La función de facturación automatizada de Cobot agiliza tu proceso de facturación generando y enviando automáticamente facturas a tus miembros en sus fechas de facturación programadas.
Para una mayor flexibilidad y para fomentar los pagos puntuales, también puedes enviar facturas a tus miembros antes de la fecha de facturación o enviar correos electrónicos recordatorios antes de la fecha de facturación.
Entonces, ¿cuál deberías utilizar?
Utiliza la función Facturar por adelantado si quieres que tus miembros tengan una idea exacta del aspecto que tendrá su factura y de lo que se les cobrará.
Los cargos generados entre la factura anticipada y su fecha de facturación NO se añaden a ese ciclo de facturación.
Utiliza el complemento Correo electrónico recordatorio si quieres enviar un correo electrónico notificando a tus miembros su próxima fecha de facturación. No se genera ninguna factura.
Los cargos generados entre el correo electrónico recordatorio y la fecha de cargo de la factura SÍ se añaden a ese ciclo de facturación.
Esta guía cubre los siguientes temas:
Enviar facturas antes de la fecha de facturación
Puedes establecer que las facturas se envíen un número determinado de días antes de la fecha de facturación yendo a Configuración » Configuración de facturación » Enviar factura antes de la fecha de facturación.
Por ejemplo, si cobras a tus miembros el día 1 de cada mes pero quieres que reciban sus facturas con cinco días de antelación, simplemente introduce «5» en el campo «Enviar factura antes de la fecha de facturación».
Tus miembros recibirán sus facturas cinco días antes, pero no se les cobrará hasta el día 1.
NOTAS IMPORTANTES
Una vez generada una factura, es un activo fijo. Los cargos (como tasas de reserva o cargos únicos) que se generen entre la fecha de factura por adelantado y la fecha de facturación NO se añadirán a la factura. Se añadirán a la factura del mes siguiente del miembro.
Si quieres recordar a tus miembros que se acerca su fecha de facturación y que todos los cargos se añadan a su factura final, consulta cómo enviar correos electrónicos recordatorios más abajo.
Una vez activado, TODOS los miembros de tu espacio recibirán sus facturas por adelantado. No es posible enviarlas sólo a personas concretas o a miembros de un plan determinado.
Enviar facturas antes de la fecha de inicio de la suscripción
Enviar facturas antes del inicio de la suscripción es diferente. Por defecto, las facturas automatizadas NO se envían antes de que la suscripción esté activa. La primera factura se enviará cuando la suscripción esté activa en la fecha de inicio de la suscripción.
Por ejemplo, si el miembro se inscribe en tu espacio el 15 de septiembre, pero su suscripción no comienza hasta el 1 de octubre, recibirá su primera factura el 1 de octubre.
Haz clic aquí para saber cómo cobrar a tus miembros antes de la fecha de inicio de su suscripción.
¿Cómo funciona esto con el envío de facturas antes de la fecha de facturación?
Si tu miembro se inscribe antes de la ventana de facturación por adelantado, entonces RECIBIRÁ su factura por adelantado, incluso si su suscripción no ha comenzado todavía. Para una visión general más sólida de la facturación automatizada de tus miembros y cómo funciona, haz clic aquí.
Por ejemplo, supongamos que tu miembro se inscribe el 15 de septiembre y la fecha de inicio de la suscripción es el 1 de septiembre. Como la factura se envía cinco días antes del día 1 del mes , el nuevo miembro recibirá la factura anticipada. Una vez que su suscripción comience el día 1, se le cobrará.
Sin embargo, supongamos que tu miembro se inscribe el 30 de agosto. Como la fecha de la factura anticipada ya se ha producido, tu miembro NO recibirá la factura anticipada, pero RECIBIRÁ su primera factura y se le cobrará el 1 de septiembre.
Para una visión más completa de la facturación automatizada a los miembros y su funcionamiento, haz clic aquí.
Fecha de renovación de suscripción vs fecha de facturación
Cobot ofrece dos fechas de facturación clave para gestionar la facturación. La primera es la Fecha de renovación de la suscripción, que está vinculada a la frecuencia de renovación del plan. Puede configurarse en los ajustes del plan para que se renueve mensual, trimestral o anualmente, según las condiciones de la suscripción.
La segunda es la fecha de facturación de la factura, que se ejecuta automáticamente en un ciclo mensual. Este cargo se produce además de la fecha de renovación. La fecha se establece como el mismo día del mes en que se produce la fecha de renovación.
Por ejemplo, si la fecha de renovación es el día 15 del mes, la fecha de facturación de la factura también será el día 15.
Esta fecha de facturación captura cualquier cuota, incluidas las cuotas de suscripción, las cuotas de reserva o los cargos únicos. Si la fecha de renovación cambia, la fecha de cargo en factura se ajusta en consecuencia.
Haz clic aquí para leer más sobre cómo funcionan las fechas de renovación de suscripción.
Cargos a miembros cancelados
Si cancelas una suscripción para una fecha después de que la factura ya se haya generado y contabilizado en la cuenta del miembro, Cobot lo reconoce como un cargo pendiente y procesa el pago en la factura después de que finalice la suscripción.
Para evitar cobrar al miembro en esta factura anticipada, puedes hacer una de estas dos cosas:
Cancelar la suscripción antes de la fecha de emisión de la factura.
O, anular la factura una vez que hayas cancelado la suscripción. De este modo, Cobot no intentará cobrar la factura una vez finalizada la suscripción.
Correos electrónicos recordatorios de que se acerca la fecha de facturación
Si prefieres enviar un correo electrónico recordatorio de que se acerca la fecha de facturación sin que se genere la factura y se envíe al miembro, activa el complemento gratuito Invoice Reminder Email (Correo electrónico recordatorio de factura).
Esta es la mejor opción si quieres que tus miembros acumulen cargos en su cuenta hasta la fecha de facturación.
Para activarlo, ve a Complementos » Invoice Reminders. Puedes establecer uno o varios tipos de recordatorios y sólo tienes que configurarlo una vez; cada recordatorio se ejecutará automáticamente, para siempre, hasta que lo desactives. El panel de control del complemento mostrará una lista de todos los recordatorios activos que puedes editar o eliminar.
CONSEJOS PROFESIONALES
En «SENDER EMAIL» introduce tu dirección de correo electrónico o la dirección de correo electrónico a la que quieres que respondan tus miembros. NO introduzcas aquí el correo electrónico de tus miembros.
El cuerpo del texto se rellena previamente. Los datos exclusivos de tus miembros se rellenarán automáticamente dentro de los corchetes {{ }}.
Utiliza la marca Liquid para editar esta sección o elimínalo todo y añade tu propio texto.
NOTAS IMPORTANTES
Los nuevos miembros también recibirán el correo electrónico recordatorio una vez confirmada su suscripción, pero sólo si se inscriben antes del número x de días.
Por ejemplo, supongamos que tu miembro se inscribe el 15 de agosto con fecha de inicio de suscripción el 1 de septiembre. Como el recordatorio se enviará cinco días antes del día 1 del mes, tu nuevo miembro recibirá el correo electrónico recordatorio.
Sin embargo, supongamos que tu miembro se inscribe el 30 de agosto. En este caso, tu miembro NO recibirá el correo electrónico recordatorio.
Una vez activado, TODOS tus miembros de tu espacio recibirán el correo electrónico recordatorio. No es posible enviarlo sólo a personas concretas o a miembros de un plan determinado.
Siguiente paso: Consulta todos tus complementos gratuitos, incluidas las potentes funciones de elaboración de informes en Complementos.