Los recordatorios de pago de Cobot son una herramienta útil para gestionar las facturas atrasadas. Esta función te permite notificar a los miembros por correo electrónico los pagos atrasados, personalizar los mensajes recordatorios y estar al tanto de las facturas pendientes.
Ver y gestionar recordatorios
Para gestionar y hacer un seguimiento de los recordatorios, ve a Administrar » Facturas en tu Panel de control de administrador. Junto con los datos de tu Factura, también verás
El estado de pago de la factura
Si se ha enviado un recordatorio
La fecha del último recordatorio
Una opción para reenviar el recordatorio si es necesario
Esta función te proporciona una visibilidad clara de las facturas atrasadas y simplifica las acciones de seguimiento para una mejor gestión financiera.
Para entender mejor la función de recordatorio, necesitas conocer el estado de cada factura y lo que significa.
Estados de pago
Las facturas del Cobot tienen tres estados de pago:
¿Cuándo y cómo se marca una factura como «Pagada»?
Una factura se marca como «Pagada» una vez que se liquida el pago. Esto puede ocurrir de dos formas:
Formas de pago automatizadas: Si un miembro tiene registrado una forma de pago automatizada, se realiza el cargo en su cuenta y la factura se marca como «Pagada».
Haz clic aquí para leer más sobre lo que ocurre cuando falla un pago automatizado.
Formas de pago manuales: Si un miembro utiliza una forma de pago manual, tendrás que marcar la factura como «Pagada» manualmente.
Si quieres que las facturas se marquen como retrasadas en un intervalo diferente, puedes ajustar esta opción en Configuración » Configuración de facturación » ”Marcar factura como atrasada x días después de la fecha de cargo».
CONSEJO PRO
Si estableces un número alto (por ejemplo, 60), evitarás que las facturas se marquen como «Atrasadas» si prefieres no utilizar esta función. Si observas que no se aplica la configuración predeterminada, ponte en contacto con nuestro equipo de soporte.
Enviar recordatorios de pago
Los recordatorios de pago se activan cuando el estado de una factura cambia de «Abierta» a «Atrasada».
Los recordatorios no se envían automáticamente, sino que deben activarse manualmente.
Para enviar un recordatorio
Ve a Administrar » Facturas y selecciona la factura.
Haz clic en Enviar recordatorio.
También puedes utilizar el menú hamburguesa de tu panel de facturación para enviar recordatorios:
Personalizar las plantillas de correo electrónico recordatorio
Al hacer clic en «enviar recordatorio», aparece tu correo electrónico precargado. Cobot ofrece tres plantillas de correo electrónico recordatorio, que puedes personalizar en cuanto a tono y contenido en Personalizar » Correos electrónicos.
Cada recordatorio (primero, segundo, tercero) tiene su plantilla:
Primer recordatorio: «Recordatorio de pago»
Segundo Recordatorio: «Segundo recordatorio de pago»
Tercer recordatorio: «Tercer recordatorio de pago»
Cobot sabe cuántos recordatorios se han enviado para cada factura y llama a la plantilla correcta (1ª, 2ª o 3ª) cada vez que haces clic en «enviar recordatorio».
Puedes hacer ajustes adicionales antes del envío, lo que te permite adaptar los mensajes a cada miembro o añadir información personalizada según sea necesario.
Contador de recordatorios
Sólo se pueden enviar recordatorios a las facturas marcadas como «Atrasadas», y el contador se basa únicamente en la fecha del último recordatorio.
Cada vez que se envía un recordatorio, Cobot pone a cero el contador de recordatorios de esa factura.
Si pasa una semana sin que realices ninguna acción, el contador se vuelve rojo, lo que indica que puede ser necesario un seguimiento adicional, como enviar tu segundo correo electrónico recordatorio.
Todos los recordatorios enviados también se reflejan en tu fuente de actividad del Panel.
Si tienes alguna pregunta o necesitas más ayuda, ponte en contacto con nuestro equipo de soporte.
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