperar una factura eliminada, es posible que podamos ayudarte. Ponte en contacto con el servicio de asistencia en support@cobot.me indicando el número de factura.
Al eliminar facturas, se eliminará ese número de factura de tu secuencia (es decir, si tienes las facturas 1,2 y 3, al eliminar la factura 2 tu secuencia de facturación será 1, 3 y así sucesivamente). Puede que esto no esté permitido en tu región, así que comprueba que es legalmente correcto.
Cómo y cuándo anular las facturas
A diferencia de eliminar una factura, anular una factura reconoce la deuda al tiempo que la elimina de las cuentas activas, conservando un registro del intento de transacción. Por tanto, sólo debes anular una factura cuando esté claro que el importe no se cobrará debido a la incapacidad o falta de voluntad de pago de un cliente. De este modo se reconoce la pérdida financiera, garantizando la exactitud de las cuentas.
Sigue siempre los procedimientos establecidos en tu región cuando decidas anular una factura, ya que esto afectará a tus cuentas de fin de año y a tus ingresos imponibles.
Para anular una factura, ve a Administrar » Facturas » haz clic en "Anular" en el menú de facturas.
Una vez anulados, los ingresos se eliminarán de tus cuentas impagadas en tu Análisis y aparecerán como ingresos perdidos.
No se enviarán correos electrónicos ni notificaciones adicionales al correo electrónico de facturación cuando se lleve a cabo esta acción.
Reembolsar facturas
Si has recibido un pago a través de una forma de pago automatizada, no se pueden procesar reembolsos a través de Cobot para esas facturas.
Para solicitar un reembolso, debes acceder directamente a la plataforma de tu proveedor de pagos. Ahí es donde puedes gestionar las transacciones y enviar solicitudes de reembolso de acuerdo con los procedimientos y políticas específicos del proveedor.
Una vez hecho esto, crea una nueva factura con el importe del reembolso contabilizado para que tus analíticas sean correctas.
Facturación automática para reservas externas
La facturación de las reservas externas está automatizada por defecto. Cuando un visitante reserva un recurso a través de tu homepage, siempre recibirá una factura, independientemente de la configuración de pago. La única vez que no se genera factura es cuando el recurso está libre para reservar.
Haz clic aquí para leer más sobre cómo gestionar tus visitantes y las Reservas Externas.
Facturación automática para Pases Drop-in
Invoicing for Drop-in Passes is automated by default. When the visitor buys a Drop-in Pass through your Homepage, they will always receive an invoice, regardless of the payment settings. The only time no invoice is generated is when the Drop-in Pass is free.
Click here to read more on to manage your visitors and Drop-in Passes.
Siguiente paso: Aprende más sobre los códigos de contabilidad.