La función Recordatorios de Pago de Cobot ayuda a gestionar las facturas atrasadas con mayor eficacia. Esta herramienta te permite notificar a tus miembros por correo electrónico los pagos atrasados y personalizar los mensajes recordatorios para mejorar la comunicación.
Esta guía tratará sobre:
Estados de pago
Las facturas del Cobot tienen dos estados de pago principales:
Además, existe el estado adicional de:
Atrasado: Sólo se aplica si has activado la opción.
¿Cuándo y cómo se marca una factura como "pagada"?
Las facturas se marcan como "pagadas" una vez que se liquidan. Esto ocurre de dos formas:
Tienes formas de pago automatizadas configuradas y tu miembro tiene una de esas formas de pago registrada. Una vez que la factura se genera automáticamente, su forma de pago se carga y la factura se marca como "pagada".
Haz clic aquí para leer más sobre lo que ocurre cuando falla un pago automático.
Si sólo dispones de formas de pago manuales, tendrás que marcar manualmente tus facturas como pagadas. Una vez hecho esto, se marcará como "pagada".
Puedes encontrar más detalles sobre la facturación automática a los miembros aquí.
¿Cuándo y cómo se marca una factura como "abierta"?
Una factura se marca como "abierta" si aún no se ha pagado. Esto suele ocurrir cuando las facturas se generan y envían antes de su fecha de facturación o cuando una factura se paga manualmente, pero aún no se ha registrado el pago.
Como se ha indicado anteriormente, las facturas generadas automáticamente se cobran automáticamente si un miembro configura una forma de pago automática en su perfil.
¿Cuándo y cómo se marca una factura como "atrasada"?
Además de los estados primarios de "abierta" y "pagada", también puedes elegir cuándo marcar una factura como "atrasada" añadiendo esta información en la configuración de tu factura en Configuración » Configuración de la factura » "Marcar factura como atrasada x días después de la fecha de facturación."
Por ejemplo, si introduces el número "3" en el campo, la factura se marcará como retrasada 3 días después de su fecha de facturación.
Enviar recordatorios de pago
Una vez que el estado de una factura cambia de "abierta" a "atrasada", se activa la función Recordatorio de factura.
El estado de tus recordatorios se contabiliza en cada factura atrasada. Para verlo, ve a Administrar » Facturas » Haz clic en la factura.
Puedes ver si se ha enviado un recordatorio y la fecha en que se envió. Tienes la opción de reenviar el recordatorio manualmente.
Al hacer clic en "enviar recordatorio", aparece un formulario de correo electrónico con una plantilla de texto rellenada previamente, así como información sobre cuántos días de retraso tiene la factura. Sigue leyendo para saber cómo personalizar la plantilla.
Personalizar la plantilla del correo electrónico recordatorio
Personaliza el texto del recordatorio de factura en Personalizar » Correos electrónicos.
El mensaje recordatorio predeterminado se rellenará previamente, pero se puede modificar según sea necesario antes de enviar el mensaje. Esta flexibilidad te permite adaptar el tono y el contenido del recordatorio en función del destinatario.
Por ejemplo, puedes incluir un tono más formal para determinados miembros o añadir una CCO para un abogado si es necesario.
Una vez personalizado y enviado, tu miembro recibirá el recordatorio de factura por correo electrónico y en su panel de miembro, instándole a liquidar el pago pendiente.
Envía recordatorios de pago para informar a tus afiliados de los pagos pendientes.
Ver y gestionar recordatorios
Sigue y gestiona tus recordatorios de pago en tu Panel de Administración, en Administrar » Facturas.
Para cada factura atrasada, verás
Si se ha enviado un recordatorio.
La fecha en que se envió el recordatorio.
Una opción para reenviar el recordatorio.
Esta visibilidad garantiza que puedas hacer un seguimiento de los pagos atrasados y tomar medidas cuando sea necesario.
Si tienes alguna pregunta o necesitas más ayuda, ponte en contacto con nuestro equipo de soporte.
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